La Bethel University si specializza in budgeting e reporting
Panoramica dei risultati chiave
Dimezzare il tempo dedicato al budget, da 90 ore settimanali a 45, durante l'alta stagione di budgeting.
Creazione di un report automatico sui fondi con il fondo e il saldo dell'università alla fine di ogni mese.
Miglioramento del pacchetto di reporting del consiglio di amministrazione per stabilire una maggiore fiducia nell'accuratezza dei report.
Chi è la Bethel University?
Dal 1871 la Bethel University è leader e modello nell'istruzione superiore cristiana. Per generazioni, la fusione della fede evangelica con un'accademia di alto livello ha trasformato le persone, preparandole per chiamate uniche nel regno di Dio. Bethel offre corsi di laurea, di completamento, di specializzazione e di seminario in Minnesota e online.
Sfide aziendali
Bethel ha dovuto affrontare un calo delle iscrizioni e condizioni economiche difficili. Con Excel come strumento principale per la stesura del bilancio e dei rapporti, Bethel aveva difficoltà a garantire la visibilità e l'accuratezza dei dati. Era difficile tenere aggiornati i modelli e utilizzare i dati storici per elaborare il budget dell'anno in corso. Inoltre, i processi manuali non lasciavano sempre tempo sufficiente per coinvolgere i responsabili di reparto nel processo decisionale.
Bethel utilizzava anche le tabelle pivot di Excel per presentare i risultati, un processo lungo e noioso per il team finanziario. Il direttore della pianificazione finanziaria e del bilancio poteva creare i report solo quando il tempo lo consentiva, il che significava che l'accesso ai dati era manuale, sporadico e ritardato.
Per affrontare queste sfide, il team dirigenziale sapeva di dover automatizzare i processi di budgeting e fornire report coerenti e tempestivi per dare visibilità alle prestazioni dell'istituto.
Integrazioni del sistema
Prophix One Financial Planning & Analysis
Applicazioni distribuite
Siamo riusciti a mettere insieme un rapporto in Prophix che abbiamo programmato per essere eseguito su base mensile. Questo rapporto è stato davvero trasformativo per molte persone, perché ora possono avere una visione di qualcosa che prima era davvero velata o nascosta. Con Prophix, posso far arrivare le informazioni giuste alle persone giuste, in modo che possano agire.
Direttore della pianificazione finanziaria e del bilancio, Bethel University
Perché Prophix®
Bethel ha effettuato una valutazione dettagliata e ha esaminato nove piattaforme diverse. Il direttore della pianificazione finanziaria e del bilancio aveva utilizzato Prophix One in un ruolo precedente ed era convinto che la piattaforma potesse soddisfare le loro esigenze.
Il team dirigenziale ha stabilito che Prophix avrebbe prodotto il miglior time-to-value in condizioni economiche difficili. Bethel aveva urgentemente bisogno di affrontare le proprie sfide finanziarie e Prophix rappresentava la strada più rapida per il successo. Non solo Prophix aveva un ciclo di implementazione breve, ma Bethel si è resa conto di poter migliorare immediatamente la velocità, l'agilità e l'accuratezza dei dati.
Risultati principali
Ora i capi dipartimento di Bethel partecipano più attivamente al ciclo di budgeting. Questo nuovo approccio al bilancio permette loro di vedere la storia del dipartimento e di utilizzare i dati come guida per la creazione del bilancio dell'anno successivo. Questa collaborazione istituzionale aumenta la visibilità del processo decisionale che sta dietro ai numeri.
Prophix One™ consente alla Bethel University di:
Dimezzare il tempo dedicato al budget, da 90 ore settimanali a 45, durante l'alta stagione di budgeting.
Ottenere una migliore visibilità dei propri dati e adottare un approccio incrementale al budget che prevede il rolling over dei fondi di anno in anno.
Reindirizzare rapidamente i fondi non utilizzati e tenere traccia del capitale, anche se cambiano i responsabili di reparto.
Creare un rapporto automatico sui fondi con il fondo e il saldo dell'università alla fine di ogni mese.
Consentire ai direttori di dipartimento e ai responsabili del bilancio di prendere decisioni migliori in materia di programmazione e di raccomandazioni sull'allocazione dei fondi in eccesso.
Migliorare la rendicontazione del consiglio di amministrazione e stabilire una maggiore fiducia nell'accuratezza della rendicontazione, aumentando la trasparenza e la responsabilità.
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