Processi pre e post-close in finanza e perché sono importanti

Una chiusura finanziaria pulita e tempestiva getta le basi per ogni altro processo finanziario.

Il processo avviene una volta al mese, ma il suo impatto dura più a lungo. Una chiusura affidabile consente di prendere decisioni più rapide, di creare fiducia negli investitori e di garantire la conformità. Ma per troppi team la chiusura dei conti è ancora reattiva, caotica e soggetta a errori.

C'è una parte del processo di chiusura che può essere interrotta: le attività che precedono e seguono la finestra di chiusura principale. Mentre la maggior parte dell'attenzione si concentra sui pilastri fondamentali della chiusura, come la riconciliazione dei conti, le eliminazioni intercompany e i consolidamenti, vengono trascurate le attività critiche pre e post chiusura, come la gestione della cassa, la contabilità dei leasing e la gestione delle informazioni.

Questi processi pre e post chiusura influenzano direttamente l'accuratezza, l'efficienza e la prontezza di revisione del vostro reporting finanziario.

Ecco come contribuiscono a una chiusura più solida e veloce e perché meritano maggiore attenzione.

Il ruolo della gestione della cassa nella chiusura finanziaria

La gestione della liquidità svolge un ruolo fondamentale nel processo di chiusura. Una forte visibilità della cassa assicura che i bilanci riflettano accuratamente la liquidità e la salute operativa dell'azienda.

Come la gestione dei flussi di cassa supporta la chiusura finanziaria:

• Assicura rendiconti dei flussi di cassa accurati e convalidati
• Previene ritardi nella riconciliazione bancaria e nell'accuratezza del libro mastro
• Consente una migliore previsione e pianificazione a breve termine

Rendiconti dei flussi di cassa accurati

I rendiconti dei flussi di cassa riassumono le attività operative, di investimento e di finanziamento nel periodo di chiusura. Ogni componente deve essere convalidato per garantire che gli stakeholder comprendano come viene generata e utilizzata la liquidità.

Se i dati del flusso di cassa sono classificati in modo errato o incompleto, ad esempio se un pagamento CapEx viene classificato come OpEx, possono fornire un quadro impreciso della salute finanziaria dell'azienda e portare a decisioni sbagliate.

Suggerimento rapido: l' allineamento interfunzionale tra tesoreria e FP&A è fondamentale. Assicuratevi che tutte le grandi transazioni siano convalidate prima di finalizzare i rendiconti dei flussi di cassa.

Ritardi e imprecisioni possono influire sulla tempestività della riconciliazione

I trasferimenti bancari, i pagamenti dei fornitori e gli incassi devono essere riconciliati con la contabilità generale. Ritardi o discrepanze, soprattutto quando si lavora con dati decentralizzati, possono bloccare la chiusura o aumentare il rischio di inesattezze di cassa.

Suggerimento rapido: automatizzate i vostri flussi bancari e implementate strumenti di riconciliazione giornaliera per individuare prima gli svarioni e ridurre le sorprese dell'ultimo minuto.

Migliori previsioni e pianificazioni a breve termine

I dati sui flussi di cassa non sono solo storici: alimentano le previsioni periodiche e informano le decisioni su spese, assunzioni e investimenti. Ma un passo falso può ripercuotersi sull'intero ciclo di pianificazione.

Consiglio rapido: assicuratevi che i team di tesoreria e FP&A si allineino sulle ipotesi di afflusso e deflusso durante la chiusura. In questo modo si garantisce che le previsioni di liquidità siano basate sulla realtà e non su dati obsoleti o presunti.

Il ruolo della contabilità dei leasing nella chiusura finanziaria

Lacontabilità dei leasing è più complessa e più importante che mai. I moderni principi contabili (ASC 842, IFRS 16, FRS 102) impongono alle organizzazioni di iscrivere la maggior parte dei leasing in bilancio, rendendo prioritaria la contabilizzazione dei leasing prima della chiusura.

Se gestita bene, la contabilità dei leasing offre una maggiore trasparenza, supporta la conformità e alimenta la pianificazione a lungo termine.

Come la contabilizzazione dei leasing influisce sulla chiusura finanziaria:

• Garantisce la conformità a standard quali ASC 842, IFRS 16 e FRS 102
• Ha un impatto sull'accuratezza dello stato patrimoniale e del conto economico
• Informa il budgeting, le previsioni e la pianificazione del capitale

Conformità e preparazione alla revisione contabile

I principi contabili richiedono che i diritti d'uso (ROU) e le passività da leasing siano registrati con precisione. La conformità si basa su dati di leasing aggiornati, come termini, classificazioni, piani di pagamento e altro. La mancata conformità, che può essere il risultato di processi eterogenei, può portare a rettifiche, multe e ritardi nelle revisioni.

Suggerimento rapido: mantenere un database centralizzato dei contratti di locazione. Durante la chiusura, assicuratevi che i piani siano aggiornati e che le modifiche ai contratti di locazione siano registrate per supportare la preparazione alla revisione e ridurre il rischio di rideterminazione.

Accuratezza dello stato patrimoniale e del conto economico

I termini del leasing influiscono direttamente su passività, attività, ammortamenti e interessi passivi. Se i dati relativi al leasing non sono corretti, come ad esempio date di rinnovo non aggiornate o tassi di sconto imprecisi, i vostri bilanci possono presentare errori significativi negli obblighi e nelle spese.

Suggerimento rapido: create una lista di controllo per la revisione del contratto di locazione per la convalida prima della chiusura. Includete le date chiave, i piani di pagamento e le classificazioni.

Impatto del budget e delle previsioni

I contratti di locazione influenzano la capacità di pianificare le spese di capitale e operative. Un nuovo impegno di locazione o una risoluzione anticipata possono modificare i flussi di cassa futuri e incidere sulla pianificazione della liquidità.

Suggerimento rapido: assicuratevi che i dati relativi ai leasing confluiscano nei vostri modelli finanziari. In questo modo si evita che il team FP&A costruisca le previsioni sulla base di ipotesi errate.

Il ruolo della gestione delle informazioni nella chiusura finanziaria

La gestione dell'informativa è l'ultimo tassello del puzzle della chiusura. Si tratta del processo di compilazione e convalida dei bilanci, delle note esplicative e dei documenti normativi, ed è qui che piccole incongruenze possono causare grandi ritardi.

Flussi di lavoro semplificati per la divulgazione assicurano che i risultati della chiusura siano accurati, completi e pronti per le autorità di regolamentazione, i revisori e gli investitori.

Come la gestione dell'informativa influisce sulla chiusura finanziaria:

• Accelera il ciclo di rendicontazione con flussi di lavoro ottimizzati
• Assicura la coerenza tra i report interni ed esterni
• Supporta la conformità agli audit e ai requisiti normativi

Cicli di reporting più rapidi e semplificati

La gestione della disclosure unisce gli input di finanza, ufficio legale, relazioni con gli investitori e conformità. Senza un processo coordinato, i report finali spesso soffrono di modifiche dell'ultimo minuto, dati contrastanti o firme ritardate.

Suggerimento rapido: per ridurre i ritardi, utilizzate strumenti di collaborazione che consentano la modifica simultanea, il monitoraggio delle versioni e l'assegnazione dei compiti.

Garantisce report coerenti e accurati

Quando i diversi team utilizzano fonti di dati diverse, i numeri possono essere in conflitto nei report, con conseguenti problemi di credibilità e cicli di revisione supplementari.

Suggerimento rapido: stabilire un'unica fonte di verità per i dati finanziari e i racconti. Centralizzate la proprietà delle metriche chiave per evitare discrepanze nei documenti per gli investitori, nei documenti normativi e nei report interni.

Supporta la conformità e la preparazione alle revisioni

Le autorità di regolamentazione richiedono informazioni coerenti, allineate a schemi come i GAAP o gli IFRS. Informazioni mancanti o incoerenti possono ritardare la presentazione dei documenti e aumentare il rischio di revisione.

Suggerimento rapido: mantenete una traccia di controllo per ogni comunicazione. Utilizzate un registro delle firme per tenere traccia di chi ha preparato, rivisto e approvato i contenuti. In questo modo si riduce il tempo speso a giustificare i numeri in un secondo momento.

Una chiusura di cui fidarsi, approfondimenti su cui agire

Una chiusura finanziaria rapida e affidabile non inizia o finisce con i processi fondamentali. Si basa su solidi input pre-close, come dati accurati sulla liquidità e sui leasing, e su disciplinati output post-close, come una solida gestione delle informazioni.

La gestione della liquidità vi garantisce la comprensione della vostra liquidità. La contabilità dei leasing assicura che i vostri obblighi siano riportati con precisione. La gestione delle informazioni assicura che i risultati siano presentati in modo chiaro, coerente e conforme.

Investendo in queste aree, i team finanziari non solo accelerano la chiusura, ma rafforzano anche tutti i processi a valle, dalle previsioni alle revisioni contabili, fino alle relazioni con gli investitori.