Selezione del software CPM - I tre errori da evitare

Trovare una soluzione CPM adeguata non è scienza missilistica

Quando si cerca la soluzione CPM giusta, la posta in gioco è alta; le decisioni sbagliate possono spesso avere conseguenze gravi. Il Dr. Christian Fuchs, analista BARC, descrive i tre errori più comuni e spiega come evitarli.

Numerose aziende utilizzano Excel come opzione predefinita per visualizzare i processi di reporting e pianificazione, soprattutto per comodità ("ce l'abbiamo già e non costa nulla"). Ma alla fine la maggior parte delle persone arriva a un punto in cui il "dolore" di Excel diventa eccessivo e ha bisogno di una soluzione CPM specializzata. Ma scegliere quella giusta è più facile a dirsi che a farsi.

Nel mio ruolo di analista presso BARC, negli ultimi sette anni ho aiutato le aziende a scegliere soluzioni di Business Intelligence (BI) e CPM. In questo periodo, ho visto che gli stessi errori si verificano con notevole frequenza nei processi di selezione del software. Non si tratta di errori di poco conto, ma di errori gravi che possono mettere a repentaglio il successo di un progetto.

Per aiutarvi a gestire questi pericoli nel vostro progetto, ho riassunto quelli che considero i tre errori più comuni con alcuni consigli utili per evitarli.

Errore n. 1: analisi dei requisiti disordinata

La base di ogni processo di selezione del software è una solida analisi dei requisiti. Tuttavia, sorprendentemente molte aziende falliscono in questa prima fase. I classici fallimenti ricorrenti sono:

• L'IT cerca uno strumento "adatto" ai reparti aziendali senza coinvolgerli nell'analisi dei requisiti.
• I requisiti vengono raccolti solo in aree ristrette dell'azienda, senza consultare tutti i reparti interessati.
• Pensiero troppo a breve termine: Si sceglie uno strumento semplicemente perché risolve i maggiori problemi, senza considerare i probabili requisiti futuri.

Se vi trovate in una o più di queste situazioni, dovreste suonare un campanello d'allarme! Rischiate di condurre un'analisi dei requisiti limitata.

Il mio suggerimento: fate un'analisi approfondita dei requisiti funzionali, tecnici e organizzativi in tutte le unità aziendali che si prevede lavoreranno con il software. Questo dovrebbe coinvolgere sia i reparti aziendali che l'IT, per evitare problemi di accettazione quando lo strumento viene utilizzato.

• Le funzioni assolutamente necessarie e desiderate, così come il cerchio di utenti del software, devono essere identificate nell'ambito dell'analisi dei requisiti funzionali analisi dei requisiti funzionali.
• L' analisi dei requisiti tecnici riguarda la sicurezza dei dati, le prestazioni richieste e ottenibili, le piattaforme e i sistemi operativi e la tecnologia dei database.
• Il numero di utenti e il supporto di diversi tipi di utenti (power user, utenti ad hoc, utenti finali) attraverso le funzionalità dello strumento si basano sui criteri di selezione organizzativa .

Come risultato dell'analisi dei requisiti, viene prodotto un catalogo completo di criteri, con cui è possibile valutare e qualificare le soluzioni software in esame. Poiché non tutti i criteri avranno la stessa importanza, ogni singolo requisito dovrà essere ponderato. Solo i criteri importanti dovrebbero essere applicati per la preselezione ("short list"), per restringere efficacemente il mercato sulla base di una piccola selezione di punti di valutazione rilevanti. Altri criteri meno importanti dovrebbero essere presi in considerazione in un secondo momento nella valutazione dettagliata dell'elenco ristretto di prodotti.

Seguire queste linee guida aiuterà a fornire una solida base su cui scegliere una soluzione CPM adeguata più avanti nel progetto.

Errore n. 2: scegliere il fornitore, non la soluzione

Concentrarsi fin dall'inizio solo su fornitori di software "grandi" e conosciuti è un errore che molte aziende commettono, soprattutto nelle piccole e medie imprese. i fornitori di software più "piccoli" e specializzati spesso dispongono di ottime soluzioni e di una comprensione più approfondita dei requisiti in base a fattori quali la posizione geografica, il settore industriale e le dimensioni dell'impresa.

È comprensibile che le aziende possano avere dei timori nell'optare per un fornitore "minore". Ad esempio, se si considera la sicurezza del proprio investimento, i responsabili delle decisioni possono ritenere più probabile che un fornitore più piccolo venga acquisito o diventi insolvente. Tuttavia, le dimensioni e il profilo di un fornitore non dovrebbero essere un criterio KO nel processo di selezione. Tenete presente che la continuità di un prodotto non può essere necessariamente garantita solo perché è fornito da un fornitore "grande". Inoltre, le dimensioni di un fornitore e la qualità del suo prodotto non sono sempre correlate tra loro.

Per la vostra scelta dovrete considerare principalmente quanto segue:

Più grande non è necessariamente migliore: i fornitori presumibilmente "grandi" non sono inevitabilmente superiori sotto tutti gli aspetti rispetto ai loro rivali "piccoli". Le dimensioni o il rilievo di un fornitore non sono un criterio decisionale valido.

Il pacchetto complessivo di supporto tecnico e funzionale, basato sulle esigenze della vostra organizzazione, contribuisce a un ragionevole rapporto qualità-prezzo? Fattori come i servizi di assistenza in loco, il modo in cui il fornitore tratta i propri clienti, il supporto in lingua locale e le conoscenze regionali/specifiche del settore sono solo alcune delle considerazioni da non sottovalutare nella scelta del software. La nostra esperienza e le nostre ricerche dimostrano costantemente che i fornitori "piccoli" di solito superano i "grandi" fornitori globali su questi aspetti.

Errore #3: nessuna prova di concetto

Può essere rischioso saltare una valutazione dettagliata delle soluzioni presenti nella vostra short list per motivi di tempo o finanziari. Le soluzioni devono essere esaminate in relazione a tutti i requisiti (e ai costi) e messe alla prova nell'ambito di una valutazione dettagliata. Ciò contribuisce a creare la sicurezza dell'investimento e a ridurre al minimo il rischio di prendere la decisione sbagliata.

L'obiettivo di una valutazione dettagliata è ottenere un quadro accurato delle capacità offerte dal software. In questo caso sono opportune installazioni di prova, presentazioni strutturate del software e creazioni di prototipi ("proof of concept"), idealmente basati su requisiti di prestazione e dati il più possibile realistici rispetto all'uso che l'organizzazione intende fare del software.

È inoltre consigliabile consultare consulenti esterni e colloqui con i clienti di riferimento per ottenere un feedback sui fornitori e sui prodotti da altri progetti e aziende. In particolare, il feedback di altri utenti che lavorano quotidianamente con la soluzione può essere straordinariamente prezioso per far luce su potenziali problemi e sfide che potrebbero sorgere una volta che la soluzione sarà operativa.

Conclusione

Trovare una soluzione CPM appropriata non è una scienza missilistica. Seguite questi suggerimenti e aumenterete le possibilità di un processo di selezione accurato e di successo.

Importante: evitate di commettere gli errori descritti sopra e fate attenzione ai segnali di pericolo. Se vi accorgete che qualcosa non va bene, riportate il progetto sulla retta via. La conoscenza delle migliori pratiche di selezione del software e delle insidie più comuni ridurrà notevolmente le possibilità di prendere una decisione sbagliata o di far fallire il progetto.

Con questi suggerimenti, nulla dovrebbe ostacolare il successo del progetto di selezione del software CPM. Vi auguro un grande successo nel vostro impeccabile processo di selezione!