5 errori comuni nell'acquisto di software per budget e previsioni

Come scelgo il software di budget e previsioni giusto per la mia azienda? Quali errori devo evitare quando valuto il budget e le previsioni dei fornitori? Il costo è l'unico fattore che dovrei considerare nella mia decisione?

Sono tutte domande che possono sorgere quando stai pensando di investire in software di budget e previsione, e ha senso: può essere un grande investimento e vuoi evitare le insidie più comuni che derivano dalla scelta di una nuova soluzione per il tuo team finanziario.

Che cos'è un software di budget e previsioni

Il software per budget e previsioni, noto anche come software di Financial Performance Management[EC1] (FPM) o Corporate Performance Management (CPM), è uno strumento progettato per CFO, responsabili finanziari e responsabili delle decisioni. Alcune delle sue caratteristiche principali includono:

• Gestione di attività finanziarie cruciali come Reporting, budgeting e pianificazione.
• Semplificazione del processo di gestione del budget e automazione delle attività ripetitive.
• Integrazione di Dati direttamente dalla fonte, fornendo accesso immediato ai punti Dati in tempo reale.
• Consentire la creazione di previsioni complete e approfondite.
• Consentendo l'analisi di dati complessi.

In definitiva, il software di budget e previsione è una componente essenziale di Financial Performance Management, offrendo una visione chiara delle finanze della tua organizzazione.

Errore #1: Concentrarsi sul costo piuttosto che sulla capacità

L'adagio "ottieni ciò per cui paghi" è vero.

Non è raro che le aziende abbiano in mente un prezzo quando cercano software per budget e previsioni. Tuttavia, il costo non è l'unico fattore che dovrebbe guidare la tua decisione.

Quando si sceglie un software di budget e forecast basato esclusivamente sui costi, si corre il rischio di rinunciare a Capacità critiche come Collaborazione, Data integratione Sicurezza a favore di un componente aggiuntivo di Excel con funzionalità limitate.

Prima di valutare le soluzioni software per budget e previsioni, è necessario identificare una lista dei desideri di applicazioni che consentono di ottimizzare i processi, migliorare l'accuratezza e promuovere la Performanceaziendale, quindi valutare i fornitori in base a quanto bene si adattano alla capacità desiderata.

Anche esaminare le recensioni degli analisti e dei clienti del settore può essere utile per guidare la tua decisione. I report e le recensioni di coloro che hanno esperienza pratica possono fornire informazioni su quali capacità concentrarsi, capire perché alcune organizzazioni hanno fatto un investimento e l'impatto che il software ha avuto sulla loro Performance aziendale in generale.

Errore #2: lasciare i servizi a valore aggiunto sul tavolo

Molti fornitori di software per budget e previsioni offrono servizi aggiuntivi a valore aggiunto nell'ambito dell'implementazione e della relazione continuativa, tra cui:

• Assistenza clienti estesa : un'aggiunta al contratto che di solito comporta l'accesso diretto all'assistenza clienti, ore di consulenza aggiuntive e opportunità di formazione.
• Implementazione self-service : alcuni fornitori offrono un processo di implementazione self-service che include indicazioni dettagliate su come configurare il software.
• Apprendimento continuo: accesso a una libreria di corsi sul software e su come ottenere Valore continuo dal tuo investimento.

Sebbene i servizi a valore aggiunto possano aumentare il costo del tuo contratto, è importante considerare se ti faranno risparmiare denaro a lungo termine. L'assistenza clienti estesa può garantirti le risorse necessarie per risolvere immediatamente qualsiasi problema, senza lo stress di dover contattare una linea di assistenza. Le risorse di implementazione self-service possono anche migliorare l'adozione da parte degli utenti finali, il che significa che vedrai prima un ritorno sul tuo investimento in budget e software previsionale.

Errore #3: Dare priorità alle esigenze a breve termine rispetto agli obiettivi a lungo termine

Quando si inizia a cercare un software per budget e previsioni, è probabile che si abbia un'esigenza a breve termine da soddisfare, sia che si voglia ridurre il tempo dedicato alla definizione del budget, automatizzare la creazione e la distribuzione di Report o creare un Dashboard con KPI critici.

Tuttavia, quando dai la priorità a un'esigenza a breve termine rispetto agli obiettivi a lungo termine della tua azienda, potresti ritrovarti con una soluzione che non può essere scalata per soddisfare le tue esigenze. Scegliendo un software di budget e forecast con più applicazioni, come Budgeting & Planning, Reporting & Analisi, Consolidations e Riconciliazione intercompany, puoi soddisfare le tue esigenze immediate ed espandere il tuo caso d'uso in futuro.

Errore #4: Non parlare con gli altri utenti

La realtà è che i fornitori di software possono affermare tutto ciò che vogliono sul loro prodotto: è solo quando parli con altri utenti che puoi avere un'idea di quanto sia facile da usare una soluzione, quanto sia reattivo il loro supporto e quanto tempo ci vuole per implementarlo.

Molti fornitori di budget e previsioni offriranno di organizzare una chiamata di riferimento con un cliente in un settore simile o con un'azienda di dimensioni o un caso d'uso comparabili, in modo da poter capire meglio come il software funzionerà per te.

È consigliabile compilare in anticipo un elenco di domande e, se un fornitore non offre di impostare una chiamata di riferimento, è necessario richiederne una prima di procedere con il processo.

Se non sei in grado di parlare direttamente con gli utenti, vale la pena esplorare le storie di successo dei clienti dei fornitori nella tua lista. Ecco alcuni esempi di come i clienti hanno avuto successo con Prophix:

• Wilson Construction ha risparmiato fino a 4 giorni al mese per Reportingsettimanali e 2 settimane al mese per GL e WIP Reporting
• Mission Health ha ridotto di oltre il 40% il tempo dedicato al processo di budgeting annuale
• Spacesaver ha migliorato Reporting per ottenere informazioni migliori sul budget rispetto ai valori effettivi, alla redditività, alla manodopera e all'inventario
• Boulay ha registrato un miglioramento del 20,9% nell'accuratezza delle previsioni sull'utile netto

USA Properties ha registrato un aumento di 4 volte del numero di progetti in costruzione grazie a una migliore pianificazione operativa

Errore #5: Dare per scontato che il modo in cui fai le cose ora sia il modo migliore per farle

Quando si valuta il budget e il software di previsione, si può essere tentati di scegliere la soluzione più simile a come si fanno le cose ora. Se sei abituato a definire il budget in Excel, un fornitore che utilizza Excel come interfaccia può sembrare un'opzione interessante.

Ma è importante considerare che qualsiasi esigenza ti abbia spinto a prendere in considerazione il software di budget e previsione è derivata dall'utilizzo di fogli di calcolo. Se vuoi innovare e migliorare i tuoi processi, devi essere disposto a prendere in considerazione un modo migliore. Le piattaforme di budgeting e forecasting sono state progettate pensando a tutte le parti della trasformazione finanziaria. Con una piattaforma dedicata per il budgeting, la pianificazione, la Reporting, l'analisi e il consolidamento, non c'è limite a ciò che puoi ottenere. 

Come scegliere il software di budget e previsioni giusto per la tua azienda

In conclusion, choosing the right budget and forecast software is more than just a question of cost. It's about considering long-term goals, understanding the value-add services on offer, seeking user feedback, and being open to new ways of doing things. If you’re ready to learn more, check out this resource on FP&A software pricing. Remember, the ideal solution should not only cater to your immediate needs but also be scalable to meet future demands.

Evitare questi errori comuni nella valutazione del budget e delle previsioni dei fornitori di software può ottimizzare significativamente il processo di selezione e ottenere un migliore ritorno sull'investimento. Ricorda, una piattaforma di budget e forecast efficace come Prophix può rivoluzionare i tuoi processi finanziari con capacità avanzate di budgeting, pianificazione, Reporting, analisi e consolidamento.

Quindi, mentre intraprendi questo viaggio, mantieni la tua attenzione sulla Capacità che guiderà veramente la tua Performance aziendale e cerca una soluzione che sia in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine. Non accontentarti di ciò a cui sei abituato, ma sii pronto ad abbracciare un modo migliore di fare le cose. Dopotutto, l'obiettivo non è solo cambiare, ma trasformarsi in meglio.

Dai un'occhiata alla nostra guida sul software di budgeting per saperne di più.