Guida alla pianificazione aziendale integrata: Strategia e benefici

Una macchina si basa sul perfetto assemblaggio dei suoi singoli pezzi per funzionare al meglio. Se ogni pezzo avesse un proprio tecnico, ognuno dei quali lo manterrebbe secondo i propri standard, quanto funzionerebbe bene la macchina nel suo complesso?

Lo stesso accade quando i reparti prendono decisioni in silos, invece di considerare come si inseriscono nel contesto più ampio dell'organizzazione.

Lapianificazione aziendale integrata (IBP) impedisce alle aziende di commettere questo errore. Integrando la pianificazione finanziaria e operativa, il reporting, l'analisi e la pianificazione strategica, tutti i pezzi della macchina aziendale funzionano perfettamente.

Ma come funziona l'IBP e quali sono le sfide che comporta?

Che cos'è la pianificazione aziendale integrata?

L'IBP è un processo collaborativo. Collega vendite, marketing, sviluppo, operazioni e altri reparti per creare un piano aziendale informato che porti al successo aziendale attraverso una stretta collaborazione, piuttosto che combinando decisioni prese in silos.

Questa struttura consiste nel prendere decisioni cruciali di pianificazione aziendale tenendo conto dell'intera azienda.

Definizione e componenti principali

L'obiettivo principale dell'IBP è quello di massimizzare il profitto con il minimo rischio. A tal fine, individua connessioni comuni e obiettivi a lungo termine tra i piani aziendali di tutta l'organizzazione. Ecco le principali aree di interesse della pianificazione aziendale integrata

• Pianificazione strategica e operativa: L'IBP combina i piani strategici e operativi di tutti i reparti per ottenere un approccio coesivo dell'organizzazione. Questo piano di ampio respiro è fondamentale per prevedere e anticipare le fluttuazioni del mercato.

• Pianificazione interdipartimentale: L'implementazione dell'IBP fa emergere nuove opportunità di collaborazione tra i reparti. È fondamentale che tutte le aree siano allineate sulla pianificazione, sulla condivisione dei dati e sui processi contabili.

• Integrazione dei dati e della gestione delle prestazioni: L'integrazione dei dati e il monitoraggio delle prestazioni in tutte le aree aziendali sono alla base della strategia IBP.

• Integrazione finanziaria: Valutare la salute finanziaria dell'azienda, prendere gli indicatori di performance per ogni reparto e integrarli in un'unica visione è fondamentale per l'IBP e per comprendere la situazione finanziaria complessiva dell'organizzazione.

Come l'IBP si differenzia dai metodi di pianificazione tradizionali

Rispetto ad altri metodi di pianificazione aziendale, la pianificazione aziendale integrata è comunemente preferita per il suo approccio olistico.

Ad esempio, spesso si pensa che la pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP) sia intercambiabile con l'IBP. Tuttavia, il S&OP coinvolge solo le vendite, il marketing, la finanza e la supply chain per soddisfare gli obiettivi di domanda e offerta a breve termine. Sebbene sia già meglio che ciascuna di queste unità aziendali operi in modo completamente indipendente, non si spinge così lontano come l'IBP.

Anche la pianificazione finanziaria o strategica per reparto è noiosa e spinge l'azienda a pianificare in silos. Questi metodi di pianificazione creano punti ciechi che rendono difficile la previsione del quadro generale.

I vantaggi dell'IBP

Dopo aver illustrato le principali differenze tra l'IBP e gli altri metodi di pianificazione tradizionali, analizziamo i vantaggi dell'IBP.

Miglioramento del processo decisionale

L'IBP integra le varie funzioni aziendali tra i vari reparti e inserisce i dati di ogni reparto in una visione consolidata. Ciò consente ai responsabili delle decisioni di vedere le prestazioni complessive dell'azienda e di prendere decisioni basate su tali dati.

Miglioramento dell'allineamento organizzativo

Il metodo IBP, completo e interfunzionale, consente di migliorare i risultati organizzativi grazie all'allineamento a livello aziendale. Quando ogni reparto è allineato sui processi e tiene conto della pianificazione organizzativa, le previsioni, i rapporti e la stesura del budget diventano più efficienti.

Maggiore agilità e reattività

Poiché l'IBP fornisce all'organizzazione una misura in tempo reale delle prestazioni aziendali, integrando e consolidando i dati, consente all'azienda di identificare le tendenze e di rispondere in modo più proattivo ai cambiamenti del mercato.

Elementi chiave per un'implementazione di successo dell'IBP

Ecco alcuni elementi chiave da considerare quando si implementa la pianificazione aziendale integrata.

Impegno dei dirigenti

Il coinvolgimento del team esecutivo è fondamentale. L'IBP è uno dei processi più collaborativi che un'azienda possa intraprendere e tutti i dirigenti devono essere allineati per avviarlo.

Collaborazione interfunzionale e intersettoriale

Poi viene l'allineamento all'interno dell'azienda. Ogni reparto deve essere d'accordo sui processi e su ciò che gli viene richiesto per contribuire a questo approccio IBP olistico.

Integrazione e accuratezza dei dati

Per ottenere un quadro reale dell'analitica aziendale, i dati provenienti da ogni funzione aziendale devono essere accurati e correttamente integrati. Un modo semplice per garantire l'efficienza in quest'area sarebbe quello di far lavorare tutte le parti dell'azienda nella stessa piattaforma di performance finanziaria. In questo modo, la raccolta e la condivisione dei dati sono standardizzate e prive di errori.

Mentalità di miglioramento continuo

Come ogni processo aziendale, il metodo IBP si evolverà nel tempo. Assicurarsi che l'azienda promuova una cultura che abbraccia il cambiamento e il miglioramento è fondamentale per ottimizzare l'IBP durante la scalata.

Sfide comuni nell'adozione dell'IBP

Potete essere preparati quanto volete, ma questo non significa che il vostro team non debba affrontare delle sfide nell'implementazione dell'IBP. Ecco alcuni problemi in cui si imbattono alcune organizzazioni.

Resistenza al cambiamento

La modifica e l'aggiornamento dei processi possono richiedere molto tempo, rallentando potenzialmente importanti flussi di lavoro. Per i dirigenti e gli altri stakeholder che sono particolarmente avversi al cambiamento, questo potrebbe portare a una certa riluttanza nell'implementazione dell'IBP. Introdurre il concetto e un piano completo ben prima dell'esecuzione e mettere in atto misure di sicurezza è fondamentale per tranquillizzare questi stakeholder.

Strutture organizzative siloidali

È facile che un reparto si abitui a lavorare in un silos se la natura del suo lavoro riguarda prevalentemente solo lui. Ma perché l'IBP funzioni con successo, è necessario abbattere le barriere interdipartimentali, consentendo la collaborazione e l'integrazione dei dati tra i vari reparti.

Problemi di qualità dei dati

La governance dei dati è fondamentale per l'IBP. Se ogni settore dell'azienda ha processi di dati diversi, i loro dati potrebbero non combaciare bene con quelli prodotti dal resto dell'organizzazione. Se si utilizzano software diversi o se alcune aree tracciano i dati in modo più manuale, l'organizzazione dovrà prima standardizzare questi processi per garantire un certo livello di qualità dei dati a livello generale.

Mancanza di una tecnologia adeguata

Se la vostra azienda utilizza esclusivamente processi manuali o strumenti inaffidabili, l'implementazione dell'IBP potrebbe avere difficoltà nelle fasi preliminari. Scegliere un software più robusto che faciliti la pianificazione aziendale integrata è un modo semplice per allineare i team della vostra azienda e aggiornare i processi senza spendere una fortuna.

Il ruolo della tecnologia nella pianificazione aziendale integrata

Se i vostri processi contabili sono consolidati da molto tempo, potrebbe essere difficile capire il valore dell'aggiornamento a una soluzione più moderna. Il vostro team potrebbe avere un atteggiamento del tipo "se non è rotto, non aggiustarlo", ma le cose non devono necessariamente essere rotte per essere ottimizzate. Piattaforme di budgeting e pianificazione adeguate, tra gli altri strumenti, sono fondamentali per svolgere il lavoro in modo efficiente, corretto e affidabile. Ecco perché.

Analisi dei dati e reporting in tempo reale

L'integrazione dei dati provenienti da diverse funzioni aziendali può richiedere molto tempo, ma non è necessario. Con gli strumenti giusti, i dati saranno integrati in tempo reale per l'analisi e la creazione di report efficienti.

Pianificazione di scenari e previsioni

Poiché il mercato è in continua evoluzione, l'analisi manuale delle tendenze, la pianificazione degli scenari e le previsioni possono essere difficili. Gli strumenti software integrati rendono disponibili tutti i dati necessari senza alcuno sforzo aggiuntivo, consentendo al vostro team di concentrarsi maggiormente sulle condizioni di mercato e sull'analisi delle tendenze del settore, anziché limitarsi a raccogliere dati.

Strumenti di collaborazione e comunicazione

La prima cosa che rende efficace la collaborazione tra i team è una comunicazione chiara. Se vi affidate ancora esclusivamente alle e-mail e alle riunioni faccia a faccia per comunicare tra i team, sarà più difficile implementare l'IBP.

Software di gestione delle performance finanziarie

Sul mercato si possono trovare molti strumenti che si limitano a integrare i dati, ma uno strumento che faciliti la pianificazione finanziaria integrata, la pianificazione della forza lavoro e attività simili darà alla vostra organizzazione un vantaggio sull'IBP. Le previsioni e il processo decisionale sono più facili quando si dispone di uno strumento più robusto che gestisce le prestazioni finanziarie dell'azienda in senso lato.

Le migliori pratiche per l'implementazione dell'IBP

A questo punto, avete compreso gli elementi chiave, le sfide e l'importanza della tecnologia nell'IBP, ma forse vi state ancora chiedendo da dove cominciare.

Iniziare con una visione e obiettivi chiari

Allineatevi con il team esecutivo sugli obiettivi dell'IBP. Stabilite obiettivi chiari, comprese le metriche che userete per misurare i risultati, i tempi di implementazione e il modo in cui risolverete i potenziali problemi che si presentano.

Investite nella formazione dei dipendenti e nella gestione del cambiamento

L'IBP sarà un cambiamento che coinvolgerà tutta l'organizzazione, quindi è fondamentale preparare un piano di formazione. È importante prevedere un tempo adeguato per la formazione e per aiutare i team a capire come cambieranno i loro processi. Inoltre, se non l'avete già fatto, approfittate di questo periodo per introdurre una collaborazione più stretta tra i vari reparti.

Scegliere il partner tecnologico giusto

Scegliete strumenti in grado di gestire i dati e i processi contabili della vostra organizzazione. Uno strumento in grado di andare oltre l'IBP di base e di gestire le previsioni e la gestione delle prestazioni finanziarie, supportando al contempo altri processi, come Prophix One, snellirà l'organizzazione in più di un modo.

Stabilire gli indicatori chiave di prestazione (KPI)

Stabilite come il vostro team intende monitorare le analisi IBP con KPI appropriati. Tra i KPI importanti per monitorare il successo dell'IBP vi sono le metriche finanziarie, le prestazioni della supply chain, il turnover delle scorte, i livelli di servizio al cliente e l'accuratezza generale delle previsioni.

Il futuro della pianificazione aziendale integrata

La pianificazione aziendale integrata, come qualsiasi altro processo aziendale, è in continua evoluzione e cambiamento. Ecco alcuni modi in cui questo processo essenziale potrà evolversi nel prossimo futuro.

Integrazione dell'IA e dell'apprendimento automatico

L'intelligenza artificiale sta crescendo e modificando il panorama tecnologico. Potreste utilizzare le intuizioni dell'intelligenza artificiale per comprendere meglio i vostri KPI, individuare automaticamente le inefficienze nei vostri processi e automatizzare interi aspetti della vostra pianificazione aziendale.

Analisi predittiva

Le analisi predittive stanno lentamente diventando sempre più accurate e utili. Questo sarà un grande miglioramento nelle previsioni per l'IBP.

Maggiore attenzione alla sostenibilità e ai fattori ESG

La richiesta di maggiore sostenibilità è in costante aumento nella maggior parte dei settori. IBP aiuterà la vostra organizzazione nella pianificazione a lungo termine considerando i fattori ambientali, sociali e di governance (ESG) come fattori di pianificazione aziendale.

Siete pronti a fare il primo passo verso l'IBP?

Prenotate una demo per vedere come una soluzione completamente integrata può aiutarvi a costruire un nuovo standard per la pianificazione aziendale nella vostra organizzazione o per saperne di più sulla pianificazione aziendale integrata sulla piattaforma Prophix One.