Costruire una funzione finanziaria pronta per il futuro per Steyn City

Kreason Naidoo è a capo del team di Reporting finanziario della società sudafricana di sviluppo e costruzione immobiliare Steyn City, che è diventata cliente di Prophix nel 2020. In un recente webinar, ha condiviso come Prophix abbia migliorato sia la sua vita lavorativa che il quadro generale dell'azienda. Ecco i punti principali. Alla periferia di Johannesburg si trova un luogo diverso da tutti gli altri. Steyn City, ideata dall'uomo d'affari miliardario sudafricano Douw Steyn, è fondamentalmente una città nella città. Quattro volte più grande di Monaco e 2 volte e mezzo più grande del Central Park di New York, è il più grande sviluppo del suo genere nel continente africano. Oltre ai suoi numerosi edifici residenziali, attualmente vanta un parco di uffici, un proprio campo da golf (progettato da Jack Nicklaus), un centro ippico, 2.000 acri di parco, una laguna, una piscina coperta, ristoranti e una scuola - l'elenco potrebbe continuare. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhouse del campo da golf di Steyn City[/caption] Volevamo scavare un po' più a fondo nella storia dietro questo affascinante progetto e di recente abbiamo tenuto un webinar con Kreason Naidoo, Financial Reporting Manager di Steyn City. Quando ha iniziato a lavorare qui, diversi anni fa, sia la città che l'impresa edile che l'aveva creata sembravano molto diverse. "In realtà ho iniziato qui a Steyn City quando non c'era il dipartimento finanziario, quindi mi è stato affidato il compito di impostare l'intero processo finanziario da zero", ricorda Kreason. Proprio come la città stessa, l'ufficio delle finanze doveva essere costruito da zero. Da allora, molte cose sono cambiate. Sia la squadra di Kreason che Steyn City sono cresciute in modo significativo, rendendo l'efficacia Reporting ancora più cruciale. Per risolvere questo problema, il team ha implementato Sage , che Kreason riteneva fosse l'unica soluzione ERP in grado di soddisfare le esigenze molto specifiche dell'azienda. Nel 2020, il team finanziario ha cercato di migliorare ulteriormente la capacità Reporting di Steyn City aggiungendo una soluzione CPM. Scelsero Prophix. Quindi, dopo un anno con Prophix, quali sono stati i suoi principali insegnamenti? Cosa è cambiato? Ecco i 3 vantaggi più importanti che Prophix ha apportato:

1. Miglioramento dell'efficienza

Questo non sarà certo una sorpresa, ma Prophix ha avuto un profondo impatto sull'efficienza del dipartimento finanziario di Steyn City. Nel corso dell'intervista, Kreason ha menzionato diversi esempi di come ha risparmiato enormi quantità di tempo grazie a Prophix. Eccone uno, con le sue stesse parole:

"Sono così felice di aver avuto Prophix perché [ride] non devo fare tutto questo manualmente su Excel. [...] Dove passavo, diciamo, circa il 90% del mio tempo a fare, ora lo sto dedicando a rivedere, analizzare e correggere".

Per quanto riguarda le velocità complessive del processo, Kreason ha detto quanto segue:

"Quando abbiamo iniziato il processo di Prophix, non sapevo quanto fosse potente lo strumento. Eravamo più interessati al Rapporto stampato, ai grafici e ai grafici a torta e a cose del genere che il Consiglio voleva. Ma poi, mentre stavamo costruendo, ci siamo resi conto che – wow, aspettate ragazzi, voglio dire, se potete fare questo e potete fare quello, allora il mio processo di budgeting è semplificato di settimane. Il mio processo di previsione è semplificato di mesi. Voglio dire, qui facciamo previsioni fino al 2026, e a volte al 2032, e questo è qualcosa che può essere fatto in una settimana. Quindi in realtà mi ha reso la vita molto più facile. Non mentirò: ci sono ancora alcuni processi manuali che devono essere eseguiti, ma non è affatto colpa di Prophix [ride]". [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City offre 45 km di viali pedonali. [/didascalia]

2. Reportingpiù dinamici

Come accennato in precedenza, Steyn City offre così tanti servizi che il risultato è un'attività altamente diversificata e complessa. Ci sono immobili residenziali e commerciali, ci sono ristoranti e servizi per eventi, attività di costruzione, vendita al dettaglio, un magazzino, una scuola privata, impianti sportivi e altro ancora. Questo si traduce in un totale di 13 business unit (forse anche di più nel momento in cui stai leggendo questo articolo), ognuna con il proprio flusso di entrate. Per contribuire all'ambizione del consiglio di amministrazione di "sapere tutto", Kreason e gli implementatori di Prophix hanno creato un report che offre una panoramica di ogni segmento e una dichiarazione consolidata se è necessario considerare il quadro generale. Ecco come si esprime Kreason:

"Supponiamo, ad esempio, che l'edilizia abbia un Report e tutto ciò che riguarda l'edilizia filtra in quel Report, e io posso presentarlo. Ok, vuoi guardare solo all'ospitalità; beh, posso farlo perché posso [...] tirare in ballo tutte le aree che si riferiscono a quella dimensione, come la chiamiamo noi, o business unit, e Report su quello. Non ho bisogno di andare a costruire cinque diversi Report; Ne costruisco uno e lo faccio letteralmente, come lo chiama Prophix, [...] sfoglio le pagine [...] e seleziono i diversi tipi di pagine, e posso Report su quello. Volete vederli come un gruppo, consolidato? Beh, certo, non c'è problema, posso mostrarti anche questo."

[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] Al ristorante XIX di Steyn City[/caption]

3. Migliore comunicazione interna

Anche con la migliore soluzione CPM non sarà una panacea per quanto riguarda la comunicazione efficace dei numeri aziendali. Tuttavia, nel caso di Prophix e delle sue funzionalità collaborative, offre un aggiornamento significativo rispetto a un Foglio di calcolo statico allegato a un'e-mail. Come sottolinea Kreason, quest'ultimo può portare a diverse interpretazioni dello stesso Dati:

"La comunicazione non è qualcosa che è sempre possibile, perché potrei inviarti un'e-mail e tu potresti interpretarla in un modo diverso da quello che sto effettivamente cercando di spiegarti. Mentre se hai uno strumento di Reporting comune, e tutti usano questo strumento, voglio dire che puoi chiarire incongruenze, confusione e incomprensioni in tempi relativamente brevi. [...] [Con Excel, è come] "Quale versione di questo sto guardando? Sto guardando la versione giusta? Mi hai spedito l'articolo giusto? Che numero è questo, è cambiato?" Ora tutto è tracciato e gestito su un unico strumento".

Conclusione Sia il team di Kreason che Steyn City nel suo complesso hanno intrapreso un notevole viaggio di trasformazione negli ultimi due anni. Come hanno dimostrato gli esempi di Kreason, l'introduzione di Prophix ha aiutato Accelera ulteriormente questo processo, ma come si fa a garantire il successo di un progetto CPM? La prima fase consiste nel trovare un fornitore di CPM che faccia al caso vostro. Nel caso di Steyn City, non si trattava solo della capacità del software Prophix. Oltre alla sua forte integrazione con Sage, la comprovata esperienza di Prophix nel portare a termine con successo i progetti dei clienti e il continuo impegno per il successo dei clienti hanno giocato un ruolo importante nella decisione. Kreason, pur lavorando in un ruolo molto poco tecnico, si è trovato anche fortemente coinvolto nel processo di implementazione. Guardando indietro, ha considerato questo aspetto cruciale per l'intero progetto, nonostante all'inizio fosse scettico: "Sarò onesto con voi, non ero davvero entusiasta di far parte del processo [di implementazione]", ha confessato durante il nostro discorso. Ha pensato: "Semplicemente non ho il tempo di farlo". Tuttavia, la sua prospettiva è cambiata radicalmente quando il team di Prophix ha spiegato i vantaggi del suo coinvolgimento in modo più approfondito:

"Una volta che ci ho iniziato, e una volta che ho iniziato a lavorare con voi, ho scoperto che era la parte più importante dell'intera costruzione. Soprattutto come responsabile finanziario, devi capire come funziona e come tutto si incastra. [...] Prophix ha funzionalità molto interessanti in cui è possibile eseguire il drill-down e annualizzare i numeri, ma è molto importante che tu faccia parte dell'implementazione fin dall'inizio in modo che, in un certo senso, tu possa mappare le cose nel modo in cui le desideri".

Questo processo ha incluso anche la rivalutazione e l'ottimizzazione dei processi esistenti prima di costruirli in Prophix. Grazie a questo approccio, Kreason e il suo team hanno ora a disposizione una soluzione che conoscono bene, processi più efficienti e numeri di cui fidarsi: un assetto perfetto per la crescita futura, proprio come la città che hanno contribuito a costruire.