L'analisi del flusso: definizione, esempi e casi d'uso

Molte operazioni contabili vengono ripetute nel corso dei cicli finanziari dell'azienda. Nel corso del tempo, questi rapporti e analisi ripetuti rivelano delle fluttuazioni. L'analisi delle fluttuazioni, o analisi dei flussi, è un modo per identificare, quantificare e qualificare queste variazioni nel tempo. Queste analisi aiutano a identificare gli errori, gli schemi e persino i fattori trainanti nei vari periodi di rendicontazione.

Che cos'è l'analisi dei flussi?

L'analisi dei flussi, o analisi delle variazioni di fluttuazione, è uno strumento contabile per identificare e studiare le variazioni tra i periodi di rendicontazione. Non va confusa con l'analisi della varianza, che è il confronto tra il budget effettivo di un progetto e il budget previsto. L'analisi delle fluttuazioni è un tipo di analisi orizzontale (o analisi delle tendenze) che confronta i valori finali di indicatori specifici in due o più periodi contabili.

Perché è importante l'analisi delle fluttuazioni?

L'analisi delle fluttuazioni è fondamentale per identificare le ragioni alla base delle variazioni nel tempo. Un'analisi regolare delle fluttuazioni può

• Migliorare la chiarezza dei dati finanziari
• Identificare i modelli e le tendenze associate
• Descrivere e spiegare le anomalie che causano picchi o cali
• Gestire il rischio analizzando e definendo la variabilità
• Informare il processo decisionale e ottimizzare le prestazioni

Ciò contribuisce allo sviluppo di strategie e previsioni più solide, in grado di adattarsi meglio alle incertezze e ai cambiamenti di ambienti finanziari complessi.

Quando viene eseguita l'analisi dei flussi?

L'analisi dei flussi viene eseguita alla fine di un periodo di rendicontazione finanziaria, generalmente con cadenza annuale o trimestrale, a seconda delle esigenze dell'organizzazione. Indipendentemente dalla cadenza scelta, l'analisi dei flussi deve essere eseguita con periodi simili: anno per anno, trimestre per trimestre o mese per mese. Se eseguite regolarmente su più cicli, queste analisi creano una linea di tendenza.

Quali sono i tipi comuni di varianza nell'analisi dei flussi?

Ricavi

Le variazioni dei ricavi sono le variazioni delle vendite rispetto ai dati dei report passati o alle proiezioni delle vendite per il periodo. L'analisi e la comprensione delle cause delle variazioni dei ricavi migliorano la stesura del budget e le previsioni. Se l'effettivo è superiore al benchmark, l'interpretazione è positiva.

Spese

La varianza delle spese rappresenta le variazioni dei costi. In questo caso è fondamentale un'analisi accurata, poiché l'impatto di queste variazioni non è sempre immediato. Ad esempio, una diminuzione del costo dei materiali potrebbe tradursi in una diminuzione del costo del venduto, con conseguente aumento del margine di profitto per l'organizzazione. Ma una diminuzione delle spese relative a questi stessi materiali senza una diminuzione dei costi potrebbe essere il riflesso di forniture insufficienti, che porterebbero a una diminuzione delle vendite quando si esauriscono.

Lavoro

In breve, la varianza per le attività di retribuzione. Queste variazioni possono avere cause diverse, per cui è necessaria un'analisi attenta e consapevole. In genere, se l'effettivo è superiore al benchmark, viene interpretato come negativo.

Materiale

Si tratta di una varianza di costo specifica per i materiali. Include i costi diretti e indiretti dei materiali. Il costo della materia prima è diretto. Le attrezzature o gli strumenti che facilitano la gestione del materiale, come i mezzi di trasporto o i dispositivi di sicurezza, costituiscono un costo indiretto. Se l'effettivo è superiore al benchmark, il più delle volte viene interpretato come negativo, ma in alcuni casi potrebbe non essere vero, per cui è necessaria una chiara comprensione delle cause di queste variazioni.

Spese generali

La varianza delle spese generali è la variazione dei costi indiretti dell'azienda, come le utenze, le spese contabili o legali, o le forniture per ufficio, per citarne alcune. Se l'effettivo è maggiore del benchmark, è negativo.

Quali sono le ragioni più comuni delle variazioni nell'analisi del flusso?

Le variazioni rilevate dall'analisi del flusso hanno una delle due fonti: errori nei dati o cambiamenti reali. Le variazioni dovute a errori, anche se utili per migliorare la reportistica, i processi e l'analisi, sono più semplici da risolvere. Le variazioni che riflettono cambiamenti reali rispetto ai benchmark richiedono un'analisi più attenta per interpretare e determinare correttamente le cause e gli effetti sull'azienda. Alcune di queste varianze possono sovrapporsi, quindi un'attenta considerazione della fluttuazione specifica è fondamentale per definire correttamente questi cambiamenti nel tempo.

Variazioni degli errori

Gli errori possono essere causati da dati incompleti, da errori nell'inserimento dei dati o da errori nella formula della contabilità generale. Questi errori fanno sì che i dati finanziari dell'azienda siano imprecisi e fuorvianti. L'analisi delle fluttuazioni consente di identificare questi errori e, sebbene non riflettano i dati reali, offrono l'opportunità di migliorare i processi contabili o di reporting.

Variazioni di volume

Quando una parte fondamentale di una transazione cambia, si verifica uno scostamento di volume. Ad esempio, si riscontra uno scostamento del volume delle vendite se vi è una differenza tra il numero di vendite previste e il numero di vendite effettive.

Variazioni di prezzo

L'identificazione della varianza dei prezzi è una componente fondamentale della gestione dei costi. Una varianza di prezzo si verifica quando il costo previsto di un acquisto è diverso dal costo atteso. Un costo effettivo inferiore a quello previsto o preventivato è sempre auspicabile.

Variazioni di efficienza

Lo scostamento di efficienza è una variazione nell'utilizzo delle risorse rispetto all'utilizzo previsto. Può trattarsi di materie prime, parti acquistate, manodopera o utilizzo di macchinari. In alcuni casi può essere applicato anche ai servizi e alle utenze, come il tempo investito in un audit o l'utilizzo di carburante o elettricità.

Come condurre un'analisi del flusso in 4 fasi

1. Raccogliere i dati relativi all'articolo o al saldo da analizzare

Raccogliere tutti i dati rilevanti relativi alla voce o al conto da analizzare. Raccogliere e organizzare le dichiarazioni e i dati e assicurarsi che siano accurati e completi. Dati imprecisi e incompleti possono causare errori.

2. Definire i parametri dell'analisi

Definite chiaramente l'ambito dell'analisi. Stabilite i periodi di tempo che verranno analizzati e le variabili da tenere sotto controllo. La definizione chiara dei confini e dello scopo dell'analisi renderà i risultati più chiari e più utili.

3. Trovare la differenza di valori tra i periodi

Calcolate la differenza dei valori tra periodi consecutivi. Nel tempo, queste variazioni evidenzieranno le tendenze attraverso i cambiamenti nel tempo. Per trovare la variazione percentuale, utilizzare la seguente formula:

variazione %: (Valore nel periodo corrente - Valore nel periodo precedente) / Valore nel periodo precedente

La quantificazione di queste variazioni con un metodo standardizzato consente un confronto coerente nel tempo.

4. Spiegare eventuali scostamenti significativi

Analizzate e spiegate qualsiasi scostamento significativo individuato. A tal fine potrebbe essere necessario indagare sulle cause sottostanti per valutare correttamente l'impatto. Quando si parla di soglie di rilevanza, se la vostra organizzazione ha sede negli Stati Uniti, fate riferimento alle linee guida delineate in questo articolo della SEC. La comprensione della materialità aiuta a determinare quali scostamenti sono abbastanza significativi da giustificare ulteriori indagini e segnalazioni.

Esempio di analisi del flusso

Diamo una rapida occhiata ai ricavi mensili fittizi delle vendite di un negozio al dettaglio nel primo trimestre dell'anno.

Per identificare i cambiamenti significativi e le cause sottostanti, calcoliamo innanzitutto le differenze da periodo a periodo. Da gennaio a febbraio, i ricavi delle vendite sono aumentati di 5.000 dollari, con una variazione del 10%:

(55.000 - 50.000) / 50.000 = 0,1 o 10%

Da febbraio a marzo, le entrate sono aumentate di 15.000 dollari, con una variazione del 27,27%:

(70.000 - 55.000) / 55.000 = 0,2727 o 27,27%

L'aumento del 10% a febbraio potrebbe essere dovuto a una campagna di marketing di successo, mentre l'aumento del 27,27% a marzo potrebbe essere attribuito al lancio di un nuovo prodotto e alla domanda stagionale. Queste variazioni richiederebbero ulteriori indagini per identificare le cause di questi aumenti. Le informazioni ottenute da questa analisi potrebbero confermare l'efficacia di tattiche specifiche utilizzate per il lancio di un prodotto o stabilire un legame causale tra la stagionalità e l'aumento delle vendite.

Vantaggi dell'analisi delle fluttuazioni

Un'analisi coerente delle fluttuazioni presenta diversi vantaggi per l'azienda, che vanno oltre la semplice contabilizzazione delle variazioni di spesa.

• Identificazione di tendenze e modelli: L'analisi regolare delle fluttuazioni aiuta a identificare tendenze e modelli nel tempo, migliorando l'accuratezza delle previsioni e informando la pianificazione strategica.
• Gestione del rischio: Analizzando le fluttuazioni, le aziende possono identificare i rischi e le aree volatili e adattare di conseguenza la propria strategia per mitigare tali rischi.
• Ottimizzazione delle prestazioni: Il feedback fornito da queste analisi evidenzia le inefficienze e le possibili aree di miglioramento, ottimizzando le prestazioni operative complessive.
• Processo decisionale informato: La comprensione dettagliata delle dinamiche di un sistema supporta il processo decisionale basato sui dati.
• Comprensione della variabilità: Fornisce motivazioni concrete alla base della variabilità, migliorando la comprensione e il controllo dei processi.
• Allocazione delle risorse: Guida l'allocazione ottimale delle risorse sulla base dell'analisi dei dati passati e presenti.

Le sfide dell'analisi dei flussi

Queste analisi possono diventare piuttosto astratte, sfidando i team a tracciare relazioni forti tra le attività e le prestazioni aziendali e i dati grezzi. Vediamo alcune sfide comuni che i team possono incontrare.

• Mancanza di comprensione o acume aziendale: La scarsa comprensione del contesto aziendale impedisce agli analisti e alla leadership di interpretare correttamente i risultati. Interpretazioni errate possono portare a decisioni strategiche sbagliate. Una profonda conoscenza della materia è essenziale per identificare correttamente le variabili rilevanti, comprenderne l'impatto e adattare di conseguenza i piani aziendali.
• Richiede dati che potrebbero non essere accessibili o affidabili: Un'analisi efficace dei flussi dipende dall'accesso regolare a dati di alta qualità. In molti casi, i dati necessari possono essere difficili da ottenere o possono essere imprecisi, il che porta a risultati di analisi inaffidabili.
• Politiche poco chiare portano all'incoerenza dei rapporti: Senza politiche chiare e soglie di rilevanza definite, si verificheranno incoerenze nei tempi e nelle modalità di esecuzione e rendicontazione delle analisi dei flussi. La conseguente irregolarità dei rapporti e l'inaffidabilità dei risultati compromettono l'efficacia e l'utilità dell'analisi.

Analisi dei flussi e analisi verticale

L'analisi dei flussi è un metodo per tracciare le variazioni finanziarie di una singola azienda nell'arco di diversi cicli di rendicontazione. Aiuta le aziende a comprendere le cause e gli effetti di queste variazioni. Ciò migliora le previsioni, la pianificazione, la strategia e la gestione del rischio. Richiede dati accurati e coerenti su più periodi e può essere complessa, richiedendo conoscenze aziendali approfondite per una corretta interpretazione.

L'analisi verticale esamina i bilanci all'interno di un singolo periodo ed esprime ogni voce come percentuale di un dato di base. In questo modo ogni conto viene presentato come una cifra percentuale, come l'analisi dei flussi, ma invece di seguire le variazioni nel tempo, l'analisi verticale confronta questi conti separati tra loro. Può essere utilizzata per confrontare due conti della stessa azienda o per confrontare due aziende tra loro. Questo metodo semplice è utile per il benchmarking rispetto agli standard di settore o ai concorrenti. L'analisi verticale fornisce solo un'istantanea di un periodo, rendendola meno utile per identificare le tendenze.

Mentre l'analisi di flusso si concentra sui cambiamenti nel tempo, l'analisi verticale si concentra sulla struttura finanziaria in un singolo periodo. Entrambi i tipi di analisi sono preziosi a loro modo, offrendo spunti complementari che migliorano la comprensione della performance e della salute finanziaria di un'azienda.

Conclusione: Automatizzare l'analisi del flusso con Prophix One

L'analisi delle fluttuazioni è un compito impegnativo, soprattutto quando non sono disponibili dati affidabili. Prophix One centralizza i dati finanziari, li mantiene aggiornati e garantisce che nessun errore influisca sull'analisi. L'analisi delle fluttuazioni può essere facilmente aggiunta ai vostri cicli finanziari, fornendo approfondimenti e identificando le tendenze in modo rapido e preciso. Siete curiosi di vedere come funziona? Richiedete una demo qui.