Selezione del software CPM: i tre errori da evitare

prophix Jun 20, 2016, 2:20:00 AM

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Trovare una soluzione CPM appropriata non è scienza missilistica

C'è molto in gioco quando si cerca la giusta soluzione CPM; Le decisioni sbagliate possono spesso avere gravi conseguenze. L'analista BARC Dr. Christian Fuchs descrive i tre errori più comuni e spiega come possono essere evitati.

Numerose aziende utilizzano Excel come opzione predefinita per visualizzare i processi di Reporting e pianificazione, soprattutto per comodità ("ce l'abbiamo già e non costa nulla"). Ma alla fine la maggior parte delle persone arriva a un punto in cui il "dolore" di Excel diventa eccessivo e hanno bisogno di una soluzione CPM specializzata. Ma scegliere quello giusto è più facile a dirsi che a farsi.

Nel mio ruolo di analista presso BARC, negli ultimi sette anni ho aiutato le aziende a selezionare soluzioni di Business Intelligence (BI) e CPM. In questo periodo, ho visto gli stessi errori verificarsi nei processi di selezione del software con notevole frequenza. Non si tratta di errori di poco conto, ma di errori gravi che possono mettere in pericolo il successo di un progetto.

Per aiutarti a gestire questi pericoli nel tuo progetto, ho riassunto quelli che considero i tre errori più comuni con alcuni consigli utili per evitarli.

Errore #1: Analisi disordinata dei requisiti

Alla base di ogni processo di selezione del software c'è una solida analisi dei requisiti. Tuttavia, sorprendentemente molte aziende falliscono in questo primo passo. I fallimenti classici ricorrenti includono:

• L'IT è alla ricerca di uno strumento "adatto" per i reparti aziendali senza coinvolgerli nell'analisi dei requisiti veri e propri.
• I requisiti vengono raccolti solo in aree riservate dell'azienda, senza consultare tutti i reparti interessati.
• Pensare troppo a breve termine: uno strumento viene scelto semplicemente perché affronta i maggiori punti deboli senza considerare le probabili esigenze future.

Se ti trovi in una o più di queste situazioni, dovrebbe suonare un campanello d'allarme! Si corre il rischio di condurre un'analisi limitata dei requisiti.

Il mio consiglio: produrre un'analisi approfondita dei requisiti funzionali, tecnici e organizzativi in tutte le business unit che dovrebbero lavorare con il software. Questo dovrebbe includere i reparti aziendali e l'IT per aiutare a prevenire problemi di accettazione quando lo strumento viene utilizzato.

• Le funzioni assolutamente necessarie e desiderate, così come la cerchia di utenti del software, devono essere identificate nell'ambito dell'analisi dei requisiti funzionali.
•  L'analisi dei requisiti tecnici riguarda i Dati Sicurezza, le Performancerichieste e realizzabili, le piattaforme e i sistemi operativi nonché la tecnologia Database.
• Il numero di utenti, così come il supporto di diverse tipologie di User (power User, ad hoc User, end User) attraverso le funzionalità degli strumenti, si basa sui criteri di selezione organizzativa .

A seguito dell'analisi dei requisiti, viene prodotto un catalogo completo di criteri, con i quali è possibile valutare e qualificare le soluzioni software in esame. Poiché non tutti i criteri saranno ugualmente importanti, ogni singolo requisito dovrebbe essere ponderato. Per la preselezione («short list») dovrebbero essere applicati solo criteri importanti al fine di restringere in modo efficiente il mercato sulla base di una selezione ristretta di punti di valutazione pertinenti. Altri criteri meno importanti dovrebbero essere presi in considerazione più avanti nella valutazione dettagliata dell'elenco ristretto di prodotti.

Seguire queste linee guida aiuterà a fornire una solida base su cui scegliere una soluzione CPM adatta più avanti nel progetto.

Errore #2: Scegliere il fornitore, non la soluzione

Concentrarsi fin dall'inizio solo su "grandi" e noti fornitori di software è un errore che molte aziende commettono, soprattutto nelle piccole e medie imprese. I fornitori di software "più piccoli" e specializzati hanno spesso ottime soluzioni e una comprensione più approfondita dei requisiti in base a fattori quali la posizione geografica, il settore industriale e le dimensioni dell'azienda.

È comprensibile che le aziende possano avere preoccupazioni sulla scelta di un fornitore "più piccolo". Ad esempio, quando si considera la sicurezza del loro investimento, i responsabili delle decisioni potrebbero ritenere più probabile che un fornitore più piccolo venga acquisito o diventi insolvente. Tuttavia, le dimensioni e il profilo di un fornitore non dovrebbero essere un criterio KO nel processo di selezione. Tieni presente che la continuità di un prodotto non può essere necessariamente garantita solo perché è fornito da un "grande" fornitore. Inoltre, le dimensioni di un fornitore e la qualità del suo prodotto non sono sempre correlate tra loro.

Per la tua decisione di selezione, dovresti considerare principalmente quanto segue:

Più grande non è necessariamente meglio: i fornitori presumibilmente "grandi" non sono inevitabilmente superiori sotto tutti gli aspetti rispetto ai loro rivali "più piccoli". La pura dimensione o l'importanza di un fornitore non è un criterio decisionale valido.

Il pacchetto complessivo di supporto tecnico e funzionale basato sulle esigenze della vostra organizzazione contribuisce a un ragionevole rapporto qualità-prezzo? Fattori come i servizi di supporto in loco, il modo in cui il fornitore tratta i propri clienti, il supporto nella lingua locale e la conoscenza regionale/specifica del settore sono solo alcune delle considerazioni da non sottovalutare quando si sceglie il software. La nostra esperienza e la nostra ricerca dimostrano costantemente che i fornitori "più piccoli" di solito superano i "grandi" fornitori globali su questi aspetti.

Errore #3: Nessun proof of concept

Può essere rischioso saltare una valutazione dettagliata delle soluzioni nella tua lista a causa di vincoli di tempo o motivi finanziari. Le soluzioni dovrebbero essere esaminate in relazione a tutti i requisiti (e costi) rilevanti e messe alla prova nell'ambito di una valutazione dettagliata. Questo aiuta a creare sicurezza di investimento e riduce al minimo il rischio di prendere la decisione sbagliata.

L'obiettivo di una valutazione dettagliata è quello di ottenere un quadro accurato delle capacità che il software ha da offrire. Le installazioni di test, le presentazioni strutturate del software e la creazione di prototipi ("proof of concept") sono appropriate in questo caso, idealmente basate su requisiti Performance e dati che sono il più realistici possibile in termini di come l'organizzazione prevede di utilizzare il software.

Si consiglia inoltre di consultare consulenti esterni e di fare riferimento ai colloqui con i clienti per raccogliere feedback su fornitori e prodotti di altri progetti e aziende. In particolare, il feedback di altri utenti che lavorano quotidianamente con la soluzione può essere straordinariamente prezioso per far luce su potenziali problemi e sfide che potrebbero sorgere una volta che la soluzione sarà attiva.

Conclusione

Trovare una soluzione CPM appropriata non è fantascienza. Prendi a bordo questi suggerimenti e aumenterai le tue possibilità di un processo di selezione accurato e di successo.

Importante: evita di commettere gli errori che ho delineato sopra e sii consapevole dei segnali di avvertimento. Rimetti in carreggiata il progetto se noti che qualcosa sta andando storto. La conoscenza dell'approccio basato sulle migliori pratiche per la selezione del software, nonché delle insidie comuni, ridurrà significativamente le possibilità di prendere una decisione sbagliata o di fallire il progetto.

Armati di questi suggerimenti, nulla dovrebbe ostacolare il successo di un progetto di selezione del software CPM. Ti auguro un grande successo nel tuo impeccabile processo di selezione!

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