Trasformare il processo di FP&A da banale a significativo

"Mi piace fare cose di scarso valore", ha detto nessuno, mai. Tuttavia, secondo un recente sondaggio, i professionisti dell'FP&A spesso trovano il loro tempo consumato da attività di routine e ripetitive come la riconciliazione dei dati, la pulizia dei dati, i report e la stesura del budget, che non lasciano tempo sufficiente per attività più strategiche. I professionisti dell'FP&A vorrebbero dedicare circa la metà (48%) del loro tempo ad attività ad alto valore, ma attualmente questa percentuale si ferma al 21%.

Naturalmente, bilanciare le attività ad alto e basso valore non è facile come far quadrare un bilancio. Ci saranno sempre dati da raccogliere, rapporti da eseguire e numeri da riconciliare. Non è che si possa timbrare le previsioni settimanali con un messaggio che dichiara: "Ora supportato dal 50% di dati in meno!"

La realtà è che molte attività di routine e ripetitive forniscono input assolutamente essenziali per i risultati strategici di livello superiore. D'altro canto, potrebbero esserci attività di scarso valore che possono essere razionalizzate o eliminate del tutto. La domanda è: qual è il lavoro più banale e quale quello più significativo?

Nell'ambito della nostra iniziativa per aiutare i professionisti della finanza a gestire l'FP&A basato sui dati, abbiamo chiesto ad alcune delle menti più brillanti del settore come possiamo concentrarci maggiormente sulle attività ad alto valore.

Miglioramento del processo FP&A: I leader del pensiero finanziario dicono la loro

Come si possono modificare i processi per creare un reparto potenziato, in cui si dedica più tempo alle attività ad alto valore aggiunto? Secondo questi visionari dell'FP&A, tutto parte dai dipendenti.

Radunare le truppe

Ranica Arrowsmith, Technology Editor di Accounting Today, ritiene che i dipendenti siano la risorsa migliore per spostare l'FP&A verso contributi di maggior valore. "Come accade per la maggior parte delle professioni, è facile dimenticare che assumere bene è la chiave per creare un team ad alte prestazioni. Quindi le persone devono essere al primo posto, anzi, prima dei processi e della tecnologia", afferma l'esperta. A tal fine, Arrowsmith afferma che, in qualità di leader FP&A, è necessario "esercitare il controllo sul processo di assunzione nel team finanziario e assicurarsi di trascorrere molto tempo con i potenziali assunti prima di prendere una decisione. Se non siete voi a guidare le assunzioni, fate sapere chiaramente al responsabile delle assunzioni qual è secondo voi il pezzo mancante del vostro team, in modo che possa cercare il candidato più adatto"

Una volta che vi siete assicurati il vostro A-team, sfruttate al massimo il loro tempo. "Riducete al minimo le riunioni di gruppo che fanno perdere tempo e organizzate invece incontri individuali con i membri del team per creare un quadro dei processi di cui il team ha bisogno per creare efficienza", dice Arrowsmith. "Le riunioni individuali consentono di essere onesti e diretti e di scoprire più rapidamente le preferenze e i pregiudizi dei membri del team, ad esempio quelli favorevoli o contrari alla digitalizzazione di alcuni processi"

Iniziare in piccolo e festeggiare i successi rapidi

Darryl Bannon, direttore di Darryl Bannon Consulting Ltd, ritiene che un cambiamento aziendale efficace richieda l'adesione dei dipendenti e un approccio misurato. Dice: "Se volete un cambiamento, dovete coinvolgere i vostri dipendenti. Iniziate in piccolo per ottenere risultati rapidi. Come posso semplificare un processo? Ho bisogno di tutti i report che gestisco? Chiedete a coloro che ricevono gli output dal vostro reparto: ne avete ancora bisogno?"

Bannon fa notare che potrebbe esserci una certa resistenza a cambiare i comportamenti: "Ma spegnendo i rapporti identificati, eliminando le riunioni non necessarie, si inizia a liberare il tempo per pensare di sviluppare nuove idee", dice. "Inoltre, si dimostra al personale che l'investimento di tempo paga"

Infine, per promuovere un impegno costante nel processo di trasformazione della finanza, Bannon afferma che è essenziale "dare credito alle idee, non importa quanto piccole: quei 5 minuti al giorno risparmiati si accumulano"

Allenarsi per la vittoria

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Leigh Tucker, CPA, Principal e Managing Director del Nonprofit Client Practice di CliftonLarsonAllen LLP, ritiene che un investimento prudente sia la chiave per mettere in fila persone, processi e tecnologia per ottenere combinazioni di dati di alto valore. "Nel settore non profit, dimostrare l'analisi dei risultati positivi e l'impatto della missione è più importante che mai per assicurarsi finanziamenti continui e stabilire la sostenibilità, dato che si lotta per ogni dollaro, che si tratti di finanziamenti federali, statali, di fondazioni o di donazioni individuali", afferma. "Il team finanziario è fondamentale per sostenere un ambiente che promuova gli investimenti necessari e continui in tecnologia, personale e, soprattutto, formazione a tutti i livelli e in tutti i dipartimenti per consentire un'analisi adeguata dei dati combinati. Sono finiti i tempi in cui si era "custodi di ogni dollaro speso"; l'allocazione prudente delle risorse e la capacità di vedere il quadro generale sono la nuova norma"

Il vostro team può aiutare a bilanciare l'equazione

La maggior parte dei professionisti dell'FP&A vorrebbe dedicare più tempo alle attività ad alto valore aggiunto. Un ottimo punto di partenza è sfruttare le conoscenze e l'esperienza dei membri del team FP&A. È probabile che abbiano idee su come bilanciare l'equazione.

Leggete l'indagine Defining the Evolution of FP&A: Benchmarks, Challenge & Opportunities [ =link] per saperne di più sul divario tra il modo in cui i team FP&A aziendali impiegano il loro tempo rispetto alle attività che ritengono possano fornire un valore di livello superiore alla loro organizzazione.