Trasformare la finanza con il software di budgeting | Prophix

Ogni progresso tecnologico, dall'aratro al supercomputer, ha contribuito a ridurre la quantità di tempo dedicata alle attività da svolgere a favore delle attività che si desidera svolgere. Si tratta di eliminare il lavoro fisico e mentale, in modo da potersi concentrare sul lavoro gratificante, appagante e utile che solo gli esseri umani sono in grado di fare. Il software di budgeting e forecasting non è diverso.

In troppe organizzazioni, l'ufficio del CFO è bloccato da troppi compiti da svolgere. Il consolidamento dei dati, la compilazione dei report e una dozzina di altri processi ripetitivi vengono svolti manualmente per poter effettuare correttamente budget e previsioni. Questi adempimenti creano indubbiamente valore per l'azienda, ma il lavoro manuale che ne consegue raramente è l'uso migliore del tempo di chiunque.

Trasformare i processi di budgeting e forecasting significa utilizzare la tecnologia per reinventarli, snellirli e automatizzarli, liberando il team per svolgere attività di maggior valore.

Budgeting vs. forecasting (e dove entra in gioco il software)

Per chi non fa parte dell'ufficio del CFO, budgeting e forecasting possono sembrare termini intercambiabili. Prima di approfondire i motivi per cui un software di budgeting e forecasting è essenziale per la vostra organizzazione, assicuriamoci di aver definito questi termini.

Che cos'è il budgeting?

Il budgeting è un processo che le organizzazioni utilizzano per quantificare le entrate e le uscite previste. Da questo processo nascono i budget, che vengono inviati ai diversi reparti per comunicare esattamente quanto possono spendere in un periodo definito, solitamente un anno o un trimestre finanziario. Sebbene alcune organizzazioni utilizzino i dati degli anni precedenti per pianificare i loro budget, spesso il budgeting basato su zero può essere più efficace. Con questo metodo, i dipartimenti sono tenuti a pianificare le proprie esigenze senza limitarsi a modificare di qualche punto percentuale il budget dell'anno precedente.

Che cos'è la previsione?

Mentre il budgeting si occupa delle entrate e delle spese previste, le previsioni riguardano il futuro potenziale dell'organizzazione. L'Office of the CFO utilizzerà i dati dei periodi precedenti per costruire le proprie previsioni. A volte queste previsioni si spostano verso il futuro con il passare del tempo: si tratta delle cosiddette previsioni variabili.

Qual è la differenza tra budgeting e forecasting?

La differenza fondamentale tra budgeting e forecasting si basa su due parole: "aspettativa" e "proiezione" Anche se queste parole possono sembrare simili, le aspettative che si hanno con il budgeting sono in genere più conservative rispetto alle proiezioni delle previsioni, il che significa che di solito si ha più fiducia nei budget.

Ibudget servono a ottenere il massimo da ogni dollaro che l'organizzazione riceve, mentre le previsioni servono a delineare potenziali scenari e ad adeguare la strategia aziendale. Se il team finanziario nota che i reparti rischiano di sforare il budget, di solito si discute seriamente se attenersi al budget o rivalutarlo. Se le previsioni non sono più accurate come un tempo, la leadership dell'organizzazione cambierà la strategia generale o si adatterà a una previsione diversa.

I vantaggi del budgeting e del forecasting

I vantaggi del budgeting

Un budgeting accurato garantisce alle aziende alcuni vantaggi importanti:

• Sapere esattamente quanto denaro entra nell'organizzazione.
• Sapere esattamente come (e dove) le entrate si trasformano in spese.
• Assicurarsi che ogni reparto utilizzi al meglio il denaro assegnatogli.
• Adattare le spese per rispondere adeguatamente all'evoluzione delle condizioni di mercato.
• Identificare in anticipo i potenziali problemi finanziari.

In definitiva? Il budgeting è essenziale per far crescere i vostri profitti.

I vantaggi delle previsioni

Un'adeguata previsione è più che degna di nota, poiché offre i seguenti vantaggi:

• La pianificazione di più scenari potenziali può aiutarvi a elaborare un piano d'azione per ciascuno di essi, migliorando la capacità di adattamento della vostra organizzazione.
• Chiedersi "cosa succede se" con le previsioni può far emergere problemi all'interno dell'organizzazione che altrimenti sarebbero passati inosservati.
• Le previsioni diventano più facili da creare (e più accurate) quanto più dati si hanno a disposizione.
• Un'adeguata previsione può portare a una maggiore efficienza dell'organizzazione, in quanto si trovano modi per adattarsi sia agli aumenti che alle diminuzioni delle entrate.

Senza previsioni, un'organizzazione può comunque raggiungere i propri obiettivi in un anno positivo, ma probabilmente non riuscirà a cogliere tutta la crescita che avrebbe potuto ottenere. In un anno negativo, la mancanza di previsioni può paralizzare l'azienda.

Le sfide del budgeting e delle previsioni

Le sfide del budgeting

Pur essendo un processo finanziario essenziale, il budgeting comporta sfide significative:

• Bilanci poco flessibili possono rendere difficile per i dipartimenti reagire adeguatamente ai problemi e alle opportunità.
• La creazione di budget flessibili e accurati può essere difficile senza un software di budgeting.
• Bilanci imprecisi possono ostacolare un'organizzazione, impedendole di capitalizzare appieno le opportunità.
• L'eccessiva trasparenza nel budgeting può creare competizione tra i reparti, che sentono di dover competere per ogni dollaro.

Il budgeting può essere un fattore di stress significativo per alcune organizzazioni, ma i vantaggi superano di gran lunga le potenziali sfide. L'utilizzo di un software di budgeting e forecasting consente di eliminare molte di queste sfide.

Le sfide della previsione

Ecco alcuni modi in cui i processi di previsione possono rappresentare una sfida per la vostra organizzazione:

• È facile essere eccessivamente conservativi con le previsioni, il che può limitarne l'efficacia. Allo stesso modo, previsioni troppo stravaganti saranno di dubbio valore. Trovare il giusto equilibrio può essere difficile.
• Come il budgeting, anche le previsioni possono richiedere molto tempo e risorse, soprattutto se non si dispone di un software di budgeting e forecasting.
• Fare previsioni accurate può essere una sfida e le previsioni devono essere almeno in parte accurate per essere utili.
• Affidarsi troppo a una singola previsione può portare a decisioni che alla fine danneggiano l'organizzazione.

Per evitare queste sfide, trattate le previsioni per quello che sono: uno sguardo al futuro potenziale, piuttosto che una tabella di marcia rigorosa per pianificare l'esercizio finanziario.

Trasformare il vostro budgeting e forecasting

Per questo è necessaria una combinazione tra il giusto software di budgeting e forecasting, i giusti processi e il giusto atteggiamento. Un team con un ottimo software ma con processi obsoleti rimarrà indietro, così come un team dotato di processi moderni ma che non è convinto di cambiare il proprio software. Prima di iniziare, è importante esaminare cosa potrebbe frenare il vostro team.

Cosa frena l'ufficio del CFO?

La ricerca di Prophix su budgeting e forecasting ha identificato problemi comuni che impediscono all'ufficio del CFO di trasformare completamente i propri processi.

Dati isolati

I dati sono una delle risorse più preziose di un'azienda. Ma sono preziosi solo se si possono affinare, analizzare e utilizzare per prendere decisioni. Riunire i dati su un'unica piattaforma rende più facile per l'ufficio del CFO farne buon uso.

Mancanza di collaborazione

I dati non sono tutto ciò che fa schifo nei silos. Se ogni reparto procede per conto proprio, senza comunicare con il resto dell'organizzazione, è probabile che si verifichino dei colli di bottiglia. Questi rallentamenti possono frenare anche i processi più efficienti.

Mancanza di strumenti adeguati

La vostra organizzazione riceve una quantità di dati superiore a quella che qualsiasi essere umano, o anche interi team di esseri umani, è in grado di elaborare. Senza gli strumenti giusti per dare un senso a questi dati, siete bloccati nel tentativo di bere da un tubo di acqua calda. Un software di budgeting e forecasting adeguato può aiutare ad automatizzare e semplificare questi processi.

Processi manuali

Il più grande ostacolo alla trasformazione è la mancanza di tempo e risorse per farlo. È difficile assumere un nuovo ruolo se si è bloccati a manipolare manualmente i dati nei fogli di calcolo. L'automazione è una parte cruciale di una trasformazione di successo.

Trasformare i processi di previsione: Rolling vs. trimestrale

Una volta affrontati gli ostacoli che bloccano la trasformazione generale, il vostro team è pronto ad analizzare i processi specifici. Il passaggio alle previsioni periodiche è una parte importante per garantire il successo per il futuro. I team che utilizzano previsioni a rotazione sono in grado di prevedere con maggiore precisione i ricavi e gli utili rispetto ai team che fanno previsioni trimestrali. Secondo Anders Liu-Lindberg, partner e cofondatore del Business Partnering Institute, i due principali vantaggi delle previsioni a rotazione sono l'agilità e la flessibilità:

"Per rendere i processi adatti al futuro della finanza, i responsabili finanziari devono creare processi flessibili e agili. L'unica cosa di cui possiamo essere certi è che il mondo cambia più velocemente di quanto si possa prevedere un numero accurato o prevedere cosa accadrà dopo. È fondamentale comprendere le ipotesi alla base delle scelte strategiche e tattiche che abbiamo fatto. Possiamo confrontare la realtà con queste ipotesi e sapere quando dobbiamo agire perché le nostre ipotesi non sono più valide. Questo è il tipo di processo che i responsabili finanziari devono creare mentre proseguono il loro viaggio di trasformazione"

Il rolling forecasting può essere complesso, minuzioso e richiede molto tempo. Per passare con successo a questo processo, è necessario disporre di:

• Un'unica soluzione integrata per il software di budgeting e forecasting. Una piattaforma come Prophix può importare i dati automaticamente, integrandosi perfettamente con le altre soluzioni aziendali.
• Strumenti di collaborazione. Prophix offre flussi di lavoro che semplificano le previsioni tracciando gli input, registrando le modifiche e registrando le approvazioni, il tutto con il controllo delle versioni e senza catene di e-mail "rispondi a tutti".
• Strumenti agili. Ci sono decine di fattori che possono modificare un'intera previsione: tassi di interesse, tassi di cambio, livelli di produzione e altro ancora.Prophix semplifica l'adeguamento di questi valori quando cambiano.

Trasformare i processi di budgeting: Budgeting a base zero

Il passaggio a un sistema di zero-based budgeting (ZBB) può determinare un forte cambiamento per l'ufficio del CFO. Consente alle organizzazioni di prevedere con maggiore precisione i ricavi e gli utili e di modificare in modo efficiente i modelli di budget in base alle necessità.

Sebbene sia necessario un investimento iniziale in termini di risorse, come la formazione di un comitato interdisciplinare o l'investimento nel giusto software di budgeting e forecasting, i vantaggi sono più che validi.

Come iniziare con lo ZBB

Il processo ZBB inizia con le persone. È fondamentale avere un supporto fino al livello esecutivo. Si tratta di un serio cambiamento di paradigma rispetto al normale processo di budgeting e richiede un maggiore contributo e coinvolgimento da parte di altri dipartimenti. I leader del settore finanziario possono essere i campioni di questo processo, presentando il caso aziendale alla C-suite.

Una volta ottenuto il consenso dei dirigenti, il successo dipende dal processo e dalla formazione. L'ufficio del CFO, insieme agli altri partecipanti al processo, dovrà imparare a utilizzare gli strumenti necessari. I responsabili finanziari devono avere una conoscenza approfondita dell'organizzazione, compreso il funzionamento dei vari reparti e le loro esigenze di budgeting. Questa è una buona opportunità per il team di diventare più connesso all'organizzazione e più esperto di dati.

Infine, anche la componente tecnologica è essenziale per il successo. Sebbene sia possibile eseguire lo ZBB manualmente su fogli di calcolo, si tratta di un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. Una piattaforma come Prophix può aiutare ad automatizzare ciò che può essere automatizzato e a facilitare la comunicazione e la collaborazione per il resto.

Iniziare la trasformazione con il giusto software di budgeting e forecasting

La trasformazione digitale è essenziale per qualsiasi ufficio del CFO che voglia assumere un ruolo più significativo e di maggior valore all'interno della propria organizzazione. L'agilità e l'efficienza che questa trasformazione comporta possono portare a pratiche più lungimiranti, consentendo all'ufficio del CFO di consigliare meglio il resto dell'organizzazione. Inoltre, i processi finanziari trasformati aumentano la qualità e la quantità di informazioni derivate dai dati, il che porta a un migliore processo decisionale per tutti.

Pronti a iniziare? Guardate la demo di Prophix per vedere in azione il software di budgeting e forecasting trasformativo.