Cos'è il budgeting incrementale?

Il budgeting incrementale è uno dei principali metodi di budgeting.

La premessa è semplice ed efficace: il tuo budget attuale ha funzionato bene. Perché cambiare ciò che funziona? Basta regolarlo.

Questa operazione è più simile all'esecuzione della manutenzione del budget che alla creazione di un nuovo budget. Per molte aziende con team di lean finance, questa è una proposta interessante.

Ma come si fa effettivamente a fare il budget incrementale? E come si confronta con altri metodi di budgeting?

Questo è esattamente ciò di cui parleremo in questo articolo.

Cos'è il budgeting incrementale?

La definizione del budget incrementale è un metodo di definizione del budget che consente di apportare rettifiche, ovvero gli incrementi, al budget dell'anno precedente. I team di budgeting in genere ottengono questo risultato incrementando le indennità di budget per l'aumento dei costi dovuto all'aumento delle tariffe, all'inflazione e così via.

A differenza di altri metodi di budgeting, come il budget a base zero, il budget incrementale ha il vantaggio di essere più rapido da realizzare. In questo senso, il budget incrementale è un'importante alternativa al budget a base zero.

Perché le aziende creano budget incrementali?

Le aziende creano budget incrementali perché il metodo di budgeting incrementale è semplice e coerente.

Come vedremo, questo è meglio quando non ci sono grandi cambiamenti all'orizzonte. È meno probabile che una startup utilizzi un budget incrementale; Tuttavia, un produttore o un'azienda di e-commerce potrebbe essere più propenso a utilizzarne uno.

Perché è importante comprendere il budget incrementale?

Il budget incrementale è importante da comprendere perché è il più intuitivo dei metodi di budgeting. Il budget incrementale è l'aforisma "Se non è rotto, non aggiustarlo" come processo di budgeting: presuppone che il budget dell'anno precedente fosse corretto e necessitasse solo di aggiustamenti.

Anche se ci sono certamente casi in cui questo è vero, i budget spesso beneficiano di un occhio più critico. Dare un nome al fenomeno dell'adeguamento del budget consente ai team di scegliere più consapevolmente di seguire il processo o di scegliere qualcos'altro.

Quando è meglio utilizzare un budget incrementale?

È consigliabile utilizzare un budget incrementale quando il budget dell'anno precedente era più o meno corretto e quando non ci sono eventi imminenti noti che richiederebbero una modifica al budget.

Vantaggi della definizione incrementale del budget

Oltre ad essere semplice e quindi veloce da preparare, il budget incrementale ha molti vantaggi.

Facile da preparare

I budget incrementali sono facili da preparare. La maggior parte del lavoro è stato fatto: il bilancio di base è stato fatto l'anno scorso. Da lì, tutto ciò che i team finanziari devono fare è analizzare lo scostamento da quel budget e modificare il nuovo budget per correggere tali scostamenti.

Coerenza e stabilità operativa

Ai responsabili di reparto piacciono i budget incrementali perché significa che sanno, più o meno, cosa aspettarsi e come allocare le proprie risorse. Questo, ancora una volta, presuppone una spesa ottimale per quella parte.

Questa coerenza porta a una stabilità operativa: senza grandi oscillazioni nel budget, i responsabili di reparto non devono ridurre o ridimensionare le loro attività. In altre parole: poiché non cambia molto, non molto andrà storto a causa dei cambiamenti.

Conveniente

I budget incrementali sono veloci da preparare, il che li rende anche più convenienti da preparare.

C'è una prospettiva che dice che gran parte del lavoro svolto dalla finanza può essere visto come uno spreco: perché costruire un nuovo budget da zero quando il budget precedente era all'80% del percorso?

Per alcune aziende, questo non è un argomento accettabile: la loro tolleranza al rischio è troppo bassa, le loro finanze sono troppo limitate o i loro obiettivi di crescita sono troppo aggressivi. Ma per altre aziende, ha perfettamente senso ed è un ottimo modo per liberare tempo per le previsioni, la modellazione, la conformità e le altre attività di cui il team finanziario è responsabile.

Riduce la rivalità interna tra i proprietari del budget

C'è pochissima politica interna durante un processo di budgeting incrementale. Poiché si utilizza il budget dell'anno precedente come base, la grande percentuale suddivisa per reparto è già stata decisa.

Ciò significa che i responsabili di reparto spenderanno meno tempo ed energia per ottenere una fetta più grande della torta e sosterranno invece i propri reparti. Sposta l'attenzione da "stai dando troppo alle vendite" a "Il marketing ha bisogno di un po' di più per le iniziative X, Y e Z".

Le modifiche sono semplici da monitorare

Poiché stai utilizzando il budget dell'anno precedente come base, qualsiasi modifica di anno in anno è facilissima da monitorare e trovare.

Naturalmente, più si giocherella con il budget, aggiungendo reparti, categorie e simili, più diventa difficile tenere traccia delle modifiche. Ma in questo senso, puoi semplicemente passare a una categoria più grande e confrontare a quel livello.

Svantaggi del budget incrementale

Sebbene il budget incrementale abbia molte ragioni per consigliarlo, ci sono casi reali in cui non è la scelta migliore. Diamo un'occhiata ad alcuni dei suoi limiti.

Promuove le spese in eccesso

Poiché si utilizza il budget dell'anno precedente come base, il processo di definizione del budget incrementale può favorire la spesa in eccesso perché consente a false ipotesi di passare attraverso il processo di definizione del budget.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia sovradimensionato il budget del reparto Marketing di $ 1 milione. Decidono di spenderlo in pubblicità, il che non sta dando il ROI previsto.

Senza un'analisi dettagliata, è possibile che il reparto marketing ottenga ancora più soldi nel nuovo anno per il processo di budgeting incrementale.

Un altro scenario correlato: poiché i responsabili di reparto vogliono aumentare il loro budget, potrebbero spendere più soldi per "dimostrare" che hanno bisogno di più soldi. Anche se sospettare che i responsabili di reparto e i proprietari del budget non abbiano a cuore l'interesse dell'azienda più ampia spendendo troppo non è mai una bella sensazione, rimane il lavoro del dipartimento finanziario essere l'amministratore del budget. La spesa eccessiva è un pericolo reale di qualsiasi processo di budgeting pigro, non solo di quello incrementale.

Incoraggia la capacità inutilizzata e l'inefficienza di bilancio

Poiché il budget incrementale tende ad essere un affare più rapido e semplice, c'è più possibilità che il budget in eccesso o i fondi mal gestiti vengano approvati come parte del nuovo budget.

scoraggia l'innovazione

Purtroppo, la natura stessa del budget incrementale scoraggia l'innovazione. Dal momento che stai usando il budget precedente come base, non c'è molto spazio per nuove idee.

Questo si ripercuote sui responsabili di reparto: a meno che non ci sia un aumento di budget sufficiente per i responsabili di reparto per investire in qualcosa di nuovo, questo metodo di budget lo scoraggia attivamente perché i loro fondi sono già stati allocati.

Inoltre, questo può portare a una certa discordanza tra la necessità di un'azienda di essere agile e la sua necessità di avere un budget annuale.

Non tiene conto dei cambiamenti e dei fattori esterni

A meno che non ci sia già un fondo nero nel budget, il risultato netto del processo di budgeting incrementale è che il budget non è adatto a reagire ai cambiamenti del mercato.

Una strategia che i team possono utilizzare per risolvere questo problema è l'aggiunta di fondi neri al budget, da allocare come il dipartimento finanziario ritiene opportuno durante tutto l'anno. Tuttavia, ciò comporta una serie di vantaggi e svantaggi: mettere da parte grandi quantità di denaro per un fondo nero è un lusso e c'è sempre il costo opportunità di utilizzare quel denaro per qualcosa di più ovviamente d'impatto.

Analisi limitata

Un ultimo problema del budget incrementale è che scoraggia il team di budgeting dall'eseguire un'analisi approfondita delle finanze dell'azienda. Questa è la radice di molti dei problemi a cui si è accennato in precedenza: un'analisi limitata è come si insinua la capacità inutilizzata di bilancio e l'eccesso di spesa.

Come creare un budget incrementale

Quindi, come si crea effettivamente un budget incrementale? È piuttosto semplice. A grandi linee, ecco i tre passaggi da seguire.

1. Raccogli le tue finanze dell'anno precedente

Raccogli tutte le tue finanze dell'anno precedente in un unico documento. È più pulito se fai un'analisi della varianza del budget per prepararti bene per il passaggio successivo.

2. Apporta modifiche al tuo nuovo budget in base a quanto appreso dagli anni precedenti

A questo punto, è possibile seguire i risultati dell'analisi della varianza del budget e apportare le modifiche necessarie al budget per creare il budget del nuovo anno.

Assicurati di anticipare le tendenze e di pensare al piano generale dell'azienda, se possibile. Alcuni incrementi o decrementi potrebbero essere maggiori di altri in base ai Dati disponibili quest'anno. Consultare il piano strategico dell'azienda è un ottimo modo per garantire che le modifiche apportate al budget siano allineate con gli obiettivi di crescita complessivi dell'organizzazione.

3. Tieni traccia dei cambiamenti anno dopo anno

Infine, si desidera tenere traccia delle modifiche anno dopo anno. Questo aiuta per un paio di motivi: in primo luogo, permette di guardare indietro agli anni precedenti e vedere il saldo degli stanziamenti di bilancio, che può servire come prezioso punto di riferimento per riprodurre l'attività di quell'Anno fiscale.

In secondo luogo, ti aiuta a raccontare una storia con i tuoi numeri: se il rapporto di mancato recapito è in costante crescita perché aumenti il successo dei clienti e il budget del team di marketing, questo è un argomento per apportare modifiche più intelligenti nei prossimi anni.

Confronto tra budget incrementale e altri metodi di budgeting

Come si posiziona il budget incrementale rispetto ad altri metodi di budgeting? Sebbene la quota di vantaggi e svantaggi del budget incrementale gli fornisca un chiaro caso d'uso, è comunque utile vedere un confronto con altri metodi di budgeting.

Budget incrementale vs. budget a base zero

Il budget incrementale e il budget a base zero potrebbero essere agli antipodi. 

Con il budget incrementale, non si parte da zero, come suggerisce il nome di budget a base zero. Invece, stai iniziando da una base che è all'80% del percorso e richiede solo poche modifiche. Il budget a base zero richiede di essere costruito da zero. 

Pertanto, il budget incrementale è molto più veloce del budget a base zero. 

Tuttavia, il budget a base zero risolve tutti gli inconvenienti riscontrati dai team che utilizzano l'approccio di budget incrementale. La spesa eccessiva, la capacità inutilizzata di bilancio e l'analisi limitata non sono preoccupazioni per il team che utilizza un approccio a base zero. Allo stesso modo, l'innovazione e i fattori esterni sono in primo piano nella mente del team di budgeting a base zero, poiché costruire il budget da zero richiede molta più considerazione.

Budget incrementale e budgeting basato sulle attività

Il budget incrementale è simile al budget basato sulle attività e si può sostenere che il budget incrementale è un sottoinsieme del budget basato sulle attività.

Il budgeting basato sulle attività è un processo di budgeting in cui le attività che comportano costi vengono registrate, analizzate e ricercate. Da lì, il team finanziario crea un budget basato su un'analisi dettagliata di tali attività.

È un processo molto più rigoroso rispetto al budget incrementale ed è più allineato con le attività reali di un'azienda. 

Il budget basato sulle attività ha anche il vantaggio di ridurre la capacità di budget, poiché stai allocando fondi solo per le attività aziendali. Poiché ciò offre al team finanziario e ai responsabili di reparto l'opportunità di esaminare tali attività, in teoria le attività estranee o inefficienti verranno eliminate.

Budget incrementale vs. budgeting basato su proposte di valore

Il value-proposition budgeting, chiamato anche budgeting basato sulle priorità, consiste nell'analizzare e giustificare il valore di ogni singola voce in un elenco di spese. Rispetto al budget incrementale, il budget basato su proposte di valore richiede molto più tempo, ma elimina completamente le spese in eccesso e il margine di manovra del budget.

Detto questo, il budget della proposta di valore può andare storto a seconda di chi è al tavolo del budget. È quindi importante, quando si segue un processo di budgeting della proposta di valore, mantenere i team allineati con la missione e gli obiettivi generali dell'azienda.

Conclusione: budget incrementale con Prophix

Ora sai tutto sul budget incrementale. Che cos'è, come funziona, perché potresti usarlo, cosa evitare e come si confronta con altri metodi di budgeting.

E se sei pronto a mettere in atto il budget incrementale, Prophix può aiutarti.

Con Prophix, è possibile importare tutti i dati finanziari precedenti, eseguire facilmente un'analisi della varianza del budget e produrre un nuovo budget da utilizzare come base per previsioni e scenari.

Fai clic sul link per provare Prophix oggi stesso. Scopri cosa puoi fare con Prophix.