I 7 peccati capitali del budgeting con i fogli di calcolo

Qualsiasi debolezza nel flusso di lavoro attuale si ripete a ogni ciclo

Nel mondo delle imprese di oggi cresce l'esigenza di efficienza operativa, scalabilità e ottimizzazione delle risorse. Se consideriamo i processi finanziari chiave come il budgeting, la pianificazione, le previsioni e il reporting, un numero enorme di aziende continua a dipendere dai fogli di calcolo per svolgere queste importanti funzioni.

Di seguito sono riportati i 7 peccati capitali nell'utilizzo dei fogli di calcolo per il budget e il reporting.

1. Costoso e pesante per le risorse

• Richiede uno sforzo prevalentemente manuale per distribuire, confrontare e consolidare le informazioni.
• Mancano processi automatizzati come la firma automatica, l'approvazione e la produzione di report.
• I fogli di calcolo spesso non sono predisposti per l'integrazione con altri sistemi aziendali (ad esempio, HR, CRM ed ERP), con conseguente perdita di tempo e risorse quando le informazioni devono essere aggiornate in più sistemi.

2. Processo di budgeting difficile

• L'attenzione si concentrerà sull'amministrazione piuttosto che sul modo in cui l'azienda ottimizza il processo di budgeting.
• È difficile creare un modello speciale per i diversi reparti e raccogliere dati da più funzioni.
• Commenti e note di bilancio vengono trascurati.

3. Collaborazione inefficace

• Quando i dati arrivano a centinaia di fogli di calcolo, è difficile per i vari reparti collaborare per allocare le risorse.
• La mentalità e l'approccio a silos indeboliscono la collaborazione durante lo sviluppo del budget.
• È problematico riconciliare il budget con la strategia aziendale complessiva quando la traccia è di difficile accesso.

4. Scarsa proprietà e soluzione multiutente

• Non esistono guide o manuali interattivi per il grande foglio di calcolo del budget.
• Il foglio di calcolo non è una soluzione multiutente. Crea problemi per quanto riguarda gli accessi, il controllo e la sicurezza.

5. Nessuna struttura di database o funzione di commento

• Manca di dati multidimensionali. Ciò significa che il foglio di calcolo non ha una struttura di database, ma è un modello piatto.
• Non è possibile aggiungere note o commenti (ad esempio, a livello di voce di bilancio), che si aggiungono automaticamente ai report finanziari e gestionali.

6. Minore sicurezza e controllo

• Problemi con il controllo delle versioni e l'archiviazione locale dei file.
• Nessuna cronologia delle modifiche apportate dagli utenti.
• Maggior rischio di errori umani, come la distruzione di collegamenti o di rodi in una formula.
• Scarsa possibilità di sicurezza.

7. Panoramica imprecisa e mancanza di controllo

• Nessuna panoramica completa del processo di budget mentre è in corso.
• Molteplici versioni della verità sulla performance finanziaria.
• La mancanza di prospettiva e il controllo ridotto al minimo fanno sì che il management e gli stakeholder abbiano meno fiducia nei report.

Per quanto importanti siano queste funzioni, i processi sono noiosi e richiedono collaborazione. Qualsiasi punto debole nell'attuale flusso di lavoro si ripete a ogni ciclo (ad esempio, il reporting mensile) e ogni risorsa sprecata si moltiplica nel tempo. I 7 peccati capitali, quindi, dimostrano come i fogli di calcolo non siano adatti a svolgere i processi critici che il reparto finanziario svolge.