Fate un respiro profondo: La chiusura finanziaria più veloce e più intelligente è arrivata

Il team di Prophix è in fermento questo trimestre dopo l'annuncio ufficiale della disponibilità generale di una nuova applicazione, Prophix One Account Reconciliation. Questo rilascio rappresenta un passo importante nel percorso della piattaforma della nostra azienda e merita di essere sottolineato per alcuni motivi.

Per Prophix, la Riconciliazione dei conti non è solo un'altra aggiunta al nostro portafoglio; rappresenta una mossa strategica che serve direttamente il mercato medio e trasforma quello che tradizionalmente è stato un processo complesso e dispendioso in un'esperienza coerente, accurata e trasparente.

Per arrivare a questo punto, abbiamo esplorato molto; abbiamo posto domande difficili all'interno, ai nostri attuali clienti e partner e anche alle organizzazioni che hanno scelto di non lavorare con noi. Nel corso dello sviluppo della nostra piattaforma, abbiamo discusso i meriti di alcune funzionalità rispetto ad altre, il tutto in nome della risoluzione dei problemi reali più urgenti per i team finanziari - niente di più, niente di meno. E più volte i processi di riconciliazione manuale dei conti e di chiusura finanziaria sono stati considerati tra i colli di bottiglia più costosi e frustranti citati dai team finanziari.

Ecco perché era così importante che riuscissimo a risolvere questo problema...

Che cos'è esattamente la riconciliazione dei conti?

La riconciliazione dei conti è il processo di confronto di due serie di registrazioni per identificare e risolvere le discrepanze. Ad esempio, una contabilità generale (GL) deve essere riconciliata con sottoconti come i crediti (AR) e i debiti (AP). Si tratta di un processo critico perché la riconciliazione dei conti è la prima linea di difesa per garantire l'integrità del reporting e la conformità alle normative.

Dove la riconciliazione tradizionale dei conti è insufficiente

Chi gestisce manualmente il processo di chiusura finanziaria, sia che si affidi a fogli di calcolo o che non abbia una funzionalità di riconciliazione dedicata, si trova sempre di fronte agli stessi ostacoli.

Prendiamo ad esempio un'organizzazione che utilizza Excel per la riconciliazione dei conti. Con i fogli di calcolo, è probabile che i processi di riconciliazione dei conti esistano in silos con fasi non documentate, rendendo difficile tracciare i progressi, garantire la coerenza e aumentare il rischio di problemi di conformità. Più fogli di calcolo disparati vengono gestiti, maggiore è la possibilità di imprecisioni nel processo di riconciliazione.

Allo stesso modo, un'azienda che dispone di un software finanziario ma non di una funzionalità dedicata alla riconciliazione dei conti potrebbe avere difficoltà ad automatizzare i processi e a collaborare con i responsabili della riconciliazione in tutta l'azienda. La mancanza di aggiornamenti in tempo reale può contribuire alle inefficienze operative e rendere difficile la scalabilità.

In definitiva, i punti dolenti per i professionisti della finanza, dai contabili e controllori ai vertici aziendali, sono simili: troppo tempo speso a monitorare i progressi, molto lavoro manuale per rivedere i dati, comunicazione errata, mancanza di scalabilità e limitata accuratezza dei dati.

La missione di Prophix, quindi, era chiara: sviluppare una chiave per la gestione delle chiusure finanziarie senza interrompere il flusso di lavoro esistente del reparto finanziario.

Cosa ci hanno detto i nostri clienti di cui hanno bisogno

Per risolvere i problemi sopra descritti, abbiamo lavorato a stretto contatto con i nostri clienti, prospect e partner per determinare le funzionalità veramente necessarie per una gestione delle chiusure finanziarie più intelligente e veloce. Ecco alcune delle priorità individuate:

• Facilità d'uso: la soluzione deve essere facile da implementare e intuitiva da imparare, per garantire una transizione senza problemi.

• Dati centralizzati: le riconciliazioni devono essere archiviate in una posizione centrale accessibile a tutti i membri del team, per promuovere la trasparenza e la collaborazione.

• Notifiche automatiche: i team finanziari vogliono notifiche automatiche che attivino l'attività successiva nel processo, mantenendo il flusso di lavoro in linea.

Sviluppare una soluzione che funzioni al meglio

Prophix One Account Reconciliation cambia l'intero processo di chiusura automatizzando le attività più noiose e fornendo una piattaforma centralizzata per la gestione di tutte le attività di riconciliazione dei conti. Piuttosto che sovraccaricare l'applicazione con funzionalità di cui le aziende di fascia media non avranno mai bisogno o a cui non potranno accedere, il nostro team si è concentrato sulla semplicità e sull'accuratezza.

Il risultato è un'applicazione robusta ma semplice, che demistifica un processo complesso e lo rende accessibile a chiunque nell'ufficio del CFO. E poiché l'applicazione risiede su Prophix One, la nostra piattaforma per le prestazioni finanziarie, le organizzazioni possono integrare rapidamente la Riconciliazione dei conti con altre soluzioni, utilizzando un'unica versione della verità, e scalare facilmente nel tempo.

Se siete commercialisti, responsabili della contabilità, controllori o revisori, se avete mai avuto difficoltà nel processo di chiusura finanziaria, i vantaggi di Prophix One Account Reconciliation dovrebbero essere evidenti:

• Collaborazione senza soluzione di continuità
• Miglioramento della qualità dei dati
• Maggiore visibilità del processo di riconciliazione
• Aggiornamenti in tempo reale
• Tracciamento chiaro dei progressi
• Generazione di pacchetti di chiusura senza problemi

Il video qui mostra quanto possa essere potente la chiusura utilizzando Prophix One Account Reconciliation:

Elogi da parte dei primi utilizzatori

Prima ancora di essere ufficialmente disponibile, Prophix One Account Reconciliation ha già dimostrato di valere il tempo e gli sforzi che il nostro team ha dedicato al suo sviluppo. La richiesta da parte di clienti esistenti e potenziali è stata massiccia. Il nostro programma beta è stato accolto in modo eccezionale, dimostrando non solo il potenziale del nostro prodotto, ma anche il suo profondo allineamento con le esigenze dei clienti. Un cliente ha descritto il nostro approccio come "rinfrescante e innovativo", sottolineando che stiamo "fissando nuovi standard" piuttosto che limitarci a seguire i leader di mercato.

Altri commenti degli utenti:

"L'approccio di Prophix è rinfrescante e innovativo. Si ha la sensazione di non seguire semplicemente i leader di mercato, ma di stabilire nuovi standard. Ho già utilizzato altre soluzioni e posso constatare i notevoli vantaggi che Prophix One Account Reconciliation offre.

Sono sicuro che questo prodotto cambierà le carte in tavola per noi. È facile da usare, si integra bene con i nostri sistemi esistenti e offre funzioni preziose che semplificano il nostro processo di riconciliazione" - Yu Gnezil, Controllore del Casinò Jamul

"Prophix One Account Reconciliation fornisce un'istantanea accurata dello stato di avanzamento del processo di chiusura per entità. I flussi di lavoro forniscono inoltre visibilità delle attività e delle riconciliazioni in un unico punto"
- Julie Vin e Kaitlyn Panis, Manager, Corporate Accounting e Senior Corporate Accountant di Greenlaw Partners

"Prophix One Account Reconciliation semplificherà il nostro processo di chiusura mensile ed eliminerà il lavoro non a valore aggiunto."- Jennie Robinson, VP Controller, Kajima Building and Design Group

"Prophix One Account Reconciliation garantirà che le riconciliazioni siano completate rapidamente e archiviate in una posizione centrale" - Jenna Nosbush, direttore finanziario e contabile di ICBA

Una necessità per la finanza di nuova generazione

Negli ultimi mesi, il settore finanziario ha parlato della carenza di contabili qualificati che si affacciano sul mercato del lavoro e del significativo turnover tra i CFO e altri professionisti. Prophix One e le sue applicazioni sono state progettate pensando soprattutto alla nuova generazione di professionisti della finanza. Le aspettative di questi nuovi professionisti della finanza sono semplici: maggiore visibilità e controllo in tempo reale, minore dipendenza da più fogli di calcolo come fonti di verità. Prophix sta rispondendo a queste aspettative per rendere praticamente ogni ufficio pronto per la finanza di nuova generazione.