L'evoluzione del budgeting (parte 2): Processi e tecnologie

Paul Sharman | Darren Griffith L'esperto del settore Paul Sharman e il CFO di Prophix Darren Griffith discutono dell'evoluzione del budgeting.

Nella prima parte, Paul ha condiviso le sue opinioni su come è cambiato lo scopo del budgeting. In questo post, Paul e Darren riflettono sull'evoluzione del processo di budgeting e delle relative tecnologie.

Darren Griffith (DG): Mentre l'Ufficio finanziario continua a evolversi, i processi fondamentali per la creazione e la gestione dei bilanci sono rimasti costanti per decenni. Una conclusione logica da trarre è che i processi continuano a essere rilevanti. Cosa ne pensa?

Paul Sharman (PS): Si tratta di una conclusione ragionevole. Il processo di budget è stato costruito nel corso degli anni per garantire una serie completa di proiezioni finanziarie per l'anno successivo. Le proiezioni comprendono analisi delle entrate, dei costi diretti, delle spese operative e delle spese generali, delle spese di reparto, dei profitti, nonché dei requisiti di bilancio e dei flussi di cassa.

DG: In tutto questo processo, l'Ufficio finanziario svolge un ruolo fondamentale. Ma la cosa più interessante è che l'ufficio finanziario si sta rapidamente trasformando da raccoglitore di dati provenienti da tutta l'azienda a trasformatore di metriche aziendali e di fattori chiave di business in bilanci più accurati. In effetti, i clienti di Prophix hanno paragonato il loro ruolo a quello di un direttore d'orchestra. Ritiene che sia corretto?

PS: È proprio questo il ruolo dell'Ufficio finanziario. Ed è particolarmente vero quando le aziende crescono, ad esempio espandendo le linee di business, lanciando più prodotti e stabilendo uffici in diverse località geografiche. È anche vero che le tecnologie a supporto dell'ufficio finanziario consentono la collaborazione in tutta l'azienda.

DG: Come lei dice, la tecnologia, un catalizzatore chiave del cambiamento dei processi, è essa stessa in evoluzione. Negli ultimi anni, il software costruito per l'Office of Finance ha subito notevoli miglioramenti in termini di velocità di calcolo, capacità, affidabilità e sicurezza. Il risultato: Excel, un tempo strumento di elezione per i professionisti della finanza, viene ampiamente rivisitato. Cosa ne pensate?

PS: I professionisti della finanza sono sempre alla ricerca di modi per migliorare i processi di budgeting. Per questo motivo, se all'inizio il budgeting era un processo molto manuale, non appena sono emerse tecnologie in grado di migliorare l'efficienza, i professionisti della finanza hanno iniziato ad adottarle. Per esempio, VisiCalc e Lotus 123 sono stati ampiamente utilizzati negli anni '70 e '80. Poi, quando sono emersi i fogli elettronici, i professionisti della finanza hanno iniziato ad adottarli. Poi, quando negli anni '90 sono diventati disponibili i fogli di calcolo elettronici, i professionisti della finanza hanno iniziato a utilizzare Excel.

In prospettiva, il processo di budgeting rimarrà fondamentalmente lo stesso - diventando ovviamente molto più efficiente - finché i budget continueranno a essere importanti per la pianificazione aziendale e per i requisiti di controllo e reporting. Tuttavia, la sua osservazione è corretta. In pratica, i professionisti della finanza di tutto il mondo si avvalgono di strumenti software sempre più potenti per gestire meglio il processo.

Inoltre, a causa delle crescenti aspettative nei loro confronti, i professionisti della finanza stanno adottando ampiamente tecnologie che li aiutano ad aumentare l'efficienza, integrando al contempo le informazioni provenienti da diverse fonti, ben oltre la contabilità generale. Questi progressi tecnologici consentono ai professionisti della finanza di automatizzare le attività più lunghe e noiose. Ciò significa che la raccolta, il calcolo, l'analisi e l'invio dei dati avvengono in una frazione del tempo necessario.

DG: Questo è un ottimo esempio di come la tecnologia abbia spinto i confini del budgeting, facendo evolvere lo stesso processo di budgeting in qualcosa che prima era inimmaginabile.

PS: Esattamente. In effetti, è nato un nuovo sistema di budgeting, un sistema di pianificazione finanziaria integrata (IFP). Questo sistema consente ai professionisti della finanza di attingere dati dai sistemi operativi, come la gestione delle relazioni con i clienti/vendite, l'elaborazione degli ordini, la gestione del personale e la contabilità generale, per acquisire informazioni relative ai driver aziendali, essenziali per la preparazione dei budget. Un sistema IFP consente inoltre di automatizzare previsioni tempestive e analisi di tipo "what-if".

Questo è il futuro del budgeting; l'aspetto entusiasmante è che questo futuro esiste già oggi. Inoltre, adottando le odierne tecnologie di automazione, i professionisti della finanza stanno attivamente evolvendo in meglio il processo di budgeting.

Nei prossimi blog, Darren e Paul rifletteranno ulteriormente sull'evoluzione del budgeting.