Previsione di crescita per l'Istituto nazionale Barber
Panoramica dei risultati chiave
Riduzione delle tempistiche di budgeting di 360 ore, liberando 540 ore e oltre 160 ore per i contabili e i responsabili amministrativi di Barber
Gli scenari di redditività che una volta richiedevano 3 giorni ora richiedono solo poche ore, con corse notturne che forniscono aggiornamenti quotidiani durante la stagione dei bilanci.
I rapporti settimanali sulla produttività che richiedevano una settimana ora vengono eseguiti in 15 minuti, lasciando più tempo per l'analisi dei dati e il processo decisionale.
Le previsioni al volo hanno permesso a Barber di pianificare da un mese a cinque anni nel futuro.
Chi è il Barber National Institute?
Il Barber National Institute è stato fondato nel 1952 dalla dottoressa Gertrude Barber, educatrice di Erie, per fornire servizi basati sulla comunità a bambini e adulti affetti da autismo e disabilità intellettiva. Oggi, la poliedrica organizzazione serve più di 6.200 persone all'anno con un'ampia gamma di programmi educativi, professionali, residenziali e di salute comportamentale. I servizi vanno dall'intervento precoce per i neonati e i bambini, a una scuola privata approvata, alla formazione e all'inserimento lavorativo, alle opzioni residenziali, tra cui case famiglia, servizi a domicilio e terapie specializzate. L'organizzazione fornisce anche istruzione e formazione a educatori e professionisti di tutto il mondo. Oltre al campus principale di Erie, PA, il Barber Institute offre servizi nella Pennsylvania nordoccidentale e nelle regioni di Philadelphia e Pittsburgh.
Sfide aziendali
Con l'aumento della domanda di servizi e programmi comunitari del Barber National Institute, l'utilizzo di complessi file Excel per la stesura del bilancio è diventato un processo macchinoso. Era difficile fidarsi dell'accuratezza dei fogli di calcolo, il che creava rischi nel valutare correttamente le opportunità future. L'incapacità di pianificare le spese in conto capitale e le spese per il personale ha impedito a Barber di garantire il necessario livello di ricchezza nelle sue previsioni.
Integrazioni del sistema
Prophix One Financial Planning & Analysis
Applicazioni distribuite
Prophix ha migliorato ogni singolo aspetto del nostro processo di budgeting. Invece di passare il tempo a impostare il processo di budgeting, siamo in grado di analizzare e comprendere meglio il budget/prodotto che stiamo producendo insieme ai responsabili del programma.
Emily Anauo
Sviluppatore di sistemi FP&A, Barber National Institute
Perché Prophix®
Il team finanziario del Barber National Institute aveva come priorità la ricerca di una soluzione di Financial Performance Management (FPM) che fosse facile da usare, con un'interfaccia simile a quella di Excel, in grado di fornire report su dati finanziari e non finanziari e di prevedere i tassi di entrate per le spese. Dopo aver valutato Workday Adaptive e Prophix, Barber ha scelto Prophix per il servizio clienti, la flessibilità e la convenienza
Risultati principali
Il Barber National Institute ha implementato Prophix per sostituire Management Reporter e Smart List nel proprio ERP, Microsoft Dynamics GP. Integrando Prophix con Kronos e Carelogic, il team finanziario può importare i dati relativi alle retribuzioni e alle entrate su base settimanale, mensile e annuale. Questi dati includono varie metriche come i posti vacanti dei clienti, l'occupazione delle case, la capacità e altro ancora.
Con Prophix, Barber sfrutta diversi approcci al budget, tra cui zero-based, incrementale, top-down e bottom-up per creare il budget del conto economico. CAPEX, locazioni, personale e ricavi sono generati dal basso verso l'alto. Il team finanziario non passa più ore a cercare errori nei fogli di calcolo collegati. Invece di gestire Excel, il team finanziario può analizzare e comprendere meglio il budget che sta producendo in collaborazione con i responsabili dei programmi.
Data la ricchezza e il dettaglio dei bilanci di Barber, le previsioni non sono mai state così affidabili e pertinenti. Il processo di completamento di una previsione richiedeva così tanto tempo che i dati non erano più rilevanti.
Prima di Prophix, il team finanziario doveva dedicare almeno tre giorni alla preparazione di uno scenario di redditività e poi doveva caricarlo nell'ERP per analizzare i dati in Management Reporter. Ora possono creare uno scenario di redditività in un paio d'ore. Il team finanziario esegue gli scenari durante la notte, in modo che i manager possano avere un report aggiornato ogni mattina durante la stagione del budget.
Il miglioramento della pianificazione degli scenari e delle previsioni ha anche permesso a Barber di pianificare meglio l'impatto dell'aumento degli stipendi e dei tassi di rimborso delle richieste, utilizzando un'analisi del costo unitario. Il team finanziario può facilmente condurre un'analisi approfondita dei salari, ottenendo una maggiore visibilità sulla spesa più importante.
La pianificazione dettagliata del personale consente a Barber di effettuare analisi delle variazioni del personale nel corso dell'anno. La possibilità di pianificare le entrate in modo dettagliato, ad esempio per cliente e procedura, significa anche avere una visibilità completa per confrontare i tassi di entrate con quelli pianificati. Infine, Barber pianifica la produttività dei suoi programmi clinici con un modello dedicato e robusto.
Infine, il team finanziario del Barber National Institute utilizza Prophix anche per la reportistica interna. I report riguardano metriche finanziarie e non finanziarie, tra cui i salari medi, i letti liberi, l'occupazione, la capacità del programma, le variazioni, l'analisi dei costi per unità e altro ancora. Automatizzando la reportistica, Barber può dedicare più tempo alla comprensione dei dati piuttosto che alla loro raccolta in tutta l'organizzazione.
Prophix One™ consente all'Istituto Nazionale Barber di:
Automatizzare il processo di budgeting, facendo risparmiare al responsabile del budget Barber 360 ore in 22 settimane della stagione di budget. Inoltre, ha risparmiato 540 ore in 16 settimane per quattro contabili e 160 ore per tutti i responsabili dei programmi e dell'amministrazione.
Le previsioni al volo consentono inoltre a Barber di pianificare da un mese a cinque anni nel futuro, a seconda del progetto.
Dedicate 15 minuti all'esecuzione di rapporti di produttività settimanali automatizzati, che prima richiedevano una settimana ai responsabili dei programmi
Tracciare l'utile netto, le tendenze a 14 mesi, l'analisi degli scostamenti tra budget e dati effettivi, l'occupazione, la pianificazione della capacità, la pianificazione della produttività e l'analisi del costo unitario utilizzando i cruscotti, ottenendo così una migliore visione del quadro generale e potendo approfondire i dettagli dei dati finanziari e non finanziari.
Risparmia più di 8 ore al mese automatizzando i processi finanziari e creando efficienza con Prophix.
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