Perché adottare un processo di chiusura e rendicontazione finanziaria più rapido ed economico?

Requisiti e scadenze sempre più stringenti da parte delle borse valori di tutto il mondo. Economia in rapida evoluzione e aumento della complessità aziendale. Le scadenze sono più brevi. La manodopera è più snella. Ma l'asticella è alta e c'è bisogno di produrre report più accurati e affidabili, conformi a standard in continua evoluzione.

Continuate a leggere per scoprire alcuni suggerimenti e trucchi per aiutare la vostra organizzazione a sfruttare processi di chiusura finanziaria e di reporting più rapidi ed economici per stare al passo con il panorama aziendale in continua evoluzione.

Quali sono i vantaggi di una chiusura e di un reporting veloci?

Dimenticate il proverbio: la lentezza e la costanza non sempre vincono la gara, soprattutto quando si tratta di chiusura e rendicontazione finanziaria. Dal punto di vista dell'azienda, l'integrità dei dati è migliore, il reporting è di qualità e le informazioni disponibili sono più rapide, il che spinge il management a prendere decisioni più intelligenti e a pensare in modo strategico in fase di previsione.

Un processo di chiusura e reporting più rapido offre un vantaggio competitivo sul mercato, consentendo di rispondere più rapidamente alle esigenze aziendali e di condurre analisi a maggior valore aggiunto.

In ogni caso, con una chiusura più rapida, processi e sistemi fondamentalmente validi, potete essere certi di essere pronti - e forse anche "impavidi" - per ciò che vi riserva il futuro.

Un processo costruito per risolvere i problemi

I gruppi sono alle prese con le riconciliazioni intercompany e con l'ampio numero di rettifiche che, a quanto pare, diventano sempre più complesse nel tempo a causa delle modifiche agli standard di rendicontazione locali e di gruppo, dei ritardi nelle presentazioni da parte delle entità locali e dei dati errati.

La causa principale dei ritardi e degli errori di presentazione da parte delle entità risiede nell'insufficienza di linee guida e strumenti che consentano alle entità di eseguire il processo di chiusura in modo più efficace e automatizzato. La buona notizia è che esistono reali opportunità di miglioramento che potete cogliere al volo.

Come ottimizzare il processo di chiusura finanziaria

Ecco un elenco di azioni concrete che potete intraprendere per ottimizzare il vostro processo di chiusura finanziaria, partendo dal livello di entità, passando per il gruppo e concludendo con la fase di reporting. Come quadro di riferimento, tutte le azioni proposte possono essere classificate in fasi guidate dal processo, dalle persone o dalla tecnologia.

Dal punto di vista dell'entità :

• Definire ruoli e responsabilità, assegnare KPI più trasparenti alle persone e premiarle di conseguenza (ad esempio, in base al successo della loro presentazione).
• Razionalizzare le politiche e le procedure a livello di gruppo che l'entità deve seguire, come ad esempio la gestione delle differenze tra gli standard di rendicontazione, il trattamento delle differenze tra società e la definizione di una soglia di rilevanza.
• Ridurre il lavoro manuale e automatizzare alcuni inserimenti manuali su voci ricorrenti come l'ammortamento, il libro paga e i ratei all'interno del sistema ERP.
• Spostare il maggior numero possibile di attività nella fase precedente alla chiusura. Soluzioni come lo strumento di riconciliazione interaziendale vi aiuteranno ad automatizzare le corrispondenze tra le società e a semplificare le riconciliazioni di conti correnti, fatture e ratei.
• Creare un calendario di chiusura chiaro e rispettarlo.
• Comunicare in modo proattivo a tutte le parti coinvolte nel processo di chiusura.
• Creare una lista di controllo che dovrebbe essere aggiornata da tutte le parti interessate come forma di comunicazione.

Dal punto di vista del consolidamento :

• Analizzare a fondo e standardizzare il piano dei conti in tutta l'organizzazione, considerando tutti i parametri necessari per il consolidamento e il reporting di gruppo.
• Razionalizzare la struttura del gruppo: non mantenere a lungo le società inattive.
• Adottare una presentazione più centralizzata dei dati di tutte le entità ed evitare inutili subconsolidamenti.
• Definire linee guida rigorose per la materialità con l'accordo dei revisori.

Dal punto di vista della tecnologia , quella che segue è solo un'istantanea di alcune delle attività automatizzate che uno strumento di consolidamento può supportare:

• Automatizzare i controlli dalla presentazione delle entità al livello di consolidamento con regole di convalida.
• Monitoraggio del flusso di lavoro, dello stato e dei risultati della convalida con rapporti sulle eccezioni.
• Automatizzazione delle riconciliazioni per i saldi e le transazioni intercompany e per gli errori/avvisi.
• Automatizzazione della reportistica finanziaria e gestionale con analisi integrate, report definiti dall'utente e collegati a Excel.
• Automatizzazione della conversione di valuta.
• Automatizzare le eliminazioni e le rettifiche.

Con tutto questo, la chiusura finanziaria può essere eseguita in modo più efficiente. Ma soprattutto, grazie alla presenza di un sistema e di un metodo, non dovrete aspettare il 12° mese e potrete iniziare a prepararvi già dal 10° o 11° mese.

Con un sistema e un database centralizzato, è possibile estrarre facilmente e in pochi minuti tutti i dati relativi a periodi diversi e trasformarli in modelli riutilizzabili. Si tratta di un'operazione da fare una sola volta: basta cambiare il periodo, aggiornare tutti i modelli e il gioco è fatto.

Ottimizzare il processo di chiusura del gruppo e di reporting

Dal punto di vista tecnologico, sono disponibili strumenti che consentono di ottimizzare il processo di chiusura del gruppo e di reporting, da un capo all'altro.

In fin dei conti, la tecnologia aiuta a gestire meglio i report e le informazioni finanziarie, fornendo una soluzione completa per aiutare efficacemente le persone a progettare i processi e a realizzare una chiusura finanziaria e un reporting più rapidi per la vostra organizzazione.

Nota: questo articolo è stato pubblicato originariamente su LinkedIn.