What’s better? FP&A software or Excel

Quando si tratta di gestire il denaro, lo strumento giusto è fondamentale. Excel esiste da molto tempo, ma noi siamo qui per mostrarti perché il software FP&A è il vero vincitore per i team finanziari.

In questo articolo ti spiegheremo come FP&A batte Excel ogni volta, permettendo al tuo team finanziario di lavorare in modo più intelligente, non più difficile. Tratteremo di:

Che cos'è Excel?

Forse la soluzione finanziaria più diffusa, Excel è utilizzato dalle aziende dalla fine degli anni '80. E sebbene inizialmente fornisse struttura a processi altrimenti difficili, da allora sono state introdotte soluzioni più avanzate.

Excel ha funzionalità per supportare un'ampia gamma di processi finanziari, tra cui preventivazione, pianificazione, rendicontazione, previsione, analisi e altro ancora. Può aiutare i team finanziari a creare modelli di dati, visualizzare i propri dati ed eseguire calcoli complessi.

Supporta vari processi e può essere utilizzato in diversi sistemi e linguaggi, il che aiuta le aziende con diversi sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) a comunicare in modo efficace. Questa adattabilità ha reso Excel una sorta di linguaggio comune nel mondo degli affari, in particolare nel settore finanziario.

Quali sono le sfide di Excel?

Nonostante la sua grande popolarità, l'utilizzo di Excel come soluzione finanziaria principale presenta diversi svantaggi. Può essere difficile mantenere il controllo interno sulle diverse versioni dei tuoi budget, piani, rapporti e previsioni, poiché chiunque può salvare una nuova versione di un foglio di calcolo sul proprio computer. La circolazione di più versioni di un singolo documento può creare confusione sui risultati e indurre il tuo team a mettere in dubbio l'integrità dei tuoi dati.

Inoltre, Excel non è l'ideale per processi finanziari più complessi come il consolidamento finanziario e la riconciliazione dei conti, che di solito richiedono contributi da tutta l'azienda, più valute e l'immissione manuale dei dati. Questa è un'altra sfida principale di Excel: non c'è modo di ridurre il numero di inserimenti manuali o di convalidare i dati immessi, esponendoti al rischio di errore umano.

Inoltre, in un'epoca in cui i rischi per la sicurezza sono motivo di crescente preoccupazione, Excel non è adatto a mantenere la conformità, in particolare quando vengono introdotte regolarmente nuove normative sui dati. La mancanza di solide funzionalità di sicurezza integrate può rendere difficile garantire che le pratiche di gestione dei dati siano conformi a standard come il GDPR o l'HIPAA.

Cos'è il software FP & A?

Il software FP&A è una suite completa di strumenti e sistemi progettati per ottimizzare le operazioni finanziarie di un'azienda. Questo tipo di software facilita la pianificazione strategica, il monitoraggio e l'analisi delle prestazioni finanziarie di un'organizzazione.

In genere, il software FP&A ha diverse funzionalità chiave, organizzate in categorie come:

• Pianificazione strategica e preventivazione
• Rendicontazione completa (inclusi rendiconti finanziari, di conformità e operativi)
• Processi di consolidamento finanziario
• Analisi per scenari di redditività e ottimizzazione
• Gestione ed esecuzione di iniziative strategiche

È fondamentale che le organizzazioni che considerano il software FP&A riconoscano che non tutti i fornitori possono offrire un set completo di queste funzionalità. I team finanziari devono valutare attentamente i fornitori di software FP&A per garantire l'allineamento sia con le loro esigenze immediate che con i piani di crescita futuri, assicurando che la soluzione scelta possa adattarsi e scalare in modo efficace.

È anche importante capire che mentre alcuni fornitori di software FP&A commercializzano le loro soluzioni come alternative superiori ai fogli di calcolo, queste offerte sono strettamente integrate con Excel e funzionano principalmente come componenti aggiuntivi di Excel. Ciò significa che, anziché sostituire Excel, queste soluzioni si basano sulle funzionalità esistenti di Excel, integrando funzionalità aggiuntive pur continuando a operare all'interno del framework di Excel.

I software FP&A possono anche essere definiti come software di Corporate Performance Management (CPM), Financial Performance Management (FPM) o Enterprise Performance Management (EPM). Sebbene le funzionalità principali rimangano coerenti, la nomenclatura si è evoluta per riflettere il ruolo di queste soluzioni nel consentire ai team finanziari di aumentare le prestazioni.

Qual è la differenza tra il software FP&A ed Excel?

Il software FP&A è stato sviluppato specificamente per i team finanziari, mentre Excel è stato creato per essere uno strumento di produttività personale. Basandosi sulla struttura di Excel, il software FP&A si propone di risolvere molti dei problemi legati ai fogli di calcolo, tra cui:

• Automazione: il software FP&A è ben equipaggiato per automatizzare i processi finanziari ricorrenti come l'inserimento dei dati, la convalida e la rendicontazione. Questa automazione si estende oltre le capacità di Excel, semplificando i flussi di lavoro e riducendo significativamente il potenziale di errore umano.
• Scalabilità: il software FP&A è in grado di gestire volumi di dati e complessità crescenti senza compromettere le prestazioni, un vantaggio fondamentale rispetto a Excel, che può avere difficoltà con grandi insiemi di dati o analisi complesse.
• Collaborazione: basandosi sulle carenze di Excel, il software FP&A può migliorare la collaborazione a livello aziendale consentendo ai reparti di contribuire a budget, piani e previsioni, promuovendo un approccio unificato alla gestione finanziaria.
• Validazione dei dati: con la validazione dei dati integrata, il software FP&A può identificare rapidamente i dati inseriti erroneamente, proteggendoti da errori costosi. Questo livello di precisione è fondamentale per mantenere l'integrità dei tuoi dati finanziari.
• Informazioni non transazionali: un altro modo in cui il software FP&A si distingue da Excel riguarda la sua capacità di fornire informazioni non transazionali. Alcune soluzioni software FP&A dispongono di funzionalità basate sull'intelligenza artificiale che possono fornire una spiegazione completa delle tendenze e delle variazioni dei tuoi dati. Ciò supporta l'analisi retrospettiva e le previsioni lungimiranti, che migliorano l'accuratezza e l'efficienza delle attività di rendicontazione in modi che Excel non può eguagliare.
• Sicurezza e conformità: grazie a funzionalità quali l'accesso basato sui ruoli, la traccia di audit e la crittografia dei dati, il software FP&A offre una protezione superiore per le informazioni finanziarie sensibili, soddisfacendo gli standard normativi e di governance in modo più efficace rispetto a Excel.

Affrontando le sfide dell'utilizzo di Excel per attività finanziarie complesse, il software FP&A si distingue come una soluzione più sicura e scalabile per i moderni team finanziari che desiderano migliorare le prestazioni aziendali.

Come è possibile combinare il software Excel e FP&A?

La buona notizia è che esiste un modo per combinare il meglio di Excel e del software FP&A per trasformare i tuoi processi finanziari. Con una piattaforma di performance finanziaria come Prophix One, puoi consentire ai collaboratori di tutta l'azienda di utilizzare l'interfaccia che conoscono di più, come Excel, per contribuire a budget, piani e rapporti. Questo approccio semplifica i flussi di lavoro e i processi di approvazione, riducendo l'intervento manuale e accelerando il processo decisionale.

Quindi, utilizzando tutti i benefici e i vantaggi del software FP&A, il tuo team finanziario può facilmente importare i fogli di calcolo presentati nella soluzione per ulteriori convalide e analisi. La maggior parte delle soluzioni software FP&A dispone di funzionalità avanzate di rendicontazione e visualizzazione dei dati, che consentono di generare informazioni più approfondite, analisi predittive e rendiconti finanziari più sofisticati di quelli che Excel da solo potrebbe produrre.

Integrando Excel con il tuo software dedicato FP&A, puoi anche eliminare molti dei rischi per la sicurezza dei fogli di calcolo. Sebbene i file Excel possano essere soggetti a rischi per la sicurezza se condivisi su larga scala, la loro integrazione in una piattaforma sicura FP&A può offrire misure di sicurezza avanzate come crittografia, controlli degli accessi e tracce di audit, migliorando così la protezione e la conformità dei dati.

Nel complesso, se sei riluttante a rinunciare a Excel, ci sono modi per combinare la potenza e la scalabilità del software FP&A, offrendo comunque al tuo team la possibilità di condividere alcuni dati nei fogli di calcolo.

Conclusione: perché il software FP&A è la scelta migliore per i team finanziari

Dopo aver esplorato i vantaggi e gli svantaggi di Excel e del software FP&A, è chiaro che per i team finanziari che desiderano migliorare il loro gioco, il software FP&A è il vincitore assoluto. Con la sua capacità di semplificare i processi, migliorare la collaborazione e fornire informazioni più approfondite, non è solo uno strumento ma un punto di svolta.

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