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Raccogliamo e utilizziamo i dati personali in qualità di responsabile del trattamento quando determiniamo i tipi di dati personali che raccogliamo e le modalità di utilizzo dei dati personali, ad esempio quando:

• Utilizzate questo sito web.
• Fate una domanda di assunzione presso di noi (per maggiori informazioni, consultate la sezione "Candidati").
• Vi impegnate con noi per conto di un cliente o di un'organizzazione potenziale cliente in relazione alla nostra attività e ai nostri servizi, compresi i servizi cloud di Prophix e i nostri servizi professionali (i "Servizi Prophix").

I nostri clienti sono i responsabili del trattamento dei dati personali che trasferiscono ai Servizi Prophix affinché li trattiamo per loro conto. Noi siamo i responsabili del trattamento di questi dati personali. Quando siamo un fornitore di servizi che fornisce i Servizi Prophix, l'informativa sulla privacy del nostro cliente disciplina la raccolta, l'uso, la divulgazione e altri trattamenti dei dati personali dell'utente al posto della presente informativa sulla privacy. Non vendiamo i dati personali che i nostri clienti ci hanno fornito perché li trattassimo per loro conto.

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A seconda del motivo per cui vi rivolgete a noi, possiamo raccogliere, utilizzare, conservare e trasferire diversi tipi di dati personali che vi riguardano e che abbiamo raggruppato come segue:

• Dati identificativi - nome e cognome e titolo.
• Dati di contatto - indirizzo postale, indirizzo e-mail e numero/i di telefono.
• Dati finanziari - qualsiasi conto bancario personale o dettagli della carta di pagamento.
• Dati sulle transazioni - altri dettagli sui servizi Prophix che avete acquistato da noi per conto della vostra organizzazione.
• Dati tecnici - indirizzo IP (Internet Protocol), dettagli di login, tipo e versione del browser, impostazione e posizione del fuso orario, tipi e versioni di plug-in del browser, provider di servizi Internet (ISP), pagine di riferimento/uscita, file visualizzati sul nostro sito, sistema operativo e piattaforma, data/ora, dati clickstream e altre tecnologie sui dispositivi utilizzati per accedere a questo sito web.
• Dati del profilo - il vostro ruolo all'interno dell'organizzazione, gli interessi, le preferenze, il feedback e le risposte ai sondaggi.
• Dati di utilizzo - dati relativi all'utilizzo del nostro sito web e risposte a feedback e sondaggi.
• Dati di marketing e comunicazione - le vostre preferenze nel ricevere marketing da noi e da terzi e le vostre preferenze di comunicazione.
• Dati audio/video - registrazioni di eventi dal vivo o virtuali e riunioni registrate.

Raccogliamo, utilizziamo e condividiamo anche Dati aggregati , come i dati statistici, per qualsiasi scopo. I dati aggregati potrebbero essere derivati dai vostri dati personali, ma non sono considerati dati personali ai sensi della legge, in quanto non rivelanodirettamente o indirettamente la vostra identità direttamente o indirettamente la vostra identità. Ad esempio, potremmo aggregare i vostri Dati di utilizzo per calcolare la percentuale di utenti che accedono a una specifica funzione del sito web. Tuttavia, se combiniamo o colleghiamo i Dati aggregati con i vostri dati personali in modo da potervi identificare direttamente o indirettamente, trattiamo i dati combinati come dati personali che saranno utilizzati in conformità con la presente informativa sulla privacy.

Utilizziamo diversi modi per raccogliere dati da e su di voi, tra cui:

• Interazioni dirette. Potete fornirci i vostri dati personali quando accedete al nostro sito web, vi registrate, ci contattate, vi abbonate al nostro materiale di marketing, ci inviate un feedback o completate dei sondaggi.
• Tecnologie o interazioni automatizzate. Quando interagite con il nostro sito web, raccogliamo automaticamente i dati tecnici relativi alla vostra attrezzatura, alle azioni e ai modelli di navigazione. Raccogliamo questi dati personali utilizzando i cookie e altre tecnologie simili. Si prega di consultare la nostra politica sui cookie e le impostazioni dei cookie per ulteriori dettagli.
• Fonti disponibili al pubblico. Noi e le terze parti da noi incaricate, come i fornitori di servizi di lead generation di terze parti, possiamo raccogliere dati personali da fonti pubblicamente disponibili, tra cui siti web e database pubblici come LinkedIn, registri aziendali e media.
• Clienti e partner commerciali. Possiamo ricevere informazioni su di voi da altre persone all'interno della vostra organizzazione o dai nostri partner commerciali con cui lavoriamo per fornire i Servizi Prophix, come i rivenditori dei Servizi Prophix che acquistate.
• Altre terze parti. Possiamo anche ricevere dati personali su di voi da varie altre fonti terze, compresi i Dati tecnici dai fornitori di cookie di terze parti (per ulteriori dettagli, consultare la nostra politica sui cookie e le impostazioni dei cookie ) e i Dati di identità e di contatto da terze parti, come i nostri partner di marketing B2B e gli organizzatori degli eventi commerciali a cui partecipiamo.

Gli scopi per cui utilizziamo i vostri dati personali dipendono dalle ragioni delle nostre interazioni.

Ai sensi della legge britannica e dell'UE sulla protezione dei dati, possiamo utilizzare i vostri dati personali solo se abbiamo una base legittima per farlo, che comprende:

• Interessi legittimi: quando abbiamo bisogno di utilizzare i vostri dati personali per i nostri interessi legittimi (o quelli di una terza parte) e i vostri interessi e diritti fondamentali non prevalgono su tali interessi.
• Obbligo legale: quando abbiamo bisogno di utilizzare i vostri dati personali per adempiere a un obbligo legale (esclusi gli obblighi contrattuali).
• Consenso: quando l'utente ci ha fornito un chiaro consenso al trattamento dei suoi dati personali per uno scopo specifico.

In altri paesi, possiamo fare affidamento sulle basi legali per la raccolta, l'utilizzo e la divulgazione dei vostri dati personali applicabili in quel paese. Ad esempio, in Canada e negli Stati Uniti, ci basiamo sul consenso espresso o implicito dell'utente. In alcuni casi, ad esempio quando dichiariamo che il trattamento è necessario per i nostri legittimi interessi, non saremo in grado di fornirvi servizi se non acconsentite al trattamento dei vostri dati personali.

Di seguito abbiamo riportato, in forma di tabella, una descrizione di come intendiamo utilizzare i vostri dati personali e le basi giuridiche su cui ci basiamo per farlo. Abbiamo anche identificato i nostri interessi legittimi, ove opportuno. Se siete candidati a un posto di lavoro, consultate invece la sezione "Candidati a un posto di lavoro".

Condividiamo abitualmente i vostri dati personali con le parti indicate di seguito per gli scopi indicati nella tabella della sezione "Come utilizziamo i vostri dati personali".

• Altre società affiliate a Prophix (come elencato all'inizio di questa informativa) allo scopo di ricevere supporto operativo all'interno del gruppo e per consentire all'entità appropriata di fornire i Servizi Prophix alla vostra organizzazione o di gestire la vostra candidatura.
• Terze parti che utilizziamo per contribuire a fornire i Servizi Prophix alla vostra organizzazione, come i nostri fornitori di elaborazione dei pagamenti e di gestione delle fatture.
• Altre terze parti che utilizziamo per aiutarci a gestire il nostro sito web e la nostra attività, come ad esempio:
  • I nostri fornitori di hosting del sito web, il fornitore di CRM e i fornitori di servizi di ricerca e analisi
  • La nostra piattaforma di vendita e i fornitori di servizi di registrazione delle chiamate (vedere anche la sezione "Registrazione delle chiamate") di seguito)
  • I nostri fornitori di software di previsione e gestione dei progetti, come Clari e Mango Technologies.
  • Fornitori di servizi di applicazioni aziendali, come Microsoft.

Consentiamo ai nostri fornitori di servizi di trattare i vostri dati personali solo se siamo certi che adottino misure adeguate per proteggerli.

Possiamo divulgare i dati personali dell'utente alle forze dell'ordine e agli enti normativi se ci viene richiesto dalla legge o se riteniamo in buona fede che sia appropriato e legittimo farlo in base alle leggi o ai regolamenti applicabili.

Potremmo anche aver bisogno di condividere alcuni dati personali con altre parti durante una ristrutturazione aziendale o con terze parti a cui potremmo decidere di vendere, trasferire o fondere parti della nostra attività o dei nostri beni. In alternativa, potremmo cercare di acquisire altre aziende o fonderci con esse. Di solito i dati saranno resi anonimi, ma ciò potrebbe non essere sempre possibile prima del completamento della transazione in questione. Il destinatario dei dati sarà vincolato da obblighi di riservatezza.

Vi informiamo che per fornirvi l'accesso a questo sito web e per gestire il nostro rapporto con voi, potremmo dover trasferire i vostri dati personali al di fuori del paese in cui vi trovate, anche a fornitori di servizi e ad altre società affiliate a Prophix.

Ogni volta che trasferiamo i vostri dati personali, ci assicuriamo che sia garantito un livello di protezione simile nel luogo in cui si trova il destinatario.

Ad esempio, se il trattamento dei dati personali dell'utente è soggetto al GDPR del Regno Unito o al GDPR dell'UE e trasferiamo i dati personali dell'utente fuori dal Regno Unito o dal SEE, a seconda dei casi, ci assicureremo che venga attuata almeno una delle seguenti misure di salvaguardia:

• Ci assicureremo che il paese in cui trasferiamo i vostri dati personali sia stato ritenuto in grado di fornire un livello adeguato di protezione dei dati personali da parte del Regno Unito o della Commissione Europea.
• Utilizzeremo contratti specifici approvati per l'uso nel Regno Unito o nello Spazio Economico Europeo, che garantiscano ai dati personali la stessa protezione di cui godono nel Regno Unito o nello Spazio Economico Europeo (ad esempio un accordo internazionale di trasferimento dei dati approvato o clausole contrattuali standard).
• Ci assicureremo che il destinatario internazionale dei dati personali abbia ottenuto la certificazione del Data Privacy Framework (DPF) UE-USA e Svizzera-USA e dell'estensione britannica del DPF UE-USA, sviluppati dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti e dalla Commissione Europea, dal Governo del Regno Unito e dall'Amministrazione Federale Svizzera per fornire un meccanismo affidabile per i trasferimenti di dati personali negli Stati Uniti dall'UE, dal Regno Unito e dalla Svizzera, garantendo al contempo una protezione dei dati conforme alle leggi dell'UE, del Regno Unito e della Svizzera.

Potreste avere diritto a ulteriori informazioni sui nostri trasferimenti di dati personali, come le nostre politiche relative a tali trasferimenti. Vi invitiamo a contattarci in caso di domande. Ad esempio, vi preghiamo di contattarci se desiderate ulteriori informazioni sui meccanismi specifici da noi utilizzati per il trasferimento dei vostri dati personali al di fuori del Regno Unito o del SEE.

Sul nostro sito web utilizziamo cookie e web beacon. Un cookie è un piccolo file di testo che viene inserito nel vostro dispositivo (ad esempio, computer, smartphone o altro dispositivo elettronico) quando utilizzate il nostro sito web. I cookie ci aiutano a riconoscere l'utente e il suo dispositivo e a memorizzare alcune informazioni sulle sue preferenze o azioni passate. I Web beacon sono piccole immagini elettroniche nascoste alla vista che possono essere utilizzate sul nostro sito web per aiutare a contare le visite e tracciare i link cliccati dai visitatori.

Per ulteriori informazioni sui cookie e i web beacon che utilizziamo, su quando chiediamo il vostro consenso prima di inserirli e su come disabilitarli, consultate la nostra politica sui cookie.

Possiamo registrare e trascrivere alcune chiamate che abbiamo con voi, comprese le chiamate audio e video e le demo online. Vi informeremo prima che avvenga la registrazione della chiamata. A seconda della natura della telefonata, possiamo basarci sul consenso dell'utente o sui nostri interessi legittimi per registrare la telefonata.

Lo facciamo per scopi di formazione interna e di analisi delle vendite. Potremmo utilizzare la piattaforma di videochiamata da noi scelta o un fornitore terzo di software di sales intelligence per registrare le chiamate per nostro conto.

L'utente può scegliere di non partecipare a una chiamata registrata in qualsiasi momento, rinunciando a partecipare a una chiamata registrata dopo essere stato avvisato della registrazione o interrompendo la chiamata. In alcuni casi, è possibile chiedere all'host della chiamata di interrompere la registrazione. Se la registrazione della chiamata è necessaria per i nostri legittimi interessi, l'utente può contattarci con altri mezzi, ad esempio scrivendoci. Se vi trovate nel Regno Unito o nel SEE, potete anche esercitare il vostro "diritto all'oblio" in qualsiasi momento (vedere la sezione "I vostri diritti legali" alla fine di questa informativa).

Conserveremo regolarmente le registrazioni delle chiamate e durante questo periodo saranno archiviate in modo sicuro, con accesso limitato solo al personale che ne ha bisogno in relazione al proprio ruolo lavorativo. La durata della conservazione delle chiamate dipende dalla natura della chiamata e dagli scopi della registrazione. La maggior parte delle registrazioni delle chiamate sarà conservata per non più di 12 mesi. Tuttavia, se necessario, possiamo conservare le registrazioni delle chiamate per un periodo più lungo, come descritto nella sezione "Conservazione dei dati".

Di tanto in tanto possiamo utilizzare chatbot basati sull'intelligenza artificiale (AI) sul nostro sito web, per consentirci di fornirvi conversazioni, approfondimenti e raccomandazioni automatizzate e migliorare la vostra esperienza utente.

Salveremo i contenuti della chat in conformità con le nostre pratiche di conservazione dei dati, come definito di seguito nella Sezione 14, e in modo da poter analizzare come gli utenti utilizzano il nostro sito web e il servizio di chatbot e per aiutarci a capire le preferenze degli utenti del nostro sito web. Se l'utente sceglie di fornire questi dati, il chatbot può raccogliere il suo nome, indirizzo e-mail e/o numero di telefono.

Potremmo utilizzare i vostri dati personali per inviarvi aggiornamenti (via e-mail, SMS, telefono o posta) sui Servizi Prophix, comprese offerte esclusive, promozioni o nuovi prodotti e/o servizi.

Abbiamo un interesse legittimo a utilizzare i vostri dati personali per inviarvi comunicazioni di marketing business-to-business. Ciò significa che di solito non abbiamo bisogno del vostro consenso per inviarvi informazioni di marketing. Tuttavia, qualora sia necessario il consenso, lo chiederemo separatamente e in modo chiaro.

Non venderemo mai i vostri dati personali a terzi per scopi di marketing. Potete chiederci di interrompere l'invio di comunicazioni di marketing in qualsiasi momento

• Seguendo i link di opt-out presenti in tutte le comunicazioni inviate.
• Contattandoci (vedere la sezione "Contatti" alla fine di questa informativa).

La rinuncia a ricevere messaggi di marketing non si applica ai dati personali forniti in seguito all'acquisto di un prodotto/servizio, alla nostra risposta alle richieste dell'utente o ad altre comunicazioni che costituiscono comunicazioni di servizio e non sono considerate una forma di comunicazione di marketing.

Se vi candidate per un impiego presso una qualsiasi Affiliata di Prophix, possiamo raccogliere ed elaborare i Dati di Richiesta di Impiego che vi riguardano, oltre ai Dati di Identità e ai Dati di Contatto.

I Dati di Richiesta di Impiego sono informazioni che ci fornite o che raccogliamo in altro modo nel corso della valutazione della vostra idoneità all'impiego, tra cui istruzione e qualifiche, storia ed esperienza lavorativa, referenze e informazioni di controllo dei precedenti (compresi i precedenti penali), informazioni volontarie di auto-denuncia relative a dati demografici e stato di disabilità, identificazione governativa e idoneità al lavoro, e altre informazioni che fornite volontariamente durante il processo di assunzione. Tali informazioni possono pertanto includere dati di categoria speciale e dati relativi a reati penali.

Nel rispetto delle leggi vigenti, raccogliamo i dati personali relativi alle domande di assunzione dalle seguenti fonti:

• Voi, il candidato.
• Qualsiasi agente di reclutamento utilizzato.
• I vostri referenti nominati, compresi gli ex datori di lavoro e i contatti per le referenze caratteriali.
• Siti web disponibili al pubblico, come LinkedIn e registri aziendali.
• Account di social media disponibili al pubblico, come Facebook.
• Il nostro fornitore di screening scelto di volta in volta per i controlli pre-assunzione relativi al vostro ruolo.

Possiamo raccogliere le informazioni riportate nella seguente tabella durante il processo di assunzione. Si prega di consultare la sezione "Come utilizziamo i vostri dati personali" per una spiegazione delle diverse basi legali per il trattamento.

Se il candidato non fornisce, quando richiesto, le informazioni che riteniamo necessarie per prendere in considerazione la sua candidatura (come ad esempio le prove delle qualifiche o la storia lavorativa), non saremo in grado di elaborare la sua candidatura con successo. Ad esempio, se abbiamo bisogno di referenze per un ruolo e il candidato non ci fornisce i dettagli necessari, non potremo dare seguito alla sua candidatura.

Dati di categoria speciale e dati relativi a reati penali. Raccoglieremo ed elaboreremo queste informazioni su di voi solo se necessario e in conformità alle leggi vigenti:

• Per i nostri o vostri obblighi o diritti in materia di diritto del lavoro o di previdenza sociale.
• In relazione a rivendicazioni legali.
• Per motivi di interesse pubblico sostanziale.

Condivideremo i dati personali dei candidati al lavoro solo con il nostro personale e con terzi, nella misura in cui ciò sia necessario ai fini dell'elaborazione della candidatura e dell'adempimento dei nostri obblighi legali e normativi. Oltre ai nostri fornitori abituali di servizi informatici e ad altre parti terze rilevanti elencate nella sezione "Divulgazione dei vostri dati personali" di cui sopra, di tanto in tanto utilizzeremo anche portali di reclutamento e strumenti software di reclutamento per aiutarci a gestire il processo di candidatura.

Conserveremo i vostri dati personali solo per il tempo ragionevolmente necessario a raggiungere gli scopi per cui li abbiamo raccolti, ad esempio per soddisfare i requisiti legali, normativi, fiscali, contabili o di rendicontazione. Potremmo conservare i vostri dati personali per un periodo più lungo in caso di reclamo o se riteniamo ragionevolmente che vi sia una prospettiva di controversia in relazione al nostro rapporto con voi. Fatto salvo quanto sopra, quando non avremo più bisogno dei vostri dati personali, li cancelleremo o li renderemo anonimi.

Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il rischio potenziale di danni derivanti dall'uso o dalla divulgazione non autorizzata dei vostri dati personali, gli scopi per i quali trattiamo i vostri dati personali e se possiamo raggiungere tali scopi con altri mezzi, e i requisiti legali, normativi, fiscali, contabili o di altro tipo applicabili.

Se la vostra organizzazione acquista i Servizi Prophix, conserveremo i vostri dati personali raccolti ai fini della fatturazione e della gestione del contratto mentre forniamo tali Servizi Prophix. In seguito, conserveremo questi dati personali per tutto il tempo necessario:

• Per rispondere a domande, reclami o richieste di risarcimento presentate dall'utente o per suo conto.
• Per dimostrare che abbiamo trattato voi e la vostra organizzazione in modo equo.
• Per conservare i documenti richiesti dalla legge.

Se fate domanda di assunzione presso una società affiliata a Prophix:

• Se non vi nominiamo per un ruolo, nel rispetto della legge applicabile, conserveremo i vostri dati personali per un periodo massimo di 2 anni dopo avervi comunicato la nostra decisione di non nominarvi per un ruolo (ad eccezione di eventuali e-mail inviate a o da noi in relazione alla vostra candidatura, che conserveremo in linea con il nostro periodo di conservazione delle e-mail standard di volta in volta). Conserviamo i vostri dati personali per questo periodo per dimostrare, in caso di reclamo legale, che non abbiamo discriminato i candidati per motivi vietati e che abbiamo condotto l'assunzione in modo equo e trasparente. Potremmo richiedere il vostro consenso per conservare i vostri dati personali per un periodo di tempo più lungo, anche per scopi legati a potenziali opportunità di lavoro future. Potete ritirare il vostro consenso in qualsiasi momento inviandoci un'e-mail a privacy.officer@prophix.com.
• Se la vostra candidatura viene accolta, i vostri dati personali saranno conservati nel vostro fascicolo personale e saranno quindi disciplinati dalla nostra Politica sulla privacy e sulla riservatezza dei dati personali dei dipendenti. Ve ne forniremo una copia prima che accettiate un'opportunità di lavoro presso di noi.

Potete richiedere ulteriori dettagli sui periodi di conservazione dei diversi aspetti dei vostri dati personali contattandoci.

L'utente può godere di determinati diritti in relazione ai propri dati personali, a seconda delle leggi a lui applicabili. Fatte salve alcune eccezioni, forniamo i seguenti diritti agli interessati:

Se vi trovate nel Regno Unito o nel SEE, avete anche i seguenti diritti:

Se desiderate esercitare uno dei vostri diritti, vi preghiamo di:

• Inviarci un'e-mail, telefonare o scrivere - si veda la sezione "Contatti" alla fine di questa informativa.
• Comunicateci informazioni sufficienti per identificarvi, ad esempio il vostro nome completo e l'indirizzo e-mail.
• Se richiesto, forniteci una prova della vostra identità.
• Comunicateci il diritto che volete esercitare e i dati a cui si riferisce la vostra richiesta.

Per accedere ai vostri dati personali (o per esercitare uno qualsiasi degli altri diritti) non dovrete pagare alcuna tariffa. Tuttavia, potremmo addebitare un costo ragionevole se la vostra richiesta è chiaramente infondata, ripetitiva o eccessiva. In alternativa, potremmo rifiutarci di soddisfare la vostra richiesta in queste circostanze.

Risponderemo a tutte le richieste legittime in tempi ragionevoli e cercheremo di rispondere entro un mese. Occasionalmente potrebbe essere necessario più di un mese se la richiesta è particolarmente complessa o se sono state presentate più richieste. In tal caso, vi informeremo e vi terremo aggiornati. In alcune circostanze potremmo essere obbligati per legge a conservare i vostri dati personali o potremmo aver bisogno di conservarli per continuare a fornire un servizio.