Informativa sulla privacy e sulla sicurezza di Prophix

Informativa sulla privacy di Prophix

Data di decorrenza: 25 gennaio 2023

Chi siamo e di cosa si tratta 

La presente informativa sulla privacy è rilasciata da Prophix Software Inc. (350 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000, Mississauga, Ontario Canada L5B 3J1) e da ciascuna delle altre società affiliate a Prophix ("noi", "ci" o "nostro").

Le seguenti entità sono affiliate a Prophix:

  • Prophix Software Inc. (Canada)
  • Prophix Corporation (America)
  • Prophix UK Limited (Regno Unito)
  • Prophix Europe ApS (Danimarca)
  • Prophix Software GmbH (Germania)
  • Prophix South America Services De Informatica Ltda. (Brasile)
  • Sigma Conso SRL/BV (Belgio)
  • Sigma Conso France SAS (Francia)
  • Sigma Conso Luxembourg SA (Lussemburgo)
  • Sigma Conso Netherlands BV (Paesi Bassi)
  • Sigma Conso Italia SRL (Italia)
  • Sigma Conso Portugal Unipessoal Lda (Portogallo)
  • Sigma Conso Asia Pte. Ltd. (Singapore)
  • PT Sigma Konsolidasi (Indonesia)
  • Sigma Conso Shn Bhd (Malesia)

Prophix Software Inc è responsabile del funzionamento di questo sito web ed è responsabile dei dati personali raccolti attraverso questo sito web. Il responsabile del trattamento dei dati personali raccolti da Prophix, quando l'utente si candida o interagisce con noi per richiedere o gestire i Servizi Prophix, sarà l'Affiliato Prophix a cui l'utente si rivolge o con cui stipula il contratto.

Ti invitiamo a leggere attentamente la presente informativa sulla privacy, in quanto ti informerà su come e perché raccogliamo e trattiamo i tuoi dati personali e ti informerà sui tuoi diritti in materia di privacy.

Raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali come responsabile del trattamento quando ne determiniamo le tipologie di dati che raccogliamo e le modalità su come vengono utilizzati, ad esempio quando:

  • L'utente utilizza questo sito web.
  • L'utente presenta una domanda di assunzione (per maggiori informazioni, consultare la sezione "Candidati per l'assunzione").
  • L'utente si sta impegnando con noi per conto di un cliente o di un'organizzazione di potenziali clienti in relazione alla nostra attività e ai nostri servizi, compresi i servizi cloud Prophix e i nostri servizi professionali (i "Servizi Prophix").

I nostri clienti sono i titolari del trattamento dei dati personali che trasferiscono ai Servizi Prophix per nostro conto. Siamo i responsabili del trattamento di questi dati personali. Quando forniamo Servizi Prophix, l'informativa sulla privacy del nostro cliente regola la raccolta, l'uso, la divulgazione e altri trattamenti dei tuoi dati personali invece della presente informativa sulla privacy. Non vendiamo i dati personali che i nostri clienti ci hanno fornito per consentirci di fare elaborazioni per loro conto.

Questo sito web non è destinato ai bambini e non raccogliamo consapevolmente dati relativi ai bambini.

I dati che raccogliamo su di te

A seconda del motivo per cui ti rivolgi a noi, possiamo raccogliere, utilizzare, archiviare e trasferire diversi tipi di dati privati che ti riguardano e che abbiamo raggruppato come segue:

  • Dati di identità: nome, cognome e titolo.
  • Dati di contatto: indirizzo postale, indirizzo e-mail e numero di telefono.
  • Dati finanziari: qualsiasi dato privato del conto bancario o della carta di pagamento.
  • Dati di transazione: altri dettagli sui Servizi Prophix che hai acquistato da noi per conto della tua organizzazione.
  • Dati tecnici: indirizzo del protocollo internet (IP), dettagli di login, tipo e versione del browser, impostazione del fuso orario e posizione, tipi e versioni di plug-in del browser, provider di servizi internet (ISP), pagine di riferimento/uscita, file visualizzati sul nostro sito, sistema operativo e piattaforma, data/ora, dati clickstream e altre tecnologie sui dispositivi utilizzati per accedere al sito.
  • Dati del profilo: il tuo ruolo all'interno dell'organizzazione, gli interessi, le preferenze, il feedback e le risposte ai sondaggi.
  • Dati di utilizzo: dati sulle modalità di utilizzo del nostro sito web e risposte a feedback e sondaggi.
  • Dati di marketing e comunicazione: le tue preferenze di ricezione di informative marketing da parte nostra e delle nostre terze parti e le tue preferenze di comunicazione.
  • Dati audio/video: registrazioni di eventi dal vivo o virtuali e riunioni registrate.

Raccogliamo, utilizziamo e condividiamo anche Dati aggregati come dati statistici, per qualsiasi scopo. I dati aggregati potrebbero derivare dai tuoi dati personali ma non sono considerati tali per legge in quanto questi dati non riveleranno direttamente o indirettamente la tua identità. Ad esempio, possiamo aggregare i tuoi dati di utilizzo per calcolare la percentuale di utenti che accedono a una funzionalità specifica del sito web. Tuttavia, se combiniamo o colleghiamo i dati aggregati con i tuoi dati personali in modo che possano identificarti direttamente o indirettamente, trattiamo questi dati combinati come dati personali, i quali saranno utilizzati in conformità con la presente informativa sulla privacy.

Come vengono raccolti i tuoi dati personali?

Utilizziamo diversi modi per raccogliere dati, tra cui:

  • Interazioni dirette. Puoi fornirci i tuoi dati personali quando accedi al nostro sito web, ti registri, ci contatti, ti iscrivi ai nostri materiali di marketing, ci invii feedback o completi sondaggi.
  • Tecnologie o interazioni automatizzate. Quando interagisci con il nostro sito Web, raccoglieremo automaticamente dati tecnici relativi alla tua attrezzatura, azioni e schemi di navigazione. Raccogliamo questi dati personali utilizzando cookie e altre tecnologie simili. Per maggiori dettagli, consulta la nostra informativa sui cookie e le impostazioni dei cookie.
  • Fonti disponibili pubblicamente. Noi e le terze parti da noi incaricate, come ad esempio i fornitori di servizi di lead generation, possiamo raccogliere dati personali da fonti pubblicamente disponibili, tra cui siti internet e database pubblici come LinkedIn, registri aziendali e media.
  • Clienti e partner commerciali. Potremmo ricevere informazioni su di te da altre persone all'interno della tua organizzazione o dai nostri partner commerciali con cui collaboriamo per fornire i Servizi Prophix, come i rivenditori dei Servizi Prophix che acquisti.
  • Altre terze parti. Potremmo anche ricevere i tuoi dati personali da varie altre fonti terze, tra cui dati tecnici da fornitori di cookie di terze parti (per ulteriori dettagli consulta la nostra informativa sui cookie e le impostazioni dei cookie) e dati di identità e contatto da terze parti come i nostri partner di marketing B2B e gli organizzatori di eventi commerciali a cui partecipiamo.

Come utilizziamo i tuoi dati personali

Gli scopi per cui utilizziamo i tuoi dati personali dipendono dalle ragioni delle nostre interazioni.

Ai sensi della legge sulla protezione dei dati del Regno Unito e dell'Unione Europea, possiamo utilizzare i tuoi dati personali solo se abbiamo una base legittima per farlo, tra cui:

  • Interessi legittimi: dove abbiamo bisogno di utilizzare i tuoi dati personali per i nostri interessi legittimi (o quelli di una terza parte) e i tuoi interessi e diritti fondamentali non prevalgono su tali interessi.
  • Obblighi legali: qualora sia necessario utilizzare i tuoi dati personali per adempiere a un obbligo di legge (esclusi gli obblighi contrattuali).
  • Consenso: quando ci hai dato un chiaro consenso al trattamento dei tuoi dati personali per uno scopo specifico.

In altri Paesi, possiamo basarci sulle basi legali per la raccolta, l'utilizzo e la divulgazione dei tuoi dati personali che sono applicabili in quel Paese. Ad esempio, in Canada e negli Stati Uniti, ci basiamo sul tuo consenso espresso o implicito. In alcuni casi, ad esempio nei casi in cui dichiariamo che il trattamento è necessario per i nostri legittimi interessi, non potremo fornirti i servizi se non acconsenti al trattamento dei tuoi dati privati.

Di seguito abbiamo riportato, in forma di tabella, una descrizione di come intendiamo utilizzare i tuoi dati personali e le basi giuridiche su cui ci basiamo per farlo. Abbiamo anche identificato i nostri interessi legittimi, ove opportuno. Se sei un candidato, consulta invece la sezione "Candidati per l'assunzione".

Scopo/Attività Tipo di dati Base legale per l'elaborazione
Per registrare la tua organizzazione come nuovo cliente
  • Identità
  • Contatto
Necessari per gli interessi legittimi nostri e di terze parti (per impostare e gestire i nostri rapporti con i clienti)
Per fornire i servizi Prophix alla tua organizzazione, tra cui:
  • Gestione di pagamenti, commissioni e addebiti con la tua organizzazione
  • Raccolta e recupero del denaro dovuto dalla tua organizzazione
  • Identità
  • Contatto
  • Finanziari
  • Transazione
Necessari per i nostri legittimi interessi (per recuperare i crediti a noi dovuti)
Per gestire il nostro rapporto con te, che comprende:
  • Notificare all'utente le modifiche ai Servizi Prophix, ai termini o all'informativa sulla privacy
  • Chiederti di lasciare una recensione, partecipare a un sondaggio o per altri scopi di ricerca di mercato
  • Identità
  • Contatto
  • Utilizzo
  • Marketing e comunicazioni
  • Necessari per adempiere a un obbligo legale
  • Necessari per i nostri legittimi interessi (per mantenere aggiornati i nostri registri e per studiare come i clienti utilizzano i Servizi Prophix)
Per amministrare e proteggere la nostra attività e questo sito web (compresa la risoluzione dei problemi, l'analisi dati, i test, la manutenzione del sistema, il supporto, il reporting e l'hosting di dati)
  • Identità
  • Contatto
  • Tecnici
  • Necessari per i nostri legittimi interessi (per la gestione della nostra attività, la fornitura di servizi amministrativi e informatici, la sicurezza di rete, per prevenire le frodi e nel contesto di una riorganizzazione aziendale o di un'operazione di ristrutturazione del gruppo)
  • Necessari per adempiere a un obbligo legale
Per offrirti contenuti e pubblicità pertinenti al sito web e per misurare o capire l'efficacia della pubblicità che ti proponiamo
  • Identità
  • Contatto
  • Utilizzo
  • Marketing e comunicazioni
  • Tecnici
  • Consenso, solo se prevede l'utilizzo di cookie o altre tecnologie di tracciamento
In altre situazioni:
  • Necessari per i nostri legittimi interessi (per studiare come i clienti utilizzano i Servizi Prophix, per svilupparli, per far crescere la nostra attività e per informare la nostra strategia di marketing)
Per utilizzare l'analisi dei dati per migliorare i Servizi Prophix, il marketing, le relazioni con i clienti e le esperienze
  • Tecnici
  • Utilizzo
  • Consenso, solo se prevede l'utilizzo di cookie o altre tecnologie di tracciamento
In altre situazioni:
  • Necessari per i nostri legittimi interessi (per definire i tipi di clienti per i Servizi Prophix, per mantenere il nostro sito web aggiornato e pertinente, per sviluppare la nostra attività e per informare la nostra strategia di marketing)
Per fornirti suggerimenti e raccomandazioni sui Servizi Prophix che potrebbero essere di interesse per te o per la tua organizzazione
  • Identità
  • Contatto
  • Tecnici
  • Utilizzo
  • Marketing e comunicazioni
  • Consenso, se richiesto dalla legge di riferimento
In altri casi:
  • Necessari per i nostri legittimi interessi (per sviluppare i Servizi Prophix e far crescere la nostra attività)

Divulgazione dei tuoi dati prersonali

Condividiamo abitualmente i tuoi dati personali con i soggetti indicati di seguito per gli scopi indicati nella tabella della sezione "Come utilizziamo i tuoi dati personali".

  • Altre società affiliate a Prophix (come elencate all'inizio della presente informativa) allo scopo di ricevere supporto operativo all'interno del gruppo e per consentire all'entità appropriata di fornire i Servizi Prophix alla tua organizzazione o di gestire la tua domanda di lavoro.
  • Terze parti che utilizziamo per fornire i Servizi Prophix alla tua organizzazione, come i nostri fornitori di elaborazione dei pagamenti e di gestione delle fatture.
  • Altre terze parti che utilizziamo per aiutarci a gestire il nostro sito web e la nostra attività, come ad esempio:
    • I nostri fornitori di hosting di siti web, il fornitore di CRM e i fornitori di servizi di ricerca e analisi.
    • La nostra piattaforma di vendita e i fornitori di servizi di registrazione delle chiamate (vedi anche la sezione "Registrazione delle chiamate" qui di seguito).
    • I nostri fornitori di software di previsione e gestione dei progetti, come Clari e Mango Technologies.
    • Fornitori di servizi di applicazione aziendale, come Microsoft.

Consentiamo ai nostri fornitori di servizi di gestire i tuoi dati personali solo se siamo certi che adottino misure adeguate per proteggerli.

Possiamo divulgare i tuoi dati personali alle forze dell'ordine e agli enti normativi se ci viene richiesto dalla legge o se riteniamo in buona fede che sia appropriato e legittimo farlo in base alle leggi o ai regolamenti applicabili.

Potremmo anche aver bisogno di condividere alcuni dati personali con altre parti durante una ristrutturazione aziendale o con terze parti a cui potremmo decidere di vendere, trasferire o fondere parti della nostra attività o dei nostri beni. In alternativa, potremmo cercare di acquisire altre aziende o fonderci con esse. Di solito, i dati saranno resi anonimi, ma ciò potrebbe non essere sempre possibile prima del completamento della relativa transazione. Il destinatario dei dati sarà vincolato da obblighi di riservatezza.

Trasferimenti internazionali

Tieni presente che per fornirti l'accesso a questo sito web e per gestire il nostro rapporto con te, potremmo dover trasferire i tuoi dati personali al di fuori del Paese in cui ti trovi, anche a fornitori di servizi e ad altre società affiliate a Prophix.

Ogni volta che trasferiamo i tuoi dati personali, ci assicuriamo che sia garantito un livello di protezione simile nel luogo in cui si trova il destinatario.

Ad esempio, se il nostro trattamento dei tuoi dati personali è soggetto al GDPR del Regno Unito o al GDPR dell'UE e trasferiamo i tuoi dati personali fuori dal Regno Unito o dallo Spazio Economico Europeo, a seconda dei casi, ci assicureremo che venga implementata almeno una delle seguenti misure di salvaguardia:

  • Ci assicureremo che il Paese in cui trasferiremo i tuoi dati personali sia stato ritenuto in grado di fornire un livello di protezione adeguato per i dati privati, sia dal Regno Unito che dalla Commissione Europea.
  • Utilizzeremo contratti specifici approvati per l'uso nel Regno Unito o nello Spazio Economico Europeo, che garantiscono ai dati personali la stessa protezione di cui godono nel Regno Unito o nello Spazio Economico Europeo (ad esempio un Contratto di Trasferimento Internazionale Dati approvato o Clausole Contrattuali Standard).
  • Potresti avere diritto a ulteriori informazioni sui nostri trasferimenti di dati personali, come le nostre politiche relative a tali trasferimenti. Contattaci se hai domande. Ad esempio, ti invitiamo a contattarci se desideri ulteriori informazioni sui meccanismi specifici da noi utilizzati per trasferire i tuoi dati personali fuori dal Regno Unito o dallo Spazio Economico Europeo.

Cookie e altre tecnologie di monitoraggio

Utilizziamo i cookie sul nostro sito web. Un cookie è un piccolo file di testo che viene inserito nel tuo dispositivo (ad esempio, computer, smartphone o altro dispositivo elettronico) quando utilizzi il nostro sito web. I cookie ci aiutano a riconoscere te e il tuo dispositivo e a memorizzare alcune informazioni sulle tue preferenze o sulle tue azioni passate.

Per maggiori informazioni sui cookie che utilizziamo, su quando ti chiediamo il consenso prima di inserirli e su come disabilitarli, consulta la nostra informativa sui cookie.

Registrazione delle chiamate

Possiamo registrare e trascrivere alcune chiamate che abbiamo con te, comprese le chiamate audio e video e le demo online. Ti informeremo prima che venga effettuata la registrazione della chiamata. A seconda della natura della chiamata, possiamo basarci sul tuo consenso o sui nostri legittimi interessi per registrare la chiamata.

Lo facciamo per scopi di formazione interna e di analisi delle vendite. Potremmo utilizzare la nostra piattaforma di videochiamate o un fornitore di software di sales intelligence di terze parti per registrare le chiamate per nostro conto.

Puoi scegliere di non partecipare a una chiamata registrata in qualsiasi momento, non unendoti a una chiamata registrata dopo essere stato avvisato della registrazione o terminando la chiamata. In alcuni casi, puoi chiedere all'host della chiamata di interrompere la registrazione. Se la registrazione della chiamata è necessaria per i nostri legittimi interessi, puoi contattarci con altri mezzi, ad esempio scrivendoci. Se ti trovi nel Regno Unito o nello Spazio Economico Europeo, puoi anche esercitare il tuo "diritto all'oblio" in qualsiasi momento (vedi la sezione "I tuoi diritti legali" alla fine di questa informativa).

Conserveremo regolarmente le registrazioni delle chiamate e durante questo periodo saranno archiviate in modo sicuro, con accesso limitato solo al personale che ne ha bisogno in relazione al proprio ruolo lavorativo. La durata della conservazione delle chiamate dipende dalla natura della chiamata e dagli scopi della registrazione. La maggior parte delle chiamate registrate non sarà conservata per più di 12 mesi. Tuttavia, possiamo conservare le registrazioni delle chiamate per un periodo più lungo, se necessario, come descritto in "Conservazione dei dati".

Marketing

Potremmo utilizzare i tuoi dati personali per inviarti aggiornamenti (via e-mail, SMS, telefono o posta) sui Servizi Prophix, incluse offerte esclusive, promozioni o nuovi prodotti e/o servizi.

Abbiamo un interesse legittimo a utilizzare i tuoi dati personali per inviarti comunicazioni di marketing business-to-business. Ciò significa che di solito non abbiamo bisogno del tuo consenso per inviarti informazioni di marketing. Tuttavia, qualora sia necessario il consenso, lo chiederemo separatamente e in modo chiaro.

Non venderemo mai i tuoi dati personali a terzi per scopi di marketing. Puoi chiederci di non inviarti più comunicazioni di marketing in qualsiasi momento:

  • Seguendo i link di opt-out presenti in tutte le comunicazioni inviate all'utente.
  • Contattandoci (vedi la sezione "Contattaci" alla fine di questa informativa).

Nel caso in cui tu decida di non ricevere questi messaggi di marketing, ciò non si applicherà ai dati personali che ci vengono forniti a seguito dell'acquisto di un prodotto/servizio, alla nostra risposta a quesiti da te sollevati o ad altre comunicazioni che sono comunicazioni di servizio e non sono considerate una forma di comunicazione di marketing.

Candidati per l'assunzione

Se fai domanda di assunzione presso una qualsiasi affiliata Prophix, possiamo raccogliere ed elaborare i dati della domanda di assunzione che ti riguardano, oltre ai dati di identità e ai dati di contatto.

I dati della domanda sono le informazioni che ci fornisci o che raccogliamo in altro modo nel corso della valutazione della tua idoneità all'impiego, tra cui l'istruzione e le qualifiche, la storia lavorativa e l'esperienza, le referenze e le informazioni sul controllo dei precedenti (compresi i precedenti penali), le informazioni volontarie di auto-divulgazione relative ai dati demografici e allo stato di disabilità, l'identificazione governativa e l'idoneità al lavoro, e altre informazioni che ci fornisci volontariamente durante il processo di assunzione. Queste informazioni possono quindi includere dati di categoria speciale e dati relativi a reati penali.

Nel rispetto di qualsiasi legge applicabile, raccogliamo i dati personali sulle domande di lavoro dalle seguenti fonti:

  • Tu, il candidato.
  • Qualsiasi agente di reclutamento che tu utilizzi.
  • I tuoi referenti nominati, compresi gli ex datori di lavoro e i contatti per le referenze caratteriali.
  • Siti web disponibili al pubblico, come LinkedIn e i registri aziendali.
  • Account di social media disponibili al pubblico, come Facebook.
  • Il nostro fornitore di screening scelto di volta in volta per i controlli precedenti all'assunzione relativi al tuo ruolo.

Possiamo raccogliere le informazioni riportate nella seguente tabella durante il processo di assunzione. Ti invitiamo a consultare la sezione "Come utilizziamo i tuoi dati personali" per una spiegazione delle diverse basi legali per il trattamento.

Scopo/Attività Tipo di dati Base legale per l'elaborazione
Per contattarti in merito alla tua candidatura per una posizione presso un affiliato Prophix, ad esempio per invitarti alla fase successiva del processo di reclutamento, per organizzare un colloquio o per comunicarti che non sei stato selezionato. Dati di identità e contatto. Necessario per l'esecuzione di un contratto con te o per adottare misure su tua richiesta prima di stipulare un contratto (ad esempio, per elaborare la tua domanda di lavoro).
Per determinare se hai l'idoneità a ricoprire quel ruolo e se soddisfi i criteri di candidatura, per effettuare controlli sui precedenti e sulle referenze (ove applicabile) e per garantire un processo di assunzione equo. Dettagli delle tue qualifiche, esperienza, storia lavorativa (inclusi titoli di lavoro, stipendio e orario di lavoro), dettagli delle tue referenze e dettagli forniti dalle tue referenze.
  • Necessario per l'esecuzione di un contratto con te o per adottare misure su tua richiesta prima di stipulare un contratto (ad esempio, per elaborare la tua domanda di lavoro).
  • Necessari per adempiere ai nostri obblighi legali relativi al diritto del lavoro.
  • Necessari per stabilire, esercitare e/o difendere qualsiasi rivendicazione legale che possa essere avanzata da o contro di noi in relazione alla tua assunzione.
  • Necessari per i nostri legittimi interessi (nominare una persona idonea e appropriata per quel ruolo).
Per assicurarti il diritto di lavorare nel Paese in questione. Nazionalità e stato di immigrazione. Necessari per adempiere ai nostri obblighi legali relativi al diritto del lavoro.
Per determinare se quel ruolo ti si addice e se soddisfi i criteri di candidatura, oltre a garantire un processo di assunzione equo. Qualsiasi altra informazione che ci fornisci volontariamente o che le tue referenze ci forniscono nell'ambito del processo di reclutamento o che includi nella tua candidatura o nel tuo CV (come ad esempio i dati sull'istruzione, i profili sui social media e le esperienze nel privato).
  • Necessario per l'esecuzione di un contratto con te o per adottare misure su tua richiesta prima di stipulare un contratto (ad esempio, per elaborare la tua domanda di lavoro).
    • Necessari per stabilire, esercitare e/o difendere qualsiasi rivendicazione legale che possa essere avanzata da o contro di noi in relazione alla tua assunzione.
    • Necessari per i nostri legittimi interessi (nominare una persona idonea e appropriata per quel ruolo).

Se non fornisci, quando richiesto, le informazioni che riteniamo necessarie per prendere in considerazione la tua candidatura (come ad esempio le prove delle qualifiche o la storia lavorativa), non saremo in grado di elaborare con successo la tua candidatura. Ad esempio, se richiediamo delle referenze per un ruolo e tu non ci fornisci i dettagli pertinenti, non potremo dare seguito alla tua candidatura.

Dati di categoria speciale e dati relativi ai reati penali. Raccoglieremo ed elaboreremo queste informazioni su di te solo laddove necessario e in conformità con qualsiasi legge applicabile:

  • Per i nostri o i tuoi obblighi o diritti in materia di diritto del lavoro o di sicurezza sociale.
  • In relazione alle richieste legali.
  • Per motivi di interesse pubblico sostanziale.

Condivideremo i dati personali dei candidati solo con il nostro personale e con terze parti, nella misura in cui ciò sia necessario ai fini dell'elaborazione della tua candidatura e dell'adempimento dei nostri obblighi legali e normativi. Oltre ai nostri fornitori di servizi IT abituali e ad altre terze parti rilevanti elencate nella sezione "Divulgazione dei tuoi dati personali", di tanto in tanto ci avvarremo anche di portali di reclutamento e strumenti software di reclutamento per aiutarci a gestire il processo di candidatura.

Link di terze parti

Questo sito web può contenere link a siti web, plug-in e applicazioni di terze parti. Cliccare su questi link o attivare queste connessioni può consentire alle terze parti di raccogliere o condividere dati su di te. Non controlliamo questi siti web di terze parti e non siamo responsabili delle loro dichiarazioni sulla privacy. Se desideri informazioni sulle modalità di raccolta e trattamento dei tuoi dati personali, devi consultare l'informativa sulla privacy della terza parte o contattarla.

Sicurezza dei dati

Abbiamo adottato misure di sicurezza tecniche, fisiche e organizzative adeguate per evitare che i dati personali possano essere accidentalmente persi, utilizzati o consultati senza autorizzazione. Il tipo di misure che utilizziamo dipende dalla sensibilità dei dati personali e dai rischi per tali dati privati.

Limitiamo l'accesso ai tuoi dati personali al personale che ha la necessità di conoscerli. Essi tratteranno i tuoi dati personali solo se autorizzati e soggetti all'obbligo di riservatezza.

Abbiamo messo in atto procedure per gestire qualsiasi sospetto di violazione di dati personali e comunicheremo all'utente e a qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile una violazione laddove siamo legalmente tenuti a farlo.

Conservazione dei dati

Conserveremo i tuoi dati personali solo per il tempo ragionevolmente necessario a soddisfare gli scopi per cui li abbiamo raccolti, ad esempio per soddisfare requisiti legali, normativi, fiscali, contabili o di reporting. Potremmo conservare i tuoi dati personali per un periodo più lungo in caso di reclamo o se riteniamo ragionevolmente che ci sia una prospettiva di controversia in relazione al nostro rapporto con te. Fatto salvo quanto sopra, quando non avremo più bisogno dei tuoi dati, li cancelleremo o li renderemo anonimi.

Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati, il rischio potenziale di danni derivanti dall'uso o dalla divulgazione non autorizzata dei dati personali, le finalità per cui trattiamo i dati privati e se possiamo raggiungere tali finalità con altri mezzi, e i requisiti legali, normativi, fiscali, contabili o di altro tipo applicabili.

Se la tua organizzazione acquista i Servizi Prophix, conserveremo i tuoi dati personali raccolti ai fini della fatturazione e della gestione del contratto mentre forniamo tali Servizi Prophix. Successivamente, conserveremo questi dati privati per tutto il tempo necessario:

  • Per rispondere a domande, reclami o richieste di risarcimento presentate da te o per tuo conto.
  • Per dimostrare che abbiamo trattato te e la tua organizzazione in modo equo.
  • Per conservare i registri richiesti dalla legge.

Se fai domanda di assunzione presso un affiliato Prophix:

  • Se non ti nominiamo per un ruolo, nel rispetto della legge applicabile, conserveremo i tuoi dati personali per un periodo massimo di 2 anni dopo averti comunicato la nostra decisione di non nominarti per un ruolo (ad eccezione di eventuali e-mail inviate a o da noi in relazione alla tua domanda, che conserveremo in linea con il nostro periodo di conservazione delle e-mail standard di volta in volta). Conserviamo i tuoi dati personali per quel periodo per dimostrare, in caso di reclamo legale, che non abbiamo discriminato i candidati per motivi vietati e che abbiamo condotto l'esercizio di reclutamento in modo equo e trasparente. Potremmo richiedere il tuo consenso per conservare i tuoi dati personali per un periodo di tempo più lungo, anche per scopi legati a potenziali future opportunità di lavoro. Puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento inviando un'e-mail a privacy.officer@prophix.com.
  • Se la tua candidatura viene accettata, i tuoi dati personali saranno conservati nel tuo file personale e saranno disciplinati dalla nostra informativa sulla privacy e sulla riservatezza delle informazioni private dei dipendenti. Te ne forniremo una copia prima che tu accetti un'opportunità di lavoro con noi.

Puoi richiedere ulteriori dettagli sui periodi di conservazione per diversi aspetti dei tuoi dati personali contattandoci.

I tuoi diritti legali

Puoi godere di determinati diritti in relazione ai tuoi dati personali, a seconda delle leggi applicabili. Fatte salve alcune eccezioni, forniamo i seguenti diritti ai soggetti dati:

Richiesta di informazioni Su richiesta, Prophix ti fornirà informazioni sull'eventuale possesso di dati personali da parte nostra.
Accesso Il diritto di ricevere una copia dei tuoi dati personali (diritto di accesso).
Rettifica Il diritto di farci correggere eventuali errori nei tuoi dati personali.
All'oblio Il diritto di farci cancellare i tuoi dati personali in determinate situazioni.
Limitazione del trattamento Il diritto di chiederci di limitare il trattamento dei tuoi dati prersonali in determinate circostanze, ad esempio se contesti l'accuratezza dei dati.
Portabilità dei dati Il diritto di ricevere i dati personali in nostro possesso in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da una macchina e/o di trasmettere tali dati a terzi in determinate situazioni.
All'obiezione Il diritto di opporsi:
  • in qualsiasi momento al trattamento dei tuoi dati personali per finalità di marketing diretto (compresa la profilazione).
  • in determinate altre situazioni al nostro trattamento continuato dei tuoi dati personali, tra cui il trattamento effettuato ai fini dei nostri legittimi interessi.

Se risiedi nel Regno Unito o nello Spazio Economico Europeo, hai anche i seguenti diritti:

Non essere oggetto di processi decisionali individuali automatizzati Il diritto di non essere oggetto di una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato (compresa la profilazione) che produca effetti giuridici nei tuoi confronti o che ti riguardi in modo analogo e significativo.

Se desideri esercitare uno qualsiasi dei tuoi diritti:

  • Inviaci un'e-mail, chiamaci o scrivici, consultando la sezione "Contattaci" alla fine di questa informativa.
  • Fornisci informazioni sufficienti per identificarti, tra cui il tuo nome completo e l'indirizzo e-mail.
  • Se richiesto, inviaci una prova della tua identità.
  • Comunicaci quale diritto vuoi esercitare e i dati a cui si riferisce la tua richiesta.

Non dovrai pagare alcun costo per accedere ai tuoi dati personali (o per esercitare uno qualsiasi degli altri diritti). Tuttavia, potremmo addebitare un costo ragionevole se la tua richiesta è chiaramente infondata, ripetitiva o eccessiva. In alternativa, potremmo rifiutarci di soddisfare la tua richiesta in queste circostanze.

Risponderemo a tutte le richieste legittime entro un periodo di tempo ragionevole e faremo il possibile per rispondere entro un mese. A volte potrebbe volerci più di un mese se la tua richiesta è particolarmente complessa o se hai fatto diverse richieste. In questo caso, ti informeremo e ti invieremo aggiornamenti. In alcune circostanze potremmo essere obbligati per legge a conservare i tuoi dati personali o potremmo aver bisogno di conservare i tuoi dati per continuare a fornire un servizio.

Informazioni di contatto

Se hai domande sulla presente informativa sulla privacy o sui dati in possesso di una qualsiasi delle società affiliate a Prophix, contattaci nei seguenti modi:

  • Via e-mail: privacy.officer@prophix.com
  • Via posta: 350 Burnhamthorpe Rd. West, Suite 1000, Mississauga, Ontario, Canada L5B 3J1

Come presentare un reclamo

Ti invitiamo a contattarci per qualsiasi domanda o dubbio sull'utilizzo dei tuoi dati da parte nostra (vedi sotto "Come contattarci"). Ci auguriamo di essere in grado di risolvere qualsiasi eventuale problema.

Hai il diritto di presentare un reclamo in qualsiasi momento all'autorità di vigilanza sulla protezione dei dati o al garante della privacy competente.

Controversie

Prophix cercherà di indagare e risolvere tempestivamente qualsiasi controversia o reclamo relativo all'interpretazione o al rispetto di questa informativa. Puoi presentare una controversia o un reclamo a noi come indicato nella sezione intitolata Contattare Prophix di cui sopra. Se hai un problema di privacy o di utilizzo dei dati che non abbiamo risolto in modo soddisfacente, ti invitiamo a contattare il nostro fornitore di terze parti per la risoluzione delle controversie con sede negli Stati Uniti (gratuitamente) all'indirizzo https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. In alternativa, puoi contattare l'autorità di vigilanza sulla protezione dei dati nella tua giurisdizione per ricevere assistenza.

Modifiche all'informativa sulla privacy

La nostra politica sulla privacy viene regolarmente rivista. L'ultimo aggiornamento di questa versione risale a gennaio 2023. Qualora dovessimo modificare periodicamente la nostra informativa sulla privacy, pubblicheremo gli aggiornamenti sul nostro sito web. Potremmo inoltre adottare misure ragionevoli per informarti se tali modifiche influiscono sul modo in cui vengono elaborati i tuoi dati personali.

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