Excel vs. software di pianificazione specializzato: fare la scelta giusta
La pianificazione, il budgeting e le previsioni sono pilastri centrali della gestione aziendale. In particolare, la pianificazione ha il compito di fissare gli obiettivi, definire le misure per raggiungerli e ottimizzare l'uso delle risorse disponibili.
Nell'ambito della pianificazione aziendale, le previsioni e Scenario planning hanno acquisito un'importanza massiccia negli ultimi anni. Le dinamiche dei mercati e della concorrenza nonché eventi come la pandemia, la guerra Russia-Ucraina e la conseguente incertezza economica hanno portato molte aziende a rendersi conto della necessità di investire nella pianificazione aziendale e nella preparazione delle previsioni. Ciò vale soprattutto per un migliore supporto tecnologico, ma anche per un ulteriore sviluppo in termini di processi e contenuti.
8 aziende su 10 utilizzano ancora Excel per la pianificazione, la definizione del budget e le previsioni
La realtà in molte aziende è che l'uso di Microsoft Excel a supporto dei processi di pianificazione è ancora sorprendentemente elevato. Anno dopo anno, l'indagine globale annuale di BARC tra i professionisti della pianificazione "The Planning Survey" mostra che la percentuale di coloro che utilizzano Excel per la pianificazione, separatamente o in combinazione con altri strumenti, è ancora ben al di sopra del 70% (vedi Figura 1). Excel è quindi una parte significativa del processo di pianificazione in quasi 8 aziende su 10, soprattutto nelle aziende ritardatarie. Per esaminare le correlazioni tra ciò che le aziende di maggior successo fanno in modo diverso rispetto a quelle di minor successo, il BARC Planning Survey classifica le aziende come "leader" e "ritardatarie". I ritardatari comprendono il 10% (circa) più basso delle aziende in base al raggiungimento dei benefici aziendali.
Il confronto tra leader e ritardatari nella Figura 2 rivela che l'82% dei leader utilizza software di pianificazione specializzati per la pianificazione, il budget e le previsioni, mentre il 37% dei ritardatari standardizza Excel. Solo il 52% dei ritardatari utilizza software specializzati come principale prodotto di pianificazione. Una cosa che spesso riscontriamo nei progetti di consulenza di BARC è che la scelta del software per la pianificazione da parte di un'azienda spesso riflette il suo livello di apprezzamento del Valore della pianificazione. Sebbene la pianificazione, il budget e le previsioni siano elementi importanti della gestione aziendale per allineare l'attività operativa con gli obiettivi aziendali strategici per molti leader, è spesso considerato dai ritardatari come un lavoro che deve essere svolto almeno una volta all'anno.
Solo l'8% degli utenti non ha problemi nell'utilizzo di Excel per la pianificazione
Considerando l'importanza della pianificazione, del budget e delle previsioni per la gestione aziendale, un uso così esteso di Excel è sorprendente, ma getta una luce diversa su molte delle sfide che esistono oggi nei processi di pianificazione e le rende più facili da capire. In molte organizzazioni, i processi di pianificazione non sono sufficientemente integrati, richiedono troppo tempo, vincolano troppe risorse, sono troppo dettagliati e la qualità dei risultati – misurata rispetto allo sforzo investito – spesso non è ben bilanciata.
La Figura 3 dimostra che gli utenti di Excel riscontrano molti più problemi rispetto agli utenti di prodotti software di pianificazione specializzati, ad esempio Financial Planning and Analysis di Prophix. Solo l'8% degli utenti di Excel afferma di non avere problemi significativi, rispetto al 36% degli utenti di software di pianificazione specializzati. Inoltre, gli utenti di Excel lottano con problemi generali come "il prodotto non è in grado di gestire grandi volumi di dati" (42%), "Performance troppo lento" (25%) e "il prodotto non è in grado di gestire un gran numero di utenti" (16%).
Non da ultimo a causa dei vantaggi sopra citati, i prodotti di pianificazione specializzati hanno un tasso di raccomandazione molto più elevato per scopi di pianificazione rispetto a Excel. Mentre l'85% degli utenti di software di pianificazione specializzati afferma che consiglierebbe "probabilmente" o "sicuramente" il proprio prodotto di pianificazione ad altre aziende, solo il 45% degli utenti di Excel afferma lo stesso. Infatti, il 29% degli utenti di Excel dichiara che "probabilmente non consiglierebbe" o "sicuramente non" l'uso di Excel come strumento di pianificazione ad altre aziende (vedi Figura 4).
I vantaggi per l'azienda derivanti da prodotti di pianificazione specializzati rispetto a Excel
Le soluzioni per la pianificazione, il budgeting e il forecasting supportano l'intero processo, dalla costruzione del modello alla definizione delle maschere di pianificazione e dei flussi di lavoro, fino all'esecuzione della pianificazione e all'analisi dei piani. I seguenti vantaggi e valori aggiunti sono più frequentemente raggiunti dalle organizzazioni che utilizzano prodotti software di pianificazione specializzati di Prophix, come ad esempio:
- Maggiore trasparenza della pianificazione
- Migliore qualità dei risultati della pianificazione
- Pianificazione più precisa/dettagliata
- Migliore integrazione della pianificazione con BI/Analisi
- Miglioramento della soddisfazione User software
La Figura 5 mostra chiaramente che le aziende che utilizzano prodotti di pianificazione specializzati ottengono un livello molto più elevato di vantaggi aziendali rispetto alle aziende che utilizzano Excel come strumento di pianificazione principale, dimostrando che Excel non è del tutto adatto come prodotto di pianificazione. In particolare, è molto meno probabile che i principali vantaggi dei prodotti di pianificazione specializzati vengano raggiunti con Excel. Fatta eccezione per una riduzione dei costi, l'uso di Excel per la pianificazione è inferiore in tutti i vantaggi aziendali. Tuttavia, anche una riduzione dei costi (in primis i costi di licenza) viene "pagata" attraverso un maggiore carico di lavoro manuale e potenziali correzioni di errori.
In che modo le moderne piattaforme software supportano la pianificazione, la definizione del budget e le previsioni
L'utilizzo di prodotti di pianificazione specializzati, come la pianificazione e l'analisi finanziaria di Prophix, al posto di Excel, è un fattore decisivo per il successo di una pianificazione aziendale efficiente. Questi strumenti offrono ampie funzioni di supporto per la preparazione, l'esecuzione e l'analisi della pianificazione.
La base della pianificazione aziendale integrata è un Database uniforme per i Dati effettivi e pianificati, nonché un modello Dati coerente. Strumenti software leader di mercato per la pianificazione aziendale supportano l'archiviazione centralizzata di tutti i Dati e creano così un'unica base dati comune per la pianificazione aziendale e per altre discipline di gestione Performance come Reporting, analisi e Consolidato (single point of truth).
Sulla base di ciò, è necessario sviluppare un modello integrato per la pianificazione aziendale. L'obiettivo è quello di integrare in modo flessibile la pianificazione strategica e operativa con la pianificazione finanziaria e dei risultati. In particolare, include l'Integrazione di tutti i sottopiani operativi (vendite, produzione, approvvigionamento, risorse, costi, investimenti, ecc.) compresa la loro Integrazione con i piani finanziari (stato patrimoniale, P&L, Cash flow).
Gli strumenti di pianificazione aziendale supportano diverse strategie di pianificazione, ad esempio la pianificazione Top-down e Bottom-up . Top-down approcci sono utilizzati principalmente per la pianificazione strategica aziendale e la pianificazione dei risultati. Bottom-up approcci, d'altra parte, sono più spesso utilizzati in ambienti distribuiti in cui l'obiettivo è quello di raccogliere dati di piano da un gran numero di pianificatori decentralizzati. Mentre la pianificazione Top-down richiede spesso funzioni di simulazione con analisi di scenario o distribuzione di dati ("splashing"), per la pianificazione Bottom-up sono utili funzioni di facile utilizzo per la Data entry di pianificazione tramite vari client (Web, Excel, ecc.) e meccanismi Workflow per il controllo dei processi.
Poiché i requisiti di pianificazione possono cambiare rapidamente a causa delle crescenti dinamiche, molti reparti aziendali si sforzano di aumentare la flessibilità nella gestione dei dati e l'indipendenza dall'IT centrale (Self-service). Per questo motivo, gli strumenti software devono consentire un funzionamento semplice e intuitivo senza richiedere una grande quantità di formazione per ottenere risultati rapidi. Se una soluzione è disponibile nel cloud ed è gestita dal fornitore del software (software-as-a-service), si riduce ulteriormente la dipendenza dalle risorse IT dell'azienda.
Sommario
Le dinamiche del mercato e della concorrenza pongono costantemente nuove sfide alle aziende. All'interno della gestione aziendale, la pianificazione aziendale ha il compito di fissare obiettivi, definire le misure per raggiungerli e ottimizzare l'uso delle risorse disponibili. Pertanto, l'utilizzo di prodotti di progettazione specializzati è un fattore decisivo per l'efficacia e l'efficienza.
La realtà in molte aziende è che l'uso di Microsoft Excel per la pianificazione è ancora sorprendentemente elevato, il che è un approccio rischioso. Per rispondere alla domanda dal titolo del blog, no, utilizzare Excel per i processi di pianificazione non è una buona scelta. Non solo perché gli utenti di Excel riscontrano molti più problemi rispetto agli utenti di prodotti software di pianificazione specializzati, ma anche perché Excel manca di funzionalità e supporto per semplificare i processi di pianificazione.
Le moderne piattaforme Financial Performance Management leader di mercato come Prophix offrono ampie funzioni di supporto per la preparazione, l'esecuzione e l'analisi della pianificazione. Per ottenere il miglior supporto possibile ai processi di un'azienda, gli strumenti di pianificazione devono essere accuratamente selezionati in base alle sue particolari esigenze. Un processo di software selection formalizzato con una valutazione comparativa di diverse soluzioni è importante e crea investimenti in sicurezza.
Questo post è stato scritto in collaborazione con BARC.
Il Dr. Christian Fuchs è Senior Analyst e Head of Data & Analisi Research presso il BARC (Business Applicazione Research Center). È specializzato in sistemi di supporto alle decisioni nelle aree della gestione della Performance aziendale, della pianificazione aziendale, del Consolidato e dell'Analisi. È autore di numerosi studi BARC. In qualità di consulente, supporta le organizzazioni nel processo di selezione del software e nelle questioni strategiche riguardanti il portafoglio software, l'architettura e gli scenari di utilizzo.
