Il perché e il come della pianificazione di scenario

Gli eventi inattesi, dalle catastrofi naturali ai cambiamenti macroeconomici, mettono ogni anno le aziende alla prova. Le organizzazioni che non vogliono solo resistere a queste perturbazioni, ma prosperare a prescindere da ciò che il mercato offre loro, utilizzano la pianificazione di scenario. In questo modo simulano l'impatto potenziale di varie situazioni sui loro profitti, consentendo loro di cambiare rotta in base alle necessità e di prendere decisioni finanziarie migliori.

Che cos'è la pianificazione di scenario?

La pianificazione di scenario è un insieme di ipotesi su come sarà il futuro e su come il vostro ambiente aziendale cambierà nel tempo alla luce di quel futuro. Chiamata anche analisi "what-if" (anche se le due cose presentano alcune differenze fondamentali), la pianificazione di scenario utilizza i dati e le ipotesi attuali per prendere in considerazione molteplici esiti potenziali.

Un piano di scenario può aiutarvi a esplorare diverse narrative per determinare come supportare al meglio le future operazioni aziendali. Valutando il modo in cui diverse variabili interagiranno in condizioni diverse, è possibile identificare quale variabile avrà il maggiore impatto sull'azienda. Queste variabili possono includere il prezzo dei prodotti, le spese operative, le fluttuazioni del mercato e altro ancora.

Tutte le industrie, nei settori pubblico, privato, no profit e governativo , applicano la pianificazione di scenario come parte della loro pianificazione e analisi finanziaria. I dirigenti di alto livello, i responsabili finanziari e gli analisti finanziari sono in genere le persone che guidano gli sforzi di pianificazione di scenario nella loro organizzazione.

Come si usa lo scenario planning?

La pianificazione di scenario viene utilizzata per formalizzare le variabili che possono influenzare i risultati aziendali in scenari, in sostanza simulazioni di eventi potenziali. Le organizzazioni utilizzano lo scenario planning come parte delle loro previsioni, per testare la rigidità dei loro processi, tenere conto di eventi che potrebbero avere gravi ripercussioni sull'azienda e, in generale, diventare più resilienti.

Ad esempio, un'organizzazione potrebbe utilizzare la pianificazione di scenario per valutare gli impatti di una pandemia mondiale che costringa i dipendenti a rimanere a casa. Potrebbe quindi sviluppare processi che aiutino a far fronte a questa situazione.

4 vantaggi della pianificazione di scenario

1. Rileva gli impatti di eventi potenziali

Il principale vantaggio della pianificazione di scenario è una migliore comprensione del modo in cui i diversi eventi, da quelli benigni a quelli disastrosi, possono influire sull'azienda. Senza la pianificazione di scenario, ogni team può avere le proprie interpretazioni disarticolate di questi eventi, ma centralizzare queste informazioni in un piano è fondamentale.

2. Consente ai team di preparare piani di risposta

La pianificazione di scenario non serve solo a valutare l'impatto di eventi imprevisti, ma anche a prepararsi ad affrontarli. Una volta che si sa come possono influire sull'organizzazione, si può pensare a come mitigare il peggio, o addirittura a trovare il modo di prosperare.

3. Cattura le conoscenze di vari esperti

Il processo di pianificazione dello scenario riunisce esperti provenienti da tutti i settori dell'organizzazione. Questo dà loro la possibilità di condividere conoscenze che altrimenti non sarebbero emerse. Il risultato? Un trasferimento di conoscenze che va a vantaggio dell'intera organizzazione.

4. Crea documentazione

Dopo aver pianificato uno scenario specifico, i team dispongono di una documentazione che può servire come punto di riferimento nel caso in cui si verifichi quello scenario o uno simile. Ciò significa che i team possono essere più indipendenti e utilizzare i dati per prendere decisioni.

3 vantaggi della pianificazione degli scenari

1. Copre gli impatti di più fattori

A differenza di altri metodi di previsione, come l'analisi di sensibilità, la pianificazione dello scenario consente di verificare più fattori contemporaneamente. Questo crea un'analisi robusta con molteplici dipendenze, che riflette la realtà in modo più accurato rispetto ad altri metodi.

2. È un ottimo modo per pianificare il futuro

Troppe organizzazioni si concentrano sull'ottimizzazione dei processi per il presente, trascurando i potenziali danni che il futuro può causare. La pianificazione di scenario, pur essendo un processo complesso, è essenziale per costruire un'azienda resiliente, in grado di crescere nonostante qualsiasi eventualità. Pianificare il futuro può sembrare scoraggiante, ma la pianificazione di scenario porta chiarezza.

3. Formalizza i processi informali

Ogni team ha un modo per pensare al futuro, che si tratti del modo in cui costruisce i propri processi o di sessioni di brainstorming "what-if" poco frequenti. Tuttavia, questi processi informali raramente si traducono in consapevolezza a livello organizzativo senza una pianificazione formale dello scenario.

3 svantaggi della pianificazione di scenario

1. La portata è enorme

Sebbene la pianificazione degli scenari sia indubbiamente un aspetto cruciale della previsione, può creare un'enorme quantità di lavoro tecnico, soprattutto se l'ambito non è limitato. Dopo tutto, non c'è limite al numero e al tipo di fattori che possono contribuire a uno scenario. Assicuratevi di avere le risorse necessarie per farlo, soprattutto se non utilizzate strumenti dedicati.

2. I fattori importanti possono cambiare

A volte, tra le fasi iniziali del processo di pianificazione dello scenario e i report che ne derivano, i fattori che state analizzando possono cambiare completamente. Per questo motivo la pianificazione dello scenario deve essere trattata come un processo continuo piuttosto che come un progetto unico.

3. È incredibilmente difficile (senza il software giusto)

Non è solo la portata della pianificazione di scenario che può diventare enorme; anche il lavoro manuale può crescere con essa. Molte organizzazioni utilizzano ancora i fogli di calcolo per la pianificazione degli scenari, il che impone alle persone di gestire le dipendenze e gli scenari complessi. Un software dedicato alla pianificazione degli scenari può contribuire ad alleggerire il carico di lavoro.

Per cosa è più adatto lo scenario planning?

La pianificazione di scenario è più adatta a prevedere l'impatto di cambiamenti o interruzioni su larga scala. Esempi di grandi cambiamenti sono le crisi finanziarie, le interruzioni del lavoro, i disordini sociali o le attività criminali. Al contrario, la pianificazione di scenario può anche aiutarvi a gestire meglio un successo inaspettato, come una crescita esplosiva o un improvviso aumento della domanda di prodotti e servizi.

Le aziende hanno bisogno di un piano di scenario durante una recessione economica, quando non si sa come si evolverà la volatilità del mercato. Durante le grandi perturbazioni, ciò che ha funzionato in precedenza non è più sufficiente. Le tendenze storiche non sono più buoni indicatori delle prestazioni future. La pianificazione di scenario non deve essere confusa con l'analisi di sensibilità. L'analisi di sensibilità tiene conto solo delle variazioni di una singola variabile, mantenendo costanti tutte le altre. Per prevedere al meglio l'andamento di più variabili, è necessario ricorrere alla pianificazione di scenario per coglierne l'impatto.

Strumenti per la pianificazione dello scenario

Per una pianificazione di scenario efficace, è necessario identificare i dati e le ipotesi rilevanti. Ad esempio, si possono prendere in considerazione i dati dell'intera azienda, le informazioni di mercato e gli eventi storici. La raccolta dei dati aziendali dai sistemi ERP, CRM e HR può aiutarvi a vedere il quadro generale. Anche tenere traccia dei nuovi concorrenti o delle innovazioni del mercato vi aiuterà a prepararvi meglio.

Tenete a mente tutti gli eventi storici che hanno portato a cambiamenti importanti nel vostro settore. Se riuscite a formalizzare la relazione tra i diversi elementi dei dati, potete creare un modello quantitativo. Una sfida fondamentale per la pianificazione degli scenari è rappresentata dall'eccessiva dipendenza dai fogli di calcolo manuali. I fogli di calcolo possono presentare dati mancanti, formule incoerenti e collegamenti interrotti.

Tutti questi elementi possono rendere il processo di pianificazione dello scenario macchinoso e difficile da eseguire. Molte organizzazioni dovranno consolidare i dati provenienti da sistemi diversi. Cercare di combinare i dati dei sistemi ERP, CRM e HR in un piano di scenario coeso può essere un'impresa. Con così tanti sistemi, gli analisti finanziari potrebbero faticare a trovare i dati rilevanti in modo tempestivo.

Le aziende che intendono pianificare seriamente lo scenario avranno bisogno di uno strumento dedicato. È essenziale investire in uno strumento creato per la pianificazione e l'analisi degli scenari. Invece dei tradizionali sistemi basati su fogli di calcolo, le aziende innovative utilizzano un software di gestione delle performance finanziarie per creare piani di scenario. Il software di gestione delle performance finanziarie (FPM) consente ai responsabili finanziari di creare facilmente piani di scenario basati sui dati effettivi, di budget e di previsione esistenti, senza dover ricorrere a enormi fogli di calcolo.

Utilizzando il software FPM, i team finanziari possono accedere ai dati rilevanti in qualsiasi momento e gestire facilmente le risorse per migliorare il processo decisionale in base alle opportunità e ai rischi.

Come creare un piano di scenario con Prophix

Sfruttando un software di gestione delle performance finanziarie, è possibile creare rapidamente piani di scenario solidi e completi, senza montagne di lavoro manuale. Con la Financial Performance Platform di Prophix, è possibile effettuare la pianificazione degli scenari con estrema precisione, ultra-adattabilità e prestazioni straordinarie.

Per saperne di più, consultate la nostra guida completa alla pianificazione degli scenari, ma ecco i passi essenziali.

Fase 1: raccogliere i requisiti e i dati del modello

Prophix riduce al minimo il tempo e lo sforzo necessari per la pianificazione dello scenario. I fogli di calcolo, ancora lo strumento di pianificazione dello scenario preferito da molte organizzazioni, possono essere soggetti a errori e creare più lavoro di quanto ne risparmino. Al contrario, il software FPM sincronizza i dati dei sistemi ERP, CRM e HR per garantire che si lavori con dati validi. Grazie alle integrazioni dei dati, è possibile organizzare facilmente le informazioni provenienti da vari sistemi.

Fase 2: determinare il numero di scenari necessari

Sebbene la tentazione di delineare e testare il maggior numero possibile di scenari sia forte, il lavoro necessario può renderlo rapidamente irrealizzabile. Troppi piani creano confusione e impegnano risorse cruciali che potrebbero essere dedicate a progetti mission-critical. È qui che entra in gioco il processo Infoflex di Prophix.

Infloflex trasforma le informazioni utilizzando dati esistenti o input definiti dall'utente in modo dinamico. Può allocare i dati o aumentarli di una percentuale stabilita. Questo processo è il più adatto per questi tre scenari:

• Il caso migliore: In base all'aumento delle vendite o a un picco della domanda. Ciò potrebbe essere dovuto a improvvisi cambiamenti di mercato o all'introduzione di nuove linee di fatturato. Sebbene si tratti di un caso d'uso positivo, il caso migliore può comunque causare tensioni. Potreste aver bisogno di risorse aggiuntive o di personale. Con il processo Infoflex è possibile puntare a un aumento di fatturato specifico.
  
• Caso base: Deduce le tendenze di vendita in base ai dati effettivi dei periodi precedenti. Il processo Infoflex di Prophix può leggere i dati effettivi esistenti per estrapolarli. Può pre-popolare i periodi futuri con dati di proiezione come base per il caso base. Questo scenario può evidenziare ciò che si può fare per cambiare o mantenere la traiettoria attuale.
  
• Caso peggiore: Presuppone che le entrate o i costi siano tali da mettere a rischio la continuità aziendale. Questa opzione di pianificazione spesso comporta cambiamenti drastici nelle spese fisse e variabili. È possibile utilizzare Infoflex per indirizzare i conti specifici verso aumenti o diminuzioni. Considerate la possibilità di diminuire i conti delle entrate per allinearli agli eventi attuali e di aumentare le spese.

A seconda delle condizioni di mercato, è possibile concentrarsi su scenari negativi o positivi. È possibile sfruttare i modelli FPM reattivi per creare piani aziendali che imitino le condizioni macroeconomiche, anche quando si stanno modificando.

Fase 3: distribuire il piano di scenario

Affinché il piano di scenario sia rilevante, l'ufficio del CFO deve condividerlo con la leadership. Con Prophix, i piani possono essere condivisi attraverso i Report Binders, che consentono di raggruppare le esportazioni correlate e di inviarle alla C-suite.

È inoltre possibile utilizzare i dashboard per condividere una panoramica di più piani di scenario e delle variabili associate. Prophix può riunire le metriche chiave dalle varie fonti di dati e creare dashboard diversi per ogni team, assicurando che i dati giusti vengano mostrati alle persone giuste.

Con Prophix, potete facilmente condividere il vostro piano di scenario in modo dinamico, invece di affidarvi a esportazioni monouso.

La pianificazione dello scenario è un esercizio efficace per rivalutare la salute finanziaria dell'organizzazione sia in tempi di prosperità che di difficoltà. Con il giusto software di gestione delle performance finanziarie, i team finanziari possono identificare rapidamente i fattori chiave, i dati e le ipotesi necessarie per pianificare un futuro migliore. La Financial Performance Platform di Prophix consente ai team finanziari di pianificare gli scenari con facilità. Grazie a queste informazioni, i responsabili finanziari possono prendere decisioni aziendali migliori e migliorare la resilienza dell'azienda, indipendentemente dal futuro.