Le aziende del mid-market bloccate nella verità di ieri perdono i vantaggi competitivi di oggi

"La verità di ieri è la [BS] di oggi", scrive l'iconoclasta autore del best-seller Radical Honesty, Brad Blanton. "Anche l'intuizione liberatoria di ieri è la prigione delle spiegazioni stantie di oggi"

È così che la maggior parte delle aziende di fascia media (50 milioni di dollari - 1 miliardo di dollari di fatturato) è imprigionata dalla stantia convinzione che gli strumenti migliori per il reporting finanziario, il budgeting e la pianificazione siano efficaci solo per le imprese più grandi.

In realtà, gli strumenti di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) esistono anche per le aziende di fascia media e possono fornire un significativo vantaggio competitivo accelerando drasticamente i processi di budgeting, analisi, pianificazione e reporting e riducendo al contempo errori e omissioni. I software di FP&A automatizzano e consolidano i diversi flussi di dati aziendali (finanziari, operativi, di vendita, ecc.) in tutti i reparti. Di conseguenza, i dati diventano utili invece di essere una risorsa sovrabbondante che viene raccolta ma scarsamente utilizzata.

Ma la maggior parte delle aziende di fascia media utilizza ancora sistemi basati su fogli di calcolo, che richiedono molto tempo e sono soggetti a errori, per la stesura del budget, la pianificazione e il consolidamento finanziario, ritenendo di non avere il tempo o le risorse per implementare strumenti di gestione digitale che consentano loro di gestire meglio le proprie attività. La spiegazione più comune è: "Il nostro personale finanziario è troppo impegnato a gestire l'azienda per adottare un nuovo sistema" Nel frattempo, questi professionisti della finanza, altamente qualificati, sono poco più che impiegati nell'inserimento dei dati e passano innumerevoli ore a inserire e reinserire dati e formule o a copiare e incollare tra celle e fogli di lavoro.

In realtà, l'automazione di questi processi libererebbe i professionisti della finanza da un lavoro essenzialmente noioso, dando loro il tempo di eseguire analisi utili sui dati, per capire quali parti dell'azienda sono redditizie, dove l'azienda dovrebbe investire le risorse per massimizzare la redditività e quali processi ostacolano o aiutano la produttività. Una volta che iniziano a fare queste cose, il reparto finanziario si evolve da persone che riportano ciò che è accaduto in passato, i proverbiali contatori di fagioli. Il reparto finanziario diventa invece un creatore di valore all'interno dell'azienda, in grado di informare la direzione strategica.

Considerate il ciclo di reporting mensile della maggior parte delle aziende del mercato medio. La finanza importa dati da tutti i reparti. Il solo fatto di ottenere i dati è un lavoro lungo e impegnativo, che spesso richiede richieste e conversazioni multiple. Poi devono copiare e incollare - o reinserire - i dati nei fogli di calcolo, un processo che garantisce quasi l'introduzione di errori. Poi devono cercare di formattare i dati in modo coerente e di collegarli tra loro nelle cartelle di lavoro dei fogli di calcolo. È un processo che consuma facilmente da cinque a dieci lunghe giornate di lavoro. Con l'automazione si può fare in un paio d'ore.

Liberata dalla noia della raccolta e del consolidamento dei dati, l'amministrazione finanziaria può dedicare molto più tempo alle attività a valore aggiunto, come l'esecuzione di vari scenari "what-if". "Cosa succederebbe se spostassimo le risorse dal reparto X al reparto Y? E se passassimo alle vendite dirette piuttosto che a quelle di canale? E se tagliassimo i costi delle telecomunicazioni dell'8%? Ecc."

Allo stesso modo, i processi di pianificazione annuale e di budgeting sono un incubo per la maggior parte dei dipartimenti finanziari delle medie imprese, e spesso richiedono notti e weekend in ufficio. Non è raro che il personale finanziario dedichi mesi al processo di budget annuale. Si tratta di progettare e preparare fogli di calcolo, inviarli ai responsabili di reparto, ricordare loro la scadenza dei dati di budget, ricevere indietro i fogli di calcolo, copiare i dati tra i fogli di calcolo, convalidare i numeri aggregati, sincronizzare i formati dei fogli di calcolo, presentare i report alla direzione e potenzialmente ripetere molte di queste attività per scenari diversi. In molti casi, quando il budget viene finalizzato, non c'è tempo per capire se i piani sono credibili.

Al contrario, molte aziende che hanno adottato un software FP&A riferiscono di poter ridurre un processo di budget di tre mesi a tre settimane. Oltre ai chiari vantaggi del risparmio di tempo, il miglioramento del processo si traduce in un budget più accurato e in linea con gli obiettivi strategici dell'azienda. Permette di convalidare meglio se le risorse preventivate sono realistiche e guadagna tempo per determinare meglio se ci sono costi in eccesso che possono essere tagliati.

Per effettuare correttamente il budget, che sia annuale, trimestrale o su base mobile di 12 mesi come fanno molte aziende, i team di gestione del mid-market hanno bisogno di un'analisi approfondita di dati affidabili e metriche. Hanno anche bisogno di tempo e informazioni per esaminare una serie di scenari. Ma la maggior parte continua a correre su un tapis roulant di scarso valore, incapace di trarre i benefici possibili dai dati che passano attraverso il reparto finanziario a causa dell'illogica spiegazione che il reparto finanziario non ha tempo per fare le cose meglio.

Le grandi imprese hanno le risorse per implementare grandi sistemi di pianificazione delle risorse aziendali, ma il mercato medio ha bisogno di uno strumento diverso che non solo sia facile da usare, ma che aggiunga immediatamente valore, senza bisogno di grandi personalizzazioni e manutenzione. Con il giusto software FP&A che automatizza i processi a basso valore, i team di gestione del mid-market possono dedicare più tempo all'utilizzo delle loro capacità analitiche per generare informazioni su più variabili. Le tendenze e le variazioni sono più facili da individuare quando i dati sono aggiornati, completi e prontamente disponibili, offrendo al management l'opportunità di prendere decisioni migliori.

L'ambiente aziendale e le singole aziende sono in continua evoluzione. Rimanere prigionieri della verità di ieri può essere il più grande ostacolo al successo di domani.