Previsioni variabili: Chris Ortega spiega il perché, il cosa e il come

Qual è la caratteristica che accomuna i dipartimenti finanziari delle aziende più importanti? Le previsioni a rotazione. In base ai risultati del nostro sondaggio globale su oltre 500 responsabili finanziari, le aziende che utilizzano previsioni variabili hanno maggiori probabilità di superare quelle che utilizzano previsioni trimestrali, soprattutto per la loro capacità di aggiornare rapidamente le previsioni. Passare da una previsione trimestrale a una variabile può sembrare scoraggiante, soprattutto quando si cerca di convincere i vertici aziendali. O anche al vostro stesso team, se è per questo. Per aiutarvi a iniziare con i cambiamenti nei processi, nelle procedure e nelle tecnologie, abbiamo parlato con Chris Ortega, uno dei 10 maggiori esperti mondiali di contabilità, finanza e F&PA. Continuate a leggere per saperne di più.

Che cos'è un Rolling Forecast?

Con una previsione mobile, l'orizzonte temporale viene continuamente spostato in avanti. Un approccio tipico alle previsioni variabili consiste nell'aggiungere un mese alla fine della previsione per ogni mese che passa. "Si tratta di utilizzare le informazioni più aggiornate che si hanno in azienda per guardare avanti", spiega Chris. Il vantaggio è che si guarda sempre allo stesso numero di mesi e i dati vengono continuamente aggiornati in base alle ultime informazioni disponibili per l'organizzazione.

Vantaggi delle previsioni periodiche

Chris afferma che le previsioni variabili aiutano a "informare l'azienda su ciò che sta accadendo nella realtà, cambiando le prospettive che vediamo sull'orizzonte di 6, 12 e 18 mesi dell'azienda" Le previsioni periodiche forniscono anche una prospettiva sulle attuali operazioni aziendali. Chris spiega che si tratta di "... poter collegare l'andamento dell'attività a ciò che stiamo eseguendo oggi"

Trovare una tecnologia configurabile

Secondo Chris, la migliore tecnologia per il rolling forecasting non deve essere necessariamente fatta su misura per la vostra azienda. "Penso sempre che la cosa più importante sia assicurarsi di trovare la tecnologia che soddisfi al meglio le vostre esigenze aziendali", afferma. "Troppe volte vedo organizzazioni e team di settori diversi che cercano di adattare i loro processi a una tecnologia" "Non sempre si dispone dei processi, delle procedure e dei dati necessari per adattare una tecnologia alla propria attività", spiega Chris. "Questo è l'errore fondamentale che molti team di contabilità e finanza commettono quando si accingono a implementare una tecnologia di rolling forecasting... Cercano di personalizzare la tecnologia per adattarla alla loro attività" Chris ritiene che questo renda il processo più complicato del necessario. Fa notare che le aziende di software dedicano molto tempo a garantire che la loro tecnologia funzioni in tutte le aziende. "Lo hanno visto. Lo hanno fatto. Hanno lavorato in settori diversi. Quindi, cercate di trovare una tecnologia che sia configurabile per la vostra azienda, non personalizzata per la vostra azienda" Chris consiglia anche di fare ricerche con fonti affidabili come TrustRadius e G2: "Forniscono davvero chi sono i leader, i visionari, e forniscono informazioni molto dettagliate sulle tendenze, i punti deboli, l'usabilità e una serie di altri fattori da considerare per l'implementazione di uno strumento di rolling forecasting nel vostro team di contabilità e finanza" Quando valutate la tecnologia, assicuratevi di scegliere una soluzione in grado di soddisfare le vostre esigenze aziendali in continua evoluzione:

• Basata sul cloud per facilitare la comunicazione e la collaborazione
• Supporta processi automatizzati
• Connettività e compatibilità con il resto del vostro stack tecnologico
• Da un fornitore affidabile con una comprovata esperienza

Domande da porre per avviare il processo di Rolling Forecast

"Molti team sono così reattivi in termini di approccio al business. Un modo in cui i responsabili finanziari possono iniziare a muoversi verso un modello di rolling forecasting è quello di definire concretamente i propri processi", spiega Chris. Ciò comporta la risposta ad alcune domande fondamentali:

• Quali sono i processi aziendali che informano le vostre previsioni?
• Quali sono gli indicatori di prestazione chiave (KPI) che determinano il futuro dell'azienda?
• Cosa diciamo che faremo e come lo faremo?

3 insidie nell'adozione delle previsioni a rotazione

Dove ci si blocca nell'adozione delle previsioni a rotazione? Chris ha condiviso tre aree chiave e ciò che i responsabili finanziari dovrebbero fare per mantenere il processo in movimento.

1) Troppi KPI

"Le persone misurano troppi KPI", afferma Chris. "Come si fa, in un'azienda, ad avere 15 cose diverse da misurare nelle prospettive future e 15 diverse ipotesi di modello da inserire nelle previsioni rolling? È davvero troppo" Chris consiglia invece alle aziende di concentrarsi sui quattro o sei KPI che avranno il maggiore impatto sull'attività futura.

2) Scarsa comprensione dei driver aziendali

Chris sostiene che non è sufficiente padroneggiare le funzioni contabili e finanziarie tradizionali, come la gestione del libro mastro, delle registrazioni e degli ammortamenti. "Come team di contabilità e finanza, conosciamo i numeri. Ma bisogna capire l'azienda. Dovete capire che cosa determina i ricavi, che cosa determina i costi, che cosa determina la liquidità, che cosa determina il margine del cliente e che cosa determina la generazione di lead", afferma Chris.

3) Un orizzonte temporale troppo lontano

Un'altra insidia, secondo Chris, è cercare di fare previsioni troppo lontane nel tempo. "In genere, è meglio avere un modello di previsione mobile con una prospettiva di 12 mesi al massimo", afferma. Man mano che ci si allontana dal giorno corrente, l'accuratezza delle previsioni diminuisce. E anche se si può avere un'accuratezza direzionale a 18 o 24 mesi di distanza, i numeri non saranno precisi. Con le previsioni variabili, l'obiettivo è la precisione. Chris dice: "Dovreste avere... il 90-97% di fiducia che questo sarà ciò che vedrete nell'azienda nei prossimi tre-sei mesi" Mantenendo l'attenzione su questa finestra di 12 mesi, è possibile aumentare la precisione.

3 modi per migliorare i vostri attuali sforzi di previsione a rotazione

Chris ha anche proposto tre modi in cui i responsabili finanziari possono ottimizzare i loro sforzi attuali con le previsioni a rotazione.

1) Coinvolgere gli stakeholder di tutta l'organizzazione

Le previsioni periodiche hanno il potere di informare e plasmare l'azienda, ma se le persone non sono coinvolte nel processo di previsione, potrebbero non fidarsi dei risultati. "Non rendete le vostre previsioni periodiche un esercizio finanziario", dice Chris. "Ad esempio, non fate in modo che siano solo la contabilità e la finanza a produrre una previsione mobile a 3, 6, 9, 12, 18 mesi" Chris suggerisce che le vendite, il marketing e le altre aree operative dovrebbero sentirsi coinvolte nel processo.

2) Aiutare il team a comprendere il valore della tecnologia

La tecnologia FP&A può rendere molto più semplice l'adozione delle previsioni a rotazione. Ma il team Finance potrebbe vedere i nuovi investimenti tecnologici, e soprattutto i nuovi processi automatizzati, come una minaccia per il proprio lavoro. Chris sostiene che è essenziale ribadire continuamente il valore aggiunto di una previsione a rotazione e il modo in cui può semplificare il lavoro delle persone e rendere il team Finance più prezioso per l'organizzazione. "È necessario che il personale si occupi delle attività ad alto valore aggiunto di un modello di rolling forecast", afferma Chris. Per lui, le attività ad alto valore ruotano intorno a quelle che chiama le quattro C: Collaborazione, connessione, comunicazione e chiarezza. Fate capire al vostro team che l'automazione non significa la fine del loro lavoro, ma che possono concentrarsi sulla guida dell'azienda.

3) Iniziare a monitorare gli errori di previsione

credo che troppe volte le persone implementino una previsione a rotazione e dicano: "Ehi, abbiamo fatto un ottimo lavoro di analisi del business per i prossimi 12 mesi", senza poi imparare dai dati man mano che vanno avanti", dice Chris. "Un modo per migliorare davvero i processi di rolling forecasting è implementare l'errore di previsione, misurarlo, tracciarlo e assicurarsi che il team sia preciso al laser sulle variazioni e sugli errori del business" Per determinare l'errore di previsione, confrontate le proiezioni con i risultati effettivi su base mensile. In questo modo potrete verificare l'accuratezza del vostro modello e, se necessario, apportare le dovute modifiche. Chris sostiene che i team ad alte prestazioni dovrebbero cercare di ottenere un margine di errore inferiore al 3% ogni mese e inferiore al 5% per il trimestre. Se si raggiunge questo livello di precisione, Chris afferma: "Si può andare in azienda e dire: 'Sono sicuro e fiducioso delle previsioni che sto producendo. Poiché conosco i nostri margini, il nostro errore di previsione è del +/- 5%. Siamo precisi nei nostri KPI. Siamo precisi nel modo in cui comunichiamo la chiarezza all'azienda. Siamo precisi nella direzione in cui stiamo andando con l'azienda"

Per una maggiore precisione e agilità

Dalla nostra indagine è emerso che le previsioni a rotazione sono una delle tre capacità essenziali dei reparti finanziari più importanti. Sebbene il passaggio richieda tempo e impegno, i vantaggi in termini di precisione e agilità valgono la pena. Consultate i risultati completi del sondaggio FSN per scoprire tutti i motivi per cui la vostra azienda ha bisogno di previsioni a rotazione. Per saperne di più, seguite Chris su LinkedIn e Twitter.