Previsioni: da un buon consiglio a una migliore pianificazione aziendale

Quando ero giovane, mio padre mi ricordava sempre di guardare avanti e di pianificare un giorno di pioggia. Ad esempio, quando ho comprato la mia prima auto, ho pianificato per assicurarmi di essere in grado di coprire le rate del mutuo e dell'assicurazione. Tuttavia, papà mi diceva, hai pianificato le cose che sai che accadranno, ma la vita non è come le previsioni del tempo, quindi devi pianificare ed essere pronto anche per le cose che non puoi controllare, come le riparazioni dell'auto, le franchigie assicurative e altro ancora. Come la vita ci avrebbe dimostrato in seguito, non c'è davvero molto di prevedibile nella vita, ma se si riesce a pianificare e a fare gli aggiustamenti necessari lungo il percorso, le cose andranno bene. Ricordo che facevo bilanci rudimentali sul mio vecchio e fidato computer Apple II, poi facevo degli aggiustamenti quando le bollette cambiavano o le mie entrate fluttuavano, ma il risultato era un piano per risparmiare e pianificare il futuro - stavo facendo delle previsioni? A distanza di qualche anno, molti anni, ora lavoro in Prophix e, indovinate un po', siamo specializzati nell'aiutare le organizzazioni a semplificare il loro budgeting, la pianificazione e le previsioni. Nel mondo degli affari, quando si tratta di pianificazione aziendale, il budget e le previsioni sono i mezzi principali per raggiungere un fine. I budget sono uno strumento di gestione fondamentale per definire le aspettative annuali di base rispetto agli obiettivi strategici e alla domanda prevista. Tuttavia, molti professionisti della finanza sostengono che il processo di budgeting richiede molto tempo, è rigido e tende all'obsolescenza. Certo, i budget sono importanti perché aiutano le aziende a tracciare una mappa di dove vogliono arrivare in futuro, ma può essere una pratica idealistica. Ad esempio, le vendite possono davvero aumentare del 50% il fatturato del prodotto A? Per convalidare questa ipotesi e riportarci alla realtà, entriamo nel campo delle previsioni.

Perché le previsioni?

Le previsioni consentono di tenere conto delle variabili che influenzano gli obiettivi e i profitti e che cambiano nel tempo. Le previsioni servono a verificare la realtà e ad allineare i bilanci con i dati reali. Se le cose non vanno come dovrebbero, le previsioni aiutano il management a riallinearsi prendendo provvedimenti immediati. Le previsioni diventano particolarmente importanti nei periodi di incertezza. Più frequentemente lo si fa, più è facile adattarsi, essere agili e prendere decisioni migliori. La maggior parte di noi concorda sul fatto che le previsioni aggiungono un enorme valore all'azienda. Tuttavia, la sfida per molti dipartimenti finanziari è che le previsioni di solito aggiungono altro lavoro a un carico di lavoro già pesante. È importante sottolinearlo, perché le previsioni richiedono un certo grado di disciplina dei processi, disciplina che varia a seconda del tipo di tecnica di previsione utilizzata. Parliamo quindi dei diversi tipi di metodi di previsione esistenti.

Tipi di previsione

Quando si parla di previsioni finanziarie, esistono tre tipi principali: qualitativo, quantitativo e causale¹; e sono tutti importanti da considerare.

Qualitativo

La previsionequalitativa è di natura più giudicante. Quando andavo a scuola, ci veniva ricordato più volte di prendere decisioni basate su prove, ma questo non è sempre possibile. Per esempio, nessuna quantità di dati storici potrebbe proiettare l'attuale pandemia. Anche se i dati non indicano la strada migliore da seguire, il vostro intuito potrebbe farlo. Tuttavia, è importante essere consapevoli di eventuali pregiudizi personali. Utilizzate questo tipo di previsione quando i dati sono limitati da una ricerca di mercato in espansione e prevedete di coinvolgere leader ed esperti interfunzionali nel processo di pianificazione. Ma, come sempre, è necessario creare più scenari per considerare il problema da tutte le angolazioni e per cogliere le realtà potenziali generali.

Quantitativo

La previsionequantitativa è, come suggerisce il nome, un approccio basato sui numeri in cui è possibile sfruttare i dati passati per individuare le tendenze. È possibile utilizzare strumenti di analisi dei dati per individuare modelli come la stagionalità e tradurli in decisioni e proiezioni per il futuro basate su dati concreti. Questo approccio è più attento ai pregiudizi, ma si basa esclusivamente sulla disponibilità di dati validi che coprano più anni. Quindi, potete combinare i dati con la vostra capacità di giudizio per tracciare il futuro. Questo tipo di previsione può essere ulteriormente suddiviso in due categorie principali: tradizionale e dinamica. Le previsioni tradizionali sono 3 + 9, 6 + 6 o 9 + 3, dove il primo numero rappresenta il numero di mesi effettivi a disposizione e il secondo i periodi pianificati. Quindi, una previsione tradizionale 3 + 9 prevede tre mesi di dati effettivi e nove mesi di dati pianificati. È tradizionale perché questo tipo di previsione si fa di solito ogni trimestre. Supponendo quattro trimestri, le previsioni dovrebbero essere effettuate tre volte nel corso dell'anno fiscale. Le previsioni tradizionali sono spesso strettamente legate ai budget. Ciò significa che l'orizzonte di pianificazione è incentrato sul breve termine, per cui gli obiettivi trimestrali o di fine anno sono più prioritari di quelli a lungo termine.² Per combattere alcune delle sfide poste dalle previsioni tradizionali, molte aziende hanno adottato una forma di previsione più dinamica: le rolling forecast. Le previsioni a rotazione sono un modo per i professionisti dell'FP&A di pianificare in modo continuo e dinamico per un certo numero di periodi futuri. Queste previsioni sono di natura agile perché obbligano l'azienda a prevedere sempre un numero X di mesi o Y di trimestri nel futuro. Ad esempio, una previsione rolling mensile potrebbe seguire un formato 1 + 12, 2 + 12, o 6 + 12. Quindi, quando si chiude un periodo, si aggiunge un altro periodo alla previsione. A differenza delle previsioni tradizionali, non c'è una "data finale" per le previsioni variabili, il che offre alle aziende una migliore prospettiva a lungo termine. Le previsioni a rotazione sono più accurate di quelle tradizionali, poiché le proiezioni vengono costantemente modificate. Sono anche più agili perché consentono di cogliere più rapidamente le tendenze, potendo aggiornare le previsioni con dati in tempo reale su nuovi fattori, cambiamenti e modelli. Tuttavia, è importante tenere presente che se non si dispone degli strumenti giusti, come il software CPM, si potrebbe finire per creare molto più lavoro per i propri dipendenti. Il settore finanziario non può più affidarsi a fogli di calcolo lenti e soggetti a errori, in un mondo aziendale globalizzato e in rapida evoluzione.

Causale

L'ultimo tipo di previsione è il metodo causale, noto anche come previsione di causa ed effetto. Si tratta del tipo di previsione più elaborato, poiché è di natura molto matematica. Le previsioni causali sono basate su regressioni e derivate statisticamente: la previsione è una funzione di più variabili e costanti. Immaginate di avere non solo una pletora di dati a disposizione, ma anche un'analisi approfondita dietro i numeri. Ad esempio, dati sui consumatori, sui fornitori, sui prodotti e sui tassi di interesse, in modo da poter misurare la causa e l'effetto delle variabili indipendenti e dipendenti. Ciò consentirebbe di modellare le previsioni della domanda e dell'offerta a un livello numerico e dettagliato. Un caso d'uso della previsione causale è quello di vedere l'impatto sulle vendite di una promozione a breve termine e di utilizzare queste informazioni nel processo di pianificazione.³ La previsione causale non è spesso utilizzata negli ambienti aziendali perché richiede molte risorse e manutenzione.³

Conclusione

In definitiva, credo che papà avesse ragione quando diceva: "Nella vita non c'è molto di prevedibile, ma se si riesce a pianificare e ad apportare le modifiche necessarie lungo il percorso, le cose andranno bene" Come sappiamo, gli affari sono imprevedibili come la vita. Quindi, se state affrontando rischi crescenti e avete difficoltà a prendere decisioni, potrebbe essere il momento di considerare i vantaggi della previsione. Indipendentemente dal tipo di previsione utilizzata, è possibile sfruttare le intuizioni per verificare se si è sulla giusta traiettoria e regolare le proprie decisioni di conseguenza. Le previsioni aiutano a mitigare il rischio e l'incertezza se combinate con la pianificazione degli scenari. Le previsioni possono anche servire come ciclo di feedback che consente di incorporare nuovi dati nel processo di pianificazione agile. Raccomanderei una combinazione di previsioni quantitative e qualitative, perché i dati sono fondamentali e il giudizio deriva dall'esperienza e dalla leadership. La pianificazione è di natura iterativa e una tecnologia come il software di Corporate Performance Management (CPM) di Prophix può aiutare a gestire queste attività ripetitive automatizzando i processi chiave. Ottenete rapidamente informazioni, consolidate fino a un piano e determinate i driver in un ambiente sicuro e conveniente, lasciandovi il tempo di concentrarvi sulle iniziative strategiche.

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1 - https://hbr.org/1971/07/how-to-choose-the-right-forecasting-technique 2 - https://www.afponline.org/ideas-inspiration/topics/articles/Details/rolling-forecasts-ideal-for-uncertain-times 3-https://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/9781119199205.ch16#:~:text=Causal%20forecasts%20help%20managers%20measure,used%20technique%20in%20causal%20forecasting.