Excel e software di pianificazione specializzato: La scelta giusta

La pianificazione, il budgeting e le previsioni sono pilastri centrali della gestione aziendale. In particolare, la pianificazione ha il compito di fissare gli obiettivi, definire le misure per raggiungerli e ottimizzare l'uso delle risorse disponibili.

All'interno della pianificazione aziendale, la previsione e la pianificazione di scenario hanno acquisito un'importanza massiccia negli ultimi anni. Le dinamiche dei mercati e della concorrenza, nonché eventi come la pandemia, la guerra Russia-Ucraina e la conseguente incertezza economica hanno portato molte aziende a rendersi conto della necessità di investire nella pianificazione aziendale e nella preparazione di previsioni. Questo vale soprattutto per un migliore supporto tecnologico, ma anche per un ulteriore sviluppo in termini di processi e contenuti.

8 aziende su 10 usano ancora Excel per la pianificazione, il budget e le previsioni

La realtà in molte aziende è che l'uso di Microsoft Excel per supportare i processi di pianificazione è ancora sorprendentemente alto. Anno dopo anno, l'indagine globale annuale di BARC sui professionisti della pianificazione "The Planning Survey" mostra che la percentuale di coloro che utilizzano Excel per la pianificazione - separatamente o in combinazione con altri strumenti - è ancora ben al di sopra del 70% (vedi Figura 1). Excel è quindi una parte significativa del processo di pianificazione in quasi 8 aziende su 10, soprattutto nelle aziende in ritardo di sviluppo. Per esaminare le correlazioni tra ciò che le aziende di maggior successo fanno in modo diverso da quelle di minor successo, la BARC Planning Survey classifica le aziende come "leader" e "ritardatarie". I "ritardatari" comprendono il 10 percento inferiore (circa) delle aziende in base al raggiungimento dei benefici aziendali.

Il confronto tra leader e ritardatari nella Figura 2 rivela che l'82% dei leader utilizza software di pianificazione specializzati per la pianificazione, il budget e le previsioni, mentre il 37% dei ritardatari si affida a Excel. Solo il 52% dei ritardatari utilizza un software specializzato come prodotto principale per la pianificazione. Una cosa che scopriamo spesso nei progetti di consulenza del BARC è che la scelta del software di pianificazione da parte di un'azienda spesso riflette il suo livello di apprezzamento del valore della pianificazione. Se per molti leader la pianificazione, il budget e le previsioni sono elementi importanti della gestione aziendale per allineare l'attività operativa agli obiettivi strategici dell'azienda, per i ritardatari sono spesso considerati un lavoro da fare almeno una volta all'anno.

Solo l'8% degli utenti non ha problemi nell'utilizzare Excel per la pianificazione

Considerando l'importanza della pianificazione, del budget e delle previsioni per la gestione aziendale, un uso così esteso di Excel è sorprendente, ma getta una luce diversa su molte delle sfide che esistono oggi nei processi di pianificazione e le rende più facili da comprendere. In molte organizzazioni, i processi di pianificazione non sono sufficientemente integrati, richiedono troppo tempo, impegnano troppe risorse, sono troppo dettagliati e la qualità dei risultati - misurata rispetto allo sforzo investito - spesso non è ben bilanciata.

La Figura 3 dimostra che gli utenti di Excel incontrano molti più problemi rispetto a quelli di prodotti software di pianificazione specializzati, come Financial Planning and Analysis di Prophix. Solo l'8% degli utenti di Excel dichiara di non avere problemi significativi, rispetto al 36% degli utenti di software di pianificazione specializzati. Inoltre, gli utenti di Excel hanno problemi generali come "il prodotto non è in grado di gestire grandi volumi di dati" (42%), "le prestazioni sono troppo lente" (25%) e "il prodotto non è in grado di gestire un gran numero di utenti" (16%).

Non da ultimo per i vantaggi citati in precedenza, i prodotti di pianificazione specializzati hanno un tasso di raccomandazione per scopi di pianificazione molto più alto di Excel. Mentre l'85% degli utenti di software di pianificazione specializzati afferma che "probabilmente" o "sicuramente" consiglierebbe il proprio prodotto di pianificazione ad altre aziende, solo il 45% degli utenti di Excel afferma lo stesso. Infatti, il 29% degli utenti di Excel dichiara che "probabilmente" o "sicuramente" non consiglierebbe l'uso di Excel come strumento di pianificazione ad altre aziende (vedi Figura 4).

Vantaggi aziendali dei prodotti di pianificazione specializzati rispetto a Excel

Le soluzioni per la pianificazione, il budgeting e le previsioni supportano l'intero processo, dalla creazione di modelli e dalla definizione di maschere di pianificazione e flussi di lavoro all'esecuzione della pianificazione e all'analisi dei piani. I seguenti vantaggi e valori aggiunti sono più frequentemente ottenuti dalle organizzazioni che utilizzano i prodotti software specializzati per la pianificazione di Prophix, come ad esempio

• Maggiore trasparenza della pianificazione
• Migliore qualità dei risultati della pianificazione
• Pianificazione più precisa/dettagliata
• Migliore integrazione della pianificazione con la BI/analisi
• Miglioramento della soddisfazione degli utenti del software

La Figura 5 mostra chiaramente che le aziende che utilizzano prodotti di pianificazione specializzati ottengono un livello di benefici aziendali molto più elevato rispetto alle aziende che utilizzano Excel come strumento principale di pianificazione, dimostrando che Excel non è del tutto adatto come prodotto di pianificazione. In particolare, i principali benefici dei prodotti specializzati per la pianificazione hanno molte meno probabilità di essere raggiunti con Excel. Ad eccezione di una riduzione dei costi, l'uso di Excel per la pianificazione è inferiore in tutti i benefici aziendali. Tuttavia, anche la riduzione dei costi (soprattutto quelli di licenza) viene "ripagata" da un maggior carico di lavoro manuale e da potenziali correzioni di errori.

Come le moderne piattaforme software supportano la pianificazione, il budget e le previsioni

L'utilizzo di prodotti di pianificazione specializzati come Financial Planning and Analysis di Prophix al posto di Excel è un fattore decisivo per il successo di una pianificazione aziendale efficiente. Questi strumenti offrono ampie funzioni di supporto per la preparazione, l'esecuzione e l'analisi della pianificazione.

La base della pianificazione aziendale integrata è costituita da un database uniforme per i dati effettivi e di piano e da un modello di dati coerente. Gli strumenti software leader di mercato per la pianificazione aziendale supportano l'archiviazione centrale di tutti i dati, creando così un'unica base dati comune per la pianificazione aziendale e per altre discipline di gestione delle prestazioni, come il reporting, l'analisi e il consolidamento finanziario (single point of truth).

Su questa base, è necessario sviluppare un modello integrato per la pianificazione aziendale. L'obiettivo è integrare in modo flessibile la pianificazione strategica e operativa con la pianificazione finanziaria e dei risultati. In particolare, ciò include l'integrazione di tutti i sottopiani operativi (vendite, produzione, approvvigionamento, risorse, costi, investimenti, ecc.), compresa la loro integrazione con i piani finanziari (bilancio, P&L, flusso di cassa).

Gli strumenti di pianificazione aziendale supportano diverse strategie di pianificazione, come la pianificazione top-down e quella bottom-up. Gli approcci top-down sono utilizzati principalmente per la pianificazione strategica aziendale e la pianificazione dei risultati. Gli approcci bottom-up, invece, sono più spesso utilizzati in ambienti distribuiti, dove l'obiettivo è raccogliere dati di pianificazione da un gran numero di pianificatori decentralizzati. Mentre la pianificazione top-down richiede spesso funzioni di simulazione con analisi di scenario o distribuzione dei dati ("splashing"), per la pianificazione bottom-up sono utili funzioni di facile utilizzo per l'inserimento dei dati di piano tramite vari client (Web, Excel, ecc.) e meccanismi di workflow per il controllo del processo.

Poiché i requisiti di pianificazione possono cambiare rapidamente a causa delle crescenti dinamiche, molti dipartimenti aziendali cercano di aumentare la flessibilità nella gestione dei dati e l'indipendenza dall'IT centrale (self-service). Per questo motivo, gli strumenti software devono consentire un funzionamento semplice e facile per l'utente, senza richiedere una grande formazione, al fine di ottenere risultati rapidi. Se una soluzione è disponibile nel cloud ed è gestita dal fornitore del software (software-as-a-service), ciò riduce ulteriormente la dipendenza dalle risorse IT dell'azienda.

Sintesi

Le dinamiche del mercato e della concorrenza pongono sempre nuove sfide alle aziende. Nell'ambito della gestione aziendale, la pianificazione aziendale ha il compito di fissare gli obiettivi, definire le misure per raggiungerli e ottimizzare l'uso delle risorse disponibili. In questo senso, l'uso di prodotti di pianificazione specializzati è un fattore decisivo per l'efficacia e l'efficienza.

La realtà in molte aziende è che l'uso di Microsoft Excel per la pianificazione è ancora sorprendentemente alto, il che rappresenta un approccio rischioso. Per rispondere alla domanda del titolo del blog, no, usare Excel per i processi di pianificazione non è una buona scelta. Non solo perché gli utenti di Excel riscontrano molti più problemi rispetto agli utenti di prodotti software di pianificazione specializzati, ma anche perché Excel manca di funzionalità e supporto per ottimizzare i processi di pianificazione.

Le moderne piattaforme di gestione delle performance finanziarie leader di mercato, come Prophix, offrono ampie funzioni di supporto per la preparazione, l'esecuzione e l'analisi della pianificazione. Per ottenere il miglior supporto possibile per i processi di un'azienda, gli strumenti di pianificazione devono essere selezionati con cura in base alle sue esigenze specifiche. Un processo di selezione del software formalizzato con una valutazione comparativa di diverse soluzioni è importante e crea sicurezza negli investimenti.

Questo post è stato scritto in collaborazione con BARC.

Christian Fuchs è analista senior e responsabile della ricerca su dati e analisi presso il BARC (Business Application Research Center). È specializzato in sistemi di supporto alle decisioni nelle aree della gestione delle prestazioni aziendali, della pianificazione aziendale, del consolidamento finanziario e dell'analisi. È autore di numerosi studi del BARC. Come consulente, assiste le organizzazioni nel processo di selezione del software e nelle questioni strategiche relative al portafoglio software, all'architettura e agli scenari di utilizzo.