Vantaggi e svantaggi del budget a base zero

Il budget a base zero ha il potere di rivoluzionare la gestione dei costi nella tua organizzazione. Non si tratta solo di macinare numeri, ma di promuovere un ambiente di responsabilità ed efficienza operativa.

Che cos'è il budget a base zero?

Il budget a base zero è un approccio al budget aziendale che richiede di iniziare ogni Anno fiscale con una base zero. Una base zero richiede che ogni dipartimento dettaglia le proprie esigenze fino alla Voce di bilancio, indipendentemente dall'importo richiesto nel budget dell'anno precedente.

Vantaggi del budget a base zero

Ci sono diversi vantaggi nel budget a base zero, che lo rendono un'opzione interessante per le aziende che cercano di capire come vengono allocati i loro fondi e le loro risorse a livello granulare.

1. Agilità migliorata

Uno dei vantaggi del budget a base zero (ZBB) è che aumenta la flessibilità del team finanziario. Gli amministratori di bilancio devono iniziare da zero e difendere le proprie esigenze di risorse durante ogni ciclo di budgeting, il che è inestimabile durante i periodi di incertezza economica.

2. Dati ottimizzati

Le aziende che adottano un approccio a base zero al proprio budget trattano Dati come una preziosa risorsa aziendale, evitando la confusione causata da fogli di calcolo disgiunti e da una cattiva governance dei dati. Ogni Valore assegnato al budget deve avere un'esigenza di accompagnamento, assicurandosi che non si aggiungano spese estranee.

3. Riprevisione più rapida

Il budget a base zero richiede Dati convalidati e ordinati, il che è un altro vantaggio. Questo stesso set di dati può accelerare i processi di previsione , riducendo significativamente il tempo necessario per riprevedere i guadagni e le entrate.

Svantaggi del budget a base zero

Ora, diamo un'occhiata ad alcuni degli svantaggi del budget a base zero e a come puoi superarli.

1. Visibilità limitata

Sebbene il budget a base zero (ZBB) eccelle in molte aree, non è in grado di proiettare risultati a lungo termine rispetto ai metodi convenzionali. Questo perché l'attenzione di ZBB è rivolta al riaggiustamento del budget, piuttosto che alle previsioni per il futuro. Per affrontare questo problema, è importante dedicare del tempo non solo alla revisione del budget, ma anche alla definizione delle priorità delle iniziative strategiche a lungo termine.

2. Laborioso

Per le organizzazioni abituate a un approccio incrementale al budgeting, ZBB può sembrare impegnativo. Ogni dipartimento deve comprovare le proprie spese e i propri piani senza basarsi su ipotesi degli anni precedenti. Nonostante sia un ottimo modo per frenare le spese eccessive, ZBB richiede la collaborazione tra i vari reparti all'interno dell'organizzazione.

3. Difficoltà di misurazione

Quando la produttività di un reparto non è facilmente quantificabile, decidere dove allocare i fondi e giustificare queste spese al senior management può rappresentare una sfida.

Vantaggi del budget a base zero

I vantaggi del budgeting a base zero, ovvero maggiore agilità, dati ottimizzati e riforecast più rapidi, possono tradursi in vantaggi significativi per il team finanziario e per l'organizzazione in generale, tra cui:

Operazioni orientate agli obiettivi

Quando sei costretto a considerare come viene speso ogni dollaro del tuo budget, devi anche valutare i tuoi obiettivi per l'anno e le risorse di cui hai bisogno per raggiungerli. Di conseguenza, gli obiettivi strategici della tua organizzazione sono definiti in modo più chiaro, dandoti chiarezza su ciò che è veramente importante.

Miglioramento della responsabilità

Il budget a base zero è un processo collaborativo che richiede a ciascun reparto di presentare le proprie esigenze di risorse per l'anno. Poiché ogni team è coinvolto nel processo, è più facile ritenerli responsabili delle loro decisioni e Performance. Il budget a base zero richiede anche frequenti check-in durante tutto l'anno, che è un momento opportuno per riunirsi come team per identificare le priorità e apportare modifiche.

Gestione ottimizzata dei costi

Forse il più grande vantaggio del budget a base zero è la gestione dei costi. Quando si adotta un approccio incrementale al budgeting, in cui si aumenta l'importo del budget totale di una certa percentuale ogni anno, si corre il rischio di riportare spese estranee che non sono in linea con gli obiettivi strategici. Il budget a base zero costringe i team a giustificare ogni costo, quindi è più facile identificare le aree in cui è possibile ridurre la spesa.

Le sfide del budget a base zero

Analizziamo le sfide che si possono incontrare quando si implementa il budget a base zero, dall'adesione degli stakeholder a un potenziale spostamento dell'attenzione e all'introduzione di incertezza e stress.

Consenso degli stakeholder

Se di solito si adotta un approccio incrementale al budgeting, può essere difficile ottenere il consenso degli stakeholder per un nuovo metodo. Se i tuoi team sono abituati a ricevere una determinata quantità di fondi ogni anno, può essere uno shock sentirsi chiedere di giustificare ogni Voce di bilancio. Prima di iniziare il budget a base zero, è importante spiegare i vantaggi del budget a base zero alla tua organizzazione e ottenere il consenso di tutti i tuoi stakeholder, in modo che tutti siano pronti a partecipare al processo.

Focalizzazione a breve termine

Il budget a base zero adotta un approccio granulare all'allocazione dei fondi, che è efficace per la gestione dei costi, ma può spostare l'attenzione sul breve termine. Quando si assegnano fondi a ciascuna voce, si corre il rischio di deprioritizzare i progetti a lungo termine, in particolare quelli che non hanno un risultato tangibile. Prima di iniziare il processo, è necessario stabilire una direzione chiara per le iniziative a lungo termine in modo che rimangano finanziate e dotate di personale.

Incertezza e stress

Il budget a base zero ha il potenziale per introdurre incertezza e stress nella tua organizzazione. Quando i dipartimenti devono difendere i propri budget, può sembrare che siano in competizione per i finanziamenti con altri team e possono preoccuparsi che i loro progetti e programmi vengano eliminati. Questo è il motivo per cui è così importante ottenere il consenso degli stakeholder prima di intraprendere ZBB, in modo che tutti comprendano le priorità a breve e lungo termine dell'organizzazione.

Best practice per il budget a base zero

Esploriamo le strategie più efficaci per implementare il budget a base zero nella tua organizzazione, inclusi i metodi di valutazione, il budget collaborativo e l'uso di software FP&A.

Valutare le richieste di risorse in base a un framework

Quando si utilizza il budget a base zero, è consigliabile misurare tutte le richieste di risorse rispetto a un framework standard. Ciò significa confrontare tutti i costi allo stesso modo, il che rende più facile decidere cosa è necessario. Aiuta anche a garantire che i budget di tutti i reparti siano valutati allo stesso modo e che le esigenze dei team con risultati misurabili non abbiano la priorità rispetto ad altre funzioni importanti (ad esempio, marketing, risorse umane, ecc.).

Rendilo uno sforzo collaborativo

Affinché il budget a base zero funzioni al meglio, è necessario che sia un lavoro di squadra. Tutte le persone coinvolte dovrebbero avere voce in capitolo sulle proprie esigenze di budget. In questo modo, tutti capiscono le decisioni e si sentono parte del processo. Si tratta di lavorare insieme per ottenere il miglior risultato.

Utilizzare il software FP&A

ZBB richiede di avere una visibilità completa in tutti i centri di costo, comprese le loro attività, produttività e ricavi. Il software FP&A è la soluzione ideale per questo metodo, in quanto aggrega i dati provenienti da tutta l'organizzazione, il che può essere un processo dispendioso in termini di tempo e manodopera nei fogli di calcolo.

Vale la pena notare che il software FP&A può anche essere indicato come softwareFinancial Performance Management (FPM),Corporate Performance Management (CPM)o Enterprise Performance Management (EPM).

Come si fa il budget a base zero?

Ci sono 5 passaggi chiave per il budget a base zero:

1. Definire obiettivi - Delinea ciò che speri di ottenere durante questo periodo di budget e quali risorse sono necessarie per renderlo possibile.
2. Identificare Fattori di costo : determina quali variabili influiscono sui ricavi e sui costi e analizza come cambiano nel tempo.
3. Classificare le spese: allocare ogni voce di bilancio in una delle quattro categorie: essenziali, strategiche, di supporto o discrezionali.
   1. Le spese essenziali sono necessarie per gestire la tua attività (ad esempio, affitto, buste paga, ecc.).
   2. I fondi strategici sostengono direttamente gli obiettivi strategici.
   3. I fondi di sostegno sostengono indirettamente gli obiettivi strategici.
   4. I fondi discrezionali sono solitamente riservati ai viaggi o all'intrattenimento, che sono facoltativi.
4. Allocare le risorse - Assegnare i fondi a ciascuna categoria di spesa e giustificare i benefici, i costi, i rischi e le alternative per ogni voce di bilancio.
5. Monitora il tuo budget - Confronta i tuoi risultati effettivi con il tuo piano e Report i risultati ai tuoi stakeholder.

Alternative al budget a base zero

Il budget a base zero non è l'unico approccio disponibile: esistono diverse alternative di budget che potrebbero essere più adatte ai tuoi obiettivi e obiettivi.

ZBB vs. budgeting basato sulle attività

Il budget basato sulle attività è un approccio Top-down che richiede di calcolare i fondi necessari per sostenere l'output o l'obiettivo desiderato. Ciò contrasta con il budget a base zero, che si concentra sulla contabilità dettagliata delle esigenze di ciascun reparto. Mentre il budget basato sulle attività enfatizza l'allineamento strategico e la crescita, il budget a base zero garantisce precisione e protegge da variazioni impreviste dei costi.

ZBB vs. budgeting incrementale

Il budget incrementale è il processo in base al quale si calcola il budget dell'anno corrente aggiungendo o sottraendo una percentuale dal piano. Al contrario, il budget a base zero non si basa affatto sul budget dell'anno precedente e richiede di avviare il processo da zero.

ZBB vs. budgeting continuo

La definizione continua del budget comporta l'aggiunta di un nuovo mese alla fine del budget per ogni mese che trascorre. Ciò ti consente di valutare a che punto sei ogni mese e di apportare modifiche man mano che procedi. ZBB ti fornisce un piano dettagliato per l'anno all'inizio, dove la pianificazione continua del budget ti dà l'opportunità di perfezionare il tuo budget ogni mese.

ZBB vs. budgeting basato su proposte di valore

Il budget della proposta di Valore garantisce che ogni costo elencato nel budget aggiunga Valore, ponendo domande come: Perché viene utilizzato questo importo? Per chi crea Valore: clienti, personale o stakeholder? Il suo valore supera il suo costo? In caso contrario, è giustificato?

Come il budget a base zero, il budget di proposta di Valore è un buon modo per eliminare le spese inutili e aumentare il ritorno sull'investimento.

Conclusione: vantaggi e svantaggi del budget a base zero

In conclusione, il budget a base zero è un approccio dettagliato al budget che richiede il controllo di ogni costo. Se da un lato ha i suoi vantaggi, come un migliore controllo dei costi e una maggiore efficienza, dall'altro presenta sfide come l'incertezza e l'ottenimento del consenso degli stakeholder. Tuttavia, con best practice come la collaborazione e la valutazione delle richieste rispetto a un framework, questi ostacoli possono essere superati. Ricorda che ci sono alternative da considerare se il budget a base zero non è adatto alla tua organizzazione. In definitiva, la scelta dipende dalle tue esigenze e dai tuoi obiettivi finanziari unici.