Prodotti CPM: un viaggio nell'ignoto?

È paradossale: le soluzioni professionali per il CPM (corporate performance management) hanno smesso da tempo di essere un consiglio per gli addetti ai lavori, avendo dimostrato negli anni la loro validità nella pratica. Tuttavia, alcune aziende preferiscono aspettare e continuare ad accontentarsi di Excel. Il Dr. Christian Fuchs, analista di BARC, spiega da dove deriva questa esitazione e quali conseguenze ne derivano.

Il nostro mondo sta cambiando più velocemente di quanto ci si possa aspettare. Ciò che ieri era considerato una certezza, domani potrebbe essere già obsoleto. Per tenere il passo, le aziende devono quindi soddisfare esigenze sempre maggiori. Questo vale in particolare per la velocità, la lungimiranza e l'agilità della gestione aziendale.

Cosa fare, dunque? Le aziende migliori stanno affrontando questa sfida con soluzioni CPM integrate e si distinguono per una maggiore visibilità e controllo dei processi di pianificazione e gestione. Questo è diventato un dato di fatto: sempre più decisori riconoscono la crescente importanza del CPM e vogliono salire sul carrozzone.

Tuttavia, nonostante la consapevolezza che il CPM assistito da software sia essenziale per la gestione e la governance aziendale moderna, molte aziende rifuggono dalle spese e dai rischi associati ad affrontare un progetto di questo tipo.

La maggior parte delle preoccupazioni sono infondate

I responsabili delle decisioni che non sono mai stati coinvolti in progetti di CPM (ad esempio presso un precedente datore di lavoro) si trovano ad affrontare una sfida importante: spesso ci sono chiare aspettative sui benefici che ne deriveranno, ma l'approccio da adottare e la portata del progetto di selezione e implementazione sono una grande incognita. In pratica, questa combinazione di fattori porta spesso a sovrastimare i progetti in termini di portata e complessità, in quanto sono molto difficili da valutare senza le necessarie competenze. Nel peggiore dei casi, questo può portare a dichiarare un progetto non fattibile prima che un esperto sia in grado di valutare correttamente la situazione.

Inoltre, una definizione poco chiara del progetto può far sì che l'introduzione del CPM sia infelice. Se, ad esempio, un progetto viene avviato dal reparto di controllo senza aver prima effettuato un'analisi dei requisiti negli altri reparti, compreso quello informatico, questa omissione spesso si ritorce contro le persone coinvolte nel prosieguo del progetto.

La buona notizia è che non è così grave come sembra.

Per il processo di selezione del software, in genere si dovrebbero stimare 3-6 mesi. Affinché questo importantissimo primo passo abbia successo, vi consiglio di leggere i miei consigli per un progetto di selezione ben preparato e l'elenco degli errori più gravi, in modo da sapere a cosa fare attenzione.

Si passa poi al progetto di implementazione vera e propria della soluzione selezionata. I risultati del BARC Planning Survey 18 mostrano che le implementazioni di CPM di medie dimensioni possono essere realizzate in genere in 2-6 mesi (vedi Figura 1). Ciò significa che un progetto completo di selezione e implementazione del CPM , cioè dall'inizio del progetto al roll-out, può essere realizzato in 5-12 mesi. Non si tratta quindi di un progetto mostruoso come quello che alcuni sembrano immaginare.

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Figura 1: Durata dell'implementazione dall'acquisto del software al roll-out iniziale (fonte: BARC "The Planning Survey 18", n=442)[/caption]

Il consiglio è sempre quello di "Pensare in grande, iniziare in piccolo". Un periodo di progetto gestibile è un fattore critico per il successo della selezione e dell'implementazione di una soluzione CPM. Pertanto, concentratevi su aspetti parziali del vostro compito generale per generare "successi rapidi". Questi non solo creano accettazione, ma servono anche come marketing interno per il progetto. In generale, più breve è il periodo di selezione e implementazione, maggiore è il beneficio diretto del progetto e la probabilità di completarlo nei tempi e nei budget previsti.

Perché il tempo scorre , anche nella vostra azienda

Mentre il CPM è (comprensibilmente) un territorio nuovo per molti decisori, Excel è spesso il contrario: vi conoscete da una vita, ne avete passate tante insieme e per questo siete forse anche un po' sentimentali. Sebbene questo sia comprensibile in termini umani, compromette fortemente l'obiettività. Sebbene Excel possa essere spesso una soluzione valida per le aziende più piccole, ad esempio per coprire il budget, non appena un'organizzazione raggiunge una certa dimensione - e con essa requisiti più elevati e una maggiore complessità - Excel diventa rapidamente un problema, perché semplicemente non è stato progettato per soddisfare le crescenti esigenze di CPM delle aziende di medie dimensioni nel ventunesimo secolo.

Per quanto comoda possa essere la persistenza dei processi esistenti, non è altro che una stagnazione. In un mondo che pone nuove esigenze alle aziende ogni giorno, la conservazione dello status quo vi fa arretrare ogni secondo che passa. La distanza dai concorrenti che tengono il passo con gli sviluppi cresce quindi costantemente.

Oltre ai suoi noti difetti (suscettibilità agli errori, incoerenze, elevato sforzo manuale, ecc.), Excel provoca anche malcontento tra i suoi utenti, come confermano, tra l'altro, i risultati dell'attuale BARC Planning Survey 18. La stragrande maggioranza degli utenti che hanno un'esperienza speciale in materia di pianificazione è in grado di gestire il proprio lavoro. Anche la stragrande maggioranza degli utenti che utilizzano soluzioni CPM speciali le raccomanderebbe. Tuttavia, il sostegno a Excel è molto più contenuto (Figura 2).

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Figura 2: Consiglierebbe il suo strumento di pianificazione ad altre aziende? (fonte: BARC "The Planning Survey 18") Soluzioni di pianificazione specializzate (n=861) vs. Excel (n=171)[/caption]

Conclusione

L'ansia è infondata: I progetti CPM oggi non sono una scienza missilistica e di solito possono essere completati molto più velocemente di quanto si temesse. Non lasciatevi quindi scoraggiare dalla complessità dell'argomento e dall'ampia gamma di soluzioni: l'abbondanza di opzioni ha anche un effetto positivo: di solito sul mercato c'è una soluzione adatta per ogni esigenza immaginabile. È quindi probabile che troviate quello che cercate. Inoltre, parlate con altri che hanno affrontato la stessa sfida e l'hanno superata con successo. In questo modo, potrete imparare dagli errori degli altri e risparmiare tempo e risorse preziose.

Soprattutto, però, c'è una cosa che non dovete dimenticare: alla fine, dipende da voi se la vostra azienda utilizza il CPM e si prepara per il futuro, oppure se aspetta e cerca di mantenere lo status quo il più a lungo possibile. Quest'ultima opzione può essere più conveniente nel breve periodo, ma non è certo la migliore.