Cosa c'è di meglio? Software FP&A contro Excel

Prophix Imageprophix Oct 6, 2023, 9:00:00 AM

Secondo uno studio condotto da Ventana Research, meno del 50% delle aziende esegue i processi di budgeting e pianificazione in modo efficace.

Perché? Excel è il "software" più comunemente utilizzato dai dipartimenti finanziari.

I team finanziari si affidano ai fogli di calcolo da quando Excel ha fatto il suo debutto, negli anni '80. Secondo CFO.com, il dipendente FP&A medio dedica il 75% del suo tempo alla raccolta dei dati e all'amministrazione del processo, lasciando solo il 25% del tempo per un'analisi a valore aggiunto che promuova le performance aziendali.

È evidente che l'utilizzo di un software FP&A dedicato alla stesura del budget, alla reportistica e alla pianificazione comporta sia un notevole risparmio di tempo che un valore aggiunto, dando ai leader finanziari il tempo di fare ciò che sanno fare meglio: trasformare i dati in insight.

In questo articolo esamineremo qual è la migliore soluzione tra un software FP&A ed Excel. Imparerai:

Cos'è il software FP & A? 

I software FP&A si rivolgono a CFO, responsabili finanziari e decisori per la gestione del reporting, del budgeting, delle previsioni e della pianificazione, nonché per monitorare lo stato di salute finanziaria dell'azienda.

Con un software FP&A puoi:

  • Ottimizzare la gestione del budget
  • Automatizza i processi ripetitivi
  • Integrare i tuoi dati direttamente dalla fonte
  • Accedere ai dati in tempo reale
  • Crea previsioni complete e approfondite
  • Condurre analisi complesse dei dati

Il software FP&A è una componente fondamentale nella gestione delle performance finanziarie.  

Cos’è la gestione delle performance finanziarie?

La gestione delle performance finanziarie (FPM) è il modo in cui un'azienda gestisce i processi finanziari dell'intera organizzazione. La gestione delle performance finanziarie include il budgeting e la pianificazione, il reporting e l'analisi, il consolidato e la riconciliazione intercompany.

Disporre di un software di gestione delle performance finanziarie spesso è anche un indicatore di maturità finanziaria. Se il budget viene gestito in un foglio di calcolo, questo denota un livello di maturità finanziaria inferiore. Perché? Perché i fogli di calcolo sono uno strumento statico che non è possibile adattare alla crescita dell'azienda e alle esigenze di reporting.

Ora che abbiamo stabilito cos'è un software FP&A, esaminiamo le differenze tra software FP&A ed Excel.  

La differenza tra un software FP&A ed Excel

La maggior parte delle aziende passa a un software FP&A perché Excel o i fogli di calcolo presentano delle limitazioni, tra cui: investimento (di tempo e denaro), facilità d'uso, automazione e integrazione, flessibilità, scalabilità e sicurezza dei dati.

Vediamo le differenze tra i due nelle seguenti categorie.

Investimento in tempo e denaro

Software FP&A

È necessario un investimento (in termini di tempo e denaro), ma garantisce una maggiore precisione ed efficienza dei dati finanziari sul lungo periodo.

Fogli di calcolo

È gratuito, ma richiede un notevole investimento di tempo per la manutenzione e gli aggiornamenti a garanzia della precisione dei dati.

Facilità d'uso

Software FP&A

È necessaria una formazione, ma le conoscenze finanziarie esistenti e i programmi di implementazione garantiscono un'applicazione efficiente e organizzata, in modo che tutti gli utenti possano svolgere al meglio il proprio lavoro.

Fogli di calcolo

È facile da usare e richiede una formazione minima, ma può complicarsi con la manutenzione dei modelli e la convalida continua dei dati per garantire l'assenza di errori dovuti all'inserimento manuale o al copia/incolla di dati che potrebbero corrompere l'intera cartella di lavoro.

Automazione e integrazione

Software FP&A

I dati vengono estratti dai sistemi e aggiornati automaticamente nel software FP&A. Integrazioni predefinite con i sistemi di contabilità e con i software ERP, CRM o HRIS per automatizzare la raccolta dei dati.

Fogli di calcolo

Inserimento manuale dei dati con copia/incolla nei fogli di calcolo dalla fonte dei dati, aggiungendo colonne, righe e formule che possono influire sull'integrità della cartella di lavoro.

Flessibilità e scalabilità

Software FP&A

Altamente personalizzabile per soddisfare esigenze specifiche di reporting.

Fogli di calcolo

Flessibilità limitata per la scalabilità o la personalizzazione.

Sicurezza dei dati

Software FP&A

Gli audit di sicurezza e gli standard di conformità sono integrati nel software FP&A per garantire sicurezza e integrità dei dati e un audit trail completo.

Fogli di calcolo

Le limitazioni al controllo delle versioni e alla cronologia rendono difficile la conformità agli audit.

Se si pensa al budgeting, al reporting e all'analisi, si tratta di un processo in più fasi con un numero di membri interfunzionali del team e soggetti in movimento, cosa che si rende difficile da realizzare in un foglio di calcolo. 

Quindi, quali sono i vantaggi di un software FP&A? 

Vantaggi di un software FP&A  

Le aziende non passano a un software FP&A solo a causa delle limitazioni dei fogli di calcolo. Un software FP&A offre molto più di un foglio di calcolo, ad esempio: 

  • Facilità di implementazione  
  • Integrazioni semplificate con altri sistemi  
  • Analisi evoluta dei dati 
  • Maggiore produttività  

Esaminiamo i vantaggi di un software FP&A più da vicino.  

Facilità di implementazione

I software FP&A cloud-native richiedono solo un browser. Non è necessario installare la versione più recente o corretta o installare componenti aggiuntivi per i fogli di calcolo. Tutto ciò di cui hai bisogno per il budget, la pianificazione e il reporting è disponibile tramite un browser e le tue credenziali di accesso. Inoltre, puoi accedere al software FP&A da diversi dispositivi e avere accesso ai report, agli aggiornamenti o ai dati più aggiornati, rispetto a un foglio di calcolo salvato sul desktop di qualcuno.

Integrazioni semplificate con altri sistemi

La maggior parte della pianificazione finanziaria prevede l'importazione di dati da un sistema contabile, HRIS o ERP. Con un software FP&A, queste integrazioni sono automatizzate, per cui la raccolta dei dati viene eseguita automaticamente, senza necessità di un'importazione manuale. Ciò significa che i report successivi verranno automaticamente aggiornati man mano che i conti vengono aggiunti al tuo piano dei conti.

Analisi evoluta dei dati

Un software FP&A offre query ad hoc, dati di contabilità generale di alto livello suddivisi in base ai conti, ai dipartimenti o ai progetti, o analisi dettagliate delle transazioni sottostanti. Questo livello di granularità consente ai responsabili finanziari di eseguire analisi sofisticate. La pianificazione top-down è a sua volta una caratteristica standard dei software FP&A, il che significa che i dati annuali su base mensile o i costi per reparto basati sui dati storici vengono calcolati automaticamente grazie alla funzionalità integrata. Un ultimo esempio sono i nuovi conti o dipartimenti, che vengono visualizzati automaticamente nei report, senza necessità di modifiche o inserimenti manuali.

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Maggiore produttività

L'aggiornamento dei fogli di calcolo richiede molto tempo e impegno manuale. Il 75% dei responsabili finanziari passa il tempo a raccogliere manualmente i dati e a creare report nei fogli di calcolo, quando quel tempo potrebbe essere impiegato per attività a valore aggiunto.

Un software FP&A riduce la necessità di svolgere lunghe attività manuali, come il data entry e le tabelle pivot, per poter dedicare il tempo all'analisi dei dati che orientano le decisioni aziendali.

Non si tratta di dire sì o no ai fogli di calcolo

Non si tratta di dover fare una scelta definitiva tra software FP&A o Excel. I fogli di calcolo hanno ancora un posto nell'ufficio finanziario, ma non dovrebbero essere utilizzati come unica fonte di dati per la stesura del budget, per la pianificazione e il reporting.

La maggior parte dei responsabili finanziari utilizza quotidianamente i fogli di calcolo per alcuni, metà o tutti i processi finanziari. Ma il timore di passare a un software FP&A non deve prevalere sulla necessità di tale passaggio.

In sintesi, un software FP&A trasformerà il tuo modo di lavorare. Avrai più tempo da dedicare all'analisi e a quelle attività a valore aggiunto che spostano l'ago della bilancia nelle performance aziendali. Tempo risparmiato significa denaro risparmiato. Una visione completa del business grazie ad un software FP&A e più tempo a disposizione, significa che tu e il tuo team sarete liberi di concentrarvi su ciò che più conta per l'azienda.

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