Previsioni di Crescita per il Barber National Institute
Riduzione del tempo di pianificazione del budget di 360 ore, liberando 540 ore e oltre 160 ore per i contabili e i responsabili amministrativi di Barber
Gli scenari di redditività che una volta richiedevano 3 giorni ora richiedono solo poche ore, con esecuzioni notturne che forniscono aggiornamenti giornalieri durante la stagione del budget.
I rapporti settimanali sulla produttività che richiedevano 1 settimana ora vengono eseguiti in 15 minuti, consentendo più tempo per l'analisi dei dati e il processo decisionale.
La previsione in tempo reale ha permesso a Barber di pianificare ovunque da un mese a cinque anni nel futuro.
Il Barber National Institute è stato fondato nel 1952 dall'educatrice di Erie, la Dott.ssa Gertrude Barber, per fornire servizi basati sulla comunità per bambini e adulti con autismo e disabilità intellettive. Oggi, l'organizzazione multifunzionale serve più di 6.200 individui all'anno con una vasta gamma di programmi educativi, professionali, residenziali e di salute comportamentale. I servizi spaziano dall'intervento precoce per neonati e bambini piccoli, una scuola privata approvata, formazione e collocamento lavorativo, opzioni residenziali tra cui case famiglia, servizi a domicilio e terapie specializzate. L'organizzazione fornisce anche istruzione e formazione a educatori e professionisti in tutto il mondo. Oltre al campus principale di Erie, PA, il Barber Institute offre servizi nel nord-ovest della Pennsylvania e nelle regioni di Filadelfia e Pittsburgh.
Con la crescita della domanda per i servizi e i programmi comunitari del Barber National Institute, l'uso di file Excel complessi per il budgeting è diventato un processo oneroso. Era difficile fidarsi dell'accuratezza dei loro fogli di calcolo, il che creava rischi nella valutazione corretta delle opportunità future. L'incapacità di pianificare le spese in conto capitale, così come le spese per il personale, ha impedito a Barber di garantire il livello necessario di ricchezza nelle loro previsioni.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Prophix ha migliorato ogni singolo aspetto del nostro processo di budgeting. Invece di passare il tempo a impostare il processo di budgeting, siamo in grado di analizzare e comprendere meglio il budget/prodotto che stiamo producendo in collaborazione con i responsabili del programma.
Emily Anauo
Sviluppatore di Sistemi FP&A, Barber National Institute
Il team finanziario del Barber National Institute ha dato priorità alla ricerca di una soluzione di Financial Performance Management (FPM) che fosse facile da usare, avesse un'interfaccia simile a Excel, potesse riportare dati finanziari e non finanziari e prevedere i tassi di entrate per le loro spese. Dopo aver valutato Workday Adaptive e Prophix, Barber ha scelto Prophix per il suo servizio clienti, flessibilità e convenienza
Barber National Institute ha implementato Prophix per sostituire Management Reporter e Smart List nel loro ERP, Microsoft Dynamics GP. Integrando Prophix con Kronos e Carelogic, il team finanziario può importare dati su salari e ricavi su base settimanale, mensile e annuale. Questi dati includono vari metriche come posti vacanti per i clienti, occupazione delle case, capacità e altro ancora.
Con Prophix, Barber sfrutta diversi approcci al budgeting, inclusi zero-based, incrementale, top-down e bottom-up per creare il proprio budget del conto economico. CAPEX, leasing, personale e ricavi sono generati dal basso verso l'alto. Il loro team finanziario non passa più ore a cercare errori nei fogli di calcolo collegati. Invece di gestire Excel, il loro team finanziario può analizzare e comprendere meglio il budget che stanno producendo in collaborazione con i responsabili dei programmi.
Data la ricchezza e il dettaglio dei budget di Barber, le previsioni non sono mai state più affidabili o pertinenti. Il processo di completamento di una previsione richiedeva così tanto tempo che i dati non erano più pertinenti.
Prima di Prophix, il team finanziario doveva trascorrere almeno tre giorni preparando uno scenario di redditività e poi doveva caricarlo nel loro ERP per analizzare i dati in Management Reporter. Ora, possono creare uno scenario di redditività in un paio d'ore. Il team finanziario esegue scenari durante la notte in modo che i manager possano avere un rapporto aggiornato ogni mattina durante la stagione del budget.
Il miglioramento della pianificazione degli scenari e delle previsioni ha anche permesso a Barber di pianificare meglio l'impatto dell'aumento degli stipendi e di richiedere tassi di rimborso utilizzando un'analisi del costo per unità. Il loro team finanziario può facilmente condurre un'analisi approfondita dei salari, dando loro maggiore visibilità sulla loro spesa più grande.
La pianificazione dettagliata del personale consente a Barber di condurre un'analisi della varianza del personale durante tutto l'anno. Essere in grado di pianificare i loro ricavi in dettaglio, come per cliente e procedura, significa che hanno anche completa visibilità per confrontare i tassi di ricavo con il piano. Infine, Barber conduce la pianificazione della produttività per i loro programmi clinici con un modello dedicato e robusto.
Infine, il team finanziario di Barber National Institute sfrutta anche Prophix per la reportistica interna. Riportano metriche finanziarie e non finanziarie, inclusi salari medi, letti vacanti, occupazione, capacità del programma, variazioni, analisi del costo per unità e altro ancora. Automatizzando la loro reportistica, Barber può dedicare più tempo a comprendere i loro dati piuttosto che raccoglierli da tutta l'organizzazione.
Automatizzare il loro processo di budgeting, risparmiando a Barber 360 ore in 22 settimane della loro stagione di budget per il loro responsabile del budget. Inoltre, hanno anche risparmiato 540 ore in 16 settimane per quattro contabili e 160 ore per tutti i responsabili dei programmi e amministrativi.
La previsione al volo consente anche a Barber di pianificare da uno a cinque anni nel futuro, a seconda del progetto.
Dedica 15 minuti per eseguire report settimanali di produttività automatizzati che ai responsabili di programma richiedevano una settimana per produrre
Monitora il reddito netto, le tendenze di 14 mesi, l'analisi della varianza tra budget e reale, l'occupazione, la pianificazione della capacità, la pianificazione della produttività e l'analisi del costo per unità utilizzando dashboard, ottenendo così una visione migliore del quadro generale pur essendo in grado di approfondire i dettagli dietro i loro dati finanziari e non finanziari.
Risparmia oltre 8 ore ogni mese automatizzando i loro processi finanziari e implementando efficienze con Prophix.
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