lista di controllo e migliori pratiche per la chiusura di fine mese in 10 fasi

Siete alle prese con il caos della chiusura di fine mese? Non siete soli. Molti responsabili finanziari sono alle prese con la riconciliazione dei conti, la convalida dei dati e il rispetto di scadenze strette, che spesso comportano errori e lunghe ore di lavoro.

Ma sapevate che entro il 2027 la metà delle aziende di medie e grandi dimensioni utilizzerà un software di gestione delle chiusure per accelerare il processo di chiusura finanziaria e ottenere un maggiore controllo? Questo perché il software di gestione delle chiusure consentirà ai team finanziari di automatizzare la chiusura di fine mese, ma anche di superare le sfide più comuni per rendere il processo più snello per tutti.

Per aiutarvi a rendere il processo più gestibile, abbiamo creato una lista di controllo in 10 passi per i team finanziari e contabili, in modo da assicurarvi di non perdere nulla durante la chiusura delle finanze del mese.

Tuffiamoci!

Comprendere e ottimizzare la chiusura di fine mese per avere successo

La chiusura di fine mese fa parte di un processo più ampio chiamato chiusura finanziaria che avviene alla fine di ogni mese. Durante il processo di chiusura dei conti, il team finanziario esamina tutte le transazioni degli ultimi 30-31 giorni per capire quanto è stato speso, quante entrate sono state generate e quanto l'organizzazione è vicina a raggiungere i propri obiettivi finanziari. La chiusura di fine mese è solo un tipo di chiusura: le organizzazioni chiudono i libri contabili anche a fine anno.

La chiusura di fine mese è un esercizio importante per i team finanziari che cercano di capire come le attività del mese scorso abbiano influito su profitti, pagamenti e piani. La chiusura di fine mese può aiutare le aziende a garantire l'accuratezza degli estratti conto, identificando le transazioni impreviste e imprecise, che possono avere un impatto positivo sui profitti.

La chiusura di fine mese può anche accelerare altri processi, come i saldi dei conti e le note spese, raccogliendo i dati necessari per eseguire questi report in un secondo momento. Allo stesso modo, la chiusura di fine mese può semplificare le revisioni contabili, creando un registro mensile coerente e accurato delle transazioni esaminate.

Nota: in questo articolo il software di gestione delle chiusure e la piattaforma di performance finanziaria sono utilizzati in modo intercambiabile. Per saperne di più sulle piattaforme di performance finanziaria.

Prophix ha aiutato molti team finanziari a ottenere un quadro chiaro del processo di chiusura di fine mese, a raccogliere dati e a rispettare le normative utilizzando Prophix One, una piattaforma di performance finanziaria.

Prendiamo ad esempio il cliente di Prophix Jamul Indian Village Development Corporation (JIVDC). Con Prophix One, JIVDC ha potuto aumentare l'accuratezza e ridurre la durata della chiusura di fine mese, ottenendo informazioni sui numeri il 30% più velocemente, il che ha reso più facile mantenere e produrre report finanziari mensili in 10 minuti o meno.

Con o senza una piattaforma di performance finanziaria, ci sono comunque delle misure che si possono adottare per rimanere al passo con i propri obblighi. Ecco perché abbiamo creato una lista di controllo in 10 passi per la chiusura di fine mese, in modo che i team di finanza e contabilità possano avere successo, anche di fronte alle più comuni sfide di chiusura.

lista di controllo per la chiusura di fine mese in 10 fasi per risultati accurati

Siete pronti a ottimizzare la chiusura di fine mese? Questa lista di controllo passo dopo passo vi garantirà una chiusura finanziaria senza intoppi, mese dopo mese.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese

La chiusura di fine mese è fondamentale per fornire un quadro accurato dello stato finanziario dell'organizzazione su base ricorrente. L'implementazione di queste best practice può contribuire a ridurre il tempo e le risorse necessarie, migliorando al contempo la qualità dei vostri report finanziari.

1. Riunioni prima e dopo la chiusura del mese

Una comunicazione efficace è fondamentale quando si esegue la chiusura di fine mese con un team.

• Riunione pre-chiusura: Programmate questa riunione qualche giorno o una settimana prima di iniziare il processo di chiusura. Rivedete le responsabilità di ciascuno, illustrate ogni fase e affrontate eventuali problemi del mese precedente.
• Riunione post-chiusura: Utilizzate questa sessione per rivedere gli eventuali problemi incontrati e per evidenziare ciò che è andato bene. Questo ciclo di feedback continuo aiuta a perfezionare il processo nel tempo.

2. Costruire relazioni con tutta l'organizzazione

La collaborazione con i proprietari del budget e i titolari dei conti è fondamentale. I team di contabilità e finanza che lavorano in modo isolato rischiano di perdere dettagli critici che influiscono sull'accuratezza.

• Condivisione dei dati: Rapporti solidi assicurano che tutti i dati necessari arrivino senza problemi al team finanziario.
• Avvisi tempestivi: Essere informati in anticipo su acquisti significativi o variazioni delle entrate consente al team di prepararsi e gestire questi fattori in modo proattivo.

3. Rimanere organizzati ed efficienti

L'efficienza di altri processi finanziari ha un impatto diretto sulla facilità della chiusura di fine mese.

• Affrontate le inefficienze: Migliorate i processi in aree quali i crediti, le approvazioni di bilancio e il software di contabilità.
• Mantenere l'organizzazione: Mantenere l'organizzazione dei team di contabilità e finanza per tutto il mese. Identificate e rimuovete gli ostacoli alla produttività per snellire i flussi di lavoro.

4. Sfruttare l'automazione della contabilità

L'automazione di alcune parti della chiusura di fine mese può ridurre significativamente il lavoro manuale e gli errori.

• Ridurre il lavoro manuale: Gli strumenti di automazione giusti possono far risparmiare ore o addirittura giorni, rendendo il processo di chiusura più rapido e sicuro.
• Migliorare l'accuratezza: L'automazione riduce al minimo gli errori umani, garantendo una chiusura di fine mese più agevole.
  

6 errori comuni nella chiusura di fine mese e come evitarli

Prophix One consente ai responsabili finanziari di evitare i più comuni errori di chiusura di fine mese. Con questa potente piattaforma:

• KPJ Healthcare ha ridotto il numero di persone coinvolte nella chiusura dei conti del gruppo da quattro a una sola persona.
• Il team contabile di Mission Health può chiudere i libri contabili il 15% più velocemente.
• Umicore Group ha migliorato il proprio audit trail con un collegamento diretto tra i processi intercompany e il consolidamento finanziario.

Per aiutarvi a superare sfide simili, abbiamo delineato i 6 errori più comuni di chiusura di fine mese e come affrontarli.

1. Rendiconti finanziari irrilevanti

Sfida: I rendiconti finanziari pertinenti sono fondamentali per prendere decisioni informate e mantenere la salute dell'organizzazione. I ritardi nella produzione di questi rendiconti possono ostacolare la pianificazione strategica e portare alla perdita di opportunità.

Opportunità: L'implementazione di una soluzione di reporting automatizzata, come Prophix One, e l'instaurazione di una comunicazione chiara possono garantire la tempestività dei bilanci, supportando il processo decisionale strategico.

2. Errore umano

Sfida: gli errori umani possono compromettere in modo significativo l'accuratezza finanziaria, portando a discrepanze che richiedono tempo e risorse aggiuntive per essere corrette. Questo non solo ritarda la chiusura finanziaria, ma può anche minare la fiducia degli stakeholder.

Opportunità: Per risolvere il problema degli errori umani, è possibile incorporare una lista di controllo per la chiusura di fine mese (come quella riportata in questo blog!) e condurre revisioni tra pari per ridurre al minimo le incongruenze, migliorando l'accuratezza finanziaria e la fiducia degli stakeholder.

3. Qualità dei dati

Sfida: l'incoerenza dei dati finanziari può rallentare il processo di chiusura finanziaria e causare errori. Assicurarsi che i dati siano accurati e aggiornati aiuta a far funzionare le cose in modo corretto e senza intoppi.

Opportunità: Stabilire un solido processo di convalida dei dati, condurre regolari verifiche dei dati e utilizzare strumenti di gestione dei dati, come una piattaforma di performance finanziaria, può migliorare significativamente l'accuratezza e la coerenza dei dati.

4. Sistemi non corrispondenti

Sfida: La mancata corrispondenza dei sistemi può creare ostacoli significativi nel processo di chiusura finanziaria, causando errori e comunicazioni errate.

Opportunità: Semplificare l'integrazione tecnologica e garantire la compatibilità dei sistemi può migliorare l'efficienza del flusso di lavoro e ridurre i costosi ritardi.

5. Risorse adeguate

Sfida: disporre delle risorse giuste è essenziale per consentire ai team finanziari di chiudere i conti in modo efficiente e accurato. Senza strumenti o supporto sufficienti, il processo di chiusura finanziaria può diventare affrettato e soggetto a errori.

Opportunità: Ottimizzare l'allocazione dei team, investire in programmi di formazione e garantire l'accesso alla tecnologia necessaria può migliorare le risorse, consentendo al team finanziario di eseguire un processo di chiusura finanziaria più efficiente e privo di errori.

6. Squadre separate

Una sfida: Il coordinamento tra team remoti con fusi orari diversi può creare problemi e rendere difficile la collaborazione.

Opportunità: L'implementazione di flussi di lavoro e la programmazione di riunioni periodiche tra team diversi possono migliorare significativamente il coordinamento e l'allineamento tra team diversi, garantendo un processo di chiusura finanziaria più fluido.

Semplificare la chiusura di fine mese con Prophix One

L'implementazione di una lista di controllo per la chiusura può aiutarvi a superare le sfide più comuni della chiusura di fine mese e a fornire informazioni più velocemente, contribuendo a posizionare la finanza come consulente strategico all'interno dell'azienda.

La grande notizia è che molti responsabili finanziari stanno già rendendo più fluida la chiusura di fine mese con Prophix One, una piattaforma di performance finanziaria. Potete unirvi a loro e vedere risultati sorprendenti come questi:

• Ravago ha migliorato la qualità dei dati per il reporting di fine mese e il consolidamento finanziario.
• Galapagos ha accorciato i tempi di chiusura con la garanzia di una qualità di audit trail e di una tracciabilità completa.
• Alter Domus è in grado di consolidare i propri dati secondo diversi principi contabili, tra cui IFRS, LuxGAAP, USGAAP e FrenchGAAP.

Domande frequenti sulla chiusura di fine mese

Quanto tempo deve durare la chiusura di fine mese?

La durata della chiusura di fine mese può variare a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, della qualità dei dati e del settore. Tuttavia, una chiusura di fine mese che richiede meno di cinque giorni è molto efficiente, mentre una chiusura che richiede più di 10 giorni presenta notevoli opportunità di miglioramento attraverso l'automazione.

Come si può migliorare la chiusura di fine mese?

È possibile migliorare la chiusura di fine mese creando un'unica versione della verità per i dati, standardizzando i processi e automatizzando le riconciliazioni, il tutto facilitato dalla tecnologia finanziaria come una piattaforma di performance finanziaria.

Cosa rende efficiente la chiusura di fine mese?

Una chiusura di fine mese efficiente può essere ottenuta utilizzando una lista di controllo o un modello di chiusura di fine mese per gestire i processi, assicurando che tutti i membri del team comprendano ciò che è necessario, migliorando la velocità e l'accuratezza della chiusura finanziaria.

Cos'è la riconciliazione di fine mese?

Lariconciliazione di fine mese è il processo di verifica dei registri finanziari attraverso la corrispondenza delle transazioni, comprese le spese e le entrate, per garantire che non vi siano errori o incongruenze nei dati o nei rapporti finanziari.