Padroneggiare la chiusura finanziaria: Una guida completa

Il processo di chiusura finanziaria è cambiato in modo significativo dal 2020, con una forte attenzione all'automazione, all'integrazione dei dati, agli approfondimenti in tempo reale e alla conformità per migliorare l'efficienza e l'accuratezza del reporting finanziario.

Nessuno mette in dubbio che una corretta chiusura dei conti sia essenziale per mantenere le organizzazioni conformi, finanziariamente sane e su una traiettoria di crescita costante. Tuttavia, il processo dichiusura finanziariapuò essere uno degli sforzi più lunghi e dispendiosi in termini di risorse per un team finanziario, con conseguenti grattacapi per tutti i soggetti coinvolti.

Questa guida completa spiega come affrontare i problemi più comuni legati alla chiusura finanziaria e come semplificare questo processo per liberare tempo da dedicare alle priorità strategiche.

Punti chiave per la chiusura finanziaria

Se siete alla ricerca di alcuni punti chiave sulla chiusura finanziaria, ecco tre dei punti essenziali trattati nella nostra guida:

1. Il processo di chiusura finanziaria è essenziale per garantire l'accuratezza e l'integrità dei registri finanziari, a supporto della conformità e di un processo decisionale strategico informato.
   
2. Una chiusura finanziaria di successo comprende una preparazione chiara, l'esecuzione della riconciliazione dei conti, i controlli di conformità e un'accurata revisione post-chiusura per identificare le aree di miglioramento e garantire la precisione.
   
3. Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie, migliora la chiusura finanziaria semplificando la raccolta dei dati, automatizzando i processi di riconciliazione e reporting e promuovendo la collaborazione, per ottenere risultati finanziari più efficienti e accurati.

Che cos'è la chiusura finanziaria?

Lachiusura finanziaria è un processo mensile, trimestrale o annuale in cui i responsabili finanziari raccolgono, riconciliano, convalidano e analizzano le transazioni di un determinato periodo contabile. La funzione della chiusura finanziaria è quella di garantire che le attività finanziarie di un'azienda siano registrate e riportate senza errori. Questo aiuta le organizzazioni a mantenere registri finanziari accurati, ad allineare gli investimenti agli obiettivi strategici e a rispettare gli obblighi finanziari.

Il processo di chiusura finanziaria è composto da diversi altri processi finanziari, tra cui la corrispondenza delle transazioni, la riconciliazione dei conti e il reporting. Una chiara comprensione dei dati finanziari trimestrali o mensili può aiutare nel processo decisionale, nella conformità e nella pianificazione strategica.

Chiusura finanziaria vs. chiusura dei conti

Chiusura finanziaria è un termine generale utilizzato per descrivere tutti i processi finanziari coinvolti in questo esercizio trimestrale, annuale o di fine mese, tra cui la corrispondenza delle transazioni, la riconciliazione dei conti e il reporting.

La chiusura finanziaria comprende anche il concetto di "chiusura dei conti", che tradizionalmente si riferisce alla fase del processo in cui i conti vengono riconciliati prima di inviare i report agli stakeholder e ai dirigenti.

Vale la pena notare che la chiusura finanziaria e la chiusura dei libri contabili sono spesso usate in modo intercambiabile, ma la chiusura finanziaria comprende un insieme più ampio di processi necessari per convalidare le transazioni.

La procedura passo-passo per un processo di chiusura finanziaria senza intoppi

Per ottenere una chiusura finanziaria efficiente ed efficace, potete seguire questo processo strutturato in 4 fasi:

Fase 1: preparazione e pianificazione

La prima fase della chiusura finanziaria consiste nel determinare il periodo finanziario da analizzare. È necessario specificare se la chiusura finanziaria si riferisce al mese, al trimestre o all'anno precedente.

Poi è necessario stabilire una tempistica per questo processo. Prima di scegliere la tempistica, può essere utile sapere che le organizzazioni più importanti di solito chiudono i loro libri contabili in 6 giorni o meno.

Durante questo processo, è necessario raccogliere tutti i documenti finanziari pertinenti, compresi i bilanci, le fatture, le buste paga e gli estratti conto bancari per il periodo specificato.

Fase 2: Esecuzione del processo di chiusura

Nella seconda fase della chiusura finanziaria è necessario riconciliare i conti, compresi quelli bancari, i crediti e i debiti. Questa operazione dovrebbe includere anche una documentazione completa delle modifiche apportate per riferimento futuro e per scopi di revisione.

Successivamente, è necessario condurre un'analisi del bilancio, che consiste nell'esaminare i rendiconti finanziari per verificarne l'accuratezza e la coerenza e garantire la conformità ai principi contabili. Si tratta di verificare la presenza di importi inseriti in modo errato, transazioni registrate in modo non corretto e pagamenti mancanti o in ritardo.

L'obiettivo di questa fase è identificare e correggere gli errori, come ad esempio le discrepanze tra il libro mastro e i libri mastri.

Fase 3: conformità e controllo qualità

Nella terza fase della chiusura finanziaria, l'attenzione deve essere rivolta alla conformità e al controllo di qualità. Dovete assicurarvi che i vostri bilanci siano conformi a tutti i requisiti normativi, come i GAAP o gli IFRS, e che tutte le informazioni siano state convalidate per la loro accuratezza attraverso il controllo incrociato delle cifre e la verifica delle fonti dei dati.

Molte soluzioni finanziarie, come il software FP&A, possono automatizzare questo processo confrontando i bilanci con standard e normative predefinite. Il software FP&A offre anche avvisi per le discrepanze, analisi dei dati in tempo reale e funzionalità di reporting automatizzate per accelerare ulteriormente la chiusura finanziaria.

Nota: i software FP&A e le piattaforme di performance finanziaria sono analoghi. In questa guida utilizziamo entrambi i termini in modo intercambiabile.

Fase 4: revisione post-chiusura e miglioramento continuo

Dopo la chiusura dei libri contabili, è necessario condurre una sessione di debriefing con tutte le parti interessate, tra cui il team finanziario, i responsabili di reparto e i revisori esterni, per discutere ciò che ha funzionato bene e ciò che potrebbe essere migliorato nelle chiusure future.

È una buona occasione per verificare la durata di ciascuna fase, identificare eventuali colli di bottiglia nel processo e valutare l'accuratezza dei report. Se la chiusura ha richiesto 10 giorni o più, è una chiara indicazione che potreste trarre vantaggio dall'automazione di alcune fasi del processo con un software FP&A per ridurre gli errori manuali, migliorare l'accuratezza dei dati e liberare tempo per l'analisi strategica.

Con le informazioni ricavate dall'analisi post-chiusura, è possibile creare un piano d'azione per migliorare la chiusura finanziaria del prossimo mese, trimestre o anno.

7 modi per migliorare la chiusura finanziaria con Prophix One

Ora che conoscete le fasi della chiusura finanziaria, analizziamo più da vicino come un software FP&A come Prophix One può migliorare ulteriormente l'accuratezza e l'efficienza della chiusura.

1. Definire un chiaro processo di chiusura finanziaria

Forse la parte più importante della chiusura finanziaria è la definizione di un processo chiaro. Questo processo dovrebbe comprendere:

• Raccogliere i rendiconti finanziari, compresi gli estratti conto bancari, i crediti, i debiti e tutti i dati aggiuntivi provenienti dai reparti e dalle filiali.
• Raccogliere le fatture passate per il periodo finanziario specificato.
• Esaminare le buste paga per individuare eventuali discrepanze.
• Riconciliare i conti bancari per garantire la corrispondenza delle transazioni e l'assenza di pagamenti in sospeso.

Con Prophix One Account Reconciliation è possibile utilizzare modelli e processi standardizzati, liste di controllo integrate e analisi delle prestazioni di chiusura per automatizzare il processo di corrispondenza delle transazioni tra i conti finanziari, garantendo l'accuratezza attraverso l'identificazione delle discrepanze e la semplificazione delle rettifiche.

2. Migliorare la collaborazione tra i team

Poiché la chiusura finanziaria comporta la raccolta e la convalida di dati provenienti da tutta l'organizzazione, la collaborazione tra i team è la chiave del successo. I capi reparto, le filiali e i revisori devono essere coinvolti nel processo contribuendo con i dati, convalidando le discrepanze e rivedendo i rapporti. Per tenere informati gli stakeholder durante l'intero processo, è necessario stabilire dei punti di contatto regolari sotto forma di riunioni o aggiornamenti.

Prophix One Intercompany Management consente alle filiali di effettuare la corrispondenza delle transazioni e la risoluzione dei problemi, facilitando la supervisione e il controllo del processo da parte dei team finanziari. Consentire alle filiali di compilare e convalidare i propri dati riduce anche il rischio di errori manuali e migliora l'efficienza organizzativa, portando a tempi di chiusura più rapidi. Prophix One Intercompany Management stabilisce inoltre un'unica versione della verità per i vostri dati, in modo che tutti coloro che partecipano alla chiusura finanziaria siano meglio informati.

3. Eseguire revisioni post-close

Come già detto, la fase finale del processo di chiusura consiste nel condurre una revisione post-close. Di solito questo avviene dopo che i report rilevanti sono stati condivisi con i capi reparto, le filiali e i revisori. L'obiettivo di una revisione post-close è quello di individuare eventuali colli di bottiglia nel processo, identificare modi per ridurre i tempi di chiusura e discutere le aree di miglioramento continuo.

Con le funzionalità di reporting e di analisi di Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie, è facile implementare un ciclo di feedback con i vostri stakeholder, fornendo preziose informazioni per le revisioni post-chiusura sotto forma di report automatici e dashboard personalizzati, aiutandovi a creare un piano d'azione per le future chiusure finanziarie.

4. Implementare una raccolta dati standardizzata

Poiché la chiusura finanziaria coinvolge molti aspetti dei dati finanziari dell'organizzazione, un approccio standardizzato alla raccolta dei dati è essenziale per eliminare discrepanze ed errori, garantendo coerenza e accuratezza nel reporting finanziario.

Ciò è particolarmente importante se la vostra azienda ha diverse filiali, che devono presentare i loro estratti conto bancari alla società madre. La raccolta automatica dei dati può anche garantire che i dati archiviati in sistemi diversi, tra cui ERP, CRM e HRIS, siano incorporati nella chiusura finanziaria.

Con l'integrazione dei dati su Prophix One, potete semplificare questo processo automatizzando la raccolta dei dati da tutti i vostri reparti e filiali. Ciò contribuisce a creare un'unica versione della verità, che fornisce una visione olistica delle prestazioni e aiuta a prendere decisioni.

5. Creare procedure operative standard (SOP)

La definizione di procedure operative standard (SOP) nell'ambito della chiusura finanziaria può contribuire a snellire i processi, a ridurre gli errori e a definire linee guida e aspettative chiare per ogni fase del processo. Queste SOP possono anche aiutare a inserire nuovi membri del team, a formare il personale attuale sulle migliori pratiche o ad assistere i team nell'esecuzione dei processi necessari dopo l'avvicendamento.

Con i flussi di lavoro, come quelli disponibili su Prophix One, è possibile assegnare compiti specifici, approvazioni e revisioni agli stakeholder, garantendo che nessuna fase del processo venga saltata. I flussi di lavoro possono anche automatizzare le attività ripetitive, alleggerendo l'onere di compilare e convalidare manualmente i dati. Tuttavia, le SOP devono essere riviste e aggiornate regolarmente per riflettere le modifiche ai processi o alle normative, a sostegno di una cultura del miglioramento continuo.

6. Monitoraggio delle metriche di performance

L'obiettivo della chiusura finanziaria è ottenere una visione olistica delle prestazioni finanziarie dell'organizzazione. Ciò consente di prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare la salute finanziaria, l'efficienza operativa e l'allocazione delle risorse. Le principali metriche di performance da monitorare sono

• Flusso di cassa
• Margine di profitto lordo
• Conti passivi
• Crediti
• Reddito netto
• Spese operative

La revisione e l'analisi regolare di queste metriche può fornire spunti strategici a sostegno della pianificazione e della crescita a lungo termine.

Inoltre, grazie al monitoraggio in tempo reale delle metriche di performance con Prophix One Financial Planning & Analysis, è possibile apportare modifiche durante tutto il periodo contabile, alleggerendo la pressione della chiusura di fine mese.

7. Investite in formazione e best practice per il vostro team finanziario

Come abbiamo detto in questa guida, la collaborazione è una parte essenziale di un processo di chiusura efficace ed efficiente. Per questo è importante investire nei vostri dipendenti e dotarli degli strumenti più recenti, come Prophix One, una piattaforma di performance finanziaria, per eliminare le parti più banali del processo. Vale anche la pena di trovare il modo di distribuire il carico di lavoro durante il periodo contabile per alleviare lo stress del team finanziario durante il processo di chiusura di fine mese.

Per aiutare il vostro team ad aggiornarsi, Prophix offre diverse risorse sulla chiusura finanziaria, tra cui:

• Come trasformare la chiusura finanziaria
• Le 6 maggiori sfide della chiusura finanziaria e del reporting (e come affrontarle)
• Come superare i punti dolenti più comuni nella chiusura finanziaria di fine mese
• 6 risorse top per la chiusura di fine mese per i team finanziari
• Guida essenziale alla chiusura di fine mese: processi, checklist e best practice
• Un processo completo di chiusura di fine mese per i team FP&A nel 2024
• 9 motivi per cui la chiusura di fine mese è difficile

Con una guida passo-passo alla chiusura finanziaria, sarete dotati delle conoscenze necessarie per ottimizzare la chiusura del mese, del trimestre o della fine dell'anno. I vantaggi di una chiusura finanziaria più efficiente includono una maggiore visibilità sulle prestazioni dell'organizzazione, una migliore collaborazione tra i team e le filiali, la garanzia di conformità ai requisiti normativi e un migliore processo decisionale strategico.

Per migliorare ulteriormente l'efficienza della chiusura finanziaria, è possibile automatizzare la raccolta, la convalida e la revisione dei dati con una piattaforma di performance finanziaria come Prophix One.