Che cos'è la riconciliazione dei conti in finanza?

La riconciliazione dei conti può essere un compito arduo per i team finanziari di tutte le dimensioni, ma i vantaggi lo rendono indispensabile quando si tratta di gestire la tua attività Conti. Questo articolo tratterà le basi della riconciliazione dei conti, i vantaggi che offre, cosa richiede il processo e come farlo nel modo più efficiente possibile.

Che cos'è la riconciliazione dei conti in finanza?

La riconciliazione dei conti è il processo che consente di garantire che la contabilità generale (GL) della società sia corretta ed equilibrata confrontandola con le fonti secondarie. Fornisce ai team finanziari e contabili la garanzia che i loro libri contabili siano completi e aggiornati durante il processo di chiusura. La riconciliazione fornisce inoltre l'attendibilità di tutti i dati GL utilizzati nel Reporting e nel processo decisionale. La best practice consiste nel riconciliare mensilmente tutti i GL Conti, un'attività ad alta intensità di lavoro che l'automazione può accelerare, consentendo a te e ai tuoi team di rimanere aggiornati più velocemente.

Perché è necessaria la riconciliazione dei conti?

L'accuratezza e l'integrità della contabilità generale sono essenziali per molteplici aspetti dell'organizzazione. Oltre alla sua importanza per Reporting e per il processo decisionale, ci sono diversi vantaggi chiave della riconciliazione:

1. Identifica e risolvi più rapidamente errori e discrepanze
   I problemi non possono essere risolti finché non vengono identificati. La best practice consiste nel riconciliare Conti ogni mese, offrendo l'opportunità di trovare e risolvere gli errori contabili in tempi più brevi, identificare le attività non autorizzate e garantire che i fondi aziendali vadano dove sono necessari.
   
2. Tieni traccia di pagamenti, commissioni e spese
   I pagamenti regolari possono essere monitorati in modo più efficiente, assicurando che raggiungano i fornitori in tempo ed evitando costose interruzioni del servizio. Le commissioni e le spese possono essere monitorate in modo più efficace, evitando eventuali casi di problemi bancari o fiscali nel tuo Bilancio.
   
3. Fornire report finanziari accurati e aggiornati
   Internamente, le decisioni chiave vengono prese utilizzando Dati finanziari e la disponibilità e l'accuratezza di tali Dati è fondamentale per queste decisioni.
   Esternamente, anche gli audit e la responsabilità dipendono da questi rapporti. Essere in grado di fornire rapidamente informazioni aggiornate può accelerare questi processi.
4. Gestire e ottimizzare Cash flowaziendali
   La riconciliazione non solo mantiene il tuo team pratico e in contatto con le tue finanze, ma offre anche l'opportunità di identificare e correggere le inefficienze.

Quali sono i diversi tipi di riconciliazione dei conti?

Sebbene il processo di riconciliazione dei conti sia simile in Conti, ci sono alcune differenze fondamentali da tenere a mente.

• Riconciliazione bancaria
  • La riconciliazione bancaria è la forma più comune di riconciliazione. La riconciliazione bancaria viene eseguita prendendo i tuoi estratti conto bancari e i tuoi conti aziendali e assicurandoti che siano d'accordo.
• Riconciliazione di cassa piccola
  • Poiché è facile perdere di vista la piccola cassa, questo tipo di riconciliazione verifica che questi contanti siano in linea con la politica aziendale e le ricevute, un processo essenziale per evitare errori e abusi.
• Riconciliazione fornitori
  • La riconciliazione fornitori è il processo di contabilità fornitori per garantire che le spese effettive corrispondano alle fatture fornitore ricevute.
• Riconciliazione specifica per l'azienda
  • La riconciliazione specifica dell'azienda è il confronto dei record interni all'inizio e alla fine del ciclo finanziario. La frequenza di questo processo dipende dal tipo di attività svolta, dai beni venduti o dai servizi forniti. I servizi finanziari sono spesso necessari per riconciliare i Conti dei clienti con i fondi dei clienti più frequentemente rispetto ad altri tipi di attività.
• Riconciliazione intercompany
  • Intercompany riconciliazione è la verifica e il bilanciamento delle Transazioni tra società e Filiali dello stesso gruppo societario.
• Riconciliazione delle carte di credito
  • La riconciliazione delle carte di credito è il confronto degli estratti conto delle carte di credito con i registri delle società.

Come funziona la riconciliazione dei conti

Qualsiasi transazione o movimento di fondi in una società è documentato. Quando si hanno due fonti per queste Transazioni, c'è spazio per le discrepanze. La riconciliazione dei conti può essere eseguita ovunque si disponga di una fonte secondaria per le informazioni finanziarie, come una ricevuta, un estratto conto bancario e documenti simili. Se confrontate, entrambe le fonti dovrebbero concordare tra loro. La riconciliazione è il processo di verifica della concordanza di queste voci e di analisi di eventuali voci non corrispondenti o valori anomali per correggere la discrepanza e bilanciare entrambe le origini.

Metodo 1: riconciliare con un rendiconto finanziario, un estratto conto bancario, un estratto conto della carta di credito o un estratto conto del prestito

L'esempio seguente è per una riconciliazione della carta di credito, ma i passaggi rimangono simili per un rendiconto finanziario, un estratto conto bancario o un estratto conto del prestito. È essenziale che, a parte gli interessi e le commissioni, non vi siano voci non riconciliate nei rendiconti.

1. Raccogli e ordina le ricevute e la nota spese. Questo veniva tradizionalmente fatto manualmente con ricevute cartacee e moduli di spesa, ma ora può essere automatizzato utilizzando un software di gestione delle spese.
2. Abbina Transazioni alle istruzioni. Ogni transazione registrata nell'estratto conto della carta di credito deve avere la ricevuta o il Report di spesa corrispondente con valori concordati.
3. Risolvere gli errori. Non tutti gli errori sono intenzionali o dannosi, a volte gli errori accadono. Ad esempio, su una carta di credito, potrebbe essere richiesto un rimborso per una transazione annullata, una commissione per un addebito non riuscito o addebiti duplicati accidentali. Se vengono identificate discrepanze attraverso questo processo, assicurati di avvisare la tua banca.

Metodo 2: riconciliare l'attività dell'account

1. Confronta l'estratto conto bancario del conto con l'estratto conto di cassa. Assicurati che tutte le voci siano in accordo con entrambe le fonti e annota tutte le voci che non hanno una controparte.
2. Identifica i pagamenti su un lato che non appariranno come pagamenti sull'altro. Questi possono includere assegni e transazioni bancomat sul lato del libro cassa e commissioni di servizio, scoperti e commissioni sul lato del conto.
3. Corrispondenza Transazioni visualizzate in entrambi i record. Se ce ne sono alcuni che non hanno una voce appropriata nell'altro record, aggiungilo.
4. Controlla l'estratto conto bancario per verificare la presenza di errori. Gli errori bancari sono rari, ma è essenziale avvisare la propria banca non appena ne vengono identificati. La correzione apparirà quindi nei rendiconti futuri, ma dovrà essere bilanciata ora per completare la riconciliazione di questo ciclo.
5. Verificare che i saldi corrispondano. Una volta che tutti i valori anomali e gli errori sono stati risolti e bilanciati, entrambe le affermazioni dovrebbero ora concordare. Eventuali discrepanze devono essere segnalate e spiegate.

Metodo 3: Riconciliare con l'attività di contabilità secondaria

1. Come nei metodi precedenti, iniziare confrontando le voci CoGe con il libro mastro secondario e identificare eventuali discrepanze. Presta molta attenzione a tutte le transazioni non ricorrenti, poiché queste sono le voci che hanno maggiori probabilità di avere errori. Altri problemi comuni sono gli errori di duplicazione, le voci nel conto sbagliato e gli errori di trasposizione.
2. Abbina i movimenti tra i libri mastri. Assicurati che ogni voce abbia la sua controparte nell'altro libro mastro e che gli importi corrispondano. Prendere nota di eventuali errori.
3. Analizzare gli errori. Una volta identificati e compresi gli errori, adottare le misure appropriate per risolverli e assicurarsi che vengano inseriti correttamente in entrambi i registri.
4. Confrontare e regolare i saldi. Se tutti gli aggiustamenti e le correzioni sono stati completati, i libri mastri dovrebbero ora concordare.

Che ne dici di riconciliarti con un rollforward?

A differenza di una riconciliazione completa, un rollforward non utilizza una seconda origine di informazioni per convalidare l'attività. Questo metodo comporta bassi tassi di rilevamento degli errori e un basso controllo interno e non è consigliato.

Con quale frequenza un'azienda dovrebbe riconciliare i propri Conti?

La migliore pratica è quella di riconciliare i Conti della tua azienda almeno una volta al mese. Questo si allinea con gli estratti conto bancari che aiutano a semplificare e organizzare il processo. La riconciliazione mensile offre agilità finanziaria e flessibilità per identificare e risolvere gli errori.

Per le aziende con cicli finanziari irregolari, con picchi stagionali o in cui le responsabilità e il carico di lavoro ricadono più pesantemente in determinati momenti del mese, potrebbe essere meglio rinviare la riconciliazione per adattarsi a questi carichi di lavoro irregolari.

Le aziende con un volume maggiore di transazioni o rischio di frode possono effettuare riconciliazioni giornaliere. Questo ha il vantaggio di identificare i problemi prima che i fondi si spostino dal tuo Conti. Se questo sembra eccessivo, tieni presente che questo non è l'ideale per tutte le aziende e la maggior parte delle aziende che effettuano riconciliazioni giornaliere hanno un team dedicato a tale scopo.

Riconciliazione dei conti e contabilità in partita unica

Le aziende che utilizzano libri a partita singola possono comunque riconciliare i loro Conti. Il tuo GL dovrebbe comunque essere d'accordo con fonti secondarie come i tuoi estratti conto bancari. Per una contabilità generale a voce singola, è possibile aggiungere una colonna al libro mastro che è possibile utilizzare per indicare che la voce è stata riconciliata con la seconda origine.

Consolidamento e riconciliazione dei conti

Quando si ha a che fare con più società o Filiali, una riconciliazione Intercompany inefficiente nel processo di consolidamento può rallentare drasticamente la chiusura. Può essere un esercizio doloroso e dispendioso in termini di tempo andare a fondo delle discrepanze.

Le best practice generalmente accettate sono quelle di decentralizzare la riconciliazione attribuendo la responsabilità alla filiale e di anticipare la chiusura all'inizio del ciclo per preparare i processi in anticipo.

Un altro problema con Intercompany riconciliazione sono gli strumenti utilizzati per eseguire la riconciliazione e il consolidamento. Contrariamente a quanto ci si potrebbe aspettare dal decentramento, un unico strumento completo offre una Reporting molto più affidabile e una chiusura rapida rispetto agli strumenti separati.

Fasi del processo di riconciliazione dei conti

In tutti i tipi di riconciliazioni dei conti, ci sono passaggi coerenti che dovrai sempre eseguire. Non importa se si tratta di una riconciliazione della carta di credito con un libro mastro a partita singola per una piccola impresa o di una riconciliazione Intercompany .

1. Determinare il punto di partenza

Il primo passo per iniziare il processo di riconciliazione è, beh, iniziare! Il tuo team dovrebbe identificare i Conti che devono essere riconciliati, raccogliere i saldi iniziali per il periodo di riconciliazione scelto e assicurarsi di avere accesso alla documentazione di supporto di cui avrà bisogno.

2. Raccogli i tuoi dati

In questa fase, il tuo team deve partire per una missione conoscitiva. Come un avvocato che costruisce il proprio caso, dovrebbe raccogliere tutti i documenti finanziari pertinenti, compilare tutta la documentazione di supporto per le transazioni registrate e ricontrollare l'accuratezza di ciò che ha raccolto.

3. Analizzare i dati

Questo è il passaggio più lungo e difficile della riconciliazione dei conti: analizzare effettivamente tutto ciò che è stato messo insieme. Il metodo esatto utilizzato in questa fase varia a seconda del settore e dell'approccio specifico del team, ma in genere si esamina ogni transazione e la si abbina ai documenti di supporto.

4. Salva i tuoi documenti

Dopo l'analisi, è necessario assicurarsi di disporre di un modo sistematico per registrare i risultati e renderli disponibili all'organizzazione nel suo complesso. Se un tale sistema di archiviazione non è già in atto, assicurati di crearne uno.

Cause delle discrepanze nella riconciliazione dei conti

Le discrepanze che si riscontrano durante una riconciliazione possono essere raggruppate in quattro categorie: errore umano ed errori, differenze di tempo, Dati mancanti o incompleti o Frode.

Errore umano ed errori

L'errore umano non può essere completamente eliminato da nessun processo finanziario, e questo include la riconciliazione. Ecco alcuni errori comuni a cui prestare attenzione:

• Errori lato business: Gli errori nella registrazione delle Transazioni, come omissioni o registrazioni errate nel libro cassa, contribuiscono alle differenze tra i saldi. Ciò può talvolta essere attribuito all'utilizzo di sistemi manuali, come i fogli di calcolo, per registrare le transazioni rispetto al software dedicato.
• Errori lato banca: Anche se rari, gli errori commessi dalla banca nella registrazione delle Transazioni, come omissioni o imprecisioni, non sono impossibili e possono portare a disparità tra i saldi contabili.

Differenze di temporizzazione

Le differenze di tempistica possono avere un impatto sia sulle transazioni basate su assegni che sui depositi automatici:

• Assegni: A causa dei potenziali ritardi nella gestione degli assegni, sono una causa frequente di problemi di riconciliazione. Eventuali assegni emessi da una banca ma non ancora depositati, o versati in banca e non ancora riscossi, comporteranno discrepanze.
• Addebiti, accrediti e depositi automatici: Qualsiasi processo automatizzato che la banca gestisce per conto dell'azienda può causare la modifica dei Conti senza alcuna annotazione fatta su fonti secondarie. Ciò include addebiti diretti e accrediti effettuati dalla banca per conto del cliente, tutti i pagamenti che la banca gestisce per conto dell'utente come l'affitto o le utenze, i depositi diretti, gli interessi, gli articoli disonorati e i dividendi.

Dati mancanti o incompleti e Transazioni

Non tutti i reparti operano con lo stesso rigore e il tuo team finanziario potrebbe dover affrontare la mancanza di Dati durante la riconciliazione di Conti. Per fortuna, queste discrepanze sono generalmente facili da individuare; Semplicemente non troverai un record corrispondente per la transazione che stai tentando di riconciliare. Sfortunatamente, riconciliarli può essere complicato e di solito comporta il contatto con il reparto responsabile della discrepanza.

Frode

La riconciliazione dei conti è una parte importante della prevenzione delle frodi poiché consente al team finanziario di esaminare attentamente ogni transazione finanziaria. Questo tipo di osservazione ravvicinata di solito rivelerà il problema e ti consentirà di indagare ulteriormente.

Sfide comuni nella riconciliazione dei conti

La parte più difficile di qualsiasi riconciliazione è risolvere le discrepanze. Spesso è un processo dispendioso in termini di tempo determinare la causa principale delle discrepanze.

Se la tua organizzazione ha un volume elevato di transazioni, ciò non farà che esacerbare i problemi di cui sopra. Più dati significa più tempo e più possibilità di errore. Come discusso in precedenza, le aziende che hanno un volume proibitivo di transazioni potrebbero voler prendere in considerazione una riconciliazione più frequente, per ridurre l'ambito di ciascun processo.

I processi manuali sono soggetti a errori umani. Quegli stessi errori umani che causano discrepanze in primo luogo, come refusi, sviste ed errori di Data entry , possono verificarsi durante il processo di riconciliazione.

La qualità e la coerenza dei dati di origine sono importanti. I diversi formati delle fonti Dati possono causare incongruenze quando si cerca di metterli tutti d'accordo tra loro.

Per affrontare queste e altre sfide, una piattaforma di Performance finanziaria dedicata che gestisce la riconciliazione è l'ideale per automatizzare e semplificare il processo.

Come scegliere un software di riconciliazione contabile per semplificare il processo AR

Quando si sceglie il software di riconciliazione giusto per te e la tua azienda, ci sono numerose domande da considerare. Eccone cinque a cui pensare:

1. Il software si integra con i sistemi finanziari ed ERP esistenti, il software di contabilità? In questo modo si ridurranno le incoerenze di qualità dei dati.
2. Questo software ha le funzionalità di automazione che desideri? L'obiettivo finale è quello di mitigare la possibilità che l'errore umano influisca sulla chiusura, quindi più robusta è l'automazione, meglio è.
3. Questo software richiederà un onboarding significativo o è abbastanza intuitivo da ottimizzarsi nel tuo Workflowesistente? Un software sofisticato non deve avere un'Interfaccia indecifrabile. Un design efficace e familiare, insieme a una documentazione e a un supporto completi, aiuteranno i team finanziari a iniziare a utilizzare il software in tempi più brevi.
4. Com'è Sicuro il software? Dispone di misure di sicurezza adeguate come la crittografia e il controllo degli accessi Sicuro per proteggere i tuoi dati?
5. Il software fornirà visibilità in tempo reale sui processi che gestirà e fornirà ai tuoi team finanziari adeguati strumenti di tracciamento e monitoraggio? Fornisce anche la conformità e l'auditing di Capacità?

Vantaggi del software di riconciliazione dei conti

Il software di riconciliazione dei conti può cambiare completamente il modo in cui il tuo team gestisce questo processo finanziario essenziale. Ecco perché.

1. Automazione ed Efficienza: Automatizzando la laboriosa attività di riconciliazione e accelerando l'identificazione delle discrepanze, il software di riconciliazione dei conti consente al team finanziario di dedicare il proprio tempo alla risoluzione di tali discrepanze.
2. Riduzione degli errori e precisione dei dati: Il software di riconciliazione dei conti è progettato per ridurre al minimo il rischio di errori umani associati alla Data entry e all'abbinamento manuali. L'accurata corrispondenza delle transazioni riduce le probabilità di discrepanze.
   
3. Visibilità e conformità: Il software di riconciliazione fornisce visibilità in tempo reale sul processo di riconciliazione, consentendo di tenere traccia dello stato delle riconciliazioni, visualizzare i dati storici e banalizzare Reporting. Questa Visibilità è fondamentale ai fini della compliance, in quanto crea un chiaro audit trail, garantendo la trasparenza.

   Idealmente, il software sarà dotato di supporto per i requisiti normativi e faciliterà audit più agevoli da parte di detti organismi di regolamentazione.

Conclusione: riconciliazione dei conti più semplice con la tecnologia finanziaria

La tecnologia giusta può semplificare i processi di chiusura con un'automazione completa, una corrispondenza delle transazioni semplificata e uno sforzo manuale ridotto al minimo. La giusta Performance finanziaria Piattaforma rende la riconciliazione più semplice ed efficiente. Scopri di più su come scegliere la Performance Piattaforma finanziaria più adatta a te.