Un processo completo di chiusura di fine mese per i team FP&A nel 2024

Pochi processi finanziari sono così frequenti e impegnativi come la chiusura di fine mese.

Sebbene si possa essere tentati di usare le stime per risparmiare tempo, una chiusura di fine mese accurata crea le basi per una sana gestione finanziaria. Questo, a sua volta, fornisce ai dirigenti le informazioni necessarie per prendere decisioni migliori. Senza un solido processo di chiusura di fine mese, la vostra organizzazione potrebbe sovrastimare i propri guadagni e sottovalutare l'impatto delle spese.

Ecco come gestire questo processo cruciale.

Che cos'è la chiusura di fine mese?

Lachiusura di fine mese, ochiusura dei libri contabili, è un processo finanziario attraverso il quale i team di finanza e contabilità esaminano tutte le transazioni di un'organizzazione nel corso del mese per ottenere numeri precisi per tutti i conti all'ultimo giorno di quel particolare periodo di 30 o 31 giorni. Ciò consente ai leader dell'organizzazione di avere una visione precisa di quanto è stato speso, di quanto è stato incassato e di quanto l'organizzazione è vicina alle sue previsioni.

Il processo può essere lungo e difficile per alcuni motivi:

• I dati devono essere aggregati da più dipartimenti e fonti di dati.
• La maggior parte delle organizzazioni svolge ancora la maggior parte del lavoro manualmente.
• Il volume dei dati coinvolti può essere difficile da gestire.
• Nelle organizzazioni più grandi, analizzare e riconciliare i record in conflitto può richiedere una notevole quantità di tempo.

Ma nonostante questi problemi - e altri ancora - la chiusura di fine mese è ancora un processo cruciale per ogni organizzazione.

Perché la chiusura di fine mese è importante?

Sebbene il processo di chiusura di fine mese possa essere lungo, comporta alcuni vantaggi che lo rendono più che valido

• È il modo migliore per avere estratti conto accurati: Senza la chiusura di fine mese, gli estratti conto vengono aggiornati in modo irregolare, il che significa che è difficile capire quando sono accurati e quando hanno bisogno di aggiornamenti significativi.
• L'imprecisione delle spese può influire sul risultato economico: Immaginate di essere a capo di un reparto e che l'unica informazione che avete sulle spese del mese precedente sia una stima sbagliata del 15%. Se spendete il vostro budget in base a quella stima, potreste ritrovarvi accidentalmente a spendere troppo.
• Risparmia tempo per ogni altro processo finanziario: Quanti dei vostri processi finanziari dipendono dall'accuratezza dei saldi dei conti e delle note spese? Chiudere regolarmente i libri contabili con precisione vi dà un vantaggio su altri processi, come il consolidamento finanziario e la chiusura di fine anno.
• Aiuta a semplificare le revisioni contabili: Le revisioni contabili richiedono molto tempo e possono far fallire progetti importanti, in quanto le risorse vengono ridefinite in base alle priorità. Più sono le stime con cui i revisori devono lavorare, più il processo è lento. Con chiusure regolari di fine mese, è possibile risparmiare tempo e fatica a tutti.
• Aiuta a identificare le opportunità di miglioramento: Il modo migliore per migliorare qualcosa è sapere che deve essere migliorato. Quanto più accurata è la chiusura di fine mese, tanto maggiori sono le possibilità di individuare potenziali problemi e trovare la soluzione giusta.

Come si esegue una chiusura di fine mese?

Il processo di chiusura di fine mese è un'operazione finanziaria cruciale che prevede diverse fasi. Tra queste vi sono la riconciliazione dei conti, la revisione delle transazioni, le scritture di rettifica, la preparazione dei rendiconti finanziari e l'analisi delle prestazioni. Questo processo è essenziale per garantire una rendicontazione finanziaria accurata e tempestiva ed è in genere eseguito dai team FP&A.

Nel prosieguo di questa guida verrà illustrato un processo dettagliato, passo dopo passo, per la chiusura di fine mese. Per ora, analizziamo tutti i dati finanziari che dovrete analizzare per questo processo.

Di quali informazioni finanziarie ha bisogno il team di contabilità o FP&A?

L'obiettivo della chiusura di fine mese è quello di esaminare le entrate, le uscite e persino lo stato di importanti attività. Ecco cosa dovrete analizzare in ogni chiusura di fine mese.

• Entrate complessive: Una delle informazioni più importanti per la chiusura del mese è l'ammontare delle entrate dell'azienda. È necessario esaminare tutti i conti che generano entrate, per cui questa operazione può richiedere molto tempo.
• Conti delle spese: Sapere esattamente quanto denaro esce dall'organizzazione su base mensile è essenziale per prendere le migliori decisioni finanziarie. Tutti i conti delle spese vengono solitamente esaminati durante la chiusura del mese.
• Ratei e risconti: Se l'organizzazione utilizza la contabilità per competenza, il processo di chiusura di fine mese prevede l'esame di tutte le transazioni prima che il denaro venga effettivamente ricevuto o erogato.
• Informazioni sul conto bancario: Tutti coloro che hanno bisogno di accedere a queste informazioni vi hanno accesso? Sono necessari tutti i conti bancari dell'organizzazione o è possibile consolidarne alcuni? Una revisione periodica può portare a risparmi sui costi e a processi migliori per l'organizzazione.
• Inventario: Molte aziende utilizzano il processo di chiusura del mese come un'opportunità per rivedere anche l'inventario. Se si tratta di prodotti fisici, avere una registrazione accurata dell'inventario mensile può portare a una migliore comprensione della salute finanziaria dell'organizzazione.
• Totale delle somme in contanti: è fin troppo facile perdere traccia delle somme in contanti nel corso del tempo. Per evitarlo, è necessario rivedere le transazioni di piccola cassa durante la chiusura del mese.
• Totale delle immobilizzazioni: Avere un registro accurato dei vostri beni e del loro valore è fondamentale. Se questo fa parte del processo di chiusura di fine mese, chiunque sia responsabile di prendere decisioni sull'acquisizione, la liquidazione o il trasferimento di beni è dotato di informazioni aggiornate.
• Contabilità generale e bilancio: La chiusura di fine mese comporta di solito l'esame di quasi tutti i documenti finanziari disponibili, compresi rendiconti e libri contabili.

Ora che sapete cosa dovete esaminare nell'ambito del processo di chiusura del mese, vediamo come farlo.

10 passi per un perfetto processo di chiusura di fine mese

Siete pronti a dare il via al processo di chiusura di fine mese? Vi aiutiamo noi con una pratica lista di controllo in 10 passi.

1. Iniziare con la raccolta e la preparazione dei dati
   Iniziare a raccogliere tutti i dati essenziali, come le spese dell'ultimo mese e i fondi in entrata, tra cui le buste paga, le assicurazioni, gli interessi sui prestiti, i pagamenti dei fornitori, le entrate e le entrate da investimenti. Assicuratevi di registrare correttamente le voci di credito e di debito e di fatturare tutte le vendite del mese precedente.
2. Rivedere i debiti
   Esaminate il registro dei debiti rispetto al rapporto di invecchiamento dei debiti. Questo è il momento ideale per identificare le discrepanze, inserire le fatture in attesa e registrare le relative voci del giornale.
3. Esaminare i crediti
   Per i crediti, esaminare le fatture inviate nell'ultimo mese, con particolare attenzione a quelle duplicate o errate. Verificate inoltre che i vostri clienti abbiano saldato le fatture e fate coincidere questi pagamenti con i saldi del vostro libro mastro. Questa fase contribuisce a migliorare le relazioni con i clienti e a garantire rapporti finanziari accurati.
4. Eseguire le riconciliazioni dei conti
   Dopo aver aggiornato i conti correnti, riconciliare le transazioni bancarie e creditizie con la contabilità generale. Individuate eventuali incongruenze e correggete le transazioni trascurate o errate effettuando le registrazioni necessarie.
5. Riconciliare i contanti
   Le transazioni di piccola cassa possono spesso essere trascurate se non vengono registrate diligentemente. La chiusura del mese è un'occasione perfetta per riconciliare i depositi e gli incassi e confermare che il saldo della piccola cassa è in linea con le vostre aspettative. Ricordate di tenere traccia di tutti i contanti in transito.
6. Riconciliazione dell'inventario e delle immobilizzazioni
   Se pertinente, valutate l'inventario attuale e il numero di prodotti venduti nell'ultimo mese, assicurandovi che sia in linea con i vostri registri. La riconciliazione dell'inventario può aiutare a gestire il magazzino, ad anticipare le vendite del mese successivo e a coprire le spese aggiuntive legate all'inventario.
7. Riconciliare le retribuzioni e le spese operative
   Allineare il conto delle retribuzioni con il registro delle retribuzioni, che include bonus, commissioni e altri benefici. Confermare che le voci del libro paga sono state registrate nel registro corretto e che sono state pagate le tasse e le deduzioni legali necessarie. Le spese operative comprendono la ricerca e lo sviluppo, il marketing, le forniture per ufficio e altro ancora. Per riconciliarle, verificare le spese mensili, creare una nota spese e registrarla nel libro mastro appropriato.
8. Eseguire revisioni preliminari e ASC 606
   Esaminare i dati relativi al riconoscimento delle entrate e delle commissioni, sia che siano stati inseriti manualmente sia che siano stati generati dal computer. Assicuratene l'accuratezza e rivedeteli con il vostro team per garantire coerenza e chiarezza in tutti i report.
9. Eseguire l'analisi delle varianze e le rettifiche
   L'analisi delle varianze consente di rivedere i risultati mensili e trimestrali alla fine di ogni periodo e di vedere come si allineano con gli obiettivi di crescita dell'azienda. Aggiustamenti tempestivi possono evitare che problemi minori si aggravino nel tempo.
10. Compilare i rendiconti e i rapporti finanziari
    

    Dopo aver riconciliato tutti i conti, rivisto i risultati e corretto gli errori, è il momento di compilare il bilancio e la relazione di chiusura del mese.

Le migliori pratiche per il processo di chiusura di fine mese

Il processo di chiusura di fine mese è molto lungo e ha lo scopo di fornire a tutti una comprensione accurata della salute finanziaria dell'organizzazione mese per mese. Tuttavia, grazie a queste best practice, è possibile ridurre il tempo e le risorse che questo processo richiede, migliorando al contempo la qualità dei report che ne derivano.

Riunioni del team prima e dopo la chiusura del mese

Quando si esegue la chiusura di fine mese con un team, è necessario assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Rivedete le responsabilità di ciascuno, ripercorrete l'intero processo passo dopo passo e affrontate eventuali problemi emersi durante l'ultima chiusura. È una buona idea farlo prima di iniziare la chiusura di fine mese, sia che si tratti di qualche giorno o di un'intera settimana.

Mentre la riunione pre-close mette tutti d'accordo prima che inizi il lavoro vero e proprio, la riunione post-close permette di rivedere eventuali problemi emersi o di evidenziare le cose che sono andate molto bene.

Costruire relazioni con i proprietari dei budget e i titolari dei conti all'interno dell'organizzazione

Se i team di contabilità e finanza lavorano in silos, possono potenzialmente perdere dettagli cruciali che potrebbero rendere il risultato della chiusura di fine mese completamente impreciso. Sebbene i processi standardizzati dovrebbero indirizzare tutte le informazioni necessarie ai team che si occupano della chiusura, nella pratica questo non sempre accade.

Costruire relazioni con i proprietari dei budget e i titolari dei conti può darvi accesso ad alcuni dei dati che altrimenti andrebbero persi. Potreste anche essere avvisati di grandi acquisti in arrivo, flessioni nelle entrate e altri fattori che potrebbero avere un impatto sulla chiusura prima che siano ufficiali, dando al vostro team un vantaggio nella gestione.

Iniziare presto: essere organizzati ed efficienti

Uno dei modi migliori per risparmiare tempo nel processo di chiusura di fine mese è quello di affrontare le inefficienze di altri processi finanziari. Che si tratti di crediti, di approvazioni di budget o anche del software di contabilità, ogni miglioramento apportato darà i suoi frutti quando arriverà la fine del mese.

Dovreste anche fare il possibile per mantenere organizzati i team di contabilità e finanza molto prima della chiusura del mese. Ci sono aspetti del loro lavoro che influiscono negativamente sulla loro produttività? Come potete aiutarli a essere efficienti?

Utilizzare l'automazione della contabilità, ove possibile

Il processo di chiusura di fine mese può essere uno dei processi finanziari più laboriosi, poiché dipende dalla revisione di un numero elevato di transazioni. Ecco perché automatizzare il più possibile questo lavoro dovrebbe essere la vostra prima priorità.

Con la piattaforma giusta, è possibile eliminare ore o addirittura giorni di lavoro manuale. Potete ridurre il rischio di costosi errori umani e trasformare la chiusura di fine mese in un processo fluido e sicuro che richiede solo uno o due giorni.

Sfide comuni nel processo di chiusura di fine mese

Il processo di chiusura di fine mese, come molti dei processi essenziali della vostra organizzazione, può essere intrinsecamente impegnativo. Ma con la giusta mentalità, i giusti strumenti e un po' di know-how, è possibile non solo aggirarli, ma anche eliminarli.

Dati imprecisi o incompleti

Più grande è l'organizzazione, più dati sono necessari per il processo di chiusura di fine mese. Questi dati possono provenire da decine di fonti diverse, da strumenti proprietari a fogli di calcolo e persino fatture inserite manualmente. Il vostro team dovrà spesso andare a caccia di dati mancanti, ricontrollare cifre dubbie e contattare i reparti interessati.

Mancanza di standardizzazione

Non si può pensare di trovare una standardizzazione nella gestione delle valute, nell'esecuzione dei processi comuni o persino nella registrazione dei ricavi. Il vostro team potrebbe dover ricercare o stabilire un modo per riunire dati e processi disparati.

Processi e gestione delle attività non definiti

Il processo di chiusura di fine mese può essere un processo essenziale e ricorrente, ma in alcune organizzazioni può essere solo una corsa folle verso la fine. Tutti cercano di fare le cose il più velocemente possibile, commettendo il minor numero di errori possibile, e poi chiudono i conti fino al mese successivo. I team finanziari spesso ereditano questo tipo di processo e modificarlo in qualcosa che funzioni meglio può sembrare un'impresa enorme.

Discrepanze tra i numeri

La riconciliazione finanziaria, ovvero la revisione delle transazioni per risolvere le discrepanze, è una parte importante della chiusura di fine mese. Dopotutto, quando si ottengono dati da così tante fonti e da così tanti reparti, è inevitabile ottenere cifre contrastanti. I vostri team dovranno indagare su questi numeri per arrivare in fondo alle cose.

Scarsa comunicazione

Anche se la comunicazione tra i reparti non è più così difficile come ai tempi in cui si camminava in un'altra parte dell'edificio per incontrare un direttore, può essere comunque complicata. Le e-mail possono rimanere senza risposta e le chiamate Zoom possono essere difficili da programmare. Ottenere risposte a domande importanti può risultare altrettanto difficile che raccogliere i dati su cui porre le domande.

Ritardi dovuti a errori, rettifiche o riclassificazioni

Il processo di chiusura di fine mese è sensibile ai tempi, ma i dati che deve raccogliere non sono sempre tempestivi. I ritardi possono creare una situazione spiacevole del tipo "affrettati e aspetta", in cui il vostro team lavora freneticamente per chiudere la maggior parte dei libri contabili possibile, solo per avere un conto bloccato in attesa dei numeri rilevanti.

Domande frequenti sul processo di chiusura di fine mese

Ecco alcune delle domande più frequenti che i responsabili finanziari si pongono sulla chiusura di fine mese.

Quanto tempo ci vuole per chiudere i conti?

Il tempo effettivo necessario per la chiusura dei conti può variare notevolmente a seconda dei conti da chiudere, delle dimensioni dell'organizzazione e del team. In generale, comunque, il processo di chiusura di fine mese non dovrebbe richiedere più di 10 giorni.

Come posso chiudere i conti più velocemente?

Il modo migliore per chiudere i conti più velocemente è quello di utilizzare gli strumenti giusti. Sebbene si possa sempre cercare di trovare un modo per aiutare il team a lavorare più rapidamente, è essenziale utilizzare un software che automatizzi il più possibile il processo, pur mantenendo l'accuratezza.

Qual è l'ordine corretto per la chiusura dei conti?

Ecco come si dovrebbe dare la priorità ai conti per la chiusura di fine mese:

1. Chiudere i conti delle entrate.
2. Chiusura dei conti delle spese.
3. Chiusura dei conti di riepilogo delle entrate.
4. Chiusura dei conti dei dividendi o dei prelievi.

Quali sono i rapporti da eseguire a fine mese?

Anche se ogni organizzazione ha i propri requisiti per i rapporti di fine mese, ecco alcune delle opzioni più comuni:

• Conto economico
• Bilanci
• Rendiconto finanziario
• Rapporto sull'invecchiamento dei crediti
• Rapporto sull'invecchiamento dei debiti
• Rapporto sull'inventario
• Rapporto budget/consuntivo
• Rapporto sulle passività fiscali

Conclusione: Chiudere i conti più velocemente con il software finanziario

Lachiusura dei conti di fine mese è un processo faticoso per molte organizzazioni, ma non dovrebbe esserlo per forza. Con la piattaforma giusta, è possibile eliminare ore di lavoro manuale, ridurre i rischi causati dall'errore umano e persino trovare opportunità per ottimizzare il processo.

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