Il budgeting top-down spiegato

Se state cercando di cambiare il vostro modo di fare budget, ci sono molti metodi diversi tra cui scegliere: top-down, bottom-up, operativo, basato sulle attività, statico, flessibile e altri ancora.

Ma la scelta dell'approccio giusto per la vostra azienda dipende dai vantaggi e dai limiti di ciascuno di essi e dalle vostre esigenze aziendali. Oggi analizzeremo il budgeting top-down, tra cui:

top-down

Durante la stesura del budget dall'alto verso il basso, i dirigenti valutano l'effetto delle prestazioni passate e delle condizioni di mercato sull'azienda, nonché la redditività e i costi del personale. Gli obiettivi dell'azienda sono solitamente classificati in tre aree chiave: vendite, spese e profitti.

Budget top-down vs. budget bottom-up

A differenza del budget bottom-up, il budget top-down parte dalla dirigenza (cioè il "vertice" dell'azienda), piuttosto che dai singoli reparti (cioè il "fondo" dell'azienda).

Invece di chiedere a ciascun team di presentare una richiesta di risorse, il team di leadership assegna i fondi disponibili a ciascun dipartimento. Ciascun team utilizza poi tale dotazione per creare il proprio budget.

Sia i budget top-down che quelli bottom-up valutano l'impatto delle prestazioni passate e delle condizioni di mercato attuali. La differenza sta in chi identifica l'impatto di queste tendenze. I fattori esterni e interni sono identificati dalla leadership nel budgeting top-down e dai dipartimenti nel budgeting bottom-up.

Budget top-down vs. budget operativo

Un budget operativo stima le entrate e le spese di un'azienda nel tempo. I budget operativi forniscono una panoramica di alto livello delle prestazioni aziendali e un modo per monitorare le entrate, i costi variabili, i costi fissi, le spese non monetarie e le spese non operative. I bilanci operativi sono spesso aggiornati mensilmente o trimestralmente.

I bilanci operativi utilizzano tradizionalmente un metodo top-down. Ciò significa che si concentra principalmente sulle entrate e sulle spese, con input di alto livello da parte della dirigenza che danno forma al budget complessivo. Pertanto, l'approccio top-down nella stesura del bilancio non deve essere confuso con un bilancio operativo; si tratta invece di un metodo utilizzato nella formazione di tali bilanci.

Come funziona il budgeting top-down?

Vediamo come funziona il budgeting top-down all'interno di un'organizzazione.

Assegnazione del budget ai reparti

Per avviare il processo di budgeting top-down, i vertici aziendali si riuniscono per discutere e identificare gli obiettivi aziendali per l'anno successivo, con particolare attenzione a vendite, spese e profitti.

Quindi, sulla base delle prestazioni passate e delle tendenze future previste e delle condizioni di mercato, il team dirigenziale assegna un budget a ciascun reparto.

Le assegnazioni ai reparti possono basarsi sul contributo del team all'organizzazione nell'anno precedente e su quello previsto. Questo approccio globale garantisce che i budget dei reparti siano in linea con le prestazioni passate e le aspettative future, ottimizzando l'allocazione delle risorse all'interno dell'organizzazione.

Budget a livello di reparto

Dopo che le allocazioni di budget sono state condivise con ciascun team, i dipartimenti sono responsabili della creazione del proprio budget. Ogni reparto deve considerare i propri obiettivi e il loro allineamento con gli obiettivi aziendali identificati dalla leadership e allocare le risorse di conseguenza.

Nel processo di budgeting top-down, i dipartimenti operano generalmente in modo indipendente per creare i loro budget. In questo modo si garantisce che ogni reparto si concentri sul raggiungimento dei propri obiettivi individuali, contribuendo al contempo al successo generale dell'organizzazione.

Allineamento dei budget a livello di reparto

La fase finale del processo di budgeting top-down è l'allineamento dei budget a livello di reparto. Dopo che ogni reparto ha avuto la possibilità di preparare il proprio budget, questo viene condiviso con il team finanziario per assicurarsi che sia in linea con la struttura del budget stabilita dalla dirigenza.

Una volta che il reparto finanziario ha approvato il budget di ogni reparto, il budget top-down viene finalizzato. Questa revisione completa garantisce l'allineamento finanziario in tutta l'organizzazione, in modo che tutti i reparti lavorino per raggiungere gli obiettivi finanziari più ampi dell'azienda.

Quali sono i vantaggi del budgeting top-down?

Ci sono molte ragioni per cui un'azienda potrebbe voler adottare un approccio di budgeting top-down.

I budget top-down sono funzionali

I budget top-down si allineano agli obiettivi strategici dell'azienda. Questo allineamento non solo li rende funzionali, ma garantisce anche che servano come strumenti efficaci per la pianificazione finanziaria.

Grazie a questo approccio, la direzione può allocare strategicamente i budget ai reparti che hanno un impatto significativo sulla crescita. Questa allocazione strategica può amplificare l'efficienza e la produttività, consolidando i vantaggi dell'approccio top-down al budget.

I budget top-down fanno risparmiare tempo

Poiché i budget top-down sono preparati dalla direzione, spesso senza l'apporto dei responsabili dei reparti, ciò può far risparmiare una notevole quantità di tempo ai middle manager.

Invece di creare un budget da zero, i team leader possono usare il budget top-down per stabilire i loro obiettivi per l'anno.

Questo rende il processo sostanzialmente più efficiente e rapido rispetto all'approccio bottom-up, aumentando la produttività e consentendo un processo di budgeting più snello.

I budget top-down semplificano la stesura del budget

Mentre gli altri metodi di budgeting aziendale prevedono che ogni reparto elabori il proprio budget per poi rivederlo e consolidarlo da parte del team finanziario, il budgeting top-down funziona in modo diverso. Questo approccio conferisce ai team leader la facoltà di assegnare risorse predeterminate.

Questo metodo riduce in modo significativo il tira e molla che di solito si verifica nei processi di creazione e approvazione del budget. Di conseguenza, il top-down budgeting snellisce il processo, rendendolo più efficiente e meno dispendioso in termini di tempo.

Quali sono gli svantaggi del budgeting top-down?

Anche il top-down budgeting presenta limitazioni e svantaggi. Vediamone alcuni.

I budget top-down non sono collaborativi

I budget top-down si basano principalmente sui contributi dei dirigenti, piuttosto che dei manager e dei singoli collaboratori. Di conseguenza, i reparti possono avere la sensazione di avere poca voce in capitolo sulle risorse assegnate o sugli obiettivi da raggiungere, il che può ridurre l'incentivo a partecipare al processo.

I budget top-down possono non essere realistici

Poiché i budget top-down sono preparati dalla leadership, possono essere lontani dalle operazioni quotidiane dell'azienda. Per i responsabili di reparto può essere difficile implementare efficacemente un budget top-down, soprattutto se non capiscono come sono stati determinati gli obiettivi.

I budget top-down sono di alto livello

Un altro aspetto negativo dei budget top-down è che possono mancare i dettagli necessari per agire sul budget. Poiché i budget top-down sono tradizionalmente incentrati sugli obiettivi aziendali, piuttosto che su quelli di reparto, può essere difficile tradurre questi obiettivi di alto livello in elementi attuabili per i team leader. Questa mancanza di granularità può rendere difficile per i team allineare le loro azioni con gli obiettivi aziendali più ampi.

Un processo di budgeting top-down in 8 fasi

Volete sapere cosa serve per creare un budget top-down? Ve lo spieghiamo in 8 passi:

1. Stabilire gli obiettivi: L'alta dirigenza stabilisce gli obiettivi generali per il periodo di budget successivo. .
   
2. Formulazione del budget: I dirigenti o l'alta direzione sviluppano un budget di alto livello che si allinea con gli obiettivi strategici dell'azienda.
   
3. Assegnazione ai reparti: Il budget di alto livello viene suddiviso e le risorse vengono assegnate a ciascun reparto in base alle priorità e agli obiettivi dell'azienda.
   
4. Revisione dei dipartimenti: I responsabili dei dipartimenti esaminano il budget assegnato e pianificano come utilizzare le risorse per raggiungere gli obiettivi dei loro dipartimenti.
   
5. Feedback e aggiustamenti: I responsabili dei reparti forniscono un feedback all'alta direzione sul budget assegnato. Se necessario, vengono apportati degli aggiustamenti per allinearsi meglio alle realtà dipartimentali...
   
6. Finalizzazione: I budget modificati vengono finalizzati e consolidati in un unico master budget.
   
7. Approvazione: Il master budget viene esaminato e approvato dal consiglio di amministrazione o dalla dirigenza.
   
8. Attuazione e monitoraggio: Il budget approvato viene comunicato ai dipartimenti per l'attuazione. Nel corso del periodo di budget, i risultati effettivi vengono confrontati con le stime del budget e, se necessario, vengono apportati degli aggiustamenti.

Il ruolo del top-down budgeting nei moderni team FP&A

Il budgeting top-down può essere incredibilmente vantaggioso per i moderni team FP&A che cercano di allineare le attività di reparto con obiettivi strategici più ampi, di snellire i processi decisionali e di garantire che l'allocazione delle risorse sia in linea con gli obiettivi aziendali generali.

I team FP&A moderni possono sostenere il budgeting top-down lavorando a stretto contatto con il senior management, comunicando ai reparti obiettivi di alto livello e creando cicli di feedback per garantire l'allineamento.

Questo approccio top-down rafforza il legame tra la pianificazione strategica e le attività operative, rafforzando il ruolo del team FP&A come partner strategico effettivo. Inoltre, fornisce un livello di controllo e coerenza nella definizione del budget, consentendo una prospettiva a livello dell'intera organizzazione invece di una visione frammentata dei reparti, un aspetto cruciale nell'ambiente aziendale complesso e interconnesso di oggi.

Infine, i team FP&A moderni che sfruttano le tecnologie di budgeting avanzate possono gestire il processo di budgeting top-down in modo più efficiente, con un monitoraggio in tempo reale, una migliore visibilità sull'allocazione delle risorse e una comunicazione semplificata. Questo approccio non solo conferisce ai team di FP&A la possibilità di essere protagonisti della strategia di pianificazione finanziaria dell'organizzazione.

Conclusione: Un budgeting top-down efficace con Prophix

Il top-down budgeting è un approccio strategico che allinea le attività dei reparti agli obiettivi aziendali generali. È un metodo che può snellire i processi decisionali e garantire un'allocazione efficiente delle risorse. Nonostante i suoi potenziali svantaggi, con un'implementazione efficace grazie a una piattaforma come Prophix e abbracciando una cultura della comunicazione e del feedback, può migliorare significativamente il ruolo dei team FP&A come motori chiave della strategia di pianificazione finanziaria di un'organizzazione.

Volete vedere come il top-down budgeting si misura con altri approcci? Leggete Budgeting bottom-up: tutto quello che c'è da sapere.