Piattaforme FP&A basate su Excel e software di performance finanziaria integrato

Quando si tratta di aggiornare la pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) la maggior parte dei team si trova di fronte a un bivio familiare: continuare a utilizzare una soluzione basata su Excel che sembra familiare o passare a una piattaforma integrata di performance finanziaria piattaforma integrata di performance finanziaria che offre una gamma più ampia di strumenti e automazione.

Una piattaforma FP&A basata su Excel utilizza Microsoft Excel come base. Rispecchia l'interfaccia di Excel che i team finanziari conoscono e di cui si fidano, spesso incorporando formule, fogli di calcolo e immagini native direttamente nel software. Questi strumenti possono collegare fonti di dati, eseguire report e automatizzare i flussi di lavoro, ma Excel rimane il motore principale.

Una piattaforma integrata per le performance finanziarie, invece, è costruita in maniera indipendente da Excel Excel. Centralizza i dati, automatizza le attività di pianificazione, reporting e previsione e offre un'esperienza specifica per gli utenti del settore finanziario. Con soluzioni come Prophix One, non si perde del tutto Excel. È ancora possibile accedere ai dati attraverso Integrazioni con Microsoft 365ma si ottiene un ambiente moderno e scalabile, costruito appositamente per le prestazioni.

La differenza? Le piattaforme basate su Excel riproducono l'aspetto dei fogli di calcolo. Le piattaforme integrate reimmaginano l'intero processo.

Software FP&A a confronto: I fattori chiave che i responsabili finanziari dovrebbero valutare

Familiarità vs. flessibilità

I software FP&A basati su Excel si rivolgono ai team che vogliono muoversi rapidamente senza rinunciare a un'interfaccia familiare. Questi strumenti sovrappongono le funzionalità FP&A a Excel, in modo che i team finanziari possano modellare e pianificare in un ambiente che già conoscono. Questa familiarità può accelerare il time to value soprattutto per piccoli team, ma spesso si scontra con la flessibilità a lungo termine. Con l'evolversi delle esigenze di pianificazione, le piattaforme basate su Excel possono diventare più difficili da gestire, più difficili da scalare e sempre più dipendenti da processi manuali.

Le piattaforme integrate di performance finanziaria offrono un percorso più flessibile. Sebbene richiedano un po' di onboarding, offrono una struttura centralizzata che riduce i problemi di versioning e supporta flussi di lavoro coerenti tra i vari team. Soluzioni come Prophix One raggiungono un equilibrio: è possibile iniziare rapidamente con una soluzione FP&A, accedere ai dati in Excel tramite l'add-in Microsoft e scalare verso nuovi casi d'uso senza ricominciare da capo. Non si tratta di una soluzione rapida, ma di una base pronta per il futuro.

Struttura e scala

I software FP&A basati su Excel possono supportare la crescita fino a un certo punto, ma si affidano a soluzioni alternative per tenere il passo con la crescente complessità dei dati, le molteplici unità aziendali o le esigenze di pianificazione a livello aziendale. Con l'espansione dei team, i limiti di Excel iniziano a manifestarsi, dai problemi di prestazioni alle difficoltà nel mantenere la coerenza tra i collaboratori. La scalabilità diventa più dispendiosa in termini di tempo e i team possono ritrovarsi ad aggiungere altri strumenti solo per far funzionare le cose.

Le piattaforme integrate di performance finanziaria come Prophix One sono progettate per scalare fin dall'inizio. I dati centralizzati, la governance integrata, la collaborazione in tempo reale e l'automazione lavorano insieme per ridurre l'impegno manuale e sostenere una crescita strutturata. E a differenza delle piattaforme tradizionali che richiedono mesi di implementazione, Prophix One può essere operativo in sole 8 settimane. Da lì, i team possono espandersi in aree come la pianificazione della forza lavoro o le previsioni, senza doverle reimplementare. Si inizia con ciò che serve oggi e si scala in base alla crescita.

Automazione e gestione del flusso di lavoro

Gli strumenti FP&A basati su Excel di solito sovrappongono i flussi di lavoro ai fogli di calcolo, aggiungendo approvazioni, gestione delle attività e monitoraggio dei processi direttamente in Excel. Sebbene questo possa fornire una certa struttura, spesso richiede un impegno manuale per essere mantenere, soprattutto con l'aumentare della complessità. Ad esempio, la gestione delle dipendenze o il coordinamento degli input tra i vari team può ancora richiedere l'invio di e-mail di promemoria o di strumenti esterni.

Al contrario, una piattaforma di performance finanziaria integrata come Prophix One costruisce i flussi di lavoro direttamente nella piattaforma. È possibile automatizzare i processi end-to-end, dalla presentazione del budget alle approvazioni fino alla rendicontazione, il tutto senza dover ricorrere a strumenti esterni o a una costante supervisione. I team finanziari possono impostare i flussi di lavoro una sola volta e lasciarli eseguire in background. Altrettanto importante è che la proprietà di questi flussi di lavoro rimanga all'amministrazione finanziaria (non all'IT), in modo che i team possano apportare modifiche rapidamente e rimanere agili in base all'evoluzione delle esigenze aziendali.

Integrazione con i sistemi di origine (ERP, CRM, HRIS)

Il software FP&A basato su Excel spesso si affida a connettori o middleware di terze parti per sincronizzarsi con i sistemi aziendali critici. Questo può significare un maggior numero di impostazioni, di punti di guasto e di manutenzione per garantire che i dati fluiscano correttamente tra Excel e l'ERP, il CRM o l'HRIS. L'esperienza e la stabilità possono variare a seconda del fornitore e i team finanziari potrebbero aver bisogno del supporto IT per risolvere i problemi o mantenere le integrazioni.

Le piattaforme integrate per le prestazioni finanziarie come Prophix One sono progettate per connettersi direttamente con sistemi leader come NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Salesforce e altri. Grazie ai connettori integrati e a un modello di dati condiviso, i dati fluiscono automaticamente attraverso i bilanci, le previsioni e i cruscotti. Una volta impostate, le integrazioni lavorano in background per mantenere i dati finanziari coerenti e aggiornati, senza bisogno di estrarre o riformattare manualmente i dati. E poiché la piattaforma è costruita per la finanza, il vostro team può gestire queste connessioni con un coinvolgimento minimo dell'IT.

Personalizzazione e flessibilità

Il software FP&A basato su Excel offre ai team finanziari la flessibilità necessaria per utilizzare gli strumenti che conoscono meglio. L'interfaccia familiare consente agli utenti di creare modelli utilizzando funzioni, modelli e formule nativi di Excel. Ma questa flessibilità spesso ha dei limiti. Le personalizzazioni complesse possono richiedere soluzioni esterne o un ulteriore impegno manuale, soprattutto se le esigenze aziendali si evolvono evolvono. Inoltre, i team sono vincolati dai vincoli intrinseci di Excel, dal controllo delle versioni, dai problemi di prestazioni e dai problemi di scalabilità.

Le piattaforme integrate di performance finanziaria come Prophix One offrono struttura e flessibilità. Pur non essendo costruite su Excel, offrono un modo perfetto di lavorare con Excel grazie al modulo Microsoft 365 Add-in. Questo permette agli agli utenti di modellare in Excel quando necessario, pur beneficiando della potenza e della scala di una piattaforma connessa. I team possono iniziare con modelli e moduli di pianificazione precostituiti, per poi personalizzarli in base alle proprie esigenze senza sacrificare la governance o le prestazioni. Si tratta di una flessibilità con barriere di protezione, che consente ai team finanziari di rimanere agili evitando le insidie della pianificazione basata su fogli di calcolo.

Costo totale di proprietà

In apparenza, gli strumenti FP&A basati su Excel possono sembrare più convenienti. L'ambiente familiare significa meno formazione e potenzialmente un onboarding più rapido, che può tradursi in un time to value più veloce, soprattutto per i team più piccoli o per le aziende che hanno appena iniziato il loro percorso di FP&A. Ma nel tempo i costi possono aumentare. La scalabilità di questi strumenti spesso richiede licenze aggiuntive, maggiore personalizzazione e potenzialmente un supporto esterno per gestire la crescente complessità.

Le piattaforme integrate come Prophix One hanno una visione a lungo termine. I team possono essere operativi in appena 8 settimane, compresa l'implementazione e le funzionalità essenziali necessarie per una pianificazione moderna. Man mano che l'azienda cresce, è possibile espandersi in altre aree di pianificazione, come la pianificazione della forza lavoro o la modellazione di scenari, senza la necessità di una nuova implementazione. Ciò significa costi prevedibili, un ROI più rapido e una soluzione in grado di scalare la vostra attività fin dal primo giorno.

Quando scegliere una piattaforma FP&A basata su Excel

Per i team finanziari che fanno molto affidamento su Excel e desiderano un percorso più rapido per la pianificazione, una piattaforma FP&A basata su Excel può essere una scelta pratica. Questi strumenti sono progettati per migliorare ciò che gli utenti già conoscono, sfruttando la familiarità e la flessibilità dei fogli di calcolo senza una curva di apprendimento ripida. Sono ideali per i team più piccoli o per le organizzazioni che cercano una soluzione rapida che si integri con i modelli Excel esistenti e per chi vuole modernizzarsi senza stravolgere i propri flussi di lavoro.

Se il vostro team è alla ricerca di qualcosa che assomigli a Excel, ma che offra maggiore struttura, collaborazione e una certa automazione, le piattaforme basate su Excel possono offrire la velocità e il comfort necessari per iniziare.

Quando scegliere una piattaforma di performance finanziaria integrata

Per i team finanziari in crescita e pronti a superare i limiti dei fogli di calcolo, una piattaforma di performance finanziaria integrata offre una soluzione più scalabile e pronta per il futuro. Queste piattaforme sono costruite appositamente per una pianificazione strutturata tra dipartimenti e unità aziendali. Centralizzano i dati, semplificano i flussi di lavoro e forniscono un maggiore controllo sulla sicurezza, sulla governance e sulla reportistica.

Le piattaforme integrate sono più adatte alle organizzazioni di fascia media o aziendale che hanno bisogno di qualcosa di più di un rapido successo. Hanno bisogno di una base in grado di scalare con loro. Con soluzioni come Prophix One, i team possono iniziare con un caso d'uso mirato ed espandersi in base alle esigenze, senza dover reimplementare o ripensare l'intero sistema in un secondo momento.

Conclusione: Scegliere la piattaforma FP&A giusta per il vostro team finanziario

Sia le piattaforme FP&A basate su Excel che le piattaforme integrate di performance finanziaria offrono vantaggi distinti. La scelta dipende dalle esigenze e dai piani futuri del team progetti futuri. Se il team finanziario è profondamente radicato in Excel e cerca una soluzione familiare e rapida da implementare, una piattaforma basata su Excel potrebbe essere una soluzione valida.

Ma se state pianificando una crescita a lungo termine, avete bisogno di controlli di livello aziendale o volete unificare la pianificazione in tutta l'azienda, una piattaforma integrata vi offre la struttura e la scalabilità necessarie per raggiungere l'obiettivo senza dover abbandonare completamente Excel.