Vantaggi e svantaggi del budget a base zero

Il budget a base zero ha il potere di rivoluzionare la gestione dei costi nella tua organizzazione. Non si tratta solo di macinare numeri, ma di promuovere un ambiente di responsabilità ed efficienza operativa.

Che cos'è il budget a base zero?

Zero-based budgeting is an approach to corporate budgeting that requires you to begin each fiscal year with a zero-base. A zero-base requires each department to detail their needs down to the line item, regardless of the amount requested in the previous year’s budget.

Vantaggi del budget a base zero

Ci sono diversi vantaggi nel budget a base zero, che lo rendono un'opzione interessante per le aziende che cercano di capire come vengono allocati i loro fondi e le loro risorse a livello granulare.

1. Agilità migliorata

One advantage of zero-based budgeting (ZBB) is that it boosts the flexibility of your finance team. Budget administrators must begin from scratch and defend their resource needs during each budgeting cycle, which is invaluable during periods of economic uncertainty.

2. Dati ottimizzati

Le aziende che adottano un approccio a base zero al proprio budget trattano Dati come una preziosa risorsa aziendale, evitando la confusione causata da fogli di calcolo disgiunti e da una cattiva governance dei dati. Ogni Valore assegnato al budget deve avere un'esigenza di accompagnamento, assicurandosi che non si aggiungano spese estranee.

3. Riprevisione più rapida

Il budget a base zero richiede Dati convalidati e ordinati, il che è un altro vantaggio. Questo stesso set di dati può accelerare i processi di previsione , riducendo significativamente il tempo necessario per riprevedere i guadagni e le entrate.

Svantaggi del budget a base zero

Ora, diamo un'occhiata ad alcuni degli svantaggi del budget a base zero e a come puoi superarli.

1. Visibilità limitata

While zero-based budgeting (ZBB) excels in many areas, it falls short in projecting long-term outcomes when compared to conventional methods. This is because ZBB's focus is on readjusting the budget, rather than forecasting the future. To address this, it’s important to allocate time to not only reviewing your budget, but also prioritizing long-term strategic initiatives.

2. Laborioso

For organizations accustomed to an incremental approach to budgeting, ZBB can seem demanding. Each department must substantiate their expenses and plans without leaning on assumptions from previous years. Despite being a great way to curb overspending, ZBB necessitates collaboration across various departments within the organization.

3. Difficoltà di misurazione

Quando la produttività di un reparto non è facilmente quantificabile, decidere dove allocare i fondi e giustificare queste spese al senior management può rappresentare una sfida.

Vantaggi del budget a base zero

I vantaggi del budgeting a base zero, ovvero maggiore agilità, dati ottimizzati e riforecast più rapidi, possono tradursi in vantaggi significativi per il team finanziario e per l'organizzazione in generale, tra cui:

Operazioni orientate agli obiettivi

Quando sei costretto a considerare come viene speso ogni dollaro del tuo budget, devi anche valutare i tuoi obiettivi per l'anno e le risorse di cui hai bisogno per raggiungerli. Di conseguenza, gli obiettivi strategici della tua organizzazione sono definiti in modo più chiaro, dandoti chiarezza su ciò che è veramente importante.

Miglioramento della responsabilità

Il budget a base zero è un processo collaborativo che richiede a ciascun reparto di presentare le proprie esigenze di risorse per l'anno. Poiché ogni team è coinvolto nel processo, è più facile ritenerli responsabili delle loro decisioni e Performance. Il budget a base zero richiede anche frequenti check-in durante tutto l'anno, che è un momento opportuno per riunirsi come team per identificare le priorità e apportare modifiche.

Gestione ottimizzata dei costi

Perhaps the biggest benefit of zero-based budgeting is cost management. When you take an incremental approach to budgeting, in which you increase your total budget amount by a certain percentage each year, you run the risk of carrying over extraneous expenses that don’t align with your strategic objectives. Zero-based budgeting forces teams to justify every cost, so it’s easier to identify areas where you can reduce spending.

Le sfide del budget a base zero

Analizziamo le sfide che si possono incontrare quando si implementa il budget a base zero, dall'adesione degli stakeholder a un potenziale spostamento dell'attenzione e all'introduzione di incertezza e stress.

Consenso degli stakeholder

Se di solito si adotta un approccio incrementale al budgeting, può essere difficile ottenere il consenso degli stakeholder per un nuovo metodo. Se i tuoi team sono abituati a ricevere una determinata quantità di fondi ogni anno, può essere uno shock sentirsi chiedere di giustificare ogni Voce di bilancio. Prima di iniziare il budget a base zero, è importante spiegare i vantaggi del budget a base zero alla tua organizzazione e ottenere il consenso di tutti i tuoi stakeholder, in modo che tutti siano pronti a partecipare al processo.

Focalizzazione a breve termine

Zero-based budgeting takes a granular approach to allocating funds, which is effective for cost management, but can shift your focus to the short-term. When you allocate funds to each line-item, you run the risk of deprioritizing long-term projects, especially those that don’t have a tangible output. Before beginning the process, you must establish a clear direction for your long-term initiatives so that they remain funded and staffed.

Incertezza e stress

Il budget a base zero ha il potenziale per introdurre incertezza e stress nella tua organizzazione. Quando i dipartimenti devono difendere i propri budget, può sembrare che siano in competizione per i finanziamenti con altri team e possono preoccuparsi che i loro progetti e programmi vengano eliminati. Questo è il motivo per cui è così importante ottenere il consenso degli stakeholder prima di intraprendere ZBB, in modo che tutti comprendano le priorità a breve e lungo termine dell'organizzazione.

Best practice per il budget a base zero

Let’s explore the most effective strategies for implementing zero-based budgeting in your organization, including evaluation methods, collaborative budgeting, and the use of FP&A software.

Valutare le richieste di risorse in base a un framework

Quando si utilizza il budget a base zero, è consigliabile misurare tutte le richieste di risorse rispetto a un framework standard. Ciò significa confrontare tutti i costi allo stesso modo, il che rende più facile decidere cosa è necessario. Aiuta anche a garantire che i budget di tutti i reparti siano valutati allo stesso modo e che le esigenze dei team con risultati misurabili non abbiano la priorità rispetto ad altre funzioni importanti (ad esempio, marketing, risorse umane, ecc.).

Rendilo uno sforzo collaborativo

Affinché il budget a base zero funzioni al meglio, è necessario che sia un lavoro di squadra. Tutte le persone coinvolte dovrebbero avere voce in capitolo sulle proprie esigenze di budget. In questo modo, tutti capiscono le decisioni e si sentono parte del processo. Si tratta di lavorare insieme per ottenere il miglior risultato.

Utilizzare il software FP&A

ZBB requires you to have full visibility into all your cost centers, including their activities, productivity, and revenue. FP&A software is the ideal solution for this method, as it aggregates data from across your organization, which can be a time-consuming and labor-intensive process in spreadsheets.

Vale la pena notare che il software FP&A può anche essere indicato come softwareFinancial Performance Management (FPM),Corporate Performance Management (CPM)o Enterprise Performance Management (EPM).

Come si fa il budget a base zero?

Ci sono 5 passaggi chiave per il budget a base zero:

1. Definire obiettivi - Delinea ciò che speri di ottenere durante questo periodo di budget e quali risorse sono necessarie per renderlo possibile.
2. Identificare Fattori di costo : determina quali variabili influiscono sui ricavi e sui costi e analizza come cambiano nel tempo.
3. Classificare le spese: allocare ogni voce di bilancio in una delle quattro categorie: essenziali, strategiche, di supporto o discrezionali.
   1. Le spese essenziali sono necessarie per gestire la tua attività (ad esempio, affitto, buste paga, ecc.).
   2. I fondi strategici sostengono direttamente gli obiettivi strategici.
   3. I fondi di sostegno sostengono indirettamente gli obiettivi strategici.
   4. I fondi discrezionali sono solitamente riservati ai viaggi o all'intrattenimento, che sono facoltativi.
4. Allocare le risorse - Assegnare i fondi a ciascuna categoria di spesa e giustificare i benefici, i costi, i rischi e le alternative per ogni voce di bilancio.
5. Monitora il tuo budget - Confronta i tuoi risultati effettivi con il tuo piano e Report i risultati ai tuoi stakeholder.

Alternative al budget a base zero

Zero-based budgeting isn’t the only approach out there – there are several budgeting alternatives that may be better suited to your goals and objectives.

ZBB vs. budgeting basato sulle attività

Il budget basato sulle attività è un approccio Top-down che richiede di calcolare i fondi necessari per sostenere l'output o l'obiettivo desiderato. Ciò contrasta con il budget a base zero, che si concentra sulla contabilità dettagliata delle esigenze di ciascun reparto. Mentre il budget basato sulle attività enfatizza l'allineamento strategico e la crescita, il budget a base zero garantisce precisione e protegge da variazioni impreviste dei costi.

ZBB vs. budgeting incrementale

Il budget incrementale è il processo in base al quale si calcola il budget dell'anno corrente aggiungendo o sottraendo una percentuale dal piano. Al contrario, il budget a base zero non si basa affatto sul budget dell'anno precedente e richiede di avviare il processo da zero.

ZBB vs. budgeting continuo

La definizione continua del budget comporta l'aggiunta di un nuovo mese alla fine del budget per ogni mese che trascorre. Ciò ti consente di valutare a che punto sei ogni mese e di apportare modifiche man mano che procedi. ZBB ti fornisce un piano dettagliato per l'anno all'inizio, dove la pianificazione continua del budget ti dà l'opportunità di perfezionare il tuo budget ogni mese.

ZBB vs. budgeting basato su proposte di valore

Value proposition budgeting ensures that every cost listed in the budget adds value, by asking questions like: Why is this amount used? Who does it create value for – customers, staff, or stakeholders? Does its value outweigh its cost? If not, is it justified? Like zero-based budgeting, value proposition budgeting is a good way to eliminate unnecessary expenditures and increase your return on investment.

Conclusione: vantaggi e svantaggi del budget a base zero

In conclusion, zero-based budgeting is a detailed approach to budgeting that requires scrutiny of every cost. While it has its advantages, like better cost control and increased efficiency, it presents challenges like uncertainty and getting stakeholder buy-in. However, with best practices like collaboration and evaluating requests against one framework, these obstacles can be navigated. Remember, there are alternatives to consider if zero-based budgeting doesn't fit your organization. Ultimately, the choice depends on your unique financial needs and goals.