La gestione dell'informazione finanziaria: Una guida per la finanza nel 2025

Se lavorate per una società quotata in borsa o se dovete rispondere agli azionisti, le informazioni finanziarie sono una responsabilità ricorrente per l'ufficio del direttore finanziario. Ma queste comunicazioni possono essere tra i documenti più complessi da preparare, con una serie di requisiti di conformità da tenere sotto controllo. È qui che entra in gioco la gestione delle informazioni finanziarie, cercando di rendere questo processo il più efficiente possibile.

Entriamo nel vivo.

Che cos'è la gestione delle informazioni finanziarie?

Cominciamo con un'immersione profonda in questo processo finanziario cruciale, cosa comporta e come viene gestito.

Che cos'è un'informativa finanziaria?

Un'informativa finanziaria è un tipo di relazione finanziaria che un'organizzazione deve preparare per soddisfare specifici requisiti legali o normativi. Le società quotate in borsa, ad esempio, devono fornire i documenti della SEC e le relazioni trimestrali sugli utili, in modo che gli investitori attuali e potenziali abbiano trasparenza sulla loro posizione aziendale prima di prendere decisioni di acquisto o di voto, mentre le organizzazioni private possono essere tenute a fornire bilanci che seguano un determinato standard contabile per ottenere finanziamenti.

Chi ha bisogno di una gestione dell'informativa finanziaria?

Qualsiasi organizzazione che debba produrre informazioni finanziarie ha già un processo di gestione dell'informativa finanziaria; l'unica vera domanda è quanto sia intenzionale. Se l'ufficio del direttore finanziario è sempre in affanno per produrre le informazioni al momento della presentazione dei bilanci, è segno che è necessario prendere questo processo più seriamente.

La gestione delle informazioni deve essere più solida?

Sì, in generale il processo di divulgazione finanziaria deve essere più robusto. Gli enti normativi aggiornano e ampliano spesso i requisiti di divulgazione, il che significa che il team finanziario deve essere più attento e intenzionale nel garantire la conformità delle informazioni.

Chi sono gli organi di governo che regolano la divulgazione?

Gli enti governativi che si occupano di divulgazione finanziaria variano a seconda del luogo, del settore e del tipo di organizzazione in cui si opera. Ecco solo alcuni esempi di enti governativi che regolamentano queste informazioni:

• La Securities and Exchange Commission (SEC): Questa agenzia federale indipendente regola i mercati finanziari negli Stati Uniti e le organizzazioni che vendono prodotti finanziari possono avere l'obbligo di presentare le informazioni finanziarie.
• Il Financial Account Standards Board (FASB) e l'International Financial Reporting Standards (IFRS) Foundation: Queste istituzioni applicano gli standard contabili negli Stati Uniti (per il primo) e all'estero (per il secondo). Molte informazioni finanziarie devono rispettare le norme stabilite dall'una o dall'altra.
• Borse valori: Le società quotate in borsa hanno requisiti specifici di divulgazione finanziaria, regolati dalla borsa in cui sono quotate.

Che cosa contiene un'informativa finanziaria?

Un'informativa finanziaria comprende una serie di dati finanziari che vengono condivisi con gli investitori e gli altri stakeholder, oltre ad altre informazioni.

Approfondimenti operativi e rendiconti finanziari

Lo stato patrimoniale, il conto economico, il rendiconto dei flussi di cassa e il prospetto del patrimonio netto sono i dati finanziari più comuni di una comunicazione finanziaria. In alcuni casi, si possono aggiungere anche informazioni sulle operazioni, come i flussi di ricavi, la struttura dei costi e le attività di ricerca e sviluppo.

Dichiarazioni di non responsabilità legale

A seconda dell'interlocutore a cui vengono presentate (ad esempio, autorità di regolamentazione o investitori), le informazioni finanziarie possono necessitare di alcune clausole di esclusione della responsabilità per proteggere l'azienda che le emette. Ecco alcuni esempi:

• Dichiarazioni previsionali
• Limitazione di responsabilità
• Affidamento su informazioni di terzi
• Nessuna garanzia di accuratezza o completezza
• Esclusione di responsabilità per modifiche e aggiornamenti

Conflitti di interesse

I conflitti di interesse possono influire sul risultato economico di un'azienda e sul suo valore come investimento, pertanto sono solitamente inclusi nelle informazioni finanziarie. Ad esempio, un amministratore delegato con un interesse finanziario significativo in un concorrente ha un conflitto di interessi significativo che richiede la divulgazione.

Informazioni ESG (ambientali, sociali e di governance)

ESG si riferisce a standard che comunicano le decisioni e i comportamenti di un'azienda su questioni importanti, come la diversità del personale e l'impatto ambientale delle sue operazioni. Alcuni investitori, società di private equity e altre organizzazioni valutano attentamente questi standard, poiché negli ultimi anni le informazioni sono diventate più importanti e, in alcuni casi, obbligatorie.

Quali sono i vantaggi della gestione dell'informativa finanziaria?

L'informativa finanziaria può essere richiesta dalle autorità di regolamentazione come parte dell'attività aziendale o prodotta volontariamente per potenziali investitori e altri stakeholder. In ogni caso, il processo di gestione dell'informativa finanziaria consiste nel renderla disponibile e nel farlo in modo più efficiente. Ecco alcuni dei vantaggi che ne derivano.

Consente agli investitori (e al mercato) di prendere decisioni più informate

Per le società quotate in borsa, le informazioni finanziarie sono una parte importante della raccolta di capitali. Gli investitori li utilizzano per determinare se vale la pena investire in una società o meno, e queste scelte danno segnali al mercato in generale.

Creare trasparenza e fiducia con gli investitori e gli stakeholder

Più informazioni mettete a disposizione degli investitori e degli altri stakeholder, più questi si fideranno delle vostre informazioni. Le informazioni finanziarie sono un'opportunità per costruire la fiducia e creare la certezza che la vostra organizzazione sa come trarre il meglio dai momenti positivi e affrontare le situazioni difficili. È strategico e vantaggioso per il lungo termine affermarsi come azienda trasparente che fornisce informazioni complete e complete, in quanto ciò crea fiducia nel fatto che gli investitori possano mantenere i loro investimenti nella vostra azienda anche in futuro, anche in periodi di incertezza economica.

Riduce l'incertezza

Quando tutti sono concentrati sul lavoro e sul rispetto delle scadenze, può essere difficile sapere a che punto è l'organizzazione dal punto di vista finanziario. Le comunicazioni finanziarie regolari possono essere utilizzate in tutta l'organizzazione come punti di riferimento per le decisioni importanti.

Riduce i conflitti di interesse e le opportunità di corruzione

Condividendo e divulgando in modo proattivo i potenziali conflitti di interesse, l'azienda ne diventa più consapevole. Queste informazioni fungono anche da punto di riferimento per garantire che i controlli interni siano adeguatamente implementati e pertinenti. Questo può aiutare a evitare i conflitti e i loro impatti potenzialmente devastanti. I dipendenti diventano più consapevoli dei potenziali conflitti di interesse, mentre i cattivi attori dell'organizzazione imparano che le loro attività saranno prima o poi scoperte.

Quali sono le sfide della gestione dell'informativa finanziaria?

La gestione dell'informativa finanziaria è un processo essenziale, ma pone alcune sfide significative. Ma con i processi e gli strumenti giusti, è possibile superare queste sfide.

La gestione delle informazioni è costosa

Tra il tempo che i dipendenti impiegano per svolgere il processo di divulgazione finanziaria, il costo del software dedicato e il potenziale costo dei consulenti esterni (come gli esperti legali), ogni divulgazione finanziaria può diventare piuttosto costosa.

L'evoluzione del panorama normativo rende difficile la templatizzazione

Tra i diversi enti normativi coinvolti nelle comunicazioni finanziarie, le organizzazioni devono attenersi a standard in continua evoluzione per ogni comunicazione. Il solo fatto di rivedere questi standard, e di assicurarsi che non ci siano nuove normative di cui tenere conto, può essere di per sé un compito a tempo pieno.

Formazione necessaria per migliorare l'alfabetizzazione digitale del team di gestione delle informazioni

Man mano che gli enti normativi modernizzano i loro standard di rendicontazione, i team di gestione dell'informativa hanno bisogno di una formazione specializzata per stare al passo. Ad esempio, la SEC ha adottato iXBRL nel 2018, il che significa che tutte le organizzazioni che devono presentare le proprie informazioni devono ora utilizzare un software che utilizzi questo linguaggio.

Problemi di cybersicurezza e privacy

I team che lavorano alle comunicazioni finanziarie gestiscono una tonnellata di informazioni potenzialmente sensibili che vengono trasferite da una piattaforma all'altra. Questo crea rischi per la cybersecurity, poiché ogni singola piattaforma o trasferimento può portare a una violazione dei dati con enormi ramificazioni per l'organizzazione e i suoi clienti. Questo crea costi aggiuntivi per un processo già costoso.

Difficoltà di aggiornamento dei sistemi legacy

Molte organizzazioni si abituano a lavorare con determinati sistemi legacy, il che significa che vengono rapidamente superati dai requisiti normativi e dalle crescenti esigenze di conformità. La migrazione da questi sistemi legacy a piattaforme più avanzate richiede spesso un investimento significativo in termini di tempo e risorse.

Migliori pratiche di gestione dell'informativa finanziaria

Sebbene la gestione delle informazioni finanziarie possa essere un processo costoso e dispendioso in termini di tempo, esistono alcune best practice da tenere a mente per alleviare le tensioni che può causare.

Automatizzare ciò che si può

Il lavoro manuale è la rovina della gestione delle informazioni finanziarie. Sottrae tempo prezioso a un team che ha già molto da fare, crea il rischio di costosi errori umani e richiede un'ulteriore convalida anche quando il lavoro è terminato. Al giorno d'oggi, le organizzazioni hanno accesso a tonnellate di soluzioni per automatizzare il lavoro monotono che comporta la divulgazione finanziaria.

Essere attenti alla sicurezza

Non fate della cybersicurezza solo un elenco di cose da spuntare, ma rendetela parte integrante della gestione delle informazioni finanziarie. Lavorando a stretto contatto con i reparti IT e IS, potete assicurarvi che il vostro processo non metta a rischio i dati dell'organizzazione.

Utilizzare un'unica fonte di verità per semplificare la governance dei dati

Una delle principali sfide che le organizzazioni incontrano per la divulgazione finanziaria è la centralizzazione dei dati provenienti da più fonti. Disporre di una piattaforma centralizzata per la gestione dei dati è il modo migliore per garantire che tutti utilizzino le stesse informazioni aggiornate e accurate per le divulgazioni finanziarie.

Migliorare l'analisi e la reportistica

Troppo spesso l'ufficio del CFO arriva alla stagione delle dichiarazioni rendendosi conto di dover colmare le carenze in termini di analisi e reporting, e di dover lavorare il doppio. Dedicate invece del tempo ad ogni anno fiscale per migliorare i processi analitici e di reporting. Questo renderà le vostre comunicazioni finanziarie molto più semplici.

Il miglior software di gestione dell'informativa finanziaria

Che cos'è il software di gestione delle informazioni finanziarie?

Il software di gestione dell'informativa finanziaria aiuta l'ufficio del CFO a centralizzare i dati necessari per l'informativa. Inoltre, semplifica l'intero processo, di solito grazie ai requisiti di divulgazione integrati, alle funzioni di collaborazione e al controllo delle versioni.

Che cosa deve fare il software di gestione delle informazioni finanziarie?

In linea di massima, il software di gestione dell'informativa finanziaria deve far sì che ogni parte del processo si svolga in modo più fluido, più efficiente e con il minor lavoro manuale possibile. Ecco alcuni modi in cui può aiutare:

• Automatizza le attività manuali
• Previene gli errori grazie alla convalida integrata
• Fornisce requisiti normativi aggiornati
• Si integra perfettamente con i sistemi esistenti
• Non richiede manutenzione quando si passa da un periodo all'altro, riducendo il potenziale di errore umano
• Elimina la necessità di gestire i calcoli in un foglio di calcolo, essendo invece gestiti da un robusto motore di calcolo
• Permette la collaborazione tra i membri del team per fornire note aggiuntive

I nostri 3 migliori software per la gestione delle informazioni finanziarie

Ecco un rapido elenco delle migliori opzioni per il software di gestione delle informazioni finanziarie.

Prophix

Prophix One, una piattaforma di performance finanziaria completamente integrata che centralizza i dati provenienti dai sistemi esistenti e semplifica il processo di divulgazione finanziaria. Tutti coloro che hanno bisogno di collaborare alle divulgazioni possono farlo da un unico ambiente con dashboard integrati che aumentano la visibilità sull'avanzamento dei report e consentono di monitorare le attività in tempo reale. La gestione delle divulgazioni con Prophix consente di divulgare bilanci, documenti normativi, rapporti interni e rapporti di sostenibilità.

Workiva

Workiva è una piattaforma dedicata al reporting finanziario, al monitoraggio ESG, all'audit, all'analisi dei rischi e altro ancora. Ciò la rende una piattaforma ideale per la divulgazione finanziaria, utilizzata a questo scopo da alcune delle più grandi organizzazioni del mondo, da Google a Delta Airlines.

Gestione delle informazioni SAP

SAP Disclosure Management è uno strumento della più ampia suite di software di gestione finanziaria di SAP, un sistema ERP utilizzato da organizzazioni come Toyota, Nestlé, Microsoft e Cirque Du Soleil. È completamente integrato con altri software SAP, il che significa che è un'opzione perfetta per la divulgazione finanziaria per le organizzazioni che già utilizzano prodotti SAP.

Volete un approfondimento sul software di gestione della divulgazione finanziaria? Consultate la nostra guida completa qui.

Domande frequenti sulla gestione dell'informativa finanziaria

Avete ancora delle domande sulla gestione dell'informativa finanziaria? Abbiamo le risposte.

Che cos'è la gestione dell'informativa finanziaria?

La gestione dell'informativa finanziaria è il processo con cui le organizzazioni effettuano le comunicazioni finanziarie, sia quando sono richieste da vari enti normativi sia volontariamente per gli investitori e gli stakeholder. La realizzazione e la condivisione di queste informazioni richiede risorse significative e il processo di gestione dell'informativa si basa sulla ricerca di opportunità per aumentare l'efficienza.

Che cos'è l'XBRL e che rapporto ha con la divulgazione?

XBRL è un linguaggio di dati considerato uno standard di reporting aziendale per le informazioni finanziarie e altri tipi di documentazione. Grazie a questo linguaggio, l'Office of the CFO può applicare tag riconoscibili alle informazioni che sta divulgando, in modo che siano leggibili sia dalle persone che dai software. I software di gestione delle informazioni finanziarie utilizzano spesso questo linguaggio.

Perché le aziende hanno bisogno della gestione dell'informativa?

Senza una gestione proattiva e miglioramenti regolari, le informazioni finanziarie possono essere un peso. Richiedono molto tempo e impegnano i team più importanti per giorni o settimane. I requisiti normativi cambiano continuamente e gli errori possono essere costosi. La gestione delle informazioni riduce alcuni di questi problemi e migliora l'accuratezza delle informazioni.

Conclusione: Gestione dell'informativa finanziaria con Prophix

La gestione delle informazioni finanziarie è un processo importante per gestire le sfide legate alla produzione di informazioni finanziarie. Fa risparmiare tempo al vostro team, assicura che le informazioni siano accurate e conformi e può persino prevenire gravi violazioni dei dati. A tal fine, però, non è necessario un software di gestione delle informazioni dedicato; una potente piattaforma di performance finanziaria che trasformi tutti i vostri processi finanziari è un ottimo investimento.

E Prophix One è la piattaforma che fa al caso vostro.

Prophix One si integra perfettamente con i sistemi esistenti per semplificare le informazioni finanziarie, consentendo ai team di redigerle in meno tempo, con meno grattacapi e senza costosi errori, automatizzando il più possibile il lavoro manuale.

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