Domande e risposte agli esperti di costruzioni: Come affrontare la nuova normalità

Nel 2020, il settore delle costruzioni ha dovuto affrontare molte sfide diverse. Ogni Stato aveva normative governative diverse, le restrizioni ai viaggi interrompevano le catene di approvvigionamento e le nuove linee guida sulla sicurezza incidevano sulla produttività dei cantieri. Nel 2021, quando il mondo delle imprese si orienterà verso una gestione più agile dei progetti, gli appaltatori dovranno concentrarsi sulle loro risorse: persone e attrezzature. I continui cambiamenti nel settore delle costruzioni impongono agli appaltatori di rivedere costantemente le previsioni e di adeguare i piani per gestire efficacemente la disponibilità di lavoratori qualificati e di attrezzature. Abbiamo incontrato l'esperto di costruzioni di Marcum LLP, Chuck Schwartz, e Chris Porter, Construction Manager di Prophix, per discutere le sfide della gestione delle risorse nell'era di COVID-19 e le aspettative per la ripresa.

Chuck Schwartz

Chris Porter

1. Quali sono le sfide di gestione delle risorse che ritenete si stiano protraendo dalla COVID-19?

Chuck: Una sfida significativa è stata quella delle aziende che utilizzano sistemi software locali basati su server (ovvero "in-house") rispetto a quelle che utilizzano software di contabilità e gestione aziendale nel cloud. Quelle che utilizzano il software in cloud non hanno riscontrato ritardi o tempi di inattività significativi, mentre quelle che hanno dovuto affannarsi a configurare i computer per potersi connettere ai loro sistemi. Naturalmente, con la chiusura degli uffici e le serrate, processi importanti come i backup del sistema non sono stati eseguiti regolarmente, se non in minima parte. Chris: Come molti di noi sanno, la carenza di manodopera è da tempo un problema del settore edile. Come molte altre cose, il COVID ha solo amplificato questo problema. Tuttavia, non sarà solo la manodopera a rappresentare una sfida. Anche i materiali e le attrezzature sono molto richiesti e i prezzi sono aumentati notevolmente in entrambi i settori a causa, tra l'altro, del rallentamento della produzione. Questa interruzione continuerà senza dubbio per un po' di tempo, fino a quando i livelli di produzione e di fornitura non torneranno ad essere quelli precedenti alla pandemia.

2. Sulla base delle sfide sopra menzionate, quali sono le aree in cui le imprese edili dovrebbero investire per prepararsi a potenziali interruzioni future? (ad esempio, software, borse di studio o programmi commerciali per formare nuovi talenti, protocolli di sicurezza, formazione dei project manager, ecc.)

Chuck: C 'è un vecchio detto che dice: fai le cose in tempi buoni, così non ti ritrovi a doverle fare nei tempi cattivi. E anche se questi non sono certo i tempi migliori (almeno non ancora), ripensate a prima dell'isolamento: i tempi erano buoni. Ma poi ho sentito cose come "siamo troppo occupati per pensarci adesso" e altre scuse per non aver fatto alcune delle cose importanti nei momenti positivi. Quindi, se abbiamo imparato qualcosa dal blocco è che la vita è imprevedibile e che le cose possono accadere in qualsiasi momento. Prendersi cura delle cose importanti e di quelle difficili prima che il disastro colpisca è fondamentale. Chris: Chuck ha fatto molte buone osservazioni. Investire in modo proattivo nelle aree giuste della vostra azienda vi permetterà di avere successo in futuro, indipendentemente dalle sfide che dovrete affrontare. È sempre bello godersi i momenti positivi, ma le organizzazioni devono pensare in modo strategico a investire nelle persone, nella tecnologia e nei processi. Per quanto riguarda la tecnologia, le imprese edili utilizzano molte tecnologie diverse per gestire la propria attività. I software ERP, di preventivazione, di gestione dei progetti, di CRM e di gestione delle paghe sono solo alcuni di questi. Tutti questi sistemi sono necessari per gestire l'attività e prendere decisioni, ma è noioso saltare da un sistema all'altro per ottenere le risposte necessarie. Gli appaltatori dovrebbero investire in una strategia di dati e in una tecnologia che riunisca tutti i loro dati. In questo modo gli appaltatori innovativi possono vedere e rispondere ai problemi che si presentano. Gli appaltatori dovrebbero essere in grado di modellare facilmente l'impatto di ritardi nei progetti, carenze di attrezzature o di manodopera e i flussi di cassa risultanti per l'intera azienda.

3. Ci sono soluzioni tecnologiche in cui, secondo voi, gli appaltatori potrebbero investire o, se già lo fanno, cercare di utilizzarne di più?

Chuck: A parte il software CPM cloud, direi un software ERP integrato per l'edilizia. Con questo intendo dire che la maggior parte dei sistemi di contabilità per l'edilizia ha sempre svolto un ottimo lavoro di contabilità, calcolo dei costi delle commesse e rendicontazione finanziaria, ma sto assistendo a meravigliosi progressi anche sul fronte della gestione dei progetti e del controllo dei documenti. La maggior parte degli appaltatori con cui parlo preferirebbe un unico sistema per gestire l'intera attività, dalla contabilità e il back office alla gestione dei progetti, fino al campo. Quello che ho visto di recente da fornitori di sistemi come Viewpoint è davvero impressionante ed elimina la necessità di sistemi di gestione dei progetti di terze parti. Condivido anche quanto ho visto da Prophix e il modo in cui lavora con i sistemi ERP per offrire opportunità avanzate di reporting finanziario e statistico è davvero impressionante. Il software CPM è prezioso per gli appaltatori che si occupano di PPP, ERC e altre esigenze di reporting e previsione. Chris: Sono assolutamente d'accordo con Chuck sul fatto che senza un software ERP integrato per l'edilizia come Viewpoint, non si gestisce l'azienda in modo efficiente come si potrebbe. Tuttavia, credo che questo sia solo metà del puzzle. Potreste sentirvi esausti dopo una lunga implementazione dell'ERP e pensare che sia tutto qui, ma c'è dell'altro. Ora dovete pensare a come consumare tutte queste informazioni. In fin dei conti, i sistemi di dati relazionali come gli ERP servono principalmente per registrare e archiviare grandi serie di dati. Per ottenere questi dati in un formato consumabile e di facile comprensione è necessario iniziare a ottenere vantaggi competitivi sul mercato e a prendere decisioni migliori.

4. Quali sono le aree di interesse che secondo lei gli appaltatori dovrebbero considerare per quanto riguarda la programmazione e il personale a causa delle restrizioni COVID?

Chris: Una delle lezioni che credo abbiamo imparato tutti da questa pandemia è che la nostra situazione può cambiare da un momento all'altro. Per molti versi, non si tratta di una novità per i professionisti del settore edile, che hanno sempre a che fare con cambiamenti di programmazione nei lavori. Ciò che conta è la capacità di capire dove e quando è possibile modificare in anticipo la manodopera e le attrezzature programmate. Riuscire a prevedere con largo anticipo i livelli di personale e l'utilizzo delle attrezzature si tradurrà in un migliore utilizzo e in margini di guadagno su queste risorse chiave. Quindi, la domanda che dovremmo porci è: posso farlo oggi? Inoltre, sono in grado di fornire un report sulle ore di risorse richieste, programmate ed effettive ogni giorno? È qui che entra in gioco una strategia dei dati. Collegare questi tre set di dati è imperativo e, fortunatamente, Prophix ha una soluzione appositamente studiata per renderlo possibile.

5. A cosa devono prepararsi gli appaltatori nel 2021, quando il vaccino sarà più ampiamente disponibile?

Chris: Parlando con diverse fideiussioni e partner contabili, è già aumentata l'attenzione sulla gestione della liquidità e sulla salute finanziaria. Tutti chiedono proiezioni di cassa più regolari a 13 settimane e aggiornamenti sugli indicatori di performance chiave, come i giorni di cassa e altri indici di liquidità. Sapendo che questa situazione continuerà probabilmente nel prossimo futuro, gli appaltatori devono considerare i processi che hanno per mettere insieme questi dati per gli stakeholder. Passate giorni e giorni a estrarre questi dati da vari sistemi e a elaborarli in Excel? Una banca o una fideiussione si fideranno molto di più se sarete in grado di mostrare loro le solide basi su cui avete prodotto questi numeri. Le soluzioni di Corporate Performance Management, come Prophix, forniscono agli appaltatori l'automazione, la scala e le best practice che Excel non può offrire. Le dashboard pronte per l'uso, abbinate a una libreria di KPI, possono fornire agli appaltatori una visione quasi istantanea dello stato di salute della loro attività. Per saperne di più sulla gestione delle risorse, guardate la nostra presentazione on demand, Navigating Challenges and Strategies Related to Construction Claims During a Pandemic, con Marcum, Viewpoint e Prophix.