Colmare le lacune: 5 modi per aumentare la collaborazione e costruire piani efficaci

prophix Apr 14, 2015, 2:20:00 AM

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Colmare le lacune che ostacolano la Collaborazione

I dipartimenti finanziari sanno quanto sia importante che la pianificazione sia un processo collaborativo. Questo perché generare i piani migliori significa riunire in modo efficace Dati tempestivi, accurati e completi da tutti i reparti, divisioni, business unit e/o sedi.

Tuttavia, quando arriva il momento di preparare budget o previsioni, le richieste di approfondimenti e dati da parte della Direzione Finanza provenienti da altre aree aziendali vengono accolte con esitazione, ritardi o silenzio.

Mentre i dirigenti finanziari di tutto il mondo implementano tecniche di automazione dei processi per affrontare questa sfida, hanno condiviso con me i cinque motivi principali per cui i livelli di partecipazione e collaborazione nei processi di pianificazione sono inferiori a quelli necessari per garantire risultati di pianificazione eccezionali.

Motivo #1 – Una lacuna di conoscenza. Ogni giorno diventa più complicato per i professionisti raccogliere, vagliare e dare un senso all'azienda Dati. Infatti, l'introduzione di ogni nuovo prodotto, nuova divisione, nuovo dipendente, nuova legge o nuovo processo viene fornita con il proprio magazzino di dati finanziari e non finanziari correlati. Questo tsunami di dati rende sempre più difficile per i professionisti, in ogni angolo di un'organizzazione, sapere quali informazioni devono essere fornite durante i processi di budgeting, previsione e pianificazione.

La soluzione: Poiché i dati finanziari sono al centro di ogni organizzazione di successo, ogni leader aziendale deve dedicare risorse per aiutare i propri professionisti finanziari a sfruttare il crescente volume di dati. Ciò significa assicurarsi che siano disponibili gli strumenti e la formazione che consentano loro di raccogliere facilmente i dati, estrarli e sviluppare raccomandazioni pratiche e attuabili.

Motivo #2 – Una lacuna di processo. Tutte le aree all'interno di aziende in crescita e ambiziose, sono alle prese con il modo migliore per condividere i loro dati finanziari e non finanziari. Cosa viene condiviso? Quando? Quando lo si condivide, come fa a rimanere Sicuro? I capi reparto si preoccupano dei loro Dati. Quando i processi di condivisione dei Dati sono discutibili o farraginosi, in modo del tutto naturale, la frequenza e le tipologie di Collaborazione si riducono drasticamente.

La soluzione: I responsabili finanziari devono assumere un ruolo guida e guardare al di fuori della propria azienda, confrontandosi con i colleghi del settore per identificare i modi per migliorare il processo di lavoro e l'automazione dei dati. Con l'introduzione e il sostegno di tali iniziative, la Direzione Finanza aumenta la fiducia nei processi di Collaborazione e pianificazione.

Motivo #3 – Un divario culturale. Ammettiamolo: essere bloccati in una serie di numeri, indipendentemente da quanto tempo e impegno ci sia per generarli, fa sempre un po' paura. Cosa succede se i numeri sono incompleti o imprecisi? La realtà è che il mondo sta cambiando così rapidamente che alcuni dei numeri avranno inevitabilmente una durata limitata. Mentre i leader di reparto forniscono quanto più contesto possibile, si rendono anche conto che saranno ritenuti responsabili dei numeri che inviano. Ciò porta a una riluttanza nell'inviare o generare numeri se c'è poca accettazione di come la natura mutevole del business influenzerà la validità dei numeri.

La soluzione: Puoi modificare la tua cultura in modo da incoraggiare i tuoi reparti a fornire i loro dati/piani ponendo alcune di queste domande critiche: "Comprendiamo perché alcuni dei nostri KPI fluttuano drasticamente?" "Fino a che punto riconosciamo o puniamo la variazione dei numeri/raccomandazioni che emergono dai nostri responsabili di Dipartimento?", "Ci stiamo aggrappando ai numeri escludendo il contesto in cui sono stati preparati?", e "Stiamo dotando il Dipartimento delle Finanze degli strumenti che lo aiutino a dare un senso migliore ai numeri?"

Motivo #4 – A Valore Gap. I responsabili del tuo dipartimento comprendono davvero la relazione tra i numeri che forniscono al dipartimento finanziario e il modo in cui tali informazioni vengono tradotte in raccomandazioni attuabili? Nelle aziende orientate alla crescita rapida, questo "ponte" deve essere costruito e costantemente rafforzato.

La soluzione: il Finance deve dedicare del tempo a lavorare con ogni leader di reparto e spiegare/rafforzare come i loro numeri influenzino le proprie aree e la salute finanziaria/strategica complessiva dell'azienda. Allo stesso tempo, il senior management deve modellare la Collaborazione in modo che tutti i reparti vedano che si tratta di un modo importante di comportarsi.

Motivo #5: – Un divario politico. Poiché i risultati del budgeting, delle previsioni e della pianificazione portano un'azienda a concentrare le proprie risorse su alcuni dipartimenti e/o iniziative rispetto ad altri, le priorità e i progetti di alcune persone vengono posticipati o annullati. Quando ciò accade, le persone si sentiranno deluse, il che le porterà a mettere in discussione il processo decisionale e i dati su cui si basa. In particolare, coloro che credono che le decisioni siano "private" piuttosto che basate su criteri aziendali saranno molto meno propensi a collaborare durante la pianificazione.

La soluzione: mentre ogni processo di pianificazione può essere migliorato, ridurrai drasticamente ciò che può essere percepito come pregiudizio politico introducendo strumenti e processi che coinvolgono attivamente le persone nel processo di pianificazione. Infatti, facendo luce su come i numeri di un reparto modellano i suoi progetti (e i piani generali dell'azienda) aumenta la volontà di collaborare.

Le soluzioni di Corporate Performance Management (CPM) – come Prophix – ti aiutano a colmare le lacune che ostacolano la Collaborazione. Questo perché il software CPM tiene traccia dei processi Workflow , automatizza le notifiche e consente approvazioni efficienti delle attività. Costruendo una solida base per la collaborazione durante tutto il processo di pianificazione, si ottengono budget migliori, piani migliori e, in ultima analisi, risultati migliori.

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