Cos'è la compliance finanziaria? Tutto quello che c'è da sapere

La compliance finanziaria è fondamentale per la gestione delle finanze di un'organizzazione. Si tratta di un insieme di politiche e pratiche che proteggono le finanze dell'azienda da errori e usi impropri. A sua volta, una sana strategia di compliance alimenta la fiducia nell'organizzazione da parte di clienti, committenti, dirigenti e azionisti. Vediamo alcune delle domande più comuni su questo argomento essenziale e alcuni metodi che potete utilizzare per implementare e migliorare la compliance.

Che cos'è la compliance finanziaria?

La compliance finanziaria si riferisce al rispetto delle leggi, dei regolamenti e degli standard che regolano i mercati finanziari e dei capitali. Comprende un'ampia gamma di pratiche, dall'investment banking al retail banking, ed è fondamentale per mantenere l'integrità e la stabilità di questi mercati.

Perché la compliance finanziaria è importante?

La compliance è la pratica di garantire che la vostra organizzazione aderisca alle normative. Il costo della mancata conformità alle normative può essere molto elevato, sia dal punto di vista finanziario che della reputazione. La compliance ha lo scopo di mantenere e assicurare la fiducia non solo nell'azienda, ma anche nei sistemi finanziari nel loro complesso.

Qual è un esempio di compliance nella finanza?

I requisiti di conformità variano a seconda del settore e dell'area geografica. Ad esempio, il GDPR (General Data Protection Regulation) è un insieme di standard europei, anche se è diventato una pratica standard per molte aziende con sede negli Stati Uniti, soprattutto per quelle con clienti europei.

Le aziende che elaborano i dati delle carte di credito sono soggette agli standard PCI DSS, creati dalle società di carte di credito per proteggere i dati dei titolari di carta.

Garantire la conformità finanziaria

Una solida strategia di conformità finanziaria è necessaria per rispettare costantemente le normative vigenti. Vediamo alcuni dei passi necessari per implementare una strategia di conformità efficace.

1. Stabilire politiche e procedure chiare

Le politiche sono gli obiettivi dichiarati di una strategia di compliance e devono essere disponibili e accessibili. Devono essere scritte in modo chiaro per limitare le interpretazioni errate. Le procedure servono quando le politiche devono essere messe in pratica e devono essere chiare e facili da seguire.

È inoltre fondamentale disporre di politiche che coprano gli standard del settore, come l'antiriciclaggio (AML) e il Foreign Corrupt Practices Act (FCPA).

La conformità va oltre i requisiti legali e gli standard di settore sono essenziali per mantenere la fiducia e l'affidabilità nel vostro settore.

2. Implementare solidi controlli interni

I controlli finanziari interni aiutano a monitorare le finanze di un'organizzazione e a correggere eventuali errori. Una corretta separazione dei compiti, protocolli di autorizzazione e verifiche regolari sono tutte pratiche che contribuiscono a questo scopo. Ciò garantisce la conformità di processi importanti come il consolidamento finanziario e la gestione delle informazioni.

3. Condurre valutazioni del rischio

Queste valutazioni interne sono fondamentali per aiutare a identificare e dare priorità alle aree di rischio principali. Una volta identificati, questi rischi possono essere mitigati con nuove politiche, pratiche o strumenti.

4. Utilizzare strumenti tecnologici e di compliance

Gli strumenti sono essenziali per semplificare e monitorare i processi di conformità. L'automazione riduce gli errori manuali e il monitoraggio in tempo reale può segnalare rapidamente i problemi da risolvere. Il software di gestione delle performance finanziarie, come Prophix One, fornisce questi strumenti insieme a specifiche opzioni di gestione della conformità che sono sia intuitive che potenti.

5. Audit e revisioni di routine

Gli audit regolari, sia interni che esterni, faranno parte dei requisiti di conformità. Le autorità di regolamentazione richiederanno che le verifiche vengano effettuate con una frequenza specifica, spesso trimestrale o annuale.

6. Stabilire una cultura della conformità

Il mantenimento della conformità richiede l'allineamento di tutti i membri dell'organizzazione. La leadership deve modellare un comportamento conforme e rendere le risorse, come le politiche e le pratiche, disponibili e accessibili a tutti i dipendenti. I dipendenti devono essere incoraggiati a parlare quando individuano comportamenti o pratiche non conformi.

7. Rimanere informati sulle modifiche normative

Le normative di conformità non sono statiche e gli organi di governo possono talvolta apportare modifiche inaspettate a cui le organizzazioni devono adattarsi rapidamente. Le organizzazioni possono anche espandersi in nuovi settori o giurisdizioni, aggiungendo nuove normative che devono essere incorporate nella loro strategia di conformità generale.

Quali sono i vantaggi della compliance finanziaria?

Sebbene la conformità finanziaria sia un obbligo che ogni organizzazione deve rispettare, l'adozione di un approccio proattivo presenta diversi vantaggi.

Riduzione del rischio

L'analisi dei rischi che comporta la compliance offre alle organizzazioni un vantaggio nella mitigazione dei rischi finanziari e nell'evitare costose sanzioni legali, multe e ammende. Senza un'efficace mitigazione del rischio, l'organizzazione è vulnerabile alla cattiva gestione finanziaria, che è più costosa della conformità.

Miglioramento dell'efficienza operativa

I requisiti di conformità sono spesso un'opportunità per semplificare i processi operativi. Il software di conformità può aiutare a soddisfare questi requisiti, automatizzando e aggregando i dati finanziari. Il miglioramento del monitoraggio fornisce ulteriori informazioni sulla salute finanziaria e l'automazione riduce gli errori manuali.

Maggiore stabilità finanziaria

Il rafforzamento della fiducia e della resilienza dei sistemi e dei processi aumenta la stabilità finanziaria. Riducendo le opportunità di cattiva gestione con audit e monitoraggi regolari, si riduce la possibilità che un problema passi inosservato. Se ignorati, i piccoli errori si trasformano in problemi più gravi, che una solida strategia di conformità finanziaria può prevenire.

Prevenzione delle frodi

Il monitoraggio delle transazioni, le verifiche periodiche e l'uso di software con tracciamento delle attività e avvisi automatici rendono estremamente difficile l'uso improprio delle finanze aziendali. Anche la formazione dei dirigenti e dei dipendenti sui rischi della non conformità può scoraggiare i comportamenti a rischio.

Miglioramento della reputazione

Un'adeguata conformità finanziaria riduce il rischio di problemi gravi, rendendo più affidabili le operazioni finanziarie di un'organizzazione. Ciò crea fiducia negli azionisti e negli stakeholder, dimostrando l'impegno dell'organizzazione a evitare problemi costosi.

Vantaggi normativi

Una solida strategia di conformità finanziaria migliora la conoscenza istituzionale dell'organizzazione per quanto riguarda le normative pertinenti. Ciò può aiutare la leadership a individuare opportunità, sfide e potenziali sorprese prima che possano avere un impatto significativo sull'organizzazione. Potrebbe anche consentire all'organizzazione di creare relazioni importanti con le autorità di regolamentazione, rendendo la conformità più facile nel tempo.

Le sfide della conformità finanziaria

Il mantenimento della conformità è una componente cruciale per il successo delle operazioni, ma comporta una serie di sfide. Stabilire una nuova strategia richiede risorse e altri costi e, al tempo stesso, è resistente ai cambiamenti una volta in vigore. Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie, fornisce una suite di strumenti che aiutano le organizzazioni a superare questi ostacoli, senza i quali molte di queste sfide possono diventare schiaccianti e costose.

Limiti di risorse

Il mantenimento della conformità richiede risorse. Le organizzazioni che non riescono ad allocare tempo e personale adeguati scopriranno quanto può essere costoso non soddisfare i requisiti normativi. Ottenere le approvazioni per liberare queste risorse può essere scoraggiante, ma non averle può avere un impatto sulla vostra strategia di conformità.

Implicazioni sui costi

L'implementazione e il mantenimento di un programma di conformità comporta sia costi diretti, come il software e il personale, sia costi indiretti, come il tempo dedicato alle attività di conformità, come la formazione continua. Tuttavia, i costi derivanti dal mancato rispetto dei requisiti normativi sono in genere molto più onerosi.

Resistenza al cambiamento

Le organizzazioni avranno una certa resistenza al cambiamento. Assicurarsi che le nuove politiche siano chiaramente comprese può aiutare i dipendenti ad adattarsi più facilmente ai nuovi requisiti. È fondamentale gestire con attenzione i cambiamenti nelle responsabilità individuali e la curva di apprendimento dei nuovi sistemi, in modo da facilitare l'inserimento dei dipendenti. Prophix One fornisce la potenza di cui hanno bisogno i team finanziari e di conformità per rimanere conformi, rendendo più facile per i dipendenti e la leadership l'integrazione.

Normative in evoluzione

Le normative sono in continua evoluzione e i team che si occupano di compliance devono rimanere costantemente aggiornati. Molti strumenti di compliance aggiornano e informano automaticamente i team quando si verificano delle modifiche. Assicurarsi che i team abbiano il tempo e gli strumenti per mantenere la conformità in base all'evoluzione della normativa è fondamentale per evitare problemi.

Esempi di pratiche e quadri di conformità finanziaria

Esiste una serie di pratiche e framework di compliance esistenti e generalmente accettati che le organizzazioni possono utilizzare e integrare nella loro più ampia strategia di compliance.

• Conformitàantiriciclaggio (AML) : Le istituzioni finanziarie implementano programmi antiriciclaggio che includono la due diligence dei clienti, il monitoraggio delle transazioni e la segnalazione di attività sospette alle autorità di regolamentazione. Ad esempio, JPMorgan Chase ha stabilito protocolli completi per identificare e segnalare potenziali attività di riciclaggio di denaro.

• Standard di rendicontazionefinanziaria come GAAP e IFRS: i Generally Accepted Accounting Practices (GAAP) e gli International Financial Reporting Standards (IFRS) sono due modelli di conformità che forniscono un quadro di riferimento per i team contabili e finanziari negli Stati Uniti e a livello internazionale.

• Conformità alSarbanes-Oxley Act (SOX) : Regola la rendicontazione finanziaria e la condotta delle società statunitensi quotate in borsa. Richiede controlli interni, relazioni periodiche e gestione delle informazioni finanziarie, vieta l'insider trading e certifica i bilanci.

• Conformità fiscale come il secondo pilastro dell'OCSE: questa politica relativamente nuova stabilisce un'imposta minima globale per le società multinazionali.

• Conformità alla protezionedei dati e alla privacy: Questa serie di principi aiuta a definire i diversi dati e a proteggerli. La privacy dei dati definisce chi può accedervi, mentre la protezione dei dati è un insieme di pratiche e politiche che limitano l'accesso ai dati.

Raggiungere la conformità finanziaria con Prophix

La compliance finanziaria è un obiettivo in costante movimento. Con l'evoluzione delle organizzazioni e dei mercati, anche la compliance si evolve. Per rimanere al passo con i tempi è necessaria una strategia forte e un team con gli strumenti necessari per mantenerla agile. Il comportamento conforme parte dai vertici e la formazione deve essere aggiornata e ripetuta regolarmente per tenere il passo con le normative in evoluzione o in cambiamento. Senza la conformità, un'organizzazione è vulnerabile agli abusi e agli errori finanziari, mettendo a rischio sia la reputazione che i profitti.

Queste attività non possono essere svolte facilmente senza la collaborazione di numerosi dipartimenti, e una piattaforma unificata di gestione delle prestazioni finanziarie, come Prophix One, è in grado di supportarle. Grazie all'integrazione dei dati finanziari e all'automazione integrata, è possibile collaborare facilmente con tutti gli stakeholder. Con uno strumento semplificato, i requisiti vengono soddisfatti in tempo, ogni volta.