Embracing new Technologies to Succeed in times of Change

Perché le aziende in crescita devono investire nell'automazione finanziaria

Lo stato attuale della finanza

C'è una trasformazione in atto nell'ufficio delle finanze. I responsabili finanziari stanno diventando i partner dell'azienda che abbiamo sempre voluto essere. Stiamo facendo analisi in tempo reale, guidando le attuali decisioni aziendali. Tutti questi dati a cui ora abbiamo accesso stanno cambiando le regole del gioco. Disponiamo di dati in tempo reale, integrati in report approfonditi, dashboard di drill-down, con tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno a portata di mano. I nostri team devono solo premere alcuni pulsanti e fare in modo che tutto ciò accada. A destra? Sfortunatamente, la realtà è che meno del 5% dei team finanziari sta sperimentando qualcosa di simile. La chiusura dei libri contabili e le previsioni richiedono ancora troppo tempo, quindi finiamo per utilizzare fogli di calcolo e " tirare a indovinare" quando dobbiamo prendere decisioni rapidamente. Usiamo i migliori Dati che abbiamo, non i Dati reali, accurati e aggiornati di cui abbiamo veramente bisogno. Troppo spesso si continua a fare analisi "veloci e sporche", o Calcoli "dietro le quinte".

Abbiamo abbastanza potenza nei nostri telefoni per inviare astronavi su Marte, quindi perché stiamo ancora usando fogli di calcolo una tantum per prendere decisioni critiche per le nostre aziende?

Sono stati fatti pochi progressi nella capacità di pianificazione

Mentre iniziamo a emergere dalle immense sfide degli ultimi 15 mesi, è un buon momento per riflettere su ciò che ha funzionato bene e su ciò che può essere migliorato, in particolare nel settore finanziario. Un sondaggio condotto tra i professionisti della finanza di oltre 500 aziende di tutto il mondo ha fornito le loro opinioni sulle loro prestazioni lo scorso anno, sugli strumenti utilizzati e sulla loro capacità di previsione. Non sorprende che la ricerca abbia confermato che il processo di pianificazione, budgeting e previsione (PB&F) è stato il più perturbato di tutti i processi finanziari principali. In un periodo di stress e cambiamento, le aziende hanno avuto difficoltà a riformulare le previsioni in modo rapido e accurato. Quindi, cosa hanno mostrato i risultati del sondaggio?  Nel complesso, le aziende stanno effettuando previsioni più velocemente rispetto al passato, ma l'accuratezza è peggiorata. Due terzi delle organizzazioni sono in grado di effettuare una nuova previsione entro una settimana, ma solo il 39% è in grado di prevedere gli utili con una precisione di +/- 5%. Un enorme 80% non può guardare fuori più di un anno.  Considerando gli shock della catena di approvvigionamento che stiamo ancora subendo dall'anno scorso, questo da solo giustifica l'investimento in previsioni migliori!

Come possiamo diventare più agili e meglio preparati di fronte a qualsiasi tipo di crisi, così come ai cambiamenti di business più "normali" che affrontiamo regolarmente, come acquisizioni, concorrenti dirompenti e modelli di business in continua evoluzione?

Scenario planning

La pandemia di Covid-19 ha suscitato un'impennata di interesse per Scenario planning mentre i dirigenti cercavano un modo migliore per pianificare un futuro incerto. Le aziende con la capacità di pianificare scenari hanno superato tutte le altre nella capacità di prevedere con velocità e precisione. Perché? Perché sono meno dipendenti dai fogli di calcolo, poiché hanno già investito in strumenti specializzati. Non sono sovraccarichi di troppi dati e troppo poche informazioni.

Senza l'automazione, è quasi impossibile modellare simultaneamente più scenari, ipotesi e variabili.

Allora perché solo il 4% delle organizzazioni ha trovato il tempo per Scenario planning? Troppi sono bloccati nell'inferno dei Fogli di calcolo. Le previsioni mobili sono un altro strumento che rende le aziende più agili nella loro pianificazione, ma l'adozione è stata lenta ad appena il 19%. Anche in questo caso, si tratta di un'altra tecnica difficile da costruire, mantenere e gestire nei fogli di calcolo.

Dati deve essere migliorato radicalmente

La maggior parte dei dirigenti finanziari concorda sul fatto che Dati deve essere migliorato. La qualità dei dati utilizzati determina la qualità della previsione. Garbage in = garbage out.  Per migliorare la qualità dei dati, dobbiamo gettare una rete più ampia e identificare i dati operativi al di fuori della contabilità generale, i dati delle relazioni con i clienti e altri dati non finanziari per migliorare le nostre previsioni. L'esplosione dei social media Dati è un esempio di nuovi tipi di Dati che possono essere utilizzati per individuare le tendenze ed essere utilizzati nelle previsioni. Con l'aumento del pool di Dati, l'utilizzo degli strumenti giusti per analizzare questi diversi tipi di Dati può essere un vantaggio competitivo. Tuttavia, i Dati esterni sembrano ancora passare in secondo piano rispetto ai Dati interni, probabilmente perché non abbiamo ancora ottimizzato i nostri processi e strumenti interni per acquisire tali Dati in modo efficiente.

La trasformazione migliora l'agilità

Prepararsi e gestire il cambiamento è una parte fondamentale del successo aziendale. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni non ha apportato modifiche sostanziali ai propri processi PBF negli ultimi 3 anni. E non perché il cambiamento non sia necessario!  Per capire come la trasformazione impatta sull'agilità della pianificazione, del budgeting e delle previsioni, l'indagine ha messo a confronto il 5% delle aziende che hanno completamente trasformato le proprie funzioni con il 14% che non ci ha messo impegno negli ultimi 3 anni. Cosa possiamo imparare dal 5% dei leader della trasformazione che hanno completamente trasformato il loro processo PB&F?  Come sono in grado di gestire i loro Dati come un asset aziendale piuttosto che essere sopraffatti da fogli di calcolo scollegati con una scarsa governance dei Dati? Hanno questi elementi comuni:

• Una fonte di verità per i loro dati, che deriva da un modello di business centralizzato, di solito nel cloud
• Utilizzano strumenti più avanzati come l'intelligenza artificiale e la visualizzazione
• Premiano l'eliminazione dei fogli di calcolo per la raccolta e la Reportingdei dati

Ciò consente loro di implementare previsioni mobili, budget a base zero e Scenario planning. Sia che tu scelga di utilizzarli tutti o solo alcuni, TUTTI contribuiscono ad aumentare l'agilità del processo PBF.

Come rendere più agile la pianificazione

Quindi, come si può iniziare a implementare questi cambiamenti? Non c'è un pulsante facile e poche organizzazioni sembrano avere il tempo o l'energia per i massicci sforzi di trasformazione che costruiscono questi strumenti da zero. Tuttavia, non c'è dubbio che dobbiamo essere in grado di prevedere con precisione le nostre entrate, avere il giusto livello di forza lavoro e fornitori e un flusso di cassa sufficiente per pagare tutto. Logicamente sappiamo che dovremmo farlo e sappiamo che avrà un ROI positivo. Allora, qual è il problema? Nella mia esperienza, in ambienti molto manuali, ci vuole così tanto lavoro solo per completare i risultati quotidiani, che può sembrare opprimente anche solo pensare di provare a costruire il proverbiale nuovo aereo, mentre si lavora così duramente per pilotare quello vecchio. Sei arrivato a quel punto?

Punti dolenti comuni

Di seguito sono riportati alcuni dei punti dolenti comuni nei team con un processo manuale e sistemi eccessivi. Se questo scenario suona familiare, è probabile che sia il momento di prendere in considerazione l'adozione di misure per aggiornare gli strumenti. Quando si tenta di aggiornare le previsioni con i risultati effettivi, i dati della contabilità generale non sono in linea con le ipotesi di previsione. Le previsioni vengono compilate con ipotesi che non vengono acquisite nella contabilità generale. Quindi l'analisi della varianza di fine mese non ti aiuta a spiegare il cambiamento nelle tue previsioni. Se non riesci a spiegare i cambiamenti nei tuoi valori effettivi, come puoi aggiornare le tue previsioni?  Se i tuoi sistemi Dati non si integrano, ogni volta che ottieni i dati effettivi devi rifare la tua analisi. Ci vuole troppo tempo, quindi lo fai solo una volta al trimestre, o più probabilmente quando c'è un cambiamento drammatico che lo costringe. A quel punto è troppo tardi. Ti sei perso i primi segnali che ti avrebbero permesso di reagire, e ora sei di nuovo in una crisi a reagire. Quando i tuoi dati e i tuoi sistemi non sono integrati, ti affidi alla memoria istituzionale dei dipendenti, che usano la loro "esperienza passata" come guida per capire qual è il problema. Ma guardare nello specchietto retrovisore per trovare risposte non è più sufficiente.  E ti rende ancora più vulnerabile quando perdi quei dipendenti, perché ora la tua conoscenza istituzionale è appena uscita dalla porta. L'ultimo anno ci ha mostrato quanto sia fondamentale essere in grado di prevedere con precisione le esigenze di flusso di cassa IN ANTICIPO , per consentire il giusto livello di aggiustamenti, che si tratti di tagliare i costi, finanziamenti ponte o trovare fonti alternative di entrate. Se stai solo tirando a indovinare o sperando di superare una crisi, la battaglia è già probabilmente persa. Solo che non lo sai ancora. Nell'esaminare le sfide di previsione, dobbiamo anche concentrarci sul processo di chiusura di fine mese, la fonte di gran parte dei nostri dati.

La fine del mese è la fonte CHIAVE dei tuoi dati finanziari effettivi che confluiscono nelle previsioni.

Se non si acquisiscono i Dati al livello desiderato per la previsione, non si avrà mai allineamento tra i Dati provenienti da sistemi diversi. Quando il team di pianificazione non è in grado di ottenere ciò di cui ha bisogno dalla GL, va a prendere il report da SalesForce, dai cubi di vendita e da altri report operativi.   E quando i Dati non si allineano, c'è un'altra variabile da conciliare. E se non c'è abbastanza disciplina nei processi aziendali a monte per catturare Dati nei periodi giusti, allora ci sono differenze di tempistica e catch=ups/reversals che creeranno così tanto rumore intorno ai tuoi Dati che sarai fortunato a cogliere i segnali che ti avvertono dei cambiamenti in primo luogo. La creazione e la manutenzione di un processo disciplinato di fine mese strettamente integrato con i processi aziendali a monte richiede molto impegno. Ma se fatto bene, può creare il vantaggio di dati puliti e accurati da inserire nel processo di previsione. Con gli strumenti e l'automazione giusti, il team finanziario può dedicare il proprio tempo all'analisi dei cambiamenti ed evidenziando i segnali di cambiamento su cui l'azienda deve agire, invece di bruciare il lavoro fino a tarda notte solo cercando di ottenere i numeri da pareggiare.

Creare un modello di business centralizzato

Come possiamo iniziare a farlo meglio senza strappare tutti i nostri sistemi e ricominciare da zero? Innanzitutto, devi iniziare a guardare alla tua attività e ai dati chiave in modo centralizzato. Ogni team non può avere il proprio set di KPI nei propri fogli di calcolo. È necessario scegliere i KPI critici che TUTTI utilizzeranno, acquisirli, tenere traccia delle tendenze e lavorare insieme in tutta l'azienda come un tutt'uno. Dall'ordine all'incasso, dall'approvvigionamento al pagamento e ai processi del personale. Questo è ciò che significa UNA fonte della verità . Mantenere puliti i dati. Se continui a scaricare i Dati in fogli di calcolo per ottenere ciò di cui hai bisogno, allora non hai i sistemi di cui hai bisogno o non li hai configurati correttamente per soddisfare le tue esigenze.

Fai un inventario di TUTTI i fogli di calcolo mission-critical in uso nella tua azienda e poi determina PERCHE' è necessario il Foglio di calcolo.

Se i dati sono fondamentali per la missione dell'azienda, allora vale la pena investire negli strumenti adeguati per farlo bene. Se non lo è, smetti di misurarlo. Il diagramma di flusso qui sotto è un esempio di come puoi integrare TUTTI i tuoi processi in Finance. In base alla mia esperienza, i team di pianificazione e i team di Reporting tendono a concentrarsi su priorità e progetti diversi in un dato momento. Il team Reporting di solito si affretta alla fine del mese o alla fine dell'anno guardando indietro e il team di pianificazione sta lavorando con l'azienda guardando al futuro. Ma se riesci a prenderti il tempo per concordare i principali fattori di entrate e spese per l'azienda nel suo complesso e istruire TUTTI i team sull'importanza di acquisire i KPI critici in ogni fase, puoi passare Dati da un team all'altro in modo molto più fluido. Non hai bisogno di strumenti sofisticati per fare questa parte: è la disciplina di prenderti il tempo necessario per progettare il tuo processo come un insieme integrato, invece che come singoli cicli. E una volta che hai questo, hai le basi necessarie per implementare con successo i giusti strumenti di pianificazione.

Punti chiave

1 – Centralizza il tuo modello di business integrando i tuoi processi e crea un'unica fonte di verità. Il duro lavoro consiste nell'allineare i processi tra le funzioni per eliminare l'inefficienza e le rielaborazioni che derivano da ogni team che progetta per se stesso. Il risultato ne vale la pena! 2 – È ora di sbarazzarsi dei fogli di calcolo. Non uscirai mai dall'inferno di Excel finché non ne farai una priorità. 3 – Per rompere l'abitudine di Fogli di calcolo, automatizzare con gli strumenti giusti. È fondamentale investire in questi strumenti prima che la prossima crisi ci colpisca. Non ci sarà mai un momento in cui sarà facile, solo un momento in cui con determinazione, risorse e facendone una priorità, potrai farcela.

Vuoi saperne di più?

Scopri passo dopo passo come implementare questo approccio nella tua attività.  Per vedere i risultati del sondaggio discusso nell'articolo clicca qui