L'analisi what-if: come si fa e i benefici

Il termine "e se" può evocare immediatamente sentimenti di ansia e paura. Non è insolito, perché è una reazione umana naturale quella di preferire il comfort della prevedibilità alla vaghezza dell'incertezza. È nella nostra natura pianificare la giornata, la settimana e l'anno in base ai dati a nostra disposizione. Ma l'analisi del "what-if" è uno strumento potente per dissipare ansie e paure e preparare l'azienda all'imprevedibilità del semplice operare.

Che cos'è l'analisi what-if?

L'analisi what-if è uno strumento di pianificazione strategica che consente alle aziende di modellare diversi scenari e di comprenderne i potenziali impatti. Consiste nel cambiare alcune variabili all'interno di un modello per vedere come tali cambiamenti influirebbero sul risultato. È particolarmente utile nei periodi di incertezza, in quanto aiuta le aziende a prepararsi a una serie di possibili risultati e a prendere decisioni più informate.

La differenza tra la pianificazione di scenari e l'analisi what-if

Lapianificazione degli scenari è un tipo specifico di analisi what-if, che utilizza più fattori per creare scenari alternativi da analizzare. Si confronta con l'analisi di sensibilità, un altro tipo di analisi what-if, che si concentra sull'incertezza che un singolo fattore può creare. Ad esempio, potreste concentrarvi sull'abbandono dei dipendenti e creare un'analisi what-if che simuli un aumento del 50% dell'abbandono per determinare l'impatto che avrebbe su altri aspetti dell'azienda.

Al contrario, con la pianificazione di scenario, è possibile combinare più fattori in una simulazione potenzialmente elaborata delle realtà che l'azienda deve affrontare. Cosa succede se la spesa dei consumatori cala del 25% e il fatturato dei prodotti del 15%? Avete gli strumenti per individuare la causa principale e risolverla? I vostri bilanci sono abbastanza flessibili da adattarsi a cambiamenti così significativi? Che le vendite siano in crescita o in calo, i responsabili finanziari devono tornare indietro e rivedere le loro previsioni per valutare l'impatto sul flusso di cassa e sulla redditività e impostare strategie correttive.

Come eseguire l'analisi what-if

Un'analisi what-if eseguita correttamente può fornire alla vostra organizzazione informazioni cruciali che portano a una strategia aziendale più flessibile, a risposte migliori a cambiamenti improvvisi e a un'attività complessivamente più solida. Ecco una rapida guida passo passo per eseguire l'analisi what-if.

Fase 1: identificare i fattori e le tendenze da verificare

Questa può sembrare una fase ovvia, ma può essere più facile a dirsi che a farsi. Sono così tanti i fattori che possono potenzialmente influenzare i profitti dell'azienda che è difficile sapere da dove cominciare. Anche se state eseguendo un'analisi di sensibilità, dovrete scegliere un singolo fattore da testare e identificare tutte le dipendenze all'interno dell'organizzazione. In questa fase, dovrete anche tenere d'occhio le tendenze esterne che volete verificare, sia quelle specifiche del vostro settore che quelle dei mercati più ampi.

La cosa migliore è consultarsi con i leader che possono darvi indicazioni sui fattori che dovrebbero essere coperti dalla vostra analisi what-if. Altrimenti, dovrete passare al setaccio potenzialmente centinaia di fattori.

Fase 2: Definire il piano e la strategia di base

Prima di poter analizzare i "what-if", è necessario avere una base di riferimento con cui confrontarli. Ciò significa consolidare le informazioni sulla strategia aziendale complessiva e su tutti i fattori che si desidera modificare per l'analisi, come l'organico, il fatturato e l'inventario. Mettere insieme questi dati può richiedere tempo e coinvolgere più team, quindi tenetene conto nella vostra tabella di marcia.

Fase 3: Definire le priorità per i potenziali "what-ifs

Ora che avete la vostra base di partenza e i fattori che volete analizzare, dovrete dare loro una priorità. Man mano che ci si addentra nelle fasi di pianificazione dell'analisi what-if, è possibile che si scoprano nuovi dati o intuizioni che rendono i fattori che avete delineato meno rilevanti per la vostra analisi. Per evitare che ciò accada, dovrete utilizzare approcci sia qualitativi che quantitativi per assegnare le priorità - e forse anche eliminare - ad alcuni dei fattori delineati nella prima fase. Le domande che potete porvi a questo scopo sono le seguenti:

• Quanto è probabile che questo fattore cambi nell'arco di tempo di cui si occupa la mia analisi?
• C'è un altro fattore che rappresenta meglio l'ipotesi che sto analizzando?
• I leader hanno sottolineato l'importanza di questo fattore specifico?
• Cosa sto cercando di ottenere analizzando questo fattore?
• Ci sono analisi passate che potrebbero informare la selezione del fattore?

Fase 4: Creare uno scenario o un'analisi di sensibilità

Dopo aver stabilito le priorità dei fattori, siete pronti a costruire i componenti principali della vostra analisi. Le fasi esatte di questa operazione variano a seconda degli strumenti utilizzati e del fatto che si tratti di un'analisi di scenario o di sensibilità. In linea di massima, tuttavia, è necessario procedere come segue.

Analisi di scenario

• Combinate i fattori identificati per l'analisi in uno scenario che possa essere riassunto in poche frasi. In questo modo si garantisce la stesura di uno scenario coeso e si può comunicare facilmente l'obiettivo dell'analisi a tutti coloro che devono essere informati.
• Create un modo per simulare e monitorare l'impatto degli scenari sulle variabili critiche per l'azienda. Questo può avvenire con le funzioni integrate del foglio di calcolo scelto, ma il software di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) è di solito il migliore per questo scopo.
• Prevedete potenziali errori o risultati distorti, dovuti alla vostra metodologia, a dipendenze impreviste o anche agli strumenti che state utilizzando.

Analisi di sensibilità

• Identificate tutte le variabili che possono essere influenzate dal singolo fattore che l'analisi andrà a valutare.

• Create un modo per simulare l'impatto di quel singolo fattore sul resto dell'azienda. Ciò comporta la mappatura di una rete di dipendenze.
• Pianificate il modo in cui rivedrete i risultati dell'analisi per far emergere potenziali errori.

Fase 5: Eseguire l'analisi

Ci sono molti modi per eseguire un'analisi what-if; tenete a mente queste best practice mentre eseguite l'analisi.

• Tenere conto dei pregiudizi: i pregiudizi influenzano ogni singolo processo, compresa l'analisi what-if. Un pregiudizio può emergere da qualsiasi fonte, compreso il settore in cui operate, l'andamento degli affari negli ultimi trimestri e persino la composizione del team che esegue l'analisi. Questi pregiudizi possono portare a sovrastimare l'influenza di alcuni fattori o a ignorare accidentalmente dipendenze importanti.
  
• Affidatevi all'esperienza: Come per molti altri processi ad alta intensità di risorse, c'è la tentazione di scaricare l'analisi what-if su chi ha meno esperienza. Anche se si può parlare di risparmio sui costi, l'analisi what-if richiede un certo livello di competenza.
  
• Non ponete l'accento sui risultati più probabili: Se si dà priorità ai fattori dell'analisi solo in base alla probabilità che si verifichino, è probabile che li si enfatizzi maggiormente nell'analisi. In questo modo, i risultati possono essere falsati e si rischia di non cogliere spunti preziosi. Ricordate che gli eventi più improbabili possono essere tra i più devastanti.
  
• L'analisi what-if è un processo continuo: L'analisi what-if raramente può essere un processo unico. Per mantenere davvero agile la vostra organizzazione, dovreste prevedere e analizzare i potenziali scenari su base regolare. Assicuratevi che il processo sia ripetibile e cercate di migliorarlo a ogni iterazione.

Fase 6: valutare i risultati

Una volta eseguita l'analisi what-if, è importante rivedere i risultati e trasformarli in informazioni e rapporti attuabili. In questo modo, i leader aziendali di tutta l'organizzazione possono trarre il massimo dai risultati ottenuti. Per massimizzare l'impatto dei dati, è necessario disporre di un piano per trasformarli in qualcosa che possa essere facilmente consumato o presentato.

Come utilizzare il software FP&A per l'analisi what-if

Le organizzazioni di tutte le dimensioni utilizzano l'analisi what-if per valutare la flessibilità della propria strategia aziendale e per elaborare piani di risposta a potenziali scenari. Gli strumenti utilizzati a questo scopo variano notevolmente: molte aziende utilizzano ancora fogli di calcolo e tonnellate di lavoro manuale per costruire ed eseguire le loro analisi what-if.

Sebbene Excel disponga di strumenti di analisi what-if integrati che possono semplificare leggermente questa operazione, la maggior parte dei pianificatori di scenari esperti evita di utilizzare i fogli di calcolo nel proprio lavoro. Quindi, quali strumenti utilizzano?

Di solito utilizzano piattaforme FP&A come Prophix.

Quando si tratta di pianificazione di scenari e analisi what-if, non c'è strumento migliore di Prophix. Raccogliendo dati da tutta l'organizzazione, Prophix è in grado di creare dashboard dinamici che consentono agli utenti di qualsiasi livello di competenza di creare e simulare scenari senza dover ricorrere al lavoro manuale di altri metodi.

Quali sono i vantaggi dell'analisi what-if?

Un'analisi "what-if" eseguita correttamente ha notevoli vantaggi per la vostra organizzazione e dovrebbe essere una parte fondamentale delle vostre previsioni. Alcuni di questi vantaggi sono

Agilità aziendale

Con quanta facilità la vostra organizzazione può reagire a un cambiamento significativo del mercato? Un cambiamento che potrebbe potenzialmente ridurre le entrate e aumentare i costi operativi? L'analisi what-if è uno dei modi migliori per verificarlo e aumentare l'agilità complessiva.

Migliore reazione al cambiamento

L'agilità descrive la rapidità e la facilità con cui l'organizzazione può apportare cambiamenti significativi alla strategia, ma l'agilità da sola non tiene conto dell'impatto effettivo di tali cambiamenti. Con l'analisi what-if, è possibile associare l'agilità a un migliore processo decisionale.

Mitigazione della varianza

Concentrandosi sulle numerose eventualità potenziali dell'azienda, è possibile tenere meglio conto dei fattori che potrebbero creare variazioni nelle metriche di successo più importanti.

Resilienza

Prevedendo i potenziali scenari e analizzandoli, si può imparare a rinforzare i punti deboli dell'organizzazione. Questo vi permette di essere più resilienti di fronte a cambiamenti significativi del mercato.

In sintesi, l'analisi what-if serve a immaginare e realizzare idee e obiettivi che vi consentano di competere e vincere sul mercato. Ma l'utilizzo di tecniche datate può ridurne l'efficacia. Non lasciate che le vecchie abitudini del passato rallentino la vostra organizzazione e la sua predisposizione al cambiamento. Una piattaforma per le prestazioni finanziarie, come Prophix, fornisce all'ufficio del CFO gli strumenti per essere iperpreciso, ultraadattabile e per ottenere prestazioni straordinarie. In un ambiente in rapida evoluzione, i responsabili finanziari cercano di ottenere un vantaggio competitivo in un mondo di grandi dati e di crescente complessità.