Le 6 maggiori sfide di Chiusura finanziaria e Reporting (e come affrontarle)

Molti processi finanziari richiedono molto tempo e ore di duro lavoro da parte di più team. Tuttavia, pochi di questi sono così intensivi come Chiusura finanziaria e Reporting, soprattutto per le organizzazioni con più filiali. Senza sforzi dedicati per migliorare la tua Chiusura finanziaria, questo processo può diventare rapidamente così ingestibile che l'intero team farà gli straordinari ogni mese.

Le maggiori sfide con Chiusura finanziaria e Reporting

Nessuno sosterrà che chiudere correttamente i libri contabili è essenziale per mantenere le organizzazioni conformi, finanziariamente sane e in costante crescita. Tuttavia, il processo di Chiusura finanziaria può essere uno degli sforzi più dispendiosi in termini di tempo e risorse per un team finanziario, causando mal di testa a tutte le persone coinvolte. Ecco alcune delle sfide di Chiusura finanziaria a cui devi prestare attenzione se vuoi ridurre questi mal di testa.

1. Bilanci irrilevanti

Uno dei principali risultati del processo di Chiusura finanziaria sono i rendiconti finanziari che i leader possono utilizzare Report per agli azionisti, valutare la salute finanziaria dell'organizzazione e prendere decisioni che facciano sì che le cose si muovano nella giusta direzione. Ma poiché una chiusura finanziaria può richiedere notoriamente molto tempo, i team finanziari spesso si trovano a correre contro il tempo per produrre dichiarazioni tempestive e pertinenti. Troppo spesso, questo sembra un compito impossibile. Qualsiasi tentativo di accelerare il processo di Chiusura finanziaria è solitamente stimolato dalla necessità di bilanci più tempestivi.

2. Qualità dei dati

I dati finanziari possono essere incoerenti, soprattutto tra più filiali o sedi. Tra fatture non pagate, aggiornamenti mancanti e Conversione di valuta errata, non tutti i Dati che otterrai per la tua Chiusura finanziaria saranno di alta qualità. Questo può creare lavoro extra per il tuo team mentre elabora, pulisce e segue Dati di scarsa qualità.

3. Squadre diverse

Una volta che la tua organizzazione raggiunge una certa dimensione, probabilmente dovrai lavorare con team remoti, anche in fusi orari diversi. Questo può rendere la collaborazione molto più complicata. Le riunioni devono essere tenute in orari che possono essere scomodi per alcuni, i giorni possono essere persi poiché i file importanti vengono inviati alla fine della giornata per un team ma nel cuore della notte per un altro, e mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda è molto più difficile quando non puoi riunirli tutti nella stessa stanza.

4. Sistemi non corrispondenti

Indipendentemente dal fatto che la tua organizzazione abbia più sedi o Filiali, il tuo processo di Chiusura finanziaria coinvolgerà più sistemi che potrebbero non integrarsi bene tra loro. Alcuni team potrebbero utilizzare fogli di calcolo aggiornati manualmente per tenere traccia degli ordini, mentre altri gestiscono tutto con un software di contabilita avanzato. Poiché ogni sistema finanziario è completamente diverso, il processo di Chiusura finanziaria rappresenta il tempo extra necessario per tradurre tutti questi dati in qualcosa di utilizzabile.

5. Errore umano

Tutti i processi finanziari, in particolare quelli che si basano su input manuali, possono essere pieni di errori. Data entry errori di battitura e refusi possono inserire irregolarità nei tuoi Dati finanziari che possono passare inosservate fino al momento della tua Chiusura finanziaria. Il team che gestisce la chiusura deve quindi essere abbastanza vigile da individuare questi errori mentre funzionano. Spenderanno anche tempo prezioso per seguire gli importi inseriti in modo errato con le persone giuste per correggerli.

6. Risorse adeguate

Come molti processi che coinvolgono il team finanziario, è troppo facile non pensare alla Chiusura finanziaria e Reporting fino all'undicesima ora. Questo può portare a team oberati di lavoro con non abbastanza tempo per chiudere i libri contabili in modo efficace o il software giusto per lavorare in modo efficiente. Mentre alcuni leader possono pensare a questi processi come a poco più di una casella da spuntare, l'Ufficio del CFO sa quanto siano cruciali per l'organizzazione. Questo può portare a un tiro alla fune poiché i leader finanziari cercano di ottenere più risorse per i loro team che altri leader non sono sempre disposti a fornire.

I leader hanno accesso alle informazioni finanziarie più rapidamente

Tutti i tipi di leader si affidano ai rendiconti finanziari per Report sulla Performancedell'organizzazione, prendere decisioni e pianificare iniziative future. Più a lungo i leader devono aspettare per queste dichiarazioni, più tempo impiegheranno i loro compiti. Ottimizzando il processo di Chiusura finanziaria , è possibile ottenere questi rendiconti più velocemente, portando a una maggiore efficienza per il team di leadership. 

Niente più notti a tarda notte per l'ufficio del CFO

Forse nessun processo comporta così tante notti in bianco per contabili, controllori e altri professionisti nell'ufficio del CFO come la chiusura dei libri contabili. Quando così tanti leader e reparti dipendono dall'avere rendiconti finanziari aggiornati, c'è molta pressione per fare le cose il più rapidamente possibile, il tutto evitando errori. Quando si adottano le misure necessarie per migliorare il processo di Chiusura finanziaria , è possibile migliorare drasticamente l'equilibrio tra lavoro e vita privata per tutti i membri dell'Ufficio del CFO.

Bilanci più rilevanti

Se i rendiconti finanziari richiedono troppo tempo per essere preparati, hanno poca rilevanza per i leader e i team che si affidano ad essi. Ecco perché uno dei maggiori vantaggi del miglioramento del processo di Chiusura finanziaria è quello di velocizzare la consegna dei rendiconti finanziari, il che significa che riflettono le informazioni attuali, rendendoli più rilevanti per tutti.

Aumento esponenziale dell'Efficienza

Il tuo processo di Chiusura finanziaria ti sembra ogni mese più difficile? Questo perché le inefficienze non si sommano, ma aumentano più rapidamente. Data entry errori, sistemi diversi e processi imprecisi si combinano per rendere sempre più complicata la chiusura dei libri contabili. Quando si rinnova e si ottimizza il processo di Chiusura finanziaria, si inverte questa tendenza e si aggiungono miglioramenti che si accumulano in modo esponenziale. Ogni mese, la tua Chiusura finanziaria diventa più rapida e semplice man mano che i tuoi team si adattano al nuovo processo e trovano nuovi modi innovativi per essere efficienti.

Miglioramenti a livello di consolidamento

Il consolidamento dei dati da più entità può essere difficile, ma ci sono modi per migliorare anche questo aspetto del processo:

• Standardizza il tuo grafico di Conti in tutta l'organizzazione considerando tutti i parametri richiesti per il Consolidato e ilReportingdi gruppo.
• Ottimizzare la struttura organizzativa (ad esempio, chiusura o fusione di società dormienti).
• Stabilire rigorose linee guida di materialità con l'accordo di Revisori.

Miglioramenti tecnici

Se le entità coinvolte nel processo di Chiusura finanziaria utilizzano ancora fogli di calcolo per la maggior parte del loro lavoro, è possibile apportare miglioramenti tecnici automatizzando:

• Controlli, dalle sottomissioni di entità al livello di Consolidato, con Regole di validazione
• Riconciliazioni per saldi Intercompany e Transazioni
• Finanziario e gestionaleReporting
• Conversione di valuta
• Eliminazioni e rettifiche
  

È inoltre possibile utilizzare una piattaforma di Performance finanziaria che monitora automaticamente i risultati di Workflow, stato e convalida.

Uno dei modi migliori per implementare questi miglioramenti tecnici in tutte le tue entità con una quantità minima di lavoro è adottare una piattaforma di Performance finanziari completamente integrata come Prophix. I leader finanziari, i controller e i CFO hanno bisogno di una piattaforma costruita tenendo conto delle loro esigenze, che includa funzionalità che aiutino a ottimizzare la chiusura finanziaria come la riconciliazione automatica dei conti, la raccolta dati semplificata, l'anomalia di rilevamento assistita dall'intelligenza artificiale e altro ancora. Ottieni una demo gratuita di Prophix in azione qui.