7 modi per migliorare il processo di budgeting e forecasting

Quando è stata l'ultima volta che avete rivisto il vostro processo di budgeting e forecasting? Se avete avuto a che fare con bilanci imprecisi, previsioni di dubbia utilità e mancanza di dati finanziari affidabili, forse avete trovato il colpevole.

Una revisione regolare del processo di budgeting e forecasting può farvi risparmiare tempo, denaro e potenzialmente costosi errori in futuro. Ci sono sette aree chiave che il vostro team può esaminare per migliorare questo processo; alcuni di questi miglioramenti possono essere apportati rapidamente, mentre altri vengono fatti lentamente nel tempo.

Il budgeting e le previsioni sono processi finanziari cruciali all'interno dell'organizzazione e i relativi protocolli devono essere resi efficienti e a prova di errore. Processi solidi migliorano la gestione finanziaria, la pianificazione aziendale integrata e la crescita complessiva.

I processidi budgeting dovrebbero essere automatizzati, ove possibile, e prevedere una regolare collaborazione tra i vari reparti. I budget devono essere flessibili e adattarsi ai cambiamenti del mercato o dell'azienda. Il team finanziario, l'alta direzione e i responsabili del budget devono avere tutti un contributo e conoscere bene il processo di budgeting.

I processidi previsione devono tenere conto dei driver aziendali. Dovrebbero inoltre sfruttare i dati storici, le tendenze di mercato e qualsiasi altro fattore che possa aiutarvi a prendere la decisione più informata. Anche l'analisi dei dati e l'implementazione di previsioni a rotazione sono fondamentali per l'efficacia complessiva.

Oltre ad allineare gli obiettivi all'interno dell'organizzazione, il budgeting e le previsioni sono importanti in tempi di cambiamento. La definizione del budget delle entrate per un periodo specifico e le previsioni per quello successivo possono avere un impatto sulle strategie finanziarie a breve e a lungo termine.

Vediamo ora come migliorare i processi di budgeting e forecasting.

Migliorare l'accuratezza e l'integrità dei dati

La semplificazione della gestione dei dati è utile solo se i dati sono accurati. L'utilizzo di tecniche di convalida dei dati e l'integrazione di fonti affidabili possono migliorare l'accuratezza e l'integrità dei dati.

L'accuratezza dei dati garantisce che non si abbia a che fare con dati obsoleti o errati, come vecchi numeri di fatturato o rapporti di spesa distorti. L 'integrità dei dati va oltre, riguardando la loro completezza (ad esempio, ricevete tutti ireport di cuiavete bisogno? di cui avete bisogno?) e la sua qualità (ad esempio, i bilanci storici che state esaminando seguono una metodologia recente e solida). Migliorare questi due elementi del processo può essere molto utile.

La qualità dei dati determinerà il grado di realismo delle previsioni e l'efficacia dei budget. Se si utilizzano dati imprecisi, è possibile che si creino budget che non riflettono affatto le esigenze dell'organizzazione e che le previsioni siano molto lontane dall'obiettivo.

Utilizzare strumenti avanzati di integrazione dei dati

L'utilizzo di un software di budgeting per integrare i dati tra i vari team è un ottimo modo per snellire i processi, allinearsi alle pratiche standard e ridurre il rischio di errori umani. Questi strumenti possono automatizzare i processi di convalida dei dati per garantirne l'accuratezza e l'integrità.

Alcuni strumenti sono relativamente facili da implementare, con una curva di apprendimento minima per il vostro team. Prendono i vostri processi in Excel e migliorano l'integrità dei dati in modo da poterli scalare con la vostra azienda.

Implementare le previsioni rolling

Una previsione a rotazione è una previsione dei numeri futuri in modo continuativo per un certo periodo. Può prevedere l'andamento complessivo dell'azienda, fornendo un maggior margine di tempo per adeguare la strategia finanziaria, se necessario. A differenza delle previsioni tradizionali, le previsioni variabili vengono costantemente aggiornate, di solito automaticamente, con il passare del tempo.

Le previsioni variabili si basano su dati storici e in tempo reale. Questi aggiornamenti continui permetteranno al vostro team di rimanere agile e di fare le mosse più efficaci per l'azienda, quindi è fondamentale che i dati siano accurati e ben registrati.

Adattare le previsioni ai cambiamenti del mercato

È possibile utilizzare la tecnologia finanziaria che fornisce dati storici e in tempo reale per tenere conto dei cambiamenti del mercato. In questo modo, le previsioni a rotazione vi permetteranno di prevedere gli schemi e di rispondere ai cambiamenti del mercato, preparando meglio il vostro team ad affrontare eventuali sfide.

Sfruttare la pianificazione degli scenari

Se non lo avete già fatto, la prossima cosa da fare per migliorare i vostri processi di budgeting e forecasting è ricorrere alla pianificazione di scenari. La pianificazione di scenario consente a un team di modellare vari risultati e di migliorare le strategie e le previsioni per il futuro.

La pianificazione degli scenari identifica un particolare insieme di risultati incerti di ciò che potrebbe accadere alla vostra azienda sulla base del mercato e dei vostri dati storici. Poi, questi vengono formalizzati in "scenari", a cui si può fare riferimento in seguito quando si prendono decisioni aziendali. Si può, ad esempio, costruire uno scenario che rappresenti una più ampia flessione del mercato e una riduzione degli utili per l'organizzazione. Si può quindi utilizzare questo scenario per costruire previsioni o bilanci che riflettano la necessità di ridurre le spese.

Identificare i principali driver aziendali

Prima di iniziare la pianificazione degli scenari, è necessario identificare i principali driver aziendali. I fattori chiave di business comprendono tutto ciò che ha un impatto significativo sulle prestazioni dell'azienda. Ad esempio, il traffico del sito web, il numero di negozi, le unità di produzione e i prezzi dei prodotti venduti.

L'identificazione di questi driver e la comprensione del loro contributo alle prestazioni dell'organizzazione e del mercato in generale sono essenziali per costruire scenari realistici.

Migliorare la collaborazione tra i reparti

Spesso i dati rimangono isolati all'interno dei reparti, e lo stesso vale per i dati finanziari. Nella stagione del budget e delle previsioni, ai singoli reparti può essere chiesto di produrre numeri o report utilizzati per costruire i bilanci, ma il loro contributo finisce lì. Raramente i team hanno visibilità sui dati finanziari di altre aree dell'organizzazione, il che può farvi perdere le opportunità di generare maggiori entrate o ridurre le spese, portando a bilanci e previsioni potenzialmente distorti.

Stabilire un processo di budgeting centralizzato

Con un processo di budgeting centralizzato, non è più necessario raccogliere fogli di calcolo, report e dati da più dipartimenti, ma la contabilità deve passare ore a incrociare i documenti per assicurarsi di lavorare con l'ultima versione. Solitamente abilitata da una piattaforma di performance finanziaria completamente integrata, come Prophix One, la centralizzazione del budget e delle previsioni mantiene aperte le linee di comunicazione e garantisce che vengano sempre utilizzati i dati più aggiornati, senza bisogno di e-mail o copia e incolla.

Incorporare analisi avanzate e IA

Molte piattaforme finanziarie sono ora dotate di analisi AI, che consentono ai professionisti della finanza di trasformare una massa di dati in informazioni utili all'azione in una frazione del tempo che sarebbe servito a un team di analisti.

Anche se questi strumenti basati sull'intelligenza artificiale non sostituiranno completamente i professionisti della finanza, possono svolgere gran parte del lavoro di analisi che produce i bilanci e le previsioni su cui la vostra organizzazione fa affidamento.

Analisi predittiva per previsioni accurate

L'IA non si limita a fornire approfondimenti sui dati esistenti, ma può anche essere utilizzata come strumento di previsione. L'apprendimento automatico può analizzare i dati, stabilire modelli e utilizzarli per prevedere le tendenze future. Se l'intelligenza artificiale prevede le prestazioni finanziarie analizzando i dati storici e confrontandoli con le tendenze attuali, il vostro team avrà un vantaggio nella costruzione di piani finanziari flessibili. Spesso le piattaforme finanziarie hanno modelli di intelligenza artificiale integrati nei loro prodotti.

Rivedere e adeguare regolarmente il budget

Per quanto tempo ed energia si possa dedicare a un budget, un singolo evento può renderlo del tutto irrealistico. Che si tratti della partenza di un membro chiave del team o di una ripresa del mercato che deve essere sfruttata, rivedere regolarmente il budget è essenziale per mantenerlo attuale.

Tracciare le spese correnti e confrontarle con i bilanci storici garantisce di individuare i potenziali problemi prima che si presentino, mentre prevedere l'impatto dei driver aziendali sulle spese può indicare se sarà necessario apportare modifiche.

Eseguire revisioni mensili del budget

È importante trovare il giusto equilibrio tra l'esaminare un numero sufficiente di dati e il muoversi rapidamente per apportare modifiche in modo tempestivo. In generale, è necessario esaminare i bilanci, i conti economici e i resoconti delle spese dei singoli reparti.

Assicuratevi che le stesse revisioni mensili del budget siano condotte in tutti i reparti. In questo modo si garantirà l'allineamento e che tutti si concentrino sugli obiettivi aziendali più ampi.

Investire nel giusto software di budgeting e forecasting

Infine, è importante che il vostro team investa in un software di budgeting e forecasting adeguato. Questo può semplificare la stesura del bilancio, le previsioni e altre esigenze finanziarie. Le caratteristiche principali da ricercare nella scelta di una piattaforma sono:

• Automazione: Il lavoro amministrativo può accumularsi e diventare noioso per il vostro team. Cercate un software in grado di automatizzare compiti semplici e di compilare dati senza che un membro del team debba farlo. In questo modo si risparmiano tempo e manodopera a breve termine e costi generali a lungo termine.
• Integrazione: Copiare o esportare manualmente i dati da uno strumento all'altro è soggetto a errori. Scegliete un software finanziario che si integri con l'ERP, l'HRIS o i fogli di calcolo, in modo che i dati scorrano senza problemi tra le applicazioni e siano esattamente dove servono, quando servono.
• Facilità d'uso: La curva di apprendimento può rallentare la produttività e creare frustrazione nei team. Una formazione accurata sottrae tempo prezioso a tutti i reparti, e anche risolvere i problemi di apprendimento può essere difficile senza un supporto e risorse adeguati. Scegliete una piattaforma facile da usare e dotata di un solido team di supporto per ridurre la fatica dell'onboarding.
• Ampiezza dei servizi: Il budgeting e le previsioni sono solo due dei molti processi finanziari essenziali per la vostra azienda. Scegliete una piattaforma di performance finanziaria che supporti l'ufficio del CFO e i processi, dalla pianificazione alla chiusura.

Scegliere una soluzione scalabile

È inoltre fondamentale scegliere una piattaforma di performance finanziaria in grado di scalare con il vostro team. Il software attuale è in grado di gestire il vostro set di dati? Lo sarà anche tra 5 anni? Ci sono processi di contabilità che potrebbero essere sviluppati man mano che l'azienda cresce?

Si tratta di elementi essenziali da tenere in considerazione durante l'acquisto. Una piattaforma di performance finanziaria, come Prophix One, è in grado di gestire tutti i processi finanziari chiave e di scalare efficacemente con la vostra organizzazione.

Conclusione: Elevare il processo di pianificazione finanziaria

È giunto il momento di valutare i vostri attuali processi di budgeting e forecasting. Ci sono molte aree di miglioramento che possono avere un impatto significativo su di essi, tra cui l'aumento dell'accuratezza dei dati, il miglioramento della collaborazione, lo sfruttamento delle previsioni a rotazione e l'utilizzo di approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale.

Questi miglioramenti non devono essere necessariamente faticosi. Implementate questi cambiamenti in modo graduale, assicurandovi che ogni stakeholder comprenda le modifiche al processo. Verificate l'impatto delle modifiche e modificatele se necessario, in modo che i processi migliorino costantemente. A lungo termine, ciò consentirà al team di implementare strategie finanziarie efficaci in modo più efficiente.

La scelta di una piattaforma di performance finanziaria in grado di supportare tutti questi miglioramenti è fondamentale. I risultati finanziari e il successo generale dell'azienda miglioreranno con gli strumenti giusti per svolgere il lavoro.