I 5 principali problemi di budgeting nelle organizzazioni e le soluzioni più efficaci

Il budgeting è una grande responsabilità per i team di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A). Si stima che la scarsa qualità dei dati sia la causa di oltre3.000 miliardi di dollari di perdite annue solo per le aziende statunitensi, e in nessun altro caso è così come per i budget. Un budget impreciso può limitare artificialmente i team o creare un eccesso di spesa, mandando in rosso interi reparti. La stesura del budget è un processo lungo e minuzioso, reso più difficile da sfide significative che ogni team FP&A deve imparare a superare.

Vediamo alcune delle cause più comuni di errori di budgeting che i team incontrano e come evitarle.

Problemi comuni di budgeting che le organizzazioni devono affrontare

Imprecisione dei dati

Le pratiche tradizionali di pianificazione e analisi finanziaria, l'uso di fogli di calcolo, l'inserimento manuale dei dati e i software legacy sono fonti frequenti di dati errati che influiscono sul budget e sulla pianificazione. L'adozione di un software finanziario moderno che supporti l'integrazione dei dati in tempo reale elimina i rischi dell'inserimento manuale dei dati.

Molte organizzazioni scelgono di rimanere con sistemi legacy inefficienti a causa dei costi di passaggio a nuove piattaforme e della resistenza dei team abituati ai processi esistenti.

Mancanza di collaborazione

Troppo spesso i dati importanti vengono isolati all'interno dei reparti, rendendo difficile per il team che prepara i bilanci di un'organizzazione avere un quadro completo di ciò di cui tutti hanno bisogno. Correggere questi problemi a posteriori è difficile e costoso, ammesso che sia possibile farlo.

Processi di budgeting rigidi

L'incapacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato può lasciare le aziende in difficoltà a competere con quelle che ci riescono.

L'inerzia del tradizionale ciclo di budgeting annuale resiste all'agilità, lasciando le organizzazioni lente a capitalizzare le opportunità o a superare le sfide emergenti.

Previsioni insufficienti

Con una raccolta di dati carente e di bassa qualità, le esigenze di budget dell'azienda vengono rappresentate in modo errato, con conseguente errata allocazione delle risorse. Questi errori richiedono tempo e risorse aggiuntive per essere corretti. Questo spesso porta a previsioni meno accurate, rendendo difficile per i leader pianificare correttamente la strategia e sfruttare al meglio il budget.

Comunicazione inefficace degli obiettivi di budget

Il ragionamento che sta alla base delle decisioni strategiche può spesso perdersi tra i vari reparti, causando incomprensioni e obiettivi mancati. Non necessariamente perché il team non lavora bene, ma solo perché l'obiettivo finale di quel lavoro non è allineato con la strategia aziendale.

Il costo di ignorare i problemi di budgeting

Un budgeting inefficace crea inefficienze dal livello strategico fino ai team e ai singoli individui. Questi costi sono rappresentati da due dimensioni:

• Implicazioni finanziarie: Ogni dollaro è importante, ma i problemi di budgeting portano a uno spreco di risorse. Un budget poco flessibile riduce anche la capacità di capitalizzare le nuove opportunità quando vengono identificate.

• Rischi operativi: La mancata comprensione degli obiettivi strategici più ampi di un budget porta a frizioni tra i reparti, con conseguenti costi in termini di tempo ed energia per superare le incomprensioni. Un budgeting inefficace può anche portare a problemi di conformità che possono essere eccezionalmente costosi per un'organizzazione.

Soluzioni alle sfide del budgeting

Abbracciare il software di gestione delle prestazioni finanziarie (FPM)

Il software finanziario è la soluzione per snellire i processi di budgeting e non solo. I migliori strumenti sono progettati per essere un'unica fonte di verità affidabile per le attività finanziarie dell'organizzazione e per facilitare l'analisi e la collaborazione. Questi strumenti si integrano automaticamente con le fonti di dati per eliminare il rischio di errori umani nell'inserimento dei dati. Il software FPM aggiorna anche i dati con cui lavora, consentendo una flessibilità e un'adattabilità di gran lunga maggiori rispetto all'affidamento a rapporti annuali o trimestrali.

La piattaforma Prophix One, ad esempio, offre un'integrazione dei dati in tempo reale e funzioni di reporting automatizzate che migliorano l'accuratezza e riducono gli errori, oltre a essere più veloci e accessibili dei metodi tradizionali.

Implementare tecniche di budgeting agili

L'abbandono dei metodi di budgeting tradizionali a favore di un budget a base zero o continuo offre l'agilità e la flessibilità necessarie che mancano ai metodi tradizionali.

Poiché questi metodi richiedono molto più lavoro, la loro implementazione efficace richiede un software che automatizzi il più possibile il processo. Oltre a raccogliere ed elaborare nuovi dati per mantenere il budget aggiornato, il software dovrà pubblicare e ospitare il budget finale, in modo che, man mano che il budget viene aggiornato e adattato, le modifiche si riflettano nei report condivisi.

Prophix One fornisce gli strumenti necessari per una metodologia di budget agile, oltre a modelli personalizzabili che si adattano al mutare delle esigenze aziendali.

Promuovere una cultura di budgeting collaborativa

Quando i team finanziari non riescono a collaborare efficacemente con gli altri reparti, le esigenze di budgeting e la strategia diventano disallineate. Promuovere un ambiente collaborativo all'interno dell'azienda significa ascoltare e rispondere alle esigenze dei vari reparti e mantenere dati aggiornati sui budget.

Gli strumenti finanziari che forniscono aggiornamenti in tempo reale e spazi collaborativi per il monitoraggio aiutano a colmare il divario tra i team finanziari e gli altri reparti. La piattaforma Prophix One include funzioni di collaborazione che consentono ai team di lavorare insieme senza soluzione di continuità, garantendo l'allineamento di tutti i reparti.

Sfruttare l'analisi dei dati per una migliore comprensione

È difficile garantire l'affidabilità dei dati utilizzando i metodi tradizionali. Sfruttando i moderni strumenti finanziari per integrarsi direttamente con le fonti di dati e fornire analisi avanzate, i team finanziari possono avere più fiducia nei loro risultati con facilità.

Prophix One offre integrazioni precostituite di facile utilizzo per tutte le fonti di dati, nonché analisi avanzate e automazione dei dati, rendendo più facile che mai ottenere report di alta qualità in tempi record.

Stabilire canali di comunicazione chiari per gli obiettivi di budget

Creare un tempo e uno spazio dedicati per discutere gli obiettivi di budget con i team leader è essenziale per assicurarsi che i team siano allineati sulle ragioni strategiche delle scelte di budget. Questi canali sono anche essenziali per raccogliere dati e feedback.

La piattaforma Prophix One consente una comunicazione trasparente tra i vari reparti. Questi strumenti di collaborazione forniscono aggiornamenti in tempo reale sulle prestazioni e sugli aggiustamenti del budget alle parti interessate, consentendo un accesso asincrono ai dati essenziali.

Collaborate con Prophix per affrontare i problemi di budgeting

Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie, comprende le sfide uniche che le organizzazioni devono affrontare per migliorare le pratiche di budgeting, adattarsi ai cambiamenti del mercato e garantire la qualità dei dati. Prophix One è costruito per risolvere problemi cruciali in un'ampia gamma di attività FP&A.

Collaborate con Prophix e preparate la vostra organizzazione a nuove strategie e metodi, dall'aggiornamento dei metodi di budgeting alle previsioni rolling, fino allo sfruttamento dei dati in tempo reale e all'automazione per una pianificazione continua: Prophix è il vostro partner per il futuro.

Il budgeting e le attività che lo circondano, come la comunicazione e la collaborazione, possono essere scoraggianti. Sfruttando nuovi strumenti e software, queste attività possono essere semplificate e i risultati possono essere rafforzati dalla fiducia nei dati e nelle analisi.