Pianificazione dello scenario: Vantaggi, fasi ed esempi

Lapianificazione di scenario, talvolta definita "what-if planning", ha assunto un ruolo di primo piano per i team finanziari. Con alcuni anni turbolenti nello specchietto retrovisore e un futuro imprevedibile all'orizzonte, i team finanziari cercano di prevedere cosa accadrà. È un modo per essere preparati a qualsiasi risultato e proteggere l'organizzazione da potenziali difficoltà.

È quindi importante capire quali sono i tipi di scenari che si possono pianificare, le fasi di pianificazione e gli esempi.

Che cos'è la pianificazione di scenario?

La pianificazione di scenario, talvolta definita "what-if", aiuta le aziende a prepararsi a una possibilità futura esplorando diversi esiti in base a variabili potenziali. Piuttosto che prevedere il futuro, consente alle aziende di gestire l'incertezza e di adattarsi a contesti in continua evoluzione. Nel mondo di oggi, in cui le condizioni di mercato, le normative e le tecnologie cambiano rapidamente, la pianificazione degli scenari consente ai responsabili finanziari e operativi di modellare situazioni diverse, valutare i rischi e prendere decisioni informate che garantiscano il successo dell'azienda indipendentemente da ciò che accadrà in futuro.

Ecco un esempio di pianificazione di scenario. Supponiamo che il direttore finanziario di un'azienda manifatturiera voglia capire come la riduzione del personale influirà sui ricavi dei prodotti. Può creare due diversi scenari (scenario A e B) che considerano come un numero X di prodotti, prodotti a un prezzo di vendita X, influirà sui ricavi previsti. Grazie a queste informazioni, il CFO può valutare diverse soluzioni per aumentare i ricavi o diminuire i costi

Chi è responsabile della pianificazione degli scenari?

I leader senior e i responsabili delle decisioni all'interno di un'organizzazione, come il CFO, il CEO e altri dirigenti, sono in genere responsabili della pianificazione di scenario. Nel settore finanziario, il team FP&A è spesso alla guida dell'iniziativa, collaborando con i responsabili dei vari dipartimenti per valutare rischi e opportunità. Spesso, a seconda del tipo di pianificazione, possono essere coinvolti team interfunzionali, come le operazioni e le risorse umane.

Dopo aver individuato chi guida la pianificazione dello scenario, è importante riconoscere che la collaborazione è la chiave del successo. I vari dipartimenti contribuiscono con intuizioni basate su sfide e punti di vista unici. Per esempio, un team finanziario può concentrarsi sulla definizione del budget in condizioni economiche diverse, mentre le operazioni valutano i rischi della catena di approvvigionamento. Questo approccio collaborativo consente alle aziende di essere agili e meglio attrezzate per affrontare le incertezze.

Perché si usa la pianificazione di scenario?

La pianificazione di scenario viene utilizzata per aiutare le organizzazioni a prepararsi all'incertezza esplorando una serie di possibili risultati futuri. Consente alle aziende di testare le strategie rispetto a diverse variabili, come i cambiamenti di mercato, i cambiamenti economici o altri eventi temporali. Considerando e testando più scenari, i leader aziendali possono prendere decisioni informate più rapidamente di fronte alla volatilità o ai cambiamenti.

Pianificazione di scenari e previsioni finanziarie

La pianificazione degli scenari e le previsioni finanziarie sono simili in quanto entrambe implicano l'anticipazione di risultati futuri per informare le decisioni aziendali. Tuttavia, differiscono nell'approccio.

Come avete letto finora, la pianificazione di scenario esplora molteplici futuri possibili, consentendo alle aziende di prepararsi a qualsiasi incertezza o evento dirompente. La previsione finanziaria si concentra sulla previsione di un futuro probabile sulla base di dati attuali e storici, concentrandosi sui tipici risultati finanziari come le entrate e le spese.

I vantaggi della pianificazione di scenario

1. Miglioramento del processo decisionale basato sulle informazioni: La pianificazione di scenario consente di riprodurre diversi scenari futuri. In questo modo, quando il mercato cambia o i tassi d'interesse aumentano, potete capire quali sono le possibilità e quali leve aziendali tirare e perché.
2. Gestione del rischio: La pianificazione di scenario aiuta a identificare le minacce potenziali e a ridurre i rischi.
3. Maggiore agilità: Preparatevi all'imprevisto, in modo che quando si verificano gli scenari che avete modellato siate in grado di adeguarvi rapidamente.
4. Miglioramento della visione a lungo termine: Assicuratevi che la vostra organizzazione sia pronta ad affrontare le sfide e la crescita future.

Quali sono i principali tipi di scenari?

I principali tipi di scenari comprendono:

• Scenari quantitativi
• Scenari operativi
• Scenari normativi
• Scenari di gestione strategica
• Scenari basati sulla probabilità
• Scenari interattivi

Analizziamo ciascuno di essi in modo più dettagliato.

Scenari quantitativi

Gli scenari quantitativi sono modelli basati su dati che si basano su un numero inserito, come metriche finanziarie, tendenze di mercato o indicatori economici. Gli scenari quantitativi consentono alle aziende di fare previsioni su risultati come la crescita dei ricavi o le fluttuazioni dei costi, analizzando grandi quantità di dati. Questo metodo di pianificazione degli scenari è spesso condotto dai team FP&A, dagli analisti di dati o dal dipartimento finanziario.

Scenari operativi

Gli scenari operativi si concentrano sui processi interni e sui flussi di lavoro ed esplorano l'impatto di cambiamenti nelle operazioni, come nuove tecnologie o cambiamenti di personale. Questo tipo di modellazione di scenari aiuta le aziende a ottimizzare l'efficienza e a mitigare le interruzioni ed è guidato dai responsabili delle operazioni o della catena di approvvigionamento.

Scenari normativi

Gli scenari normativi si concentrano su obiettivi specifici e su come creare un percorso verso uno stato futuro desiderato. Gli scenari normativi spesso riflettono i risultati ideali, guidando i decisori sui passi necessari per raggiungere gli obiettivi a lungo termine. Questo tipo di pianificazione dello scenario viene effettuato dalla leadership senior e dal personale addetto alla pianificazione strategica.

Scenari di gestione strategica

Gli scenari di gestione strategica si concentrano sulle strategie a lungo termine e sul modo in cui le varie decisioni influiscono sulla direzione generale dell'organizzazione. Gli scenari di gestione strategica sono utilizzati per la pianificazione di alto livello in materia di concorrenza, posizionamento o crescita aziendale e sono in genere gestiti dal team esecutivo.

Scenari basati sulla probabilità

Gli scenari basati sulle probabilità prevedono l'assegnazione di probabilità a diversi scenari futuri. Utilizzando le probabilità, le aziende possono valutare il rischio e dare priorità agli scenari che hanno maggiori probabilità di verificarsi, in modo da poter essere strategici e concentrarsi su strategie ad alto impatto. Gli scenari basati sulle probabilità sono solitamente condotti dai team di gestione del rischio o dai team FP&A.

Scenari interattivi

Gli scenari interattivi comportano aggiustamenti continui basati su feedback ed eventi in tempo reale. Gli scenari interattivi sono dinamici e si evolvono in base alle nuove informazioni. Questo tipo di modellazione di scenari è utile per ambienti complessi e in rapida evoluzione, come la gestione delle crisi o gli sviluppi politici. Gli scenari interattivi coinvolgono tipicamente team interfunzionali e stakeholder esterni.

Quali sono le fasi del processo di pianificazione dello scenario?

Fase 1: Definire gli obiettivi

Identificate chiaramente gli obiettivi e le finalità della pianificazione di scenario. Si può trattare di affrontare sfide aziendali specifiche, anticipare i cambiamenti del mercato o prepararsi a potenziali interruzioni. Un obiettivo chiaro e conciso aiuta a guidare il processo.

Fase 2: raccogliere dati

I dati sono fondamentali, quindi raccogliete dati qualitativi e quantitativi che siano rilevanti per gli obiettivi appena delineati. Ricerche di mercato, dati storici sulle prestazioni, rapporti e tendenze del settore, approfondimenti da parte di esperti del settore. I dati sono fondamentali per la pianificazione dello scenario.

Fase 3: identificare i fattori chiave

Determinate quali sono i fattori critici che potrebbero avere un impatto sulla vostra attività. I fattori determinanti possono essere esterni (economici, normativi) o interni (allocazione delle risorse, struttura organizzativa). La comprensione di questi fattori contribuirà a inquadrare la pianificazione dello scenario.

Fase 4: Sviluppare gli scenari

Creare scenari plausibili basati sui driver identificati. Ciascuno scenario deve rappresentare gli esiti futuri, ma deve essere un mix di scenari ottimistici, pessimistici e neutrali.

Fase 5: Analizzare gli scenari

Valutate le implicazioni di ogni scenario per la vostra azienda. Considerate i rischi e le opportunità che ogni scenario presenta. È importante valutare come questi si allineino ai vostri obiettivi organizzativi.

Fase 6: Formulare le strategie

In questa fase è possibile creare il libro dei giochi per gli scenari futuri. Sviluppate strategie attuabili e piani di emergenza per ogni scenario delineato. L'obiettivo è garantire che l'azienda sia in grado di rispondere rapidamente a tutto ciò che le viene lanciato contro.

Fase 7: Monitoraggio e aggiornamento

La pianificazione degli scenari non è un esercizio unico. Monitorate le variabili interne ed esterne, aggiornate gli scenari di conseguenza e rivedete regolarmente gli obiettivi e le strategie iniziali.

Esempi di pianificazione di scenario

Previsione degli organici

Laprevisione degli organici viene utilizzata per aiutare le aziende a prevedere il fabbisogno di personale in base a scenari aziendali futuri. Ad esempio, le aziende possono sviluppare tre diversi scenari. Ogni scenario può aiutare l'azienda a pianificare assunzioni, budget, formazione o ristrutturazione:

1. Scenario migliore: L'azienda registra una rapida crescita e deve assumere 75 nuovi dipendenti per soddisfare la domanda.
2. Crescita moderata: L'azienda deve assumere un numero modesto di nuovi dipendenti per soddisfare la domanda.
3. Scenario di recessione: L'azienda si trova ad affrontare una recessione e deve ridurre l'organico del 10%.

Pianificazione della capacità di vendita

Se un'organizzazione sta cercando di ottimizzare la propria forza vendita per raggiungere gli obiettivi strategici, può utilizzare la pianificazione dello scenario per comprendere la capacità di vendita. La pianificazione della capacità di vendita consente all'organizzazione di determinare il numero di rappresentanti di vendita necessari per raggiungere gli obiettivi di fatturato sulla base di vari scenari. I fattori chiave da considerare sono la domanda di mercato, i cicli di vendita e i costi di acquisizione dei clienti. La pianificazione proattiva consente alle organizzazioni di allineare la capacità di vendita agli obiettivi strategici.

Pianificazione dei ricavi

La pianificazione delle entrate consente alle aziende di prevedere le entrate in varie condizioni di mercato e di garantire la prontezza strategica. Le aziende possono sviluppare scenari che riflettono futuri potenziali, come diverse condizioni di mercato. Per ogni scenario, le aziende possono costruire strategie adattive che ottimizzano i prezzi, gli sforzi di marketing e l'allocazione delle risorse. La pianificazione delle entrate consente alle aziende di massimizzare le opportunità di guadagno e di gestire efficacemente le fluttuazioni del mercato.

Domande frequenti sulla pianificazione di scenario

Qual è la differenza tra scenario planning e business continuity planning?

La pianificazione di scenario e la continuità operativa sono concetti correlati ma distinti. La pianificazione di scenario si concentra sulla preparazione a varie possibilità future. La pianificazione della continuità aziendale, invece, garantisce la continuità delle funzioni aziendali critiche durante e dopo un'interruzione, come una catastrofe naturale, un'interruzione di corrente o altri guasti aziendali. La pianificazione della continuità aziendale prevede la creazione di piani e processi per ridurre al minimo i tempi di inattività e mantenere le operazioni. La pianificazione della continuità aziendale si concentra anche sulle strategie di recupero.

A cosa serve la pianificazione di scenario?

La pianificazione di scenario viene utilizzata per aiutare le organizzazioni a prepararsi all'incertezza esplorando una serie di possibili risultati futuri. Consente alle aziende di testare le strategie rispetto a diverse variabili, come i cambiamenti di mercato, i cambiamenti economici o altri eventi temporali. Considerando e testando più scenari, i leader aziendali possono prendere decisioni informate più rapidamente quando si trovano di fronte a volatilità o cambiamenti.

Come si creano gli scenari?

Per creare gli scenari, le organizzazioni devono identificare i fattori chiave che influenzano il loro ambiente, come le tendenze economiche, i cambiamenti normativi o altri fattori di disturbo del mercato.

Con quale frequenza si aggiornano gli scenari?

Gli scenari devono essere aggiornati regolarmente, soprattutto nei settori dinamici. Una cadenza di revisione consigliata è almeno annuale o dopo eventi di mercato significativi.

In un panorama aziendale in rapida evoluzione, la pianificazione degli scenari è emersa come uno strumento vitale per qualsiasi organizzazione che voglia adattarsi rapidamente alle tendenze o ai cambiamenti emergenti. Indipendentemente dal settore di appartenenza, gli approfondimenti ottenuti con la pianificazione di scenario consentono ai leader di adattarsi rapidamente e di garantire la resilienza contro le sfide impreviste.

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