La lista di controllo perfetta per la chiusura del mese per i team finanziari

Nell'ufficio del CFO, l'efficienza e l'accuratezza sono fondamentali e la padronanza di queste qualità è parte integrante del perfezionamento del processo di chiusura di fine mese.

In questo blog vi guideremo attraverso una lista di controllo in 10 passi pensata per i team finanziari, in modo che possiate evitare gli errori più comuni, sperimentare i vantaggi di un processo più rapido e implementare le best practice. Tratteremo i seguenti argomenti:

Che cos'è la lista di controllo per la chiusura del mese?

La chiusura di fine mese comporta la revisione e la riconciliazione di tutte le transazioni del mese precedente.

Una lista di controllo per la chiusura di fine mese è un insieme di controlli e processi per garantire che la chiusura di fine mese sia accurata, verificabile e snella. Questa lista di controllo deve assegnare i compiti a categorie specifiche, includere informazioni su chi prepara e rivede il rapporto e consentire agli stakeholder di esaminare i rendiconti finanziari.

Qual è l'importanza di avere una lista di controllo per la chiusura di fine mese?

Una lista di controllo per la chiusura del mese è importante perché consente ai team finanziari di tenere traccia delle transazioni commerciali. Una lista di controllo per la chiusura di fine mese assicura che i dati siano accurati e completi, in modo da poterli analizzare efficacemente per individuare tendenze o anomalie.

Un processo di chiusura di fine mese efficace pone inoltre le basi per unachiusura di fine anno accurata e snella. Una volta preparati i dati finanziari di ogni mese, è possibile analizzare la crescita di anno in anno e prendere decisioni basate sui dati.

Perché utilizzare una lista di controllo per la chiusura di fine mese?

Le liste di controllo per la chiusura di fine mese possono aiutare a risolvere eventuali duplicazioni di dati, processi manuali e non strutturati e informazioni mancanti, in quanto le parti interessate devono esaminare attentamente le transazioni dei mesi precedenti, con conseguente riduzione degli errori, miglioramento della reportistica e processi più efficienti.

Una lista di controllo può anche garantire che non vengano tralasciati passaggi critici durante il processo, che possono diventare evidenti solo dopo che sono passati diversi mesi, soprattutto quando sono coinvolti più stakeholder.

Ulteriori vantaggi di una lista di controllo per la chiusura di fine mese sono:

1. Dati finanziari accurati e aggiornati.
2. Semplificazione dei rapporti finanziari annuali e della preparazione delle dichiarazioni fiscali.
3. Revisioni contabili semplici
   

Chiusura di fine mese vs. chiusura di periodo

La chiusura di fine mese riassume tutte le transazioni finanziarie del mese precedente. Chiusura di periodo è un termine generale che si riferisce a tutti i processi di chiusura - fine anno, fine mese o fine trimestre. Pertanto, la chiusura di fine mese può essere definita anche chiusura di periodo.

La lista di controllo in 10 passi per la chiusura di fine mese perfetta per i team finanziari

Per aiutarvi a iniziare il processo di chiusura di fine mese, abbiamo messo a punto una lista di controllo completa in 10 passi.

1. Preparate i numeri e raccogliete i dati necessari
   Prima di iniziare, dovete raccogliere tutti i dati necessari, comprese le spese del mese precedente e i contanti in entrata. Le spese comprendono le retribuzioni, le assicurazioni, gli interessi sui prestiti e i pagamenti ai fornitori, mentre la liquidità in entrata comprende le entrate e i proventi degli investimenti. Successivamente, è necessario assicurarsi che le voci di credito e di debito siano registrate correttamente e che siano state fatturate tutte le vendite del mese precedente.
   
   
2. Aggiornare i crediti
   Per quanto riguarda i crediti, è necessario rivedere le fatture emesse per il mese precedente, prestando particolare attenzione alle fatture duplicate o errate. Dovete anche verificare che i vostri clienti abbiano pagato le loro fatture e confrontare i pagamenti con i saldi del vostro libro mastro. Ciò può contribuire a migliorare le relazioni con i clienti e a garantire l'accuratezza dei rapporti finanziari.
   
   
3. Aggiornare i conti passivi
   Confrontate il registro dei conti passivi (AP) con il rapporto di invecchiamento degli AP. È il momento giusto per indagare sulle discrepanze, inserire le fatture in sospeso e registrare le relative voci del giornale.
   
   
4. Preparare lericonciliazionidei conti
   Dopo aver rivisto e aggiornato i conti correnti, è il momento di riconciliare le transazioni bancarie e creditizie con il libro mastro. Questo è anche il momento ideale per individuare eventuali incongruenze e correggere transazioni mancate o errate. Correggete gli errori facendo le necessarie registrazioni nel libro giornale.
   
   
5. Riconciliare i contanti
   È facile perdere traccia delle transazioni di piccola cassa se non vengono registrate con cura. La chiusura del mese è il momento ideale per riconciliare i depositi e le ricevute e verificare che il saldo della piccola cassa sia quello previsto. Se ci sono contanti in transito, ricordatevi di annotare dove sono diretti e perché.
   
   
6. Riconciliare l'inventario e le immobilizzazioni
   Se del caso, controllate l'inventario e quanti prodotti sono stati venduti nell'ultimo mese e confermate che corrispondano ai libri contabili. La riconciliazione dell'inventario può aiutare a garantire che i prodotti siano immagazzinati in modo adeguato, che si possano realizzare le vendite del mese successivo e che si possano coprire le spese aggiuntive legate all'inventario
   
   
7. Riconciliare le retribuzioni e le spese operative
   Riconciliare il conto delle retribuzioni con il registro degli stipendi, compresi i bonus, le commissioni e gli altri benefit. È inoltre necessario verificare che le voci del libro paga siano state registrate nel registro accurato e che siano state pagate le tasse e le detrazioni legali necessarie. Le spese operative comprendono la ricerca e lo sviluppo, il marketing, le forniture per ufficio e altro ancora. Per riconciliare le spese operative, verificare le spese mensili, creare una nota spese e registrarla nel libro mastro appropriato.
   
   
8. Revisioni preliminari e ASC 606
   Esaminate le informazioni relative al riconoscimento dei ricavi e delle commissioni, sia che siano state inserite a mano o tramite computer. Verificate che siano corrette e rivedetele con il vostro team per assicurarvi che siano coerenti e comprensibili in tutti i report
   
   
9. Conducete l'analisi delle varianze e regolate
   L'analisi delle varianze vi aiuta a esaminare e controllare i risultati mensili e trimestrali alla fine di ogni periodo. In questo modo è possibile vedere come il report si allinea con gli obiettivi di crescita dell'azienda. Se qualcosa non quadra e deve essere corretto, nel tempo potrebbe diventare un problema più grave.
   
   
10. Preparare il bilancio e i rapporti
    Ora che avete riconciliato tutti i conti, esaminato i risultati ed eliminato gli errori, è il momento di preparare il bilancio e il rapporto di chiusura di fine mese.
    

Quali sono gli errori da risolvere durante il processo di chiusura di fine mese?

Ci sono diversi errori che si possono risolvere durante il processo di chiusura di fine mese, tra cui:

• Eliminare i dati duplicati. A meno che non abbiate un'unica fonte di verità dei dati, è probabile che i vostri dati vengano inseriti in più di un sistema. La raccolta, la revisione e la convalida di questi dati per la chiusura di fine mese può richiedere molto tempo ed essere soggetta a errori senza una piattaforma finanziaria dedicata che automatizzi questi processi.
  
• Standardizzare e automatizzare i processi. Un processo di chiusura di fine mese passo dopo passo è il primo passo per standardizzare i processi finanziari. Senza un ordine prestabilito di operazioni, la chiusura di fine mese può diventare rapidamente difficile da gestire, soprattutto se sono coinvolti reparti diversi da quello finanziario. I processi standardizzati scoraggiano i dipendenti dal prendere scorciatoie, che potrebbero avere un impatto negativo sui rapporti finanziari per diversi mesi. Il processo di chiusura di fine mese può essere ulteriormente semplificato automatizzando la raccolta dei dati, la riconciliazione dei conti e la creazione dei report. L 'automazione può anche contribuire ad alleggerire il carico di lavoro del team finanziario, consentendogli di formulare raccomandazioni strategiche anziché passare il tempo a convalidare le voci.
• Velocizzare i dati finanziari. Se il team finanziario impiega molto tempo per preparare la relazione finanziaria di fine mese, potrebbe essere il momento di investire in una Financial Performance Platform. I dati finanziari in ritardo possono rappresentare una sfida, rallentando la produzione dei report mensili e influenzando il processo decisionale.Per accelerare i dati finanziari, è necessarioidentificare le cause dei ritardi, come la mancanza di formazione o di comprensione da parte di altri reparti.
  

Vantaggi di una lista di controllo per la chiusura del mese

Una lista di controllo per la chiusura del mese è più di un semplice elenco: può portare ordine, efficienza e chiarezza nei processi finanziari. Ecco alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di una lista di controllo per la chiusura del mese:

1. Semplificarei flussi di lavoro: Con una lista di controllo, saprete cosa deve essere fatto e in quale ordine. Questo elimina le congetture, garantendo un processo di chiusura più fluido e veloce
   
   
2. Riduzione degli errori: Una lista di controllo è un sistema di doppia verifica che aiuta a individuare e correggere eventuali errori o incongruenze nei dati finanziari. Ciò si traduce in rapporti più accurati su cui poter contare
   
   
3. Migliorare la conformità: Utilizzando una lista di controllo, è più probabile che si rispettino tutti i requisiti normativi. Questo può aiutarvi a evitare sanzioni e a mantenere una buona reputazione con gli stakeholder
   
   
4. Migliorare il processo decisionale: Prima si chiudono i libri contabili, prima si avrà accesso ai dati finanziari necessari per prendere decisioni. Ciò consente di prendere decisioni strategiche che possono avere un impatto positivo sul futuro dell'azienda
   
   
5. Identificare le efficienze future: Continuando a utilizzare la lista di controllo, si individueranno le fasi che potrebbero essere automatizzate o migliorate, portando a una maggiore efficienza nel tempo.
   

Errori comuni durante il processo di chiusura di fine mese

Anche con le migliori intenzioni possono verificarsi errori durante il processo di chiusura di fine mese. Essere consapevoli di questi errori comuni è il primo passo per evitarli:

• Preparazione inadeguata: La mancanza di un'adeguata pianificazione porta spesso a un lavoro frettoloso e a errori. Ad esempio, non avere tutti i documenti necessari pronti o non assegnare tempo sufficiente per ogni attività.
• Non ricontrollare le voci: È facile trascurare piccoli errori nell'inserimento dei dati. Tuttavia, anche piccole imprecisioni possono portare a discrepanze significative nei bilanci.
• Ignorare la riconciliazione: La riconciliazione è fondamentale per garantire l'accuratezza dei documenti finanziari dell'azienda. Trascurare la riconciliazione dei conti può portare a saldi errati e a rapporti fuorvianti.
• Saltare le fasi di revisione: Ogni fase del processo di chiusura del mese ha un motivo preciso. Saltare le fasi, come le revisioni preliminari o l'analisi degli scostamenti, può portare a perdere informazioni critiche o a commettere errori.
• Mancanza di comunicazione: Una scarsa comunicazione tra i reparti può causare ritardi o informazioni mancanti. Assicurarsi che tutti comprendano il proprio ruolo nel processo di chiusura è la chiave del successo.

Se siete consapevoli di questi errori comuni, potrete gestire al meglio il processo di chiusura di fine mese e garantire l'accuratezza e l'affidabilità dei vostri rapporti finanziari.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese

Ecco alcune best practice per garantire che la chiusura di fine mese sia il più efficace possibile:

• Seguire una lista di controllo: Una lista di controllo dettagliata che delinea ogni fase del processo può mantenere il team concentrato, garantire che tutti i compiti siano completati ed evitare che qualcosa vada perso.
• Automatizzare i processi: Abbracciate la tecnologia e automatizzate le attività ripetitive dove possibile. In questo modo si risparmia tempo, si riducono gli errori umani e si consente al team di concentrarsi su attività più strategiche.
• Riconciliare spesso: Non aspettate la fine del mese per riconciliare i conti. Una riconciliazione regolare può aiutare a individuare e correggere tempestivamente gli errori, garantendo bilanci accurati.
• Comunicare in modo efficace: Assicurare una comunicazione chiara tra tutti i reparti coinvolti nel processo di chiusura. Aggiornamenti e promemoria regolari possono aiutare a mantenere tutti in carreggiata e informati.
• Migliorare continuamente: Cercate sempre di migliorare il processo di chiusura di fine mese. Analizzate il processo attuale, identificate i colli di bottiglia o le aree di inefficienza e apportate le modifiche necessarie.

Attenendosi a queste best practice, è possibile semplificare il processo di chiusura di fine mese, rendendolo più veloce, più accurato e meno stressante per il team.

Conclusione: Chiudere i conti più velocemente con Prophix

In conclusione, la gestione della chiusura di fine mese non deve essere complicata. Con una lista di controllo dedicata, è possibile eliminare gli errori, riconciliare i conti e semplificare la creazione dei rapporti. Dando priorità a revisioni regolari dei dati e delle comunicazioni, la chiusura di fine mese può trasformarsi da complicata a preziosa.

La Financial Performance Platform di Prophix può fare un ulteriore passo avanti nella chiusura di fine mese, automatizzando le attività che richiedono molto tempo, come le eliminazioni tra società, le traduzioni di valuta, le registrazioni nel libro giornale, l'assemblaggio e la distribuzione dei report. Eliminando i processi manuali e automatizzando quelli ricorrenti, potrete dedicare meno tempo al passato e più al futuro.