How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Sono stati commessi degli errori.

O almeno, questo è quello che stai cercando di scoprire quando fai la riconciliazione delle poste di bilancio. Le organizzazioni possono effettuare decine, se non centinaia di transazioni al giorno e ognuna di esse presenta possibilità di errore. Prima che i saldi di uno qualsiasi dei conti coinvolti possano essere aggiunti al tuo bilancio, devono essere riconciliati.

Diamo un'occhiata più da vicino alla riconciliazione del bilancio.

Che cos'è una riconciliazione delle voci di bilancio?

La riconciliazione è il processo di confronto delle transazioni in un bilancio con la documentazione secondaria. Questo può aiutare a individuare le discrepanze prima che influiscano su altri processi, eliminare gli errori e persino prevenire le frodi. Questa documentazione secondaria può includere qualsiasi cosa, da un estratto conto a un foglio di calcolo e fatture. La riconciliazione del bilancio garantisce che ogni volta che si controlla la posizione finanziaria dell'organizzazione, si stiano esaminando dei numeri accurati.

Perché è importante riconciliare il bilancio?

I bilanci sono essenziali per sapere la situazione finanziaria della tua organizzazione. Inoltre, la riconciliazione del bilancio:

• Garantisce che tutte le transazioni siano accurate
• Ti consente di avere più fiducia nei saldi del tuo conto
• Evidenzia gli errori prima che abbiano un impatto a valle
• Crea un percorso chiaro per risolvere le discrepanze
• Mantiene la tua organizzazione conforme agli standard e alle normative
• Crea documentazione a cui è possibile fare riferimento in un secondo momento
• Aiuta a creare una traccia cartacea per audit futuri

Quando si esegue una riconciliazione di bilancio?

La riconciliazione del bilancio viene in genere eseguita in un lasso di tempo simile a quello delle chiusure finanziarie. Ciò significa che in genere eseguirai riconciliazioni mensili che coincidono con le chiusure di fine mese, ma alcune organizzazioni effettuano anche riconciliazioni di bilancio trimestrali e annuali.

Riconciliazione di bilancio vs. riconciliazione bancaria

La riconciliazione del bilancio è il processo di revisione delle transazioni sul bilancio complessivo, mentre le riconciliazioni bancarie si concentrano specificamente sugli estratti conto e sui conti di cassa. Sono processi quasi identici, fatta eccezione per l'ambito e il tipo di transazioni da riconciliare.

Come riconciliare il bilancio

Sebbene la riconciliazione del bilancio possa richiedere molto tempo e lavoro, non deve per forza essere complicata. Ecco un semplice processo in sei fasi da seguire.

1. Identifica quali conti devono essere riconciliati
A seconda del settore e del modo in cui opera la tua organizzazione, potresti dover riconciliare solo alcuni conti come parte di questo processo. Ad esempio, un altro reparto potrebbe essere già responsabile della riconciliazione bancaria, per cui includere questi conti nella tua riconciliazione significherebbe raddoppiare il lavoro.

2. Raccogli le informazioni contabili e finanziarie necessarie
Se stai utilizzando una piattaforma di performance finanziaria come Prophix, avrai già i dati di cui hai bisogno a portata di mano. In caso contrario, dovrai accedere a tutti i conti coinvolti nella tua riconciliazione per raccogliere i dati necessari.

3. Confronta le tue informazioni
Esegui tutte le transazioni dai conti rappresentati nel tuo bilancio, confrontandole con la tua documentazione di supporto. Ad esempio, durante la riconciliazione del registro dei clienti, è possibile confrontare le transazioni con le fatture per identificare le discrepanze.

4. Indaga e giustifica le differenze, se ce ne sono
Identificare eventuali errori nella tua contabilità generale (o GL) non è sufficiente; devi risolverli! A volte, identificare e giustificare le differenze è semplice come individuare errori di battitura ed errori simili di immissione dei dati. Altre volte, dovrai esaminare più sistemi per trovare l'origine dell'errore.

5. Modifica il GL e le registrazioni contabili
Dopo aver identificato ed esaminato gli errori, modifica il GL e tutte le registrazioni contabili pertinenti per garantire che i saldi dei conti e il bilancio risultante siano accurati. Alcuni software possono aiutare ad automatizzare questa parte, facendo risparmiare tempo prezioso al tuo team.

6. Documenta i tuoi risultati
Tieni traccia idi tutte le indagini e dei risultati, in modo che i controller, i revisori e altri professionisti possano vedere eventuali modifiche apportate. Questo può anche aiutare ad accelerare le riconciliazioni future identificando e documentando i problemi ricorrenti.

Buone pratiche di riconciliazione di bilancio

Ecco alcuni semplici esempi di come potrebbe apparire una riconciliazione di bilancio dopo che il tuo team ha affrontato l'intero processo.

Buone pratiche di riconciliazione di bilancio

Ora che sai come si esegue una riconciliazione di bilancio, ecco alcuni modi per assicurarti che questo processo cruciale venga eseguito con il minor lavoro manuale possibile e senza il rischio di costosi errori.

Automatizza dove puoi

Troppi team si affidano ancora ai fogli di calcolo e al lavoro manuale per la maggior parte del processo di riconciliazione dei bilanci. Ciò non solo sottrae tempo ad altre attività essenziali, ma può potenzialmente introdurre costosi errori umani. Idealmente, il tuo team dovrebbe utilizzare un software che automatizzi alcune delle parti più laboriose del processo, come la corrispondenza delle transazioni.

Usa la tecnologia per migliorare i tuoi processi

L'automazione può aiutarti a risparmiare tempo, ma la tecnologia giusta può fare molto di più; ti aiuta a scoprire le inefficienze e individuare i problemi nei tuoi processi. Che tu voglia utilizzare funzioni di riconciliazione integrate del software di pianificazione delle risorse aziendali o sfruttare una soluzione dedicata, la tecnologia può trasformare questo processo difficile in qualcosa di molto più gestibile.

Best practice per la valutazione dei rischi di revisione

La valutazione del rischio consente a contabili, controller e altre persone all'interno dell'ufficio finanziario di prevedere alcuni dei rischi legati alle decisioni finanziarie. Ciò può aiutare a identificare potenziali problemi prima della riconciliazione del bilancio, dando ai team un vantaggio nell’identificazione delle discrepanze. Rivedere il processo di valutazione del rischio può farti risparmiare un sacco di sforzi quando arriva il momento di effettuare la riconciliazione.

Definisci procedure chiare e controlli interni

Il modo migliore per rendere il processo di riconciliazione del bilancio il più semplice possibile è prevenire gli errori prima che si verifichino. A tal fine, assicurati che tutte le politiche che riguardano le transazioni finanziarie siano assolutamente chiare e che ci siano controlli interni per individuare potenziali discrepanze prima della successiva riconciliazione.

Usa una lista di controllo per la riconciliazione del bilancio

Se le liste di controllo sono sufficienti per piloti, astronauti e chirurghi, lo sono anche per l'ufficio finanziario. Trasformare il processo di riconciliazione in una lista di controllo può aiutare a prevenire potenziali errori e semplificare l'intero processo.

Sfide associate alla riconciliazione del bilancio

Come molti altri processi finanziari, la riconciliazione del bilancio è difficile, richiede molto tempo ed è potenzialmente soggetta a errori. Ecco alcune sfide a cui prestare attenzione mentre lavori alle transazioni della tua organizzazione.

Dati e fogli di calcolo disconnessi

Una delle parti della riconciliazione che richiede più tempo è la centralizzazione di tutti i dati necessari, sia per la contabilità generale che per la documentazione di supporto con cui li confronterai. Questi dati sono spesso distribuiti su più strumenti e fogli di calcolo e troppo spesso si trovano transazioni nascoste in uno strumento rimasto inutilizzato per mesi e troppo tardi nel processo.

Errori manuali e imprecisione dei dati

Maggiore è il numero dei processi manuali coinvolti nelle transazioni quotidiane della tua organizzazione, maggiori sono le opportunità che si creano per errori e imprecisioni. Dal momento che trovare e risolvere questi problemi è lo scopo principale della riconciliazione, le organizzazioni che si affidano molto al lavoro manuale impiegheranno più tempo ad effettuare le riconciliazioni.

Mancanza di controlli interni

Quando ogni dipartimento ha un proprio metodo per gestire queste transazioni, con pochi controlli per standardizzare i processi, potresti dover passare in rassegna giornali imprecisi per preparare però un bilancio accurato.

Come il software può migliorare il processo di riconciliazione del bilancio

Potresti aver notato punti in comune.

L'eccessiva dipendenza da processi manuali e fogli di calcolo crea errori che si sommano ad unmaggiore lavoro quando è il momento di riconciliare il bilancio. Ecco perché avere il software giusto è fondamentale per ottimizzare il processo di riconciliazione di bilancio. Questo perché il software:

• Standardizza la riconciliazione del bilancio per ridurre il rischio di errori umani
• Centralizza i dati da più fonti grazie alle integrazioni
• Automatizza le attività più dispendiose in termini di tempo legate alla riconciliazione, come la corrispondenza delle transazioni
• Crea un record di eventuali modifiche alla contabilità generale per un controllo e una revisione più agevoli

Con il software giusto, è possibile completare le riconciliazioni di bilancio in meno tempo e con meno errori, impostando al contempo controlli che prevengono le discrepanze che si stanno verificando.

Domande frequenti sulla riconciliazione del bilancio

La riconciliazione del bilancio può essere un processo complesso, ma qualunque siano le tue domande, noi abbiamo le risposte.

Perché riconciliamo solo i conti di bilancio?

I conti di bilancio vengono riconciliati più frequentemente perché sono considerati conti permanenti (o continui), nel senso che riportano i saldi da un periodo contabile a quello successivo. Ciò significa che anche eventuali errori che emergeranno verranno riportati, rendendo la riconciliazione ancora più importante.

Con quale frequenza è necessario riconciliare i conti di bilancio?

La riconciliazione dei conti di bilancio avviene di solito secondo una tempistica che coincide con la chiusura del mese o con chiusure finanziarie meno frequenti. Ciò significa che possono essere eseguite anche mensilmente, ma di solito vengono eseguite trimestralmente o annualmente.

Quali sono le 5 asserzioni di bilancio?

Le cinque asserzioni di bilancio vengono utilizzate da revisori e analisti finanziari per valutare l'accuratezza di ciò che è rappresentato in un bilancio. Ecco queste asserzioni:

1. Esistenza: l'attività, la passività o il patrimonio netto riportati esistono effettivamente alla data indicata nello stato patrimoniale?
2. Diritti e obblighi: l'organizzazione possiede o ha il diritto di utilizzare le risorse indicate? Ha obblighi legali per le passività indicate?
3. Completezza: tutte le attività, le passività, le transazioni azionarie e i saldi pertinenti sono inclusi?
4. Valutazione o misurazione: gli importi registrati nel bilancio rappresentano il vero valore di attività, passività e patrimonio netto?
5. Presentazione e divulgazione: le informazioni sono chiare e comprensibili? Vengono fornite tutte le informazioni necessarie?

Qual è il ruolo della riconciliazione del bilancio nel processo di chiusura finanziaria?

La riconciliazione del bilancio è una parte essenziale della chiusura dei conti perché garantisce che l'ufficio finanziario lavori con dati accurati. Altrimenti, potresti finalizzare i tuoi rendiconti finanziari senza tenere conto di errori importanti che potrebbero alterare in modo significativo i risultati.

Semplifica la riconciliazione dei bilanci con il software finanziario

La riconciliazione del bilancio è un processo complesso che fornisce ai diparimenti AFC i numeri necessari per la chiusura del mese e per l'importante rendiconto finanziario. Ma esiste un modo semplice per eliminare la maggior parte del lavoro manuale coinvolto, semplificando al tempo stesso l'intero processo. Il software finanziario rende la riconciliazione del bilancio un gioco da ragazzi. Centralizza tutti i dati necessari per riconciliare, automatizza la maggior parte del lavoro e fornisce le informazioni necessarie per prevenire errori in futuro.