Qual è il processo di chiusura finanziaria?

Immaginate di portare la vostra auto dal meccanico solo quando qualcosa non va. Niente cambi d'olio regolari, niente rotazione delle gomme e niente manutenzione ordinaria. Lo stato di quel veicolo dopo pochi mesi si avvicinerebbe alle finanze della vostra organizzazione senza un solido processo di chiusura finanziaria.

Quando si parla di chiusura finanziaria, un team finanziario esamina i libri contabili dell'organizzazione per un periodo specifico, di solito mensile, trimestrale o annuale. Durante questa revisione, i conti vengono riconciliati, le discrepanze vengono analizzate, i contanti vengono contati e i rendiconti vengono finalizzati in vista del periodo successivo. Un regolare processo di chiusura finanziaria consente alle organizzazioni di individuare i problemi, come le fatture scadute, prima che si trasformino in questioni più serie. È anche una parte essenziale per mantenere la contabilità accurata, e una contabilità accurata è essenziale per prendere decisioni più strategiche man mano che l'organizzazione cresce.

La maggior parte dei leader sa che la chiusura finanziaria è essenziale, ma vorrebbe che richiedesse meno sforzi e costasse meno. Ecco perché, secondo Gartner, il 55% dei responsabili finanziari spera di ottenere una chiusura completamente automatizzata entro il 2025.

Esaminiamo i dettagli del processo di chiusura finanziaria, compreso il modo per superare le sfide e raggiungere lo stato ideale di automazione.

Le fasi principali del processo di chiusura finanziaria

Nella maggior parte delle organizzazioni, il processo di chiusura finanziaria può durare una settimana o più, e terminare molto dopo il periodo di riferimento. Ciò è dovuto alla notevole mole di lavoro da svolgere, generalmente suddivisa nelle seguenti fasi.

• Registrare i contanti in entrata: Il primo passo per la chiusura dei conti è registrare i flussi di cassa in entrata nel periodo di chiusura e confrontarli con le fatture aperte.
• Aggiornare la contabilità passiva: Si tratta di verificare che tutti gli obblighi assunti dall'organizzazione nel periodo di chiusura siano riportati in modo appropriato nei libri contabili, soprattutto se sono stati pagati.
  
• Riconciliare i conti: Con la riconciliazione dei conti, i team finanziari confrontano le transazioni presenti nei libri contabili con fonti secondarie, come estratti conto e ricevute bancarie. In questo modo ci si assicura che siano state accreditate o addebitate correttamente.
  
• Esaminare la piccola cassa: È facile perdere traccia della piccola cassa, per questo motivo è necessario rivederla in ogni chiusura finanziaria.
  
• Esaminare le immobilizzazioni: In questa fase si esamina il valore delle immobilizzazioni, compreso l'ammortamento, e il modo in cui vengono considerate nei bilanci.
• Esaminare le scorte e l'inventario: Assicurarsi che l'inventario reale corrisponda a quello contabile è una parte importante della chiusura finanziaria.
• Organizzare i bilanci: Nell'ambito della chiusura, raccoglierete i rendiconti necessari per ottenere i dati di cui avete bisogno e per iniziare a preparare i rapporti che i vostri dirigenti si aspettano.
• Esaminare i conti delle spese e delle entrate: Tutto per creare un quadro accurato di questi conti essenziali.
  
• Convalidare tutti i dati: Poiché i dati provengono solitamente da più fonti, la convalida è una fase essenziale del processo di chiusura finanziaria.
  
• Preparare il terreno per il periodo successivo: I team finanziari di solito dedicano un po' di tempo a mettere ordine nelle dichiarazioni e nelle fonti di dati per semplificare la chiusura successiva.

Le maggiori sfide nel processo di chiusura finanziaria

Nessuno mette in dubbio che la corretta chiusura dei libri contabili sia essenziale per mantenere le organizzazioni conformi, finanziariamente sane e in costante crescita. Tuttavia, il processo di chiusura finanziaria può essere uno degli sforzi più lunghi e dispendiosi in termini di risorse per un team finanziario, causando mal di testa a tutte le parti coinvolte. Ecco alcune delle sfide che dovete affrontare per la chiusura finanziaria, se volete ridurre questi grattacapi.

1. Rendiconti finanziari irrilevanti

Uno dei risultati principali del processo di chiusura finanziaria è rappresentato dai rendiconti finanziari che i dirigenti possono utilizzare per riferire agli azionisti, valutare la salute finanziaria dell'organizzazione e prendere decisioni che mantengano le cose nella giusta direzione. Ma poiché una chiusura finanziaria può richiedere notoriamente molto tempo, i team finanziari si trovano spesso a correre contro il tempo per produrre rendiconti tempestivi e pertinenti. Troppo spesso questo sembra un compito impossibile. Ogni tentativo di accelerare il processo di chiusura finanziaria è di solito stimolato dalla necessità di avere bilanci più tempestivi.

2. Qualità dei dati

I dati finanziari possono essere incoerenti, soprattutto tra più filiali o sedi. Tra fatture non pagate, aggiornamenti mancanti e conversioni valutarie errate, non tutti i dati ottenuti per la chiusura finanziaria saranno di alta qualità. Questo può comportare un aggravio di lavoro per il team che deve elaborare, pulire e seguire i dati di scarsa qualità.

3. Team separati

Quando la vostra organizzazione raggiunge una certa dimensione, è probabile che dobbiate lavorare con team remoti, anche con fusi orari diversi. Questo può rendere la collaborazione molto più complicata. Le riunioni devono essere tenute in orari che per alcuni possono essere scomodi, si possono perdere giorni perché i file importanti vengono inviati alla fine della giornata per un team ma nel cuore della notte per un altro, e mettere tutti d'accordo è molto più difficile quando non è possibile riunirli tutti nella stessa stanza.

4. Sistemi non corrispondenti

Se la vostra organizzazione ha più sedi o filiali, il vostro processo di chiusura finanziaria coinvolgerà più sistemi che potrebbero non integrarsi bene tra loro. Alcuni team potrebbero utilizzare fogli di calcolo aggiornati manualmente per tenere traccia degli ordini, mentre altri gestiscono tutto con un software di contabilità avanzato. Poiché ogni sistema finanziario è completamente diverso, la traduzione di tutti i dati in qualcosa di utilizzabile allunga il processo di chiusura finanziaria.

5. Errore umano

Tutti i processi finanziari, in particolare quelli che si basano su input manuali, possono essere soggetti a errori. Errori di inserimento dati e refusi possono inserire irregolarità nei dati finanziari che possono passare inosservate fino al momento della chiusura finanziaria. Il team che si occupa della chiusura deve essere abbastanza vigile da individuare questi errori mentre lavora. Inoltre, dovrà dedicare del tempo prezioso a seguire gli importi inseriti in modo errato con le persone giuste per correggerli.

6. Risorse adeguate

Come per molti processi che coinvolgono il team finanziario, è troppo facile non pensare alla chiusura finanziaria e al reporting fino all'undicesima ora. Questo può portare a team sovraccarichi di lavoro che non hanno abbastanza tempo per chiudere i conti in modo efficace o il software giusto per lavorare in modo efficiente. Mentre alcuni leader possono pensare a questi processi come a poco più di una casella da spuntare, l'Office of the CFO sa quanto siano cruciali per l'organizzazione. Questo può portare a un braccio di ferro, in quanto i responsabili finanziari cercano di ottenere più risorse per i loro team che gli altri leader non sempre sono disposti a fornire.

Processi di chiusura finanziaria precisi e veloci con Prophix

Il processo di chiusura finanziaria è essenziale per la salute finanziaria della vostra organizzazione e non dovreste dover affrontare le sfide che tipicamente comporta. Sfruttando una piattaforma di performance finanziaria come Prophix One, potete ottenere tutti i vantaggi di una chiusura finanziaria accurata e automatizzata senza gli svantaggi di una chiusura tradizionale.

Ecco cosa può fare Prophix One per la vostra chiusura finanziaria.

Rendiconti finanziari tempestivi e accurati per i leader

"Prophix ci permette di pensare a ciò che i numeri ci dicono, invece di passare tutto il tempo a inserire dati" - Jennie Robison, Vicepresidente Controller, Gruppo Kajima Building & Design

Miglioramenti a livello di consolidamento

Il consolidamento dei dati provenienti da più entità può essere difficile, ma è possibile migliorare anche questo aspetto del processo rielaborando il modo in cui avviene a livello organizzativo:

• Standardizzare il piano dei conti in tutta l'organizzazione, considerando tutti i parametri necessari per il consolidamento e il reporting di gruppo.
• Razionalizzare la struttura organizzativa (ad esempio, chiudendo o fondendo le società inattive).
• Stabilire linee guida rigorose per la materialità con l'accordo dei revisori.

Anche per quanto riguarda il consolidamento finanziario, spessoun requisito per le società pubbliche, si possono apportare diversi miglioramenti:

• Utilizzare una piattaforma che centralizzi i dati finanziari essenziali.
• Sfruttare l'automazione per le traduzioni in più valute e il subconsolidamento.
• Creare una traccia di controllo per semplificare i consolidamenti futuri (e garantire la conformità).

Miglioramenti tecnici

Se le entità coinvolte nel processo di chiusura finanziaria utilizzano ancora i fogli di calcolo per la maggior parte del loro lavoro, è possibile apportare miglioramenti tecnici automatizzando:

• Controlli, dalla presentazione delle entità al livello di consolidamento, con regole di validazione
• Riconciliazioni per i saldi e le transazioni intercompany
• Reporting finanziario e gestionale
• Conversione di valuta
• Eliminazioni e rettifiche

È inoltre possibile utilizzare una piattaforma di performance finanziaria che monitora automaticamente il flusso di lavoro, lo stato e i risultati della convalida.

Prophix in azione: Chiudere i libri contabili il 56% più velocemente

I responsabili finanziari sognano una chiusura automatizzata, ma pochi conoscono la strada per ottenerla. Con Prophix One, non è necessario reinventare la ruota, ma basta mettere un motore dietro di essa.

Health Connect America fornisce servizi di assistenza sanitaria mentale e comportamentale in tutti gli Stati Uniti e prima si affidava a un processo di chiusura finanziaria disorganizzato e pesante come Excel. La chiusura finanziaria più rapida richiedeva quasi un'intera settimana di lavoro, il che non era sufficiente. Dopo aver iniziato a usare Prophix One, hanno ridotto la chiusura di fine mese a due giorni, con un miglioramento del 56%.

E non sono i soli.

Quando la prossima chiusura finanziaria sembra sempre dietro l'angolo, non dovreste avere paura di immergervi nei vostri libri contabili.