Vantaggi e svantaggi del budgeting a base zero

Lo zero-based budgeting ha il potere di rivoluzionare la gestione dei costi nella vostra organizzazione. Non si tratta solo di snocciolare numeri, ma di promuovere un ambiente di responsabilità ed efficienza operativa.

Che cos'è lo zero-based budgeting?

Il budgeting a base zero è un approccio al budgeting aziendale che richiede di iniziare ogni anno fiscale con una base zero. Una base zero richiede che ogni reparto dettagli le proprie esigenze fino alla singola voce, indipendentemente dall'importo richiesto nel bilancio dell'anno precedente.

Vantaggi del budgeting a base zero

Lo zero-based budgeting (ZBB) offre diversi vantaggi. Incoraggia una cultura della consapevolezza dei costi, promuove l'efficienza eliminando gli sprechi e allinea le risorse agli obiettivi strategici. Lo ZBB fornisce inoltre una comprensione dettagliata dei costi e delle operazioni e favorisce una cultura della proprietà e della responsabilità.

1. Maggiore agilità

Un vantaggio dello zero-based budgeting (ZBB) è che aumenta la flessibilità del team finanziario. Gli amministratori del budget devono partire da zero e difendere le proprie esigenze di risorse durante ogni ciclo di budgeting, il che è prezioso nei periodi di incertezza economica.

2. Dati ottimizzati

Le aziende che adottano un approccio al budget basato su zero trattano i dati come un bene aziendale prezioso, evitando la confusione causata da fogli di calcolo disgiunti e da una scarsa governance dei dati. Ogni valore assegnato al budget deve essere accompagnato da una necessità, garantendo che non vengano aggiunte spese estranee.

3. Reforecasting più rapido

Lo zero-based budgeting richiede dati convalidati e ordinati, il che rappresenta un altro vantaggio. Questo stesso set di dati può accelerare i processi di previsione, riducendo significativamente il tempo necessario per rivedere i guadagni e le entrate.

Svantaggi del budgeting a base zero

Vediamo ora alcuni degli svantaggi del budgeting a base zero e come superarli.

1. Visibilità limitata

Sebbene lo zero-based budgeting (ZBB) eccella in molte aree, rispetto ai metodi convenzionali non è in grado di proiettare i risultati a lungo termine. Questo perché lo ZBB si concentra sul riaggiustamento del budget, piuttosto che sulla previsione del futuro. Per risolvere questo problema, è importante dedicare del tempo non solo alla revisione del budget, ma anche alla definizione delle priorità delle iniziative strategiche a lungo termine.

2. Ad alta intensità di lavoro

Per le organizzazioni abituate a un approccio incrementale al budget, lo ZBB può sembrare impegnativo. Ogni reparto deve giustificare le proprie spese e i propri piani senza basarsi sulle ipotesi degli anni precedenti. Nonostante sia un ottimo modo per contenere le spese eccessive, lo ZBB richiede la collaborazione tra i vari reparti dell'organizzazione.

3. Difficoltà di misurazione

Quando la produttività di un reparto non è facilmente quantificabile, decidere dove allocare i fondi e giustificare queste spese al senior management può rappresentare una sfida.

Vantaggi del budgeting a base zero

I vantaggi dello zero-based budgeting - maggiore agilità, dati ottimizzati e reforecasting più rapido - possono tradursi in benefici significativi per il team finanziario e per l'organizzazione in generale, tra cui:

Operazioni orientate agli obiettivi

Quando siete costretti a considerare come viene speso ogni singolo dollaro del vostro budget, dovete anche valutare i vostri obiettivi per l'anno e le risorse necessarie per raggiungerli. Di conseguenza, gli obiettivi strategici dell'organizzazione vengono definiti con maggiore chiarezza, consentendo di capire cosa è veramente importante.

Miglioramento della responsabilità

Il budgeting a base zero è un processo collaborativo che richiede che ogni reparto presenti il proprio fabbisogno di risorse per l'anno. Dal momento che ogni team è coinvolto nel processo, è più facile ritenerlo responsabile delle proprie decisioni e prestazioni. Il budgeting a base zero richiede anche frequenti check-in durante l'anno, che rappresentano un momento opportuno per riunirsi come team per identificare le priorità e apportare modifiche.

Gestione ottimizzata dei costi

Forse il più grande vantaggio del budgeting a base zero è la gestione dei costi. Quando si adotta un approccio incrementale al budget, in cui si aumenta l'importo totale del budget di una certa percentuale ogni anno, si corre il rischio di riportare spese estranee che non sono in linea con gli obiettivi strategici. Il budgeting a base zero costringe i team a giustificare ogni costo, così è più facile identificare le aree in cui è possibile ridurre le spese.

Le sfide del budgeting a base zero

Vediamo quali sono le sfide che si possono incontrare quando si implementa lo zero-based budgeting, dall'accettazione da parte degli stakeholder a un potenziale spostamento dell'attenzione e all'introduzione di incertezza e stress.

Acquisizione da parte degli stakeholder

Se di solito adottate un approccio incrementale al budget, può essere difficile ottenere il consenso degli stakeholder per un nuovo metodo. Se i vostri team sono abituati a ricevere ogni anno un determinato ammontare di fondi, può essere uno shock sentirsi chiedere di giustificare ogni voce. Prima di iniziare il budgeting a base zero, è importante spiegarne i vantaggi all'organizzazione e ottenere il consenso di tutti gli stakeholder, in modo che tutti siano pronti a partecipare al processo.

Focus a breve termine

Il budgeting a base zero adotta un approccio granulare all'allocazione dei fondi, che è efficace per la gestione dei costi, ma può spostare l'attenzione sul breve termine. Quando si assegnano fondi a ciascuna voce di bilancio, si corre il rischio di privare di priorità i progetti a lungo termine, soprattutto quelli che non hanno un risultato tangibile. Prima di iniziare il processo, è necessario stabilire una direzione chiara per le iniziative a lungo termine, in modo che rimangano finanziate e dotate di personale.

Incertezza e stress

Il budgeting a base zero può potenzialmente introdurre incertezza e stress nell'organizzazione. Quando i dipartimenti devono difendere il proprio budget, possono avere l'impressione di essere in competizione con altri team per i finanziamenti e possono temere che i loro progetti e programmi vengano eliminati. Per questo motivo è importante ottenere il consenso degli stakeholder prima di intraprendere lo ZBB, in modo che tutti comprendano le priorità a breve e a lungo termine dell'organizzazione.

Le migliori pratiche di zero-based budgeting

Esploriamo le strategie più efficaci per implementare il budgeting a base zero nella vostra organizzazione, compresi i metodi di valutazione, il budgeting collaborativo e l'uso del software FP&A.

Valutare le richieste di risorse in base a un quadro di riferimento

Quando si utilizza lo zero-based budgeting, è meglio misurare tutte le richieste di risorse rispetto a un quadro standard. Ciò significa confrontare ogni costo allo stesso modo, il che rende più facile decidere cosa è necessario. Inoltre, si assicura che i budget di tutti i reparti siano valutati allo stesso modo e che le esigenze dei team con risultati misurabili non vengano privilegiate rispetto ad altre funzioni importanti (ad esempio, marketing, risorse umane, ecc.).

Fare in modo che sia uno sforzo collaborativo

Affinché il budgeting a base zero funzioni al meglio, è necessario che si tratti di un lavoro di squadra. Tutti i soggetti coinvolti devono avere voce in capitolo sulle esigenze di budget. In questo modo, tutti comprendono le decisioni e si sentono parte del processo. Si tratta di lavorare insieme per ottenere il risultato migliore.

Utilizzare un software FP&A

Lo ZBB richiede una visibilità completa su tutti i centri di costo, comprese le attività, la produttività e le entrate. Il software FP&A è la soluzione ideale per questo metodo, in quanto aggrega i dati di tutta l'organizzazione, cosa che può richiedere molto tempo e lavoro nei fogli di calcolo.

Vale la pena di notare che il software FP&A può essere chiamato anche Financial Performance Management (FPM), Corporate Performance Management (CPM) o Enterprise Performance Management (EPM).

Come si fa a fare un bilancio a base zero?

Ci sono 5 fasi fondamentali per fare un budget a base zero:

1. Definire gli obiettivi : delineare gli obiettivi che si spera di raggiungere nel periodo di budget e le risorse necessarie per realizzarli.
2. Identificare i driver di costo - Determinare le variabili che incidono sui ricavi e sui costi e studiare come cambiano nel tempo.
3. Classificare le spese - Allocare ogni voce di spesa in una delle quattro categorie: essenziale, strategica, di supporto o discrezionale.
   1. Le spese essenziali sono necessarie per la gestione dell'azienda (ad esempio, affitto, buste paga, ecc.).
   2. I fondi strategici supportano direttamente gli obiettivi strategici.
   3. I fondi di supporto sostengono indirettamente gli obiettivi strategici.
   4. I fondi discrezionali sono solitamente riservati a viaggi o intrattenimenti, che sono facoltativi.
4. Assegnare le risorse - Assegnare i fondi a ogni categoria di spesa e giustificare i benefici, i costi, i rischi e le alternative per ogni voce.
5. Monitorare il budget - Confrontare i risultati effettivi con quelli pianificati e riferire i risultati agli stakeholder.

Alternative al budgeting a base zero

Il budgeting a base zero non è l'unico approccio esistente: esistono diverse alternative di budgeting che potrebbero essere più adatte ai vostri obiettivi e finalità.

ZBB vs. budgeting basato sulle attività

Ilbudgeting basato sulle attività è un approccio top-down che richiede di calcolare i fondi necessari per sostenere i risultati o gli obiettivi desiderati. Si contrappone allo zero-based budgeting, che si concentra sulla contabilità dettagliata per le esigenze di ciascun reparto. Mentre il budgeting basato sulle attività enfatizza l'allineamento strategico e la crescita, il budgeting a base zero garantisce la precisione e la protezione da variazioni impreviste dei costi.

ZBB vs. budgeting incrementale

Ilbudgeting incrementale è il processo con cui si calcola il budget dell'anno in corso aggiungendo o sottraendo una percentuale dal piano. Al contrario, lo zero-based budgeting non si basa affatto sul budget dell'anno precedente e richiede di iniziare il processo da zero.

ZBB vs. budgeting continuo

Il budgeting continuo prevede l'aggiunta di un nuovo mese alla fine del budget per ogni mese trascorso. In questo modo è possibile valutare la situazione ogni mese e apportare modifiche in corso d'opera. Lo ZBB fornisce un piano dettagliato per l'anno all'inizio, mentre il budgeting continuo offre l'opportunità di perfezionare il budget ogni mese.

ZBB vs. budgeting della proposta di valore

Conclusione: Vantaggi e svantaggi del budgeting a base zero

In conclusione, lo zero-based budgeting è un approccio dettagliato al budgeting che richiede l'esame di ogni costo. Se da un lato ha i suoi vantaggi, come un migliore controllo dei costi e una maggiore efficienza, dall'altro presenta delle sfide, come l'incertezza e il coinvolgimento degli stakeholder. Tuttavia, grazie a best practice come la collaborazione e la valutazione delle richieste in base a un quadro di riferimento, questi ostacoli possono essere superati. Ricordate che ci sono alternative da prendere in considerazione se lo zero-based budgeting non è adatto alla vostra organizzazione. In definitiva, la scelta dipende dalle esigenze e dagli obiettivi finanziari specifici dell'azienda.