How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Sono stati commessi degli errori.

O almeno, questo è quello che stai cercando di scoprire quando fai la riconciliazione delle poste di bilancio. Le organizzazioni possono effettuare decine, se non centinaia di transazioni al giorno e ognuna di esse presenta possibilità di errore. Prima che i saldi di uno qualsiasi dei conti coinvolti possano essere aggiunti al tuo bilancio, devono essere riconciliati.

Diamo un'occhiata più da vicino alla riconciliazione del bilancio.

Che cos'è una riconciliazione delle voci di bilancio?

Reconciliation is the process of comparing the transactions on a balance sheet to secondary documentation. This can help spot discrepancies before they affect other processes, eliminate errors, and even prevent fraud. This secondary documentation can include anything from a bank statement to a spreadsheet and invoices. Balance sheet reconciliation ensures that whenever you check in on your organization’s financial position, you’re looking at accurate numbers.

Perché è importante riconciliare il bilancio?

I bilanci sono essenziali per sapere la situazione finanziaria della tua organizzazione. Inoltre, la riconciliazione del bilancio:

• Garantisce che tutte le transazioni siano accurate
• Ti consente di avere più fiducia nei saldi del tuo conto
• Evidenzia gli errori prima che abbiano un impatto a valle
• Crea un percorso chiaro per risolvere le discrepanze
• Mantiene la tua organizzazione conforme agli standard e alle normative
• Crea documentazione a cui è possibile fare riferimento in un secondo momento
• Aiuta a creare una traccia cartacea per audit futuri

Quando si esegue una riconciliazione di bilancio?

Balance sheet reconciliation is typically performed in a similar timeframe as financial closes. That means you’ll typically perform monthly reconciliations that coincide with month-end closes, but some organizations will also reconcile balance sheets quarterly and annually.

Riconciliazione di bilancio vs. riconciliazione bancaria

La riconciliazione del bilancio è il processo di revisione delle transazioni sul bilancio complessivo, mentre le riconciliazioni bancarie si concentrano specificamente sugli estratti conto e sui conti di cassa. Sono processi quasi identici, fatta eccezione per l'ambito e il tipo di transazioni da riconciliare.

Come riconciliare il bilancio

Sebbene la riconciliazione del bilancio possa richiedere molto tempo e lavoro, non deve per forza essere complicata. Ecco un semplice processo in sei fasi da seguire.

1. Identifica quali conti devono essere riconciliati
A seconda del settore e del modo in cui opera la tua organizzazione, potresti dover riconciliare solo alcuni conti come parte di questo processo. Ad esempio, un altro reparto potrebbe essere già responsabile della riconciliazione bancaria, per cui includere questi conti nella tua riconciliazione significherebbe raddoppiare il lavoro.

2. Gather the necessary account and financial information
If you’re using a Financial Performance Platform like Prophix One, you’ll already have the data you need at your fingertips. Otherwise, you’ll need to access all accounts involved in your reconciliation to gather the necessary data.

3. Compare your information
Go through all transactions from the accounts represented on your balance sheet, comparing them to your supporting documentation. For example, when reconciling your accounts receivable ledger, you might compare transactions with invoices to identify discrepancies.

4. Indaga e giustifica le differenze, se ce ne sono
Identificare eventuali errori nella tua contabilità generale (o GL) non è sufficiente; devi risolverli! A volte, identificare e giustificare le differenze è semplice come individuare errori di battitura ed errori simili di immissione dei dati. Altre volte, dovrai esaminare più sistemi per trovare l'origine dell'errore.

5. Modifica il GL e le registrazioni contabili
Dopo aver identificato ed esaminato gli errori, modifica il GL e tutte le registrazioni contabili pertinenti per garantire che i saldi dei conti e il bilancio risultante siano accurati. Alcuni software possono aiutare ad automatizzare questa parte, facendo risparmiare tempo prezioso al tuo team.

6. Document your findings
Leave a record of any investigation and the result, so controllers, auditors, and other professionals can track down any changes you’ve made. This can also help accelerate future reconciliations by identifying and documenting recurring issues.

Buone pratiche di riconciliazione di bilancio

Ecco alcuni semplici esempi di come potrebbe apparire una riconciliazione di bilancio dopo che il tuo team ha affrontato l'intero processo.

Buone pratiche di riconciliazione di bilancio

Ora che sai come si esegue una riconciliazione di bilancio, ecco alcuni modi per assicurarti che questo processo cruciale venga eseguito con il minor lavoro manuale possibile e senza il rischio di costosi errori.

Automatizza dove puoi

Too many teams still rely on spreadsheets and manual work for most of their balance sheet reconciliation process. This not only takes time away from other essential tasks but can potentially introduce costly human errors. Ideally, your team should be using software that automates some of the most labor-intensive parts of the process, like transaction matching.

Usa la tecnologia per migliorare i tuoi processi

Automation can help you save time, but the right technology can do a lot more; it helps you uncover inefficiencies and spot problems in your process. Whether you want to use built-in reconciliation features from enterprise resource planning software or leverage a dedicated solution, technology can turn this difficult process into something much more manageable.

Best practice per la valutazione dei rischi di revisione

Risk assessment allows accountants, controllers, and other individuals within the Office of the CFO to predict some of the risks involved with financial decisions. Doing this can help identify potential issues prior to balance sheet reconciliation, giving teams a head start on identifying discrepancies. Reviewing your risk assessment process can save you a ton of effort come time to reconcile.

Definisci procedure chiare e controlli interni

Il modo migliore per rendere il processo di riconciliazione del bilancio il più semplice possibile è prevenire gli errori prima che si verifichino. A tal fine, assicurati che tutte le politiche che riguardano le transazioni finanziarie siano assolutamente chiare e che ci siano controlli interni per individuare potenziali discrepanze prima della successiva riconciliazione.

Usa una lista di controllo per la riconciliazione del bilancio

Se le liste di controllo sono sufficienti per piloti, astronauti e chirurghi, lo sono anche per l'ufficio finanziario. Trasformare il processo di riconciliazione in una lista di controllo può aiutare a prevenire potenziali errori e semplificare l'intero processo.

Sfide associate alla riconciliazione del bilancio

Come molti altri processi finanziari, la riconciliazione del bilancio è difficile, richiede molto tempo ed è potenzialmente soggetta a errori. Ecco alcune sfide a cui prestare attenzione mentre lavori alle transazioni della tua organizzazione.

Dati e fogli di calcolo disconnessi

One of the most time-consuming parts of reconciliation is centralizing all the data you need, both for your general ledger and the supporting documentation you’ll be comparing it against. That data will often be spread out over multiple tools and spreadsheets, and too often you’ll find transactions hidden in a tool that’s gone unused for months too late in the process.

Errori manuali e imprecisione dei dati

Maggiore è il numero dei processi manuali coinvolti nelle transazioni quotidiane della tua organizzazione, maggiori sono le opportunità che si creano per errori e imprecisioni. Dal momento che trovare e risolvere questi problemi è lo scopo principale della riconciliazione, le organizzazioni che si affidano molto al lavoro manuale impiegheranno più tempo ad effettuare le riconciliazioni.

Mancanza di controlli interni

Quando ogni dipartimento ha un proprio metodo per gestire queste transazioni, con pochi controlli per standardizzare i processi, potresti dover passare in rassegna giornali imprecisi per preparare però un bilancio accurato.

Come il software può migliorare il processo di riconciliazione del bilancio

Potresti aver notato punti in comune.

L'eccessiva dipendenza da processi manuali e fogli di calcolo crea errori che si sommano ad unmaggiore lavoro quando è il momento di riconciliare il bilancio. Ecco perché avere il software giusto è fondamentale per ottimizzare il processo di riconciliazione di bilancio. Questo perché il software:

• Standardizza la riconciliazione del bilancio per ridurre il rischio di errori umani
• Centralizza i dati da più fonti grazie alle integrazioni
• Automatizza le attività più dispendiose in termini di tempo legate alla riconciliazione, come la corrispondenza delle transazioni
• Crea un record di eventuali modifiche alla contabilità generale per un controllo e una revisione più agevoli

Con il software giusto, è possibile completare le riconciliazioni di bilancio in meno tempo e con meno errori, impostando al contempo controlli che prevengono le discrepanze che si stanno verificando.

Domande frequenti sulla riconciliazione del bilancio

La riconciliazione del bilancio può essere un processo complesso, ma qualunque siano le tue domande, noi abbiamo le risposte.

Perché riconciliamo solo i conti di bilancio?

I conti di bilancio vengono riconciliati più frequentemente perché sono considerati conti permanenti (o continui), nel senso che riportano i saldi da un periodo contabile a quello successivo. Ciò significa che anche eventuali errori che emergeranno verranno riportati, rendendo la riconciliazione ancora più importante.

Con quale frequenza è necessario riconciliare i conti di bilancio?

Balance sheet accounts are usually reconciled on a timeline that coincides with either the month-end close or less frequent financial close. That means they can be done as often as monthly but are usually done quarterly or yearly.

Quali sono le 5 asserzioni di bilancio?

Le cinque asserzioni di bilancio vengono utilizzate da revisori e analisti finanziari per valutare l'accuratezza di ciò che è rappresentato in un bilancio. Ecco queste asserzioni:

1. Existence: Does the reported asset, liability, or equity exist at the balance sheet date?
2. Diritti e obblighi: l'organizzazione possiede o ha il diritto di utilizzare le risorse indicate? Ha obblighi legali per le passività indicate?
3. Completezza: tutte le attività, le passività, le transazioni azionarie e i saldi pertinenti sono inclusi?
4. Valutazione o misurazione: gli importi registrati nel bilancio rappresentano il vero valore di attività, passività e patrimonio netto?
5. Presentazione e divulgazione: le informazioni sono chiare e comprensibili? Vengono fornite tutte le informazioni necessarie?

Qual è il ruolo della riconciliazione del bilancio nel processo di chiusura finanziaria?

Balance sheet reconciliation is an essential part of closing the books because it ensures that the Office of the CFO is working with accurate data. Otherwise, you might finalize your financial statements without accounting for important errors that could skew the results significantly.

Semplifica la riconciliazione dei bilanci con il software finanziario

La riconciliazione del bilancio è un processo complesso che fornisce ai diparimenti AFC i numeri necessari per la chiusura del mese e per l'importante rendiconto finanziario. Ma esiste un modo semplice per eliminare la maggior parte del lavoro manuale coinvolto, semplificando al tempo stesso l'intero processo. Il software finanziario rende la riconciliazione del bilancio un gioco da ragazzi. Centralizza tutti i dati necessari per riconciliare, automatizza la maggior parte del lavoro e fornisce le informazioni necessarie per prevenire errori in futuro.