Lotus 1-2-3 e le macchine addizionali: Ricordare la FP&A della vecchia scuola e guardare al futuro

Non desiderate la tecnologia finanziaria di un tempo? Non era fantastico essere limitati a tre cose in Lotus 1-2-3? Il mondo non è troppo tranquillo senza lo stridore delle stampanti ad aghi? Non sarebbe bello essere ancora una volta ostacolati da quelle schede perforate con tutte quelle lettere e quei numeri? No? Forse non siamo tutti così nostalgici della tecnologia di un tempo. Ma la vostra funzione di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) sta utilizzando al meglio le nuove tecnologie disponibili? O è ancora ferma al 20° secolo? Per celebrare la nostra ultima guida interattiva, FP&A Upgraded: Come modernizzare la pianificazione e l'analisi finanziaria aziendaleabbiamo chiesto agli esperti di finanza di raccontarci le loro storie di orrore tecnologico e di darci consigli su come aggiornare il vostro FP&A.

Dal libro mastro manuale all'automazione finanziaria

Con quali strumenti arcaici dovevano confrontarsi gli esperti di finanza all'inizio della loro carriera? "All'inizio della mia carriera, questo genere di cose veniva fatto su tavole di pietra. Quando Johannes Gutenberg ha inventato la macchina da stampa, ha accelerato il processo di FP&A", scherza Jack McCullough, presidente del CFO Leadership Council. Ma, su una nota più seria: "Questo vi spaventerà: La registrazione manuale del libro mastro con la penna stilografica. La tecnologia era costituita da un minicomputer IBM S/36, schede perforate e una calcolatrice elettrica, nel 1982 circa!", afferma Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Per chi non conosce l'IBM System/36, questo "piccolo" computer aveva le dimensioni di un fax aziendale. Il modello base comprendeva 128K di RAM e un disco rigido da 30 MB, ma era espandibile fino a 7 MB di RAM e 1478 MB di spazio su disco. Impressionante, vero? E ancora meglio? All'inizio degli anni '80 era possibile ottenere questo capolavoro di innovazione al modico prezzo di 200.000 dollari. All'epoca, l'IBM System/36 era impressionante perché digitalizzava i processi e migliorava drasticamente l'efficienza. Poteva persino eseguire programmi software di dimensioni fino a 64K! Oggi guardiamo all'IBM System/36 con un senso di shock e meraviglia. Com'è possibile che un computer desktop entry-level abbia oggi una potenza di elaborazione mille volte superiore a una frazione del prezzo? Da quel salto iniziale verso l'informatica, le aziende hanno compiuto altri notevoli progressi, come personal computer più piccoli, software più avanzati e sistemi in rete. Tuttavia, in molte aziende la tecnologia FP&A è rimasta ferma ai fogli di calcolo e all'inserimento manuale dei dati, tecniche che impantanano il processo nell'inefficienza e possono persino introdurre ulteriori errori umani. È giunto il momento di fare un ulteriore salto di qualità e di modernizzare l'FP&A con processi automatizzati e completi che porteranno la finanza nel 21° secolo.

Da una visione ristretta a una parte di un quadro più ampio

Non è solo la tecnologia, ma anche la funzione della Finanza che si sta evolvendo. Storicamente, la pianificazione finanziaria era un esercizio che si aggiungeva dopo che l'azienda aveva terminato il vero lavoro di pianificazione strategica. Jack McCullough spiega: "Credo che il cambiamento più grande sia che 20 anni fa la FP&A era spesso vista come separata dalla pianificazione strategica. Sì, la pianificazione finanziaria e la pianificazione strategica operavano in due silos diversi. Oggi non si può avere l'una senza l'altra (con le scuse a Frank Sinatra). Ma un tempo si trattava solo di contabili che eseguivano numeri su fogli di calcolo, mentre oggi la tecnologia è straordinaria e l'accettazione della pianificazione finanziaria come parte del piano strategico è quasi uniforme. Inoltre, all'epoca la FP&A in molte aziende era un'attività stagionale (creare il piano finanziario per l'anno successivo a novembre e dicembre). Oggi è un processo continuo e, grazie soprattutto alla tecnologia, più efficace che mai" L'ammodernamento dell'FP&A sta alimentando il cambiamento di ruolo della Finanza, che da supporto al backroom sta diventando un partecipante chiave nello sviluppo della strategia aziendale complessiva. L'aumento delle tecniche contabili di rolling forecast, zero-based budgeting e scenario planning permette al Finance di fare previsioni più frequenti, accurate e veloci che mai.

Da operatore di fogli di calcolo a consulente di valore

C'è anche il potenziale per elevare il ruolo dei professionisti FP&A all'interno dell'organizzazione. Janet Schijns, CEO di JS Group, condivide una storia sul cambiamento del ruolo del Finance: "Nel mio primo lavoro, nell'industria cosmetica, gli strumenti con cui lavoravo erano per lo più fogli di calcolo o database, con un'intelligenza limitata o nulla e una serie di processi molto complicati per ottenere anche il più semplice calcolo o presentazione in modo appropriato. Avere una persona esperta di finanza al proprio fianco in ogni momento era una necessità. Ora gli strumenti possono rendere disponibili i dati e analizzarli con un semplice clic. Ciò consente a una più ampia gamma di leader di avere non solo accesso, ma anche intelligenza su dati specifici per gestire l'azienda" Ci si potrebbe chiedere: Cosa c'è di male nell'avere una persona che si occupa di finanza al proprio fianco in ogni momento? Non dovrebbero essere riconosciute le loro competenze? La risposta è un sonoro "sì!" Ma la modernizzazione dell'FP&A consentirà all'area Finance di essere conosciuta per molto di più che per le sue impressionanti capacità di calcolo. La tecnologia Finance può migliorare la collaborazione, consentendo a un maggior numero di persone di contribuire ai processi di previsione e di reforecasting. E con un archivio centrale di informazioni, l'intera C-suite può accedere alle informazioni di cui ha bisogno quando ne ha bisogno. Invece di essere la persona di riferimento per la distribuzione delle previsioni e l'esecuzione dei report, il reparto Finance diventerà la fonte di riferimento per un'analisi più approfondita e per la comprensione del business. Perché i numeri sono in crescita? Perché sono in calo? Come dovremmo modificare la nostra strategia in base ai cambiamenti nella catena di fornitura? Con un maggiore accesso ai dati, tutti vincono.

Da compiti ripetitivi a facili approfondimenti

Compiti ripetitivi come l'inserimento dei dati erano fondamentali per la finanza di un tempo. Gabrielle Luoma, cofondatrice e CEO di MOD Ventures, LLC, ha raccontato com'era per lei agli inizi della sua azienda: "Ogni tanto io e mio marito ripensiamo al periodo in cui avevo appena iniziato la mia attività. Avevo una cliente che aveva uno schedario pieno di ricevute e voleva che ogni singola ricevuta fosse inserita nel suo Quicken. Si trattava dell'intero anno e quindi dovevo decifrare il contenuto delle ricevute. Molte ricevute erano così sbiadite che riuscivamo a malapena a leggerle. Mio marito ha passato ore a chiamare i nomi dei fornitori e gli importi mentre io li digitavo nel sistema. Tutto quello che volevamo fare era chiudere la faccenda" Alla maggior parte delle persone non piacciono i compiti banali. Ma attualmente, secondo un'indagine di Prophix, la maggior parte dei professionisti della finanza dedica solo il 20% del proprio tempo alla strategia e alle attività di maggior valore. La modernizzazione dell'FP&A può automatizzare le attività di routine, tra cui le attività basate su regole, il reporting, il consolidamento dei dati e la riconciliazione. Con meno lavoro ripetitivo e dati più affidabili, l'amministrazione finanziaria può dedicare più tempo alle attività che forniscono più valore all'organizzazione.

Siete pronti a passare a un FP&A moderno?

L'FP&A della vostra azienda è orientato al futuro o è rimasto nel passato? Superare le tavole di pietra è un inizio, ma ci sono altri modi in cui le aziende possono modernizzare il processo di pianificazione e analisi finanziaria. Se siete pronti ad abbandonare i processi manuali e quella vecchia copia impolverata di Lotus 123, date un'occhiata alla nostra nuova risorsa interattiva, che include le intuizioni degli esperti di Finanza su come aggiornare l'FP&A della vostra azienda. Scoprite la nostra nuova risorsa interattiva, FP&A Upgraded: Come modernizzare la pianificazione e l'analisi finanziaria aziendale.